5 Schritte zum Starten eines neuen Dienstes

BY admin
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Es kann enorm lohnend sein, einen Dienst aufzubauen und zu sehen, wie er Ihre Gemeinde segnet. Vielleicht vertreten Sie eine bestehende Organisation, die ein neues Unternehmen gründen möchte, oder Sie sind eine Einzelperson, die daran denkt, einen Dienst von Grund auf neu zu starten. In jedem Fall kann der Einstiegsprozess komplex sein. Befolgen Sie diese Richtlinien, damit die Dinge reibungsloser verlaufen.

Die Grundlagen

Jeder Dienst beginnt mit einer Idee und einer Gruppe von Personen, die sich verpflichten, sie voranzutreiben. Der erste Schritt besteht darin, das Konzept für Ihr Unternehmen zu verfeinern. Erstellen Sie dann einen Plan und erstellen Sie die Gründungsdokumente Ihrer Organisation.

Hier sind einige Überlegungen, die Sie beachten sollten, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich darauf vorbereiten, der Gemeinschaft zu dienen.

Verfeinern Sie Ihre Idee. USA. Die Small Business Administration empfiehlt, zu ermitteln, wem Ihre Organisation helfen möchte, einen Zeitplan mit angemessenen Zielen zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie über die für den Erfolg erforderlichen Ressourcen verfügen.

Organisieren Sie sich. Legen Sie eine rechtliche Struktur für Ihre Organisation fest. Bedenken Sie, dass Sie aus finanziellen und steuerlichen Gründen möglicherweise bald den 501 (c) (3) -Status beantragen müssen. Um diesen Status zu erhalten, muss Ihr Ministerium ein Trust, eine Körperschaft oder eine Vereinigung sein. Weitere Informationen darüber, wie Sie den Status 501 (c) (3) erhalten, finden Sie im Abschnitt „Richten Sie Ihren Dienst ein“ dieses Artikels.

Berücksichtigen Sie alle Kosten für die Gründung Ihrer Organisation und stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Mittel verfügen. Legen Sie als Polster gegen finanzielle Schwierigkeiten genügend Geld für mindestens drei Monate Betrieb bereit. Hier sind einige Ausgaben, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihren Dienst starten:

  • Antrags- und Beratergebühren
  • Kauf oder Vermietung einer Einrichtung
  • Möbel, Ausrüstung und Zubehör
  • Dienstprogramme und Wartung
  • Gehaltsabrechnung und Versicherung

Erstellen Sie die Gründungsdokumente Ihres Ministeriums. Schreiben Sie ein Leitbild und eine Satzung, um den Zweck und die Struktur Ihres Dienstes zu kommunizieren.

Ein Leitbild sollte die Kernprinzipien Ihrer Organisation kommunizieren. Fügen Sie wohltätige und biblische Referenzen in die Erklärung ein, da dies später bei Ihrem 501 (c) (3) -Antrag hilfreich sein wird.

Die Satzung dient als Rahmen für die Definition der Struktur und der Entscheidungsprozesse Ihres Ministