Speciální Event Planner: Typy Společenských Akcí

Speciální Event Planner: Typy Společenských Akcí

Pro většinu akce plánovači, sociální arena je jejich silná stránka. Sestavení dobré strany vyžaduje hodně kreativity a schopnost plánovat, organizovat a koordinovat. Plánovači musí být velmi detailně orientovaní. Svatební plánovači jsou samozřejmě nejznámější z plánovačů společenských událostí; nicméně, většina plánovačů událostí je stejně šťastná, že dá dohromady rodinné setkání, jako dát dohromady svatbu. Proces je v podstatě stejný. Důvody jsou jen trochu jiné, a tak jsou některé z nezbytných kroků.

společenské akce, stejně jako u firemních akcí, musí začít s účelem a rozpočtem. Jaká je událost? Co se slaví? Proč mít událost nebo večírek? Pak přichází do hry otázka rozpočtu. Často budete požádáni, abyste si dali šampaňské a kaviár na pivo a pizzu. Vaším úkolem není nutně říct svému klientovi, že to nemůžete udělat. Budete muset být kreativní a nabízet možnosti. Ukažte svému klientovi, kde lze rozpočet upravit tak, aby utrácel více peněz za jídlo a méně peněz za zábavu nebo výzdobu. Pokuste se objevit vizi vašeho klienta a uvidíte, jak můžete pomoci svému klientovi dosáhnout v rámci omezení schváleného rozpočtu.

i když nemají zcela stejný význam v sociální aréně, nejsou pro vašeho klienta neméně důležité. Na sociální scéně objevíte, že většina vašich klientů bude mít velmi silnou emocionální vazbu na důvod události. Vaším cílem pak bude uspokojit potřebu vašeho klienta, aby událost byla úspěšná. Je moudré zhodnotit své schopnosti a rozhodnout se brzy v procesu, zda můžete tuto událost učinit úspěšnou. Vždy je lepší odejít od smlouvy, než mít neúspěch a špatnou referenci o práci.

zejména v sociální aréně je vaším prvním úkolem zjistit, zda se vy a váš klient navzájem dobře shodujete. Po všem, Chystáte se s touto osobou navázat docela intenzivní vztah, který by mohl trvat několik měsíců. Ujistěte se, že VY i váš klient jste pro sebe vhodní. Je lepší zjistit, že vaše styly jsou nekompatibilní, než poté, co jste na akci věnovali mnoho hodin.

výběr dodavatelů

když poprvé začínáte v oblasti plánování zvláštních událostí, musíte opravdu udělat domácí úkoly pro své společenské akce. Dokud nebudete mít seznam dodavatelů, s nimiž jste si vybudovali pracovní vztah, je nezbytné postupovat opatrně.

na základě doporučení Better Business Bureau (BBB) je moudré pohovořit se třemi nebo čtyřmi možnými dodavateli pro každou specialitu. Promluvte si se třemi nebo čtyřmi kuchaři, třemi nebo čtyřmi fotografy a zástupci tří nebo čtyř míst. Sledujte tyto konverzace. Pak, zpět ve vaší kanceláři, můžete porovnat všechny z nich, jejich odhady, a co nabízejí za cenu.

požádejte o ukázky práce každého dodavatele. Podívejte se na fotografie od každého fotografa. Ochutnejte jídlo každého kuchaře. Ujistěte se, že každý prodejce odpovídá za vzorky. Někdy dostanete portfolio nejlepší práce studia nebo restaurace; což znamená, že práce je kompilací několika lidí, ne nutně toho, kterého chcete najmout. To vám nedá dobrou představu o kvalitě práce od dodavatele, než uděláte klientovi doporučení.

pokaždé, když se setkáte s novým prodejcem, požádejte o kopii jeho smlouvy. To vám pomůže seznámit se s terminologií smlouvy ve zvláštním případě, plánování obchodních a pomůže vám vyhodnotit, zda smlouva, váš klient musí podepsat, že je fér.

pamatujte, že když podepíšete smlouvu, musíte oba souhlasit se vším, co je ve smlouvě. Jinými slovy, pokud je ve smlouvě něco, co se vám nelíbí, nebo se váš klient nelíbí, proveďte změnu před podpisem smlouvy.

většinu času se doporučuje pracovat s dodavateli, kteří již nějakou dobu podnikají. Již dlouho bylo zjištěno, že většina nových podniků selže během prvního roku provozu. Nechcete, aby najmout dodavatele, který je novou společností na událost, která je více než rok pryč jen aby zjistil, že společnost zavřela své dveře a brány vašeho klienta vklad. BBB nám také připomíná, že pro podniky, které podnikají pouze několik měsíců, nebylo dost času na podání stížností proti nim.

silným doporučením je platit za vše kreditní kartou. Zákon o Fair Credit Billing říká, že do tří měsíců od okamžiku nákupu lze poplatky na kreditní kartě zpochybnit. Společnost vydávající kreditní karty zasáhne vaším jménem a pokusí se záležitost vyřešit a nebudete muset platit zůstatek sporného nákupu ani úroky vzniklé během období šetření.

