kompletní Conference Planning Checklist

hostování úspěšné konference má mnoho výhod. Zahrnují pomoc při propagaci vaší organizace a vytváření sítí, kromě rozšíření vašeho dosahu prostřednictvím zastánců marketingu a průmyslu. Nejlepší ze všeho je, můžete generovat příjmy!

Poslední event marketing statistiky ukazují, že 41% marketérů věří, že události jsou nejefektivnější marketingový kanál přes digitální reklama, e-mailový marketing a obsahový marketing. To podle Bizzabo odráží nárůst o 32 procent od roku 2017.

při plánování konference je třeba zvážit řadu faktorů. První dva faktory, které je třeba začít, jsou roční období a místo konání. Při rozhodování o nejlepším ročním období pro pořádání konference, přemýšlejte o vrcholné sezóně pro podniky a profesionální role vašich účastníků. Budete se chtít držet dál od jejich rušných období, když se nemusí nutně zúčastnit vaší akce.

z hlediska rozpočtu si uvědomte špičkovou konferenční sezónu v regionu, který plánujete uspořádat, například v lednu až březnu, v letoviscích. Zvažte také destinace, které nemusí být první, které vám přijdou na mysl. Města druhé a třetí úrovně mohou nabídnout jedinečnou přitažlivost, stejně jako poskytovat skvělé ceny pro ty, kteří jsou více vědomi rozpočtu.

chcete nabídnout účastníkům vynikající konferenční zážitek, který by mohl být výzvou. Existuje mnoho aspektů procesu plánování. Vyžaduje specializovaný tým lidí, s odbornými znalostmi v různých oblastech plánování konferencí, zvládnout rozmanitý soubor aktivit. Tyto činnosti pokrývají rozsah, od propagace a registrace, k plánování schůzek a plánování agendy.

je nutné mít kontrolní seznam pro plánování konference, aby bylo vše v pořádku. Kontrolní seznam je jeden, komplexní dokument, který zahrnuje seznam úkolů, které musíte vy a váš tým splnit před, během a po konferenci.

kontrolní seznam také pomůže udržet váš tým na stejné stránce s klíčovými daty a položkami, které nechcete nechat ujít. Budete muset aktualizovat kontrolní seznam každý týden, aby to živý dokument a zajistit, abyste zůstali na trati.

existují různé způsoby, jak přistupovat ke kontrolnímu seznamu plánování konference. To může být rozděleno podle pre, na místě a po položkách, podle kategorie činnosti, nebo může být v pořadí časové osy. Bez ohledu na formát, musí obsahovat data splatnosti a kdo je zodpovědný za každou řádkovou položku.

zde je příklad kontrolního seznamu plánování konference, který obsahuje hlavní body:

Propagační akce

• Vytvořit událost marketingový plán
• Určit, akce, strategie značky
• Strategize téma, na základě umístění a události cílů
• Zahájení prodeje programu pro sponzory a dodavateli
• Vytvořit vlastní stránky konference
• Vytvořit reklamy a plán
• Rozvíjet sociální média příspěvky, obsah a harmonogram
• Vytvořit tiskovou zprávu a bude koordinovat další aktivity public relations
• Rozvíjet Eblast série připomenutí a naplánovat
• Distribuovat propagační brožury nebo letáky

místo Konání Konference

• Zahájit Žádost pro Návrh (RFP), Úmluvy a Návštěvníci Úřadu (CVB) v požadované poloze(s)
• Research conference center konání volby
• Provádět kontroly na místě
• Dokončit výběr, potvrďte podrobnosti a vyjednávat smlouvy
• Zahájit RFP pro audio/vizuální a Wi-Fi
• Vytvořit plán pro místnosti blokovat zprávy od hotelu
• Koordinovat bezpečnost
• Plán cateringové a banketové případě objednávky, včetně potravin a nápojů

Off-Site & Cíl Činnosti Související s

• Recenze a vyberte DMC partner
• Výzkum off-site možnosti, nabídnout účastníky konference
• Dokončit off-site smluv
• Dokončit off-site počítá
• Potvrdit dopravy
• Ověřte, pick-up časy a umístění

Obecné Plánování

• Vytvořit událost rozpočtu
• Uspořádat pro zrušení akce a pojištění odpovědnosti
• Použít pro hudbu licence
• Koordinovat zaměstnanci cestovní
• Vytvořit denní místě akční položky v seznamu a přiřazení
• vytvořit interní agendu „show flow“
• najmout dodavatele show; určit, výstavní plocha rozložení
• Určit, a dokončit zábavu
• Určit, a koupit dárky
• Vytvořit program kniha
• Mobilní Aplikace implementace
• Recenze signage možnosti a pořadí
• Koordinovat dekorace
• Koordinovat nějaké zvláštní potřeby
• Vytvořit master slide deck, zahrnout sponzor snímky

Registrace

• Nastavit registrační poplatky
• Set-up systém registrace a online registrace
• Koordinovat odznaky
• Aby šňůrky na krk, určení konečné množství
• Být připraven na Náměstí, aby zpracování plateb

Reproduktory

• Kontaktní Reproduktory Institucemi, zdroj řečníků
• Identifikovat odvětví, témata a reproduktory
• Dokončit témata a reproduktory
• Vytvořit tabulku reproduktory s všechny kontaktní údaje
• Plán prep-hovor s reproduktory
• Sbírat reproduktor prezentace
• Přidat reproduktory k webu
• Koordinovat VIP rezervace hotelu

Příspěvek Plánování Událostí

• Aktualizace webové stránce konference po událost
• Poslat děkovné dopisy
• Distribuovat po události, průzkumy
• Reagovat na místo a CVB post-event průzkumy
• Vyvinout post-zpráva z konference finančních informací a výsledků

i když jsem sdílel některé z mých nejlepších konference plánování tipy, jak můžete vidět z této rozsáhlé kontrolní seznam, plánování událostí, se dotýká mnoha oblastí a má mnoho vrstev. V závislosti na čase a zdrojích, mohlo by mít smysl spolupracovat s partnerem pro plánování konferencí, který má svůj vlastní specializovaný tým a odborné znalosti pro zpracování všech typů akcí.

existují společnosti pro plánování konferencí, které se specializují nejen na správu událostí, ale také mohou nabídnout celou škálu služeb, včetně marketingu. Mít jednu společnost, která zvládne všechny komponenty, bude mít za následek bezproblémovější, zábavnější a úspěšnější konferenci.

potřebujete pomoc s plánováním vaší další konference? Kontaktujte nás ještě dnes, zahájit konverzaci.