SharePoint Silné Platformy pro Projektové Řízení

„Skupinové projekty jsou dokončeny s menším zklamáním, a každý je schopen získat jejich vstup na každý aspekt projektu. Tento program je definicí týmové práce.“

– SharePoint Recenze, Capterra.

funkce služby SharePoint a Office 365 jsou bezkonkurenční, přizpůsobení, spolupráci a správu dokumentů, možnosti platformy, aby to go-to řešení pro 80% z Fortune 500 společností. SharePoint funguje dobře jako nástroj pro správu projektů; projektoví manažeři mohou vytvářet seznamy úkolů pro lepší správu úkolů. Vytvořte plán projektu a knihovnu dokumentů pro ukládání projektových dokumentů na webu projektu. V tomto článku přezkoumáme případy použití služby SharePoint pro správu projektů a komponenty, díky nimž je výkonným nástrojem pro správu projektů.

SharePoint Project Management Přehled

Od zahájení projektu do ukončení projektu, SharePoint usnadňuje pro všech pět etap kolaborativní řízení projektů.

zahájení projektu

SharePoint pomáhá projektovým manažerům vybudovat pevný základ pro budoucí práci. V této fázi vytvoříte web projektu na SharePoint; web lze sdílet se sponzory, což usnadňuje získání schválení, sponzorství nebo zdrojů. Web projektu obsahuje nativní funkce SharePoint, takže zúčastněné strany mohou společně definovat cíl nebo přístup projektu. Web můžete použít k vytvoření charty projektu a nastavení objektu, rozsahu práce a časové osy projektu.

Plánování, Nastavení

Po vytvoření určeného stránky projektu, členové týmu mohou použít aplikaci SharePoint vytvořit úložiště dokumentů na webu projektu a vytvořit seznamy úkolů. Jak projekt postupuje, můžete aktualizovat úkoly a časové osy. Můžete také použít SharePoint ke kontrole plánu projektu sdílením s členy týmu a sponzory. Můžete také informovat členy týmu o jejich odpovědnostech a povolit funkci potvrzení, abyste se ujistili, že si jsou vědomi své přiřazené role.

pracovní

projektový manažer může zobrazit seznam úkolů na domovské stránce projektu, čímž se zvýší viditelnost úkolů. Členové týmu mohou snadno najít svou práci a označit ji po dokončení úkolu. Můžete také generovat zprávy a sledovat průběh projektu.

Sledování a Re-Plánování

SharePoint umožňuje kontinuální monitorování projektu, takže je snazší pro projektové manažery, aby re-plán projektu v případě, že projekt není spuštěn podle plánu. KPI můžete připnout na domovskou stránku webu projektu, což každému usnadní kontrolu a pochopení stavu projektu.

a Zavírání

SharePoint zjednodušuje uzavření projektu; vedoucí projektu můžete vytvořit seznam, určit průběh akce pro budoucí projekty vytvořením pitevní zprávu. Projektoví manažeři mohou označit úkoly dokončené na stránkách projektu a aktualizovat příslušné dokumenty. Můžete také spustit retrospektivu projektu a přidat na web poučený dokument.

SharePoint prvky, které je mocný Nástroj pro Správu Projektů

čtyři klíčové komponenty, které SharePoint silné nástroje pro řízení projektů jsou následující.

seznamy SharePoint

projektoví manažeři musí držet krok se všemi součástmi projektu pro efektivní řízení projektu. SharePoint poskytuje pohodlný způsob správy projektů; uživatelé mohou vytvářet různé seznamy úkolů po ruce. Pokaždé, když přidáte seznam, přidáváte proces řízení projektů na váš web SharePoint. Tyto seznamy mohou zahrnovat;

• seznamy úkolů se schopností organizovat strukturu rozdělení práce, přenos, shuffle a odsazení nebo překročení úkolů.
• Knihovna dokumentů s nativními funkcemi SharePoint, včetně spoluautorství, verze dokumentů, správy verzí, check-in, check-out atd.
• další seznamy, které mohou projektoví manažeři vytvořit pro efektivní řízení projektů, zahrnují prohlášení o projektu, rizika projektů, problémy s projektem atd.

webové části

seznamy SharePoint jsou pohodlným způsobem, jak sledovat proces a zadávat aktualizace projektu. Na druhou stranu, SharePoint webové části umožňují uživatelům sledovat průběh jejich projektu, s možností nahlásit pokrok přímo na seznamu. Webové části usnadňují sledování a hlášení průběhu procesů v seznamu pomocí řídicích panelů.

můžete použít webové části pro.

• světelné indikátory
• Otevřené otázky
• hlášení Stavu grafy
• po Splatnosti
• Kpi, atd.

weby SharePoint

weby SharePoint poskytují one-stop-shop tím, že spojují všechny komponenty nástrojů pro správu projektů SharePoint, včetně knihoven, webových částí, seznamů. Každý z vašich projektů může mít vyhrazený projektový web, odkud můžete snadno přistupovat k nástrojům pro podávání zpráv (webová část) a aktualizovat nebo sledovat (seznamy) svou práci. Tyto stránky projektu spolupracují, takže členové projektu mohou spolupracovat podle rolí, které jim byly přiděleny.

Funkce vyhledávání SharePoint usnadňuje nalezení dokumentu bez ztráty času prováděním ručního vyhledávání v několika složkách nebo sítích. Web projektu má všechny klíčové funkce webu SharePoint, včetně šablon, oprávnění a navigace.

SharePoint Site Collection

jak již název napovídá, SharePoint site collection je sbírka projektů SharePoint. V řízení projektů funguje kolekce webu SharePoint jako portfolio, kde jsou informace z různých zdrojů uloženy na jednom místě. Tato funkce je užitečná, zejména pokud každá obchodní jednotka vaší organizace má své vlastní jedinečné požadavky na projekt.

Závěr

SharePoint jako nástroj pro řízení projektů přináší hodně do tabulky; to poskytuje centrální umístění pro správu, spolupracovat a sledovat průběh projektu.

Jessie Bell W., majitel stavební firmy, používá SharePoint více než dva roky. Říká, že SharePoint pomáhá členům týmu zůstat organizovaný, udržuje vzdálený tým připojen, a udržovat soubory projektu zdokumentovány. Dále uvádí, že SharePoint pomáhá udržovat odpovědné projektové manažery a správce. Její tým má velké množství členů jejího týmu, kteří pracují ze vzdálených míst, ale kvůli mobilnímu přístupu, dokázali udržet tok dokumentů.