a konečně, pokud jste nakonec nespokojeni se službami dodavatele nebo jakékoli firmy nebo společnosti, kterou si najmete, napište dopis a dejte vědět majiteli. Také napsat dopis BBB tak, že bude mít svou stížnost na Soubor pro budoucí zákazníky, kteří se ptají na kvalitu služeb tohoto dodavatele.

svatby

svatby jsou pravděpodobně nejčastější oslavou v životě plánovače speciálních událostí. Protože většina nevěst netuší, co musí udělat, aby byla jejich svatba připravena, většina si najme někoho, jako jste vy, aby jim pomohl s některými nebo všemi plánováním jejich svatby.

svatby mají některé zvláštní úvahy, jako například:

• rozpočty: která rodina platí za co?
• svatební party: kdo bude stát s nevěstou a ženichem?
• plánování: začněte před akcí.
• zásnubní večírky: kdo je bude hostit a kde?
• korespondence a pozvánky: Vyberte seznam hostů a papírnictví.
• svatební oděv: je třeba zvolit nevěstu, ženicha,ošetřovatele, rodiče atd.
• Caterer: kdo zvládne všechny potřeby jídla a nápojů pro každou událost spojenou se svatbou?
• svatební dort: Vyberte si ze speciálních pekáren.
• nahrávání události: rozhodněte se o fotografii a videografii.
• hudba: je třeba se rozhodnout pro obřad a recepci.
• svatební květiny: Výběr je nutný pro nevěstu, družičky, ženicha, mládence, rodiče, obřad a recepci, jakož i pro možné zachování některých slavnostních květin.
• prsteny: musí být vybrány a zakoupeny.
• hosté mimo město: je třeba zajistit dopravu a ubytování.
• svatební dárky.
• svatební obřad: musí být vybrán typ, styl a umístění.
• Svatební hostina: je třeba provést výběr místa, jídla, hudby a dalších.
• cílové svatby: musí být přijata opatření, aby účastníci mohli cestovat do jedinečného cíle.
  chcete se dozvědět více? Absolvujte online kurz plánování speciálních akcí.
• líbánky: cestovní plány, vstupenky a ubytování je třeba rezervovat.
• Post – svatební otázky: je třeba učinit opatření k zachování svatební šaty, vrátit pronájem oblečení a doplňky, získat Svatební fotografie, atd.

zatímco každá svatba bude jedinečná, existuje řada kroků, které budete mít, které jsou vám známé. Co si musíte připomenout, je, že svatba je pro každého velmi zvláštní den a musíte velmi tvrdě pracovat, abyste zajistili, že se ukáže, že je to opravdu zvláštní. Svatby, více než jakákoli jiná oslava, by měly jít bez problémů.

rodinné události: Shledání, narozeniny a výročí

Shledání: rodinná setkání se stala obrovskou událostí v průmyslu. Obvykle se jedná o velké, příležitostné události. S více a více rodin roztroušených po celé zemi, dokonce i po celém světě, shledání jsou způsob, jak se spojit s dávno ztracenými příbuznými. Existuje mnoho rodin, které zřídily výbory pro setkání, aby naplánovaly událost, dohlížet na rozpočet, a starat se o každý malý detail. Častěji, nicméně, lidé jsou dnes prostě příliš zaneprázdněni svou prací a životy, aby věnovali potřebný čas plánování dobrého setkání. V důsledku toho se obracejí na plánovače událostí. Plánovač událostí se postará o tolik nebo jen málo procesu plánování setkání, jak si vaše rodina přeje.

úspěšné sloučení rodiny má mnoho kroků a jako plánovač událostí můžete většinu z nich udělat pro svého klienta:

• určete, která rodina má být pozvána na setkání. Tento krok bude vyžadovat vstup od rodiny.
• na základě předchozího kroku vytvořte seznam hostů. Získejte jména všech: rodiny, manželů a dětí. Jako plánovač událostí, budete se muset spojit s několika větvemi rodiny, abyste svému klientovi pomohli vystopovat vhodné členy rodokmenu.
• v dostatečném předstihu před shledáním budete chtít poslat jednoduchý průzkum pozvaným členům rodiny. Tento průzkum vám a vašemu klientovi pomůže rozhodnout se o datu a místě. Diskuse o rozpočtu začne zde.
• vyberte datum.
• Vyberte a rezervujte místo setkání. Protože setkání obvykle zahrnují řadu dětí, nalezení místa, které je vhodné pro rodiny, je obvykle dobrý nápad. Některá rodinná setkání se mohou konat v zoologických zahradách, v zábavních parcích, nebo ve specializovaných zařízeních, jako je dude ranch.
• vytvořit rozpočet. Váš klient bude muset určit, zda ponese veškerou finanční zátěž události, nebo pokud bude účtován poplatek za rodinu na pokrytí nákladů na akci.
• Určete téma.
• Vytvořte seznam adres, e-mail, poštovní službu nebo obojí.
• Nápověda k určení nabídky. Bude akce zajištěna? Zcela nebo zčásti?
• plánujte aktivity. Protože rodinná setkání zahrnují lidi všech věkových skupin, hledání aktivit, které překlenou generační propast, je důležitou součástí vaší práce. To by mohl být vhodný čas představit svého klienta klaunům, malířům obličeje, kouzelníkům, karikaturním umělcům atd.
• Určete potřebu fotografie a videografie.
• posílejte pozvánky a sledujte odpovědi.
• vytiskněte program.
• ozdobte událost.

lidé na celém světě věnují zvláštní pozornost různým obřadům průchodu ve svém životě nebo v životě svých dětí. Pochopitelně, jsou plné vysoce nabitých emocí a mohou být stresující. Tyto události jsou obvykle založeny na dosažení určitého věku nebo fáze v životě člověka. Typické obřady průchodu zahrnují křty, bar a bat mitzvahs, potvrzení, Quincenera, promoce, odchod do důchodu, a dokonce i pohřby. Takové obřady jsou obvykle ritualizovány a mohou být silně náboženské nebo s velkou váhou kulturních hodnot. Z tohoto důvodu je moudré dozvědět se o události co nejvíce, abyste se vyhnuli chybám při interakci s klientem.

Tyto oslavy může být stejně ozdobený a zapojen jako plánování svatby, a to i přesto, že host je obvykle teenager:

• Bar a bat micva: Tyto oslavy čest kluk nebo holka, kdo má přijít na věk, v Židovském náboženství, obvykle ve věku 13 let pro chlapce a 12 pro dívky. Náboženský obřad slaví poprvé, kdy se dítě účastní jako dospělý v normální sobotní službě. Po obřadu se oslava může konat v dětském domě nebo v banketové hale.
• Quinceañera: jedná se o oslavu 15. narozenin dívky, obvykle španělsky mluvících římských katolíků. Oslava začíná náboženským obřadem, ve kterém dívka potvrzuje svou víru. Poté se koná recepce, často v banketové hale. Quinceañerův dvůr zahrnuje její rodiče, kmotry a Chambelana nebo mladého muže, který je jejím doprovodem na večer. Typicky dívčí kmotři uspořádají oslavu.
• sladký 16: Obvykle tato strana připomíná 16. narozeniny dívky. Může být stejně tradiční nebo propracovaný, jak si klient přeje. K této oslavě obvykle neexistují žádné náboženské podtexty.
• Debutantka míč: Tato událost, zatímco znějící ze dne, stále dochází dnes. Jak to historicky naznačovalo, debutantka je mladá dáma, která dosáhla věku zralosti, má nárok na manželství, a je představen společnosti v této formální prezentaci. Většina moderních míčů se proměnila v charitativní akce, ve kterých rodiče debutantky darují na charitativní účely, a lidé, kteří byli pozváni, skutečně platí za své lístky. Takové koule mohou být velmi zdobené a formální a trvat měsíce a měsíce plánování.

Někdy se váš klient se rozhodne pro koktejl místo večeře, v takovém případě to obvykle začíná později večer a bude mít až šest nebo sedm druhů předkrmů zásobníky a dva nebo tři stacionární položky. Koktejlové večírky se mohou konat v domě vašeho klienta nebo mohou být zřízeny jako formálnější záležitost na pronajatém místě, jako součást galavečera fundraisingu nebo dokonce svatby. Můžete být najati, abyste hostili celou koktejlovou párty, nebo se váš klient může rozhodnout uspořádat večírek v místní restauraci. Pokud jste také kuchaři, můžete být požádáni, abyste naplánovali a představili celou koktejlovou párty pro svého klienta.

Intimní Večeře

jsou to menší akce, ale ve skutečnosti může dát lepší pochopení vašeho podnikání, než některé z větších akcí. Důvodem je to, že jste důvěrněji zapojeni do plánování každého detailu večeře. Ve skutečnosti si sednete se svým klientem a získáte nápady na večeři. Zjistěte oblíbená jídla svého klienta a získejte představu o lajcích a nelibostech. Zjistěte, zda váš klient preferuje konkrétní druh jídla pro každý kurz. Pak se posadíte s vybraným šéfkuchařem a požádáte ho, aby navrhl menu speciálně pro vašeho klienta. Jakmile vytvoříte nabídku, odešlete ji zpět klientovi se seznamem ingrediencí nezbytných pro večeři.

ostatní události

jako speciální plánovač událostí budete vyzváni k plánování všeho od miminko po politické shromáždění. Podívejte se na následující seznam a podívejte se na širokou škálu událostí, které pravděpodobně vytvoří vaši práci. Žádné dvě události nikdy nebudou podobné. To je jedna z nejlepších výhod tohoto podnikání!