complete Conference Planning Checklist

Hosting en vellykket konference har mange fordele. De inkluderer at hjælpe med at fremme din organisation og netværk, ud over at udvide din rækkevidde gennem marketing-og brancheforkæmpere. Bedst af alt, du kan generere indtægter!

nylige statistikker over begivenhedsmarkedsføring viser, at 41 procent af marketingfolk mener, at begivenheder er den mest effektive markedsføringskanal over digital reklame, e-mailmarkedsføring og indholdsmarkedsføring. Dette afspejler en stigning på 32 procent siden 2017, ifølge .

der er en række faktorer at overveje, når du planlægger din konference. De to øverste faktorer til at begynde med er den tid af året og mødested. Når du beslutter dig for den bedste tid på året til at afholde din konference, skal du tænke på højsæsonen for dine deltageres virksomheder og professionelle roller. Du vil gerne holde dig væk fra deres travle perioder, når de ikke nødvendigvis kan deltage i dit arrangement.

fra et budgetperspektiv skal du være opmærksom på højkonferencesæsonen i den region, du planlægger at afholde din konference, såsom Januar-Marts, på feriestedsdestinationer. Overvej også destinationer, der måske ikke er de første, der kommer til at tænke på. Andet og tredje niveau byer kan tilbyde unik appel, samt levere gode priser for dem, der er mere budgetbevidste.

du ønsker at tilbyde deltagerne en fremragende konference oplevelse, som kunne være en udfordring. Der er mange facetter i planlægningsprocessen. Det kræver et dedikeret team af mennesker, med ekspertise inden for forskellige konferenceplanlægningsområder, at håndtere det forskellige sæt aktiviteter. Disse aktiviteter dækker farveskalaen, fra forfremmelse og registrering, til mødeplanlægning og dagsorden planlægning.

det er bydende nødvendigt at have en konference planlægning tjekliste, at holde alt i orden. Tjeklisten er et altomfattende dokument, der omfatter en liste over opgaver, som du og dit team skal udføre før, under og efter en konference.

tjeklisten hjælper også med at holde dit team på samme side med nøgledatoer og emner, som du ikke vil gå glip af. Du skal opdatere tjeklisten ugentligt for at holde det et levende dokument og sikre, at du holder dig på sporet.

der er forskellige måder at nærme sig en konference planlægning tjekliste. Det kan brydes ud af pre, onsite og post poster, efter kategori af aktivitet, eller kan være i tidslinje rækkefølge. Uanset formatet skal det indeholde forfaldsdatoer, og hvem der er ansvarlig for hver linjepost.

her er et eksempel på en konference planlægning tjekliste, som omfatter højdepunkterne:

kampagner

• udvikle en begivenhed marketing plan
• Bestem begivenhed brand strategi
• Strategiser tema, baseret på placering og event mål
• initiere salgsprogram for sponsorer og leverandører
• Opret en dedikeret konference hjemmeside
• udvikle reklamer og tidsplan
• udvikle sociale medier indlæg, indhold og tidsplan
• udvikle pressemeddelelse og koordinere andre PR aktiviteter
• udvikle eblast serie påmindelser og tidsplan
• distribuere salgsfremmende brochurer eller flyers

konferencested

• initier anmodning om forslag (RFP) med Convention and Visitors Bureau (CVB) på det ønskede sted(er)
• Research conference center venue options
• Udfør site inspection
• Afslut valg, Bekræft detaljer og forhandle kontrakt
• indled RFP til audio/visuel og trådløs internetadgang
• Opret tidsplan for rapporter om Værelsesblok fra Hotel
• koordinatsikkerhed
• planlæg catering-og banketarrangementer, inklusive mad og drikke

off-site & Destinationsrelaterede aktiviteter

• gennemgå og vælg DMC-partner
• Forskning off-site muligheder, for at tilbyde konferencedeltagere
• færdiggør off-site kontrakter
• færdiggør off-site tæller
• Bekræft transport
• Bekræft afhentningstider og placeringer

generel planlægning

• udvikle begivenhedsbudget
• arrangere aflysning og ansvarsforsikring
• ansøg om musiklicens
• koordinere personalerejser
• opret en daglig onsite action item checkliste og opgaver
• udvikle en intern” vis strøm ” dagsorden
• leje Vis entreprenør; bestemme udstillingsområdet layout
• bestemme og færdiggøre underholdning
• bestemme og købe foræring
• udvikle program bog
• mobil app implementering
• anmeldelse skiltning muligheder og orden
• koordinere dekorationer
• koordinere eventuelle særlige behov
• udvikle et master slide deck, der skal omfatte sponsor slides

registrering

• Indstil registreringsgebyrer
• Opsæt et registreringssystem og online registrering
• koordinat badges
• bestil lanyards, bestem endelig registrering mængder
• vær klar med pladsen, til at behandle betalinger

højttalere

• kontakt højttalere bureauer, til kilde hovedtalere
• Identificer brancheemner og højttalere
• færdiggør emner og højttalere
• udvikle regneark med højttalere med alle kontaktoplysninger
• planlæg prep-opkald med højttalere
• saml højttalerpræsentationer
• Føj højttalere til hjemmesiden
• koordinere VIP-hotelreservationer

planlæg begivenhedsplanlægning

• Opdater konferencens hjemmeside efter mødet begivenhed
• Send takkebreve
• distribuer undersøgelser efter begivenhed
• svar på spillested og CVB undersøgelser efter begivenhed
• Udvikl rapport efter konference med finansiel information og resultater

selvom jeg delte nogle af mine bedste tip til konferenceplanlægning, som du kan se fra denne omfattende tjekliste, berører begivenhedsplanlægning mange områder og har mange lag. Afhængigt af tid og ressourcer kan det være fornuftigt at arbejde sammen med en konferenceplanlægningspartner, der har sit eget dedikerede team og ekspertisen til at håndtere alle typer begivenheder.

der er konferenceplanlægningsfirmaer, der ikke kun specialiserer sig i begivenhedsstyring, men også kan tilbyde et komplet udvalg af tjenester, herunder markedsføring. At have et firma til at håndtere alle komponenter vil resultere i en mere problemfri, fornøjelig og vellykket konference.

har du brug for hjælp til at planlægge din næste konference? Kontakt os i dag for at få samtalen i gang.