30 Kostenlose Proforma-Rechnungsvorlagen [Excel, Word, PDF]

Der Zweck einer Pro-Forma-Rechnungsvorlage besteht darin, sicherzustellen, dass sich beide Parteien über eine Vereinbarung, die für geschäftliche Zwecke in Betracht gezogen wird, auf derselben Seite befinden.

Proforma-Rechnungsvorlagen

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Pro Forma gilt für unvollständige Rechnungen. Dies bedeutet, dass eine Pro-Forma-Musterrechnung keine Rechnungsnummer hat. Dies ist eine Voraussetzung für alle gesetzlichen Rechnungen. Darüber hinaus ist diese Rechnung nur ein Angebot oder eine Schätzung, in der Sie die Waren oder Dienstleistungen beschreiben, die Sie verkaufen möchten.

Eine Pro-Forma-Rechnungsvorlage enthält auch die Preise der Dienstleistungen oder Waren. Mit dieser Rechnung in der Hand erhalten Interessenten einen Überblick über die Kosten der Produkte oder Dienstleistungen, damit sie eine Entscheidung treffen können.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Proforma-Rechnung?

Eine Rechnung ist ein kommerzielles Instrument, das in der Regel den Gesamtbetrag für Dienstleistungen oder Produkte enthält, die dem Kunden zustehen, während eine Pro-Forma-Rechnung lediglich die Erklärung eines Verkäufers ist, dem Kunden Dienstleistungen oder Produkte zu einem festgelegten Datum und zu einer festgelegten Uhrzeit bereitzustellen.

Proforma-Rechnung Proben

Warum benötigen Sie eine Proforma-Rechnung?

Die Bedeutung eines Pro-Forma-Rechnungsmusters wird deutlich, wenn zwei Unternehmen planen, zum ersten Mal gemeinsam Geschäfte zu machen, sowie für Import- oder Exporttransaktionen. Hier sind einige Gründe, warum Sie diese Rechnung benötigen:

• Details angeben
  Diese Art von Rechnung gibt alle Details Ihrer Transaktion an, so dass der Kunde den genauen Betrag kennt, den er zahlen wird, und als solcher kein Risiko von Verwirrung oder Missverständnissen hinterlässt. Darüber hinaus hilft Ihnen die Rechnung beim Abschluss von Geschäften, da sich die Kunden über die Bedingungen Ihrer Transaktion wohl fühlen.
• Es hilft, die Zahlung zu ermöglichen
  Eine wichtige Verwendung einer Muster-Proforma-Rechnung besteht darin, dem Kunden eine Gutschrift für den Kauf der von Ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen zu sichern. Wenn Sie internationale Käufer haben, können sie diesen Kredit verwenden, bevor Sie die Waren versenden. Ohne die Rechnung finden viele internationale Transaktionen nie statt.
• Für den Grenzübertritt
  Sie können die Rechnung verwenden, um konsularische Rechnungen und Zollpapiere zu sichern und die Versandwerte zu ermitteln, die zur Berechnung von Einfuhrsteuern und Zöllen erforderlich sind. Dies gilt für viele Länder weltweit. Mit diesem Dokument in der Hand, die Beteiligten können Papierkram verarbeiten, so, Verringerung der Gesamtzeit Transit.
• Es beschleunigt die Rechnungsstellung
  Eine Handelsrechnung kann schnell fertiggestellt und dann zur Zahlung an einen Kunden versandt werden, sobald Sie die Pro-Forma-Rechnung fertiggestellt haben.

Erfordert diese Art von Rechnung eine Zahlung?

Die Kreditorenbuchhaltung des Kunden kann die Vorauszahlung anhand eines tatsächlichen Dokuments anhand der von Ihnen bereitgestellten Pro-Forma-Rechnungsvorlage ausstellen. Das Vorhandensein dieser Rechnung vermeidet Verwirrung darüber, wie viel oder was sie schulden.

Nach Abschluss der Transaktion können Sie auf einer Standardrechnung auf die Rechnungsnummer verweisen. Dies verhindert eine Verdoppelung der Zahlungen durch den Kunden.

Beispiele für Proforma-Rechnungen

Wie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?

Obwohl die Pro-Forma-Rechnungsvorlage nicht von der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung verwendet wird, handelt es sich dennoch um ein offizielles Dokument, und Sie als Verkäufer sind rechtlich an deren Bedingungen gebunden.

Das Pro-Forma-Rechnungsmuster ist ein Verkaufsangebot, das Sie nicht unterschätzen sollten. Hier sind die Schritte, die Sie beim Erstellen dieses Dokuments unterstützen:

• Beginnen Sie mit der Kopfzeile
  Der erste Teil des Dokuments ist die Kopfzeile und muss die Wörter „Pro-Forma-Rechnung“ enthalten.“ Vielleicht möchten Sie auch den Namen und das Logo Ihres Unternehmens angeben. Diese machen Ihr Unternehmen aus.
  In fast allen Fällen würden Sie das Rechnungsformular auf den offiziellen Firmenbriefkopf drucken und sollten die genannten Informationen bereits enthalten. Geben Sie als Nächstes Ihre Kontaktdaten an, dann das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellt haben, und das Ablaufdatum.
• Die Kontaktdaten des Käufers
  Die nächsten Informationen sollten sich auf Ihren Käufer beziehen, einschließlich Name, Telefonnummer, Postanschrift, Name des Unternehmens und E-Mail-Adresse des Unternehmens.
• Fügen Sie die Rechnungsnummer hinzu
  Jede Rechnung benötigt eine Nummer und Sie verwenden diese Nummer, um die Buchhaltungsinformationen Ihres Unternehmens und die Ihres Käufers zu referenzieren. Das von Ihnen gewählte Nummerierungssystem ist Ihre Entscheidung. Sie können beginnen, wo immer Sie wollen, solange Sie fortlaufende Nummern haben.
• Geben Sie Ihren Grund für den Export der Waren an
  Wenn Sie die Rechnung für den Export von Waren verwenden möchten, müssen Sie in der Rechnung Ihren Grund für den Export angeben.
• Geben Sie die Versandinformationen an
  Geben Sie die Transportart, die Anzahl der Pakete, die Sie versenden möchten, und das Gesamtbruttogewicht der Sendung an.
• Erstellen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Gebühren
  Es besteht die Notwendigkeit, die Sendung aufzuschlüsseln und auf die spezifischen Details einzugehen. Sie müssen so detailliert wie möglich sein.
  Die meisten Pro-Forma-Rechnungen werden nicht akzeptiert, da die bereitgestellten Informationen für die Käufer entweder unwichtig waren oder der Verkäufer die Käufer nicht über alles informiert hat, was sie wissen sollten. Je spezifischer Sie mit den Details sind, desto geringer ist die Chance, dass sich der Käufer für einen anderen Lieferanten entscheidet.
• Geben Sie Details wie Versand, Steuern und den fälligen Gesamtbetrag an
  Bevor Sie Berechnungen zu den richtigen Umsatzsteuern durchführen, müssen Sie zuerst die Steuergesetze überprüfen. Vergessen Sie nicht, die erforderlichen Bearbeitungs- und Versandkosten anzugeben. Bei Exporten beinhaltet dies in der Regel Zölle, die von einem der Länder beim Zoll erhoben werden. Listen Sie den Gesamtbetrag auf und stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihrer Rechnung klar angeben.
• Fügen Sie die Fußzeile hinzu
  Verwenden Sie diesen Bereich, um zusätzliche Informationen wie Ihre Rückgaberichtlinien oder Garantien für die von Ihnen verkauften Waren einzufügen. Vergessen Sie nicht, dem Kunden für sein Geschäft zu danken. Denken Sie daran, wie wichtig es ist, ein wenig Höflichkeit zu zeigen.
• Erwägen Sie, zusätzliche Artikel einzubeziehen, wenn Sie feststellen, dass diese
  Rechnungen, die für den internationalen Handel erstellt wurden, Informationen wie die Referenznummer des Käufers, das Datum der Anfrage, den Preis der einzelnen Artikel, den Lieferort, etwaige Versicherungsdetails, Zoll- und Versandkosten sowie das voraussichtliche Versanddatum vom Flughafen oder Hafen enthalten sollten.
  Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, können Sie Ihre Rechnungsvorlage entsprechend ändern, wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Informationsfelder benötigt.