software pro sledování pronájmu pro nájemce a nájemce

pro nájemce a nájemce je sledování leasingu jistě možné pomocí tabulky Excel nebo Tabulky Google. Ale čím více leasingu máte, tím obtížnější je držet krok s důležitými daty pronájmu, dokumenty a daty. To platí zejména v případě, že počet leasingů, které máte, je ve dvojciferných nebo trojciferných číslech. Implementace softwaru pro správu pronájmu zefektivňuje procesy správy pronájmu a zlepšuje vaše možnosti podávání zpráv, vyjednávání a prognózování.

Správa pronájmu, někdy známá jako sledování pronájmu nebo správa pronájmu, je nezbytná, protože každá smlouva má své vlastní nuance a složitosti. Správa leasingu zahrnuje směrování smlouvy na příslušná oddělení, vytvoření abstraktu pronájmu, přípravu aktiva k použití a nakonec jeho získání. Někdo musí být odpovědný za plnění podmínek nájemní smlouvy a slouží jako kontaktní osoba pro interní zúčastněné strany. Software pro správu pronájmu automatizuje mnoho z těchto úkolů a zpřístupňuje informace, které potřebujete nejvíce.

jak zjistit, zda potřebujete software pro sledování pronájmu

pokud máte více než deset leasingů, pravděpodobně budete potřebovat software pro správu pronájmu. Každodenní úkoly správy pronájmu mohou zahrnovat velké ruční úsilí, pokud nepoužíváte software.

V den v životě leasing manager, všechny tyto scénáře se může stát: právní oddělení požadavky kopie smluv; pole manažery, zeptejte se na podrobnosti o vlastnictví dat a kontaktních míst; a finanční oddělení potřebuje zprávy pomoci s prognózování rozpočtu na příští rok. Pokud udržujete své dokumenty v souborech na místním serveru, reakce na tyto požadavky mohou snadno zabrat značnou část vašeho času. Dokončení těchto úkolů pouze na jeden pronájem může být dost časově náročné. Proto by společnosti s více než deseti pronájmy měly zvážit software, který šetří čas a snižuje chyby.

mnoho manažerů leasingu používá Excel, aby držel krok s nejdůležitějšími údaji týkajícími se jejich leasingu. Excel může ušetřit čas, ale jen tolik. Navíc je náchylný k chybám. Musíte vytvořit tabulku a určit, jaká data chcete zachytit. Jakmile to máte na svém místě, stále potřebujete samostatný proces ukládání dokumentů o pronájmu. Když potřebujete vytvářet zprávy o leasingu, budete muset vytáhnout příslušné informace z aplikace Excel. A musíte doufat, že do tabulky nikdo nezadal chybná data a vaše vzorce jsou přesné. Organizace, které implementují software pro správu pronájmu, jsou schopny konsolidovat tyto funkce do jednoho systému a eliminovat lidské chyby, které přicházejí s aplikací Excel.

která průmyslová odvětví obvykle potřebují leasingový software?

Leasing je běžnou praxí napříč průmyslovými odvětvími, ale existují určitá odvětví, která jej praktikují silněji než ostatní. Maloobchodní, ropné a plynárenské, zdravotní, výrobní a logistické a dopravní společnosti obvykle pronajímají velký objem aktiv. Podmínky a každodenní požadavky na správu pronájmů letadel, pozemků, zdravotnických zařízení, budov nebo vozového parku mohou být složité. A podniky, které pronajímají specializovaná zařízení nebo aktiva, která jsou geograficky rozložena, potřebují zejména systémy, které zefektivňují sledování pronájmu.

podívejte se na naše leasingové účetní přechodové příručky zde.

výběr nejlepšího softwaru pro správu pronájmu

na trhu není nedostatek systémů řízení pronájmu. Některé jsou přizpůsobeny speciálně pro nemovitosti, vybavení nebo leasing vozidel. Najdete zde i bezplatný a open source software pro správu pronájmu. Podívejte se na následující funkce, abyste se ujistili, že si vyberete systém, který vám skutečně ušetří čas a chrání bezpečnost vašich údajů o pronájmu.

Zabránilo chybám s rozhodným dnem upozornění

Jeden z nejnáročnějších aspektů leasingu správy je udržet krok s důležitými daty: držení, zahájení, ukončení, obnovení, atd. Chybějící důležité datum může způsobit přerušení podnikání a vést k přeplatkům. Bez upozornění na důležitá data, je možné zapomenout, že nájemní obsahuje snížení nájmu, nepodaří se připravit na jednání před obnovou, nebo přijít o nájemní podmínky, které mohou ušetřit peníze. A v případě, že se některý z těchto scénářů uskuteční, je nepravděpodobné, že vás pronajímatel upozorní na vaši chybu. Systém správy pronájmu zachycuje důležitá data a poskytuje vám automatizovaná upozornění, než tato data dorazí, aby se ušetřil čas, peníze, a stres.

Sledujte jakékoli aktivum

i když vaše firma obvykle pronajímá jeden typ aktiv, je dobré získat systém agnostik aktiv, který s vámi může růst, jak se vaše potřeby mění. Investice do softwaru pro správu pronájmu zařízení se může zdát jako dobrý nápad, když například pronajímáte pouze těžké stroje. Ale co se stane, pokud se rozhodnete změnit svůj obchodní model a pronajmout polní kanceláře prodávat své výrobky? Kupujete software pro správu pronájmu nemovitostí a sledujete své leasingy Samostatně? Nebo přepnete na systém, který dokáže spravovat obojí? Počínaje agnostickým systémem aktiv vám brání v tom, abyste museli čelit tomuto rozhodnutí.

Centralizovat pronájmu dokumentů

více leasingu máte, tím těžší je udržet krok s všechny smlouvy, dodatky, zpráv a poznámek pro každou z nich. To je důvod, proč má leasing software, který vám umožní nahrát a uložit informace o pronájmu, stejně jako provést rychlé vyhledávání najít informace, které potřebujete o určitém pronájmu, je klíčem. Ideální software vám také umožní nastavit kontroly nad přístupem k dokumentům o pronájmu. Pokud máte kolegy, kteří potřebují prohlížet dokumenty, ale nechcete, aby mohli provádět změny, můžete jim poskytnout přístup pouze pro čtení. Váš software pro správu pronájmu by měl být jediným zdrojem pravdy pro všechny dokumenty a tato funkce pomáhá předcházet chybám.

Zlepšit své hlášení

Pomocí software postavený speciálně pro leasing vám dává přístup k podávání zpráv funkcí, které je snadné získat pronájem údajů. Nejlepší software pro správu pronájmu vám umožní vytvářet zprávy na základě rozlohy, zeměpisu, typu pronájmu nebo jakéhokoli atributu, který si vyberete. Takže když finance team zeptá na údaje, které jim pomohou naplánovat rozpočet na příští rok, nebo když viceprezidentem chce získat představu o tom, kolik majetku nájemní smlouvy v určitém stavu, můžete rychle reagovat a cítit důvěru ve správnost vykazování.

proč je sledování pronájmu důležitější než kdy jindy

v posledních několika letech byla účetní oddělení zaneprázdněna přijímáním nových standardů pro způsob, jakým podávají zprávy o leasingu. Díky tomuto novému vedení společnosti a investoři pečlivě kontrolují nájemní smlouvy než dříve. I když nejsou součástí účetního oddělení, manažeři leasingu se mohou zapojit do žádostí o dokumenty a údaje o leasingu.

před novým vedením účetnictví leasingu mělo mnoho společností fragmentované údaje o pronájmu, přičemž každá z různých zúčastněných stran držela svůj vlastní kousek skládačky. Nyní je nezbytné, aby společnosti sledovaly všechny finanční informace spojené s jejich pronájmy pro účely podávání zpráv a auditu. I když tento proces může být časově náročný, má to své výhody.

s kompletním soupisem vašich leasingů zachycených v jednom softwaru může každý v celé organizaci získat úplnější obrázek o vašich závazcích z pronájmu. A pro společnosti, které dosud přijala nové normy, najít pronájem management software, který snadno zapadá do pronájmu účetní systém vám ušetří drahocenný čas. Budete muset inventarizovat své leasingy pouze jednou a budete mít k dispozici pouze jeden systém.

Zefektivnit komunikaci napříč odděleními

S rychlou (a potenciálně dlouhodobé) posun na dálkové práce, dokončení společné úkoly má zkomplikovalo. Mít cloudový systém pro přístup k datům o pronájmu není jen pohodlí; je to nutnost. Zdroje jsou také omezené, a role manažera pronájmu mohly být sníženy nebo kombinovány s dalšími funkcemi. Software pro správu pronájmu umožňuje zúčastněným stranám v celé organizaci samostatně sloužit, když potřebují dokumenty a zprávy.

zabalení

mezi novými účetními předpisy a nárůstem práce na dálku je nyní vhodný čas investovat do softwaru pro správu pronájmu. Mít možnost přístupu k veškeré dokumentaci na jednom místě, spolu s přijímáním pravidelné upozornění na důležitá data, a snadné podávání zpráv jsou jen některé z vedlejších komplexní řešení. Ujistěte se, že tyto výhody na paměti, jak jdete o čtení recenze a hledají nejlepší pronájem management softwarové řešení pro vaše podnikání.