RFP proces a kroky: The ultimate průvodce k zefektivnění vašeho procesu
6 základní RFP kroky procesu
Podle definice, Rfp poskytnout spoustu důležitých informací s cílem umožnit podniku, aby učinit informované a strategické rozhodnutí. K dosažení tohoto cíle vyžaduje značné množství přípravy, výzkumu a obratného provedení.
i když se to může zdát komplikované, proces RFP je poměrně přímočarý, když je rozdělen do základních šesti kroků.
- Shromažďování RFP požadavky
- Crafting vaše RFP
- Provedení počátečního hodnocení
- Vkládá se do užšího výběru dodavatelů
- Takže váš konečný výběr
- Vytvoření a dokončení zakázky
Sběr business požadavků
úspěšný RFP vede k partnerství. S cílem najít nejlepšího partnera na mysli, je důležité poskytnout dodavatelům pozadí a kontext, aby pochopili potřeby podniku. Tím je zajištěno, že prodejci rozvíjejí porozumění a jsou oprávněni vhodně reagovat.
RFP by měl informovat dodavatele o problémech, které emitent doufá řešit. Určitě je v nejlepším zájmu emitenta, aby byl tento dokument co nejjasnější. Čím více informací bude poskytnuto, tím přesnější a užitečnější budou návrhy.
při shromažďování informací a požadavků na řešení od klíčových zúčastněných stran existují čtyři hlavní oblasti úvahy. RFP by měl podrobně popsat každý z těchto prvků, aby prodejci mohli poskytovat efektivní odpovědi.
úvahy o zjišťování zúčastněných stran
účel
nejprve požádejte zúčastněné strany o informace o potřebě. Co hledáš? Máte zájem o dlouhodobého partnera nebo řešení pro jednorázový projekt? Jakou výzvu řešíte? Tyto informace použijte k podrobnému popisu účelu RFP. To stanovuje očekávání brzy a zajišťuje, že obdržíte pouze návrhy od kvalifikovaných dodavatelů.
cíle
dále vysvětlete přesně to, čeho chce podnik dosáhnout. Zeptejte se zúčastněných stran, jak očekávají, že prodejce tuto výzvu vyřeší. Kromě toho se zeptejte, jakou roli bude prodejce hrát při pomoci vám být úspěšný? Jak by vypadal úspěšný výsledek?
hodnotící kritéria
Diskutujte se zúčastněnými stranami, jaké jsou nejdůležitější faktory řešení. Když obdržíte návrhy, jak je získáte? Jaké budou nejdůležitější informace, které vám pomohou při rozhodování? To se bude lišit téměř v každém RFP. Nejdůležitějším faktorem může být například cena, dostupnost, rychlost řešení, zkušenosti zákazníků nebo jakýkoli jiný počet technických nebo nehmotných úvah.
další požadavky
shromážděte další poznámky o tom, co by mohlo být hezké mít v řešení. Ty by neměly být nutně požadavky, ale místo toho seznam přání věcí, které by mohly zlepšit váš pohled na nabídku dodavatele. To umožňuje prodejcům zvýraznit tyto položky, pokud je nabízejí, aniž by odrazovali od odpovědí od těch, kteří tak neučiní.
2. Vytvoření dokumentu RFP
každý RFP má otázky. Zatímco někteří mají tucet otázek, jiní mohou mít stovky. Pro zjednodušení hodnocení je užitečné udržovat počet otázek RFP co nejnižší. Nejen kratší Rfp udělat výběrem dodavatele mnohem více jednoduché, bude to také zvýšit dobu dokončení a zabránit užitečné prodejců z klesající reagovat.
pomocí informací, které jste shromáždili od zúčastněných stran, začněte vytvářet otázky. Pro základní požadavky, frázování otázek ve formátu ano nebo ne může pomoci rychle odstranit nekvalifikované nebo nekvalifikované dodavatele. Na druhou stranu, pokud hledáte partnera s hlubokým porozuměním vašemu odvětví a potřebám, otevřené textové odpovědi mohou povzbudit dodavatele, aby sdíleli svou kreativitu a vizi.
klíčové otázky, které je třeba položit v RFP, zahrnují:
nabízíte zkušební verzi?
bezplatné zkušební verze mohou emitentům poskytnout jasnou představu o tom, co prodejce může nabídnout bez rizika pro jejich organizaci.
kdo jsou vaši konkurenti?
položení této otázky může emitentům pomoci určit integritu dodavatele. Umožňuje emitentům vědět, zda jsou prodejci upřímní v tom, kdo jsou jejich konkurenti a proč s nimi prohrávají. Může také pomoci emitentům určit, zda existují další možnosti, které by měli prozkoumat.
jaký je váš implementační proces?
při nákupu softwaru je správné nastavení zásadní pro maximalizaci jeho účinnosti. Emitenti RFP by měli určit, jak dlouho bude proces implementace trvat a jak bude dodavatel zapojen.
jaký druh školení nabízíte?
čím složitější je řešení, tím důležitější je tato otázka. Jistě, pokud nechápete, jak používat všechny funkce a funkce řešení, můžete přijít o klíčové výhody. Emitenti by se měli informovat o týmu úspěchu zákazníků dodavatele, rozsahu nabídky prodejců školení a dostupných formátech. Bude například podpora nabízena pouze telefonicky nebo bude také online samoobsluha a e-mail?
jak řešíte zákaznickou podporu?
téměř všichni uživatelé softwaru narazí na problém v určitém okamžiku. Emitenti by měli určit, jak dlouho prodejci reagují na žádosti o zákaznickou podporu, a jak mohou tyto žádosti odeslat.
můžete poskytnout reference, recenze a případové studie?
V nepřítomnosti soud, tam není žádný lepší způsob, jak určit účinnost řešení, než učení o zkušenosti těch, kteří již používají. Požádejte o rozhovor přímo s aktuálním zákazníkem. Pokud je to možné, požádejte o rozhovor s osobou, která má podobný případ podnikání nebo použití.
další úvahy při psaní RFP
a konečně by emitenti RFP měli klást otázky týkající se jejich odvětví. Je důležité určit, zda prodejce rozumí výzvám podniku a může využít své zkušenosti, aby byl úspěšný.
při vytváření RFP může být užitečné je uložit jako šablony. Nezapomeňte vždy zkontrolovat šablony a odstranit zbytečné nebo irelevantní otázky. Software RFP to usnadňuje s dynamickými šablonami rozdělenými do sekcí.
počáteční hodnocení Chcete-li vybrat dodavatele do užšího výběru
poté, co dodavatelé předložili své návrhy, může emitent RFP zahájit předběžné hodnocení. Během této fáze emitent identifikuje podmnožinu dodavatelů, kteří jsou nejvíce kvalifikovaní k řešení svých potřeb. Tato podmnožina je známá jako užší seznam.
3 kroky k výběru užšího výběru:
- Porovnat kritické faktory silné stránky dodavatele
- Odstranit dodavatelů, kteří nejsou kvalifikovaní, nebo nemůže soutěžit
- Identifikovat diferenciace faktory pro in-hloubkové srovnání
Otázky pro hodnocení dodavatele, návrhy
- jim poskytují včasné a přesné návrh?
- jak dlouho dodavatel podniká?
- je dodavatel schopen škálovat, jak vaše podnikání roste? Budou schopni splnit vaše potřeby v budoucnu?
- byl vám dodavatel doporučen peer nebo síťovým připojením?
- je prodejce členem důvěryhodné organizace, obchodního sdružení nebo certifikován vládní agenturou?
- mají zkušenosti s prací s vaší konkurencí nebo jinými podniky v podobném odvětví?
Sledujte dodavatele do užšího výběru
jakmile emitent RFP určí, kteří dodavatelé provedli užší seznam, mohou zahájit podrobnější hodnocení. Tento proces by měl určit, který dodavatel nakonec vyhraje nabídku.
- Zapojit do užšího výběru dodavatelů
- Zeptejte se doplňující otázky, které se zaměřují na kritické faktory
- Nastavit bodovací kritéria
- Požádat o RFP prezentaci nebo demo z finalistů
V této fázi, je důležité pro emitenty rozlišovat mezi zbývající prodejců nabídky, při zachování páku. Podle Computerworld:
„Prodejci ještě v úvahu je třeba pochválit za jejich úsilí tak daleko, jako gesto dobré vůle. Ale také jim musí být řečeno, že stále existuje konkurence a že si musí brousit tužky. Vaše základní cíle zákazníků v tomto bodě je udržet flexibilitu, vytvořit nějakou vyjednávací sílu a udržet své možnosti otevřené. Chybný krok zde může ztratit nějaký pákový efekt.“
prodejci by měli být schopni ukázat, jak se jejich nabídky liší od zbytku konkurence. V tomto bodě by měly být jasné potřeby a obavy emitentů, které by poskytovaly příležitost pro cílené zasílání zpráv.
dokončení závěrečného hodnocení
v této fázi by měl emitent RFP důkladně porozumět tomu, co každý prodejce nabízí. Nyní je čas rozhodnout, které řešení bude nejlépe řešit jejich potřeby.
aby emitent správně vyhodnotil dodavatele, měl by porovnávat každého dodavatele vedle sebe. To často zahrnuje proces strategického bodování — jako je vážené bodování-kde jsou nejvíce oceňovány sekce nebo jednotlivé otázky, které představují oblasti největšího zájmu.
klíčové zúčastněné strany by se měly zapojit do hodnocení a bodování finalistů. Jistě, můžete zkontrolovat a skóre v nastavení skupiny nebo jednotlivě. Jsou-li poskytnuty individuální skóre, oblasti neshody lze v případě potřeby identifikovat a řešit. To zlepšuje nákup od zúčastněných stran a zajišťuje, že každá perspektiva je účtována.
v některých případech mohou být pro bodování vyžadovány další zúčastněné strany. Pokud například zakoupíte softwarové řešení, je moudré nechat IT oddělení zkontrolovat technické specifikace a zabezpečení.
po bodování prodejců by emitenti měli mít interní přehled o bodování, kde provedou konečný výběr dodavatele. Pokud procesu hodnocení je neprůkazné nebo skupiny nepřišel ke konsensu, možná budete chtít naplánovat další rozhovory nebo sledovat-up dema řešit přetrvávající otázky.
vytvoření, vydání a podepsání smlouvy
jakmile emitent vybere dodavatele, je čas zdokumentovat rozhodnutí,stejně jako postup vpřed. To by mělo zahrnovat:
- Poskytování RFP výsledky na právní oddělení
- Vypracování prohlášení o práci (SOW) z odpovědí shromáždili
- Včetně výkonnostních metrik a hodnocení procesů ve smlouvě
Poradenství pro váš výkaz práce
PRASNICE by měly být tak detailní, jak je to možné, jak to definuje, jak RFP emitenta a vybraný dodavatel bude spolupracovat. Proto je důležité zahrnout metriky výkonu a metodu kontroly. Tyto klíčové prvky v konečném důsledku informují dodavatele o tom, co se od nich očekává, a chrání emitenta RFP v případě, že nejsou splněna dohodnutá očekávání.
důležitost vytvoření pečlivé smlouvy
proces vytváření a podpisu jakékoli smlouvy vyžaduje extrémní péči. Jsou totiž zásadní, pokud by se případný soudní spor stal nezbytným.
- Odstranění nedorozumění a zmatek.
- Posílit závazek obou stran
- Poskytovat jasné finanční očekávání
- Omezení a vymezení odpovědnosti
- Slouží jako cenný odkaz na dokument
Jakmile vaše smlouva je konečné a kompletní, vaše RFP může být uzavřen. V tuto chvíli je čas informovat dodavatele o výsledku a poskytnout zpětnou vazbu o důvodech vašeho rozhodnutí, pokud je to možné. Jistě, ocení informace a udržování pozitivního vztahu s dodavateli zajišťuje, že příště budete mít výzvu, budou dychtiví vám pomoci najít řešení.
jak postupujete vpřed s novým partnerstvím, nezapomeňte se přihlásit a vyhodnotit výsledky. Je moudré zůstat zasnoubený a pravidelně kontrolovat návratnost investic a výsledky, aby se zajistilo splnění očekávání a potřeb.
prozkoumejte, jak určit návratnost investic do softwaru v této e-knize: měření hodnoty softwaru RFP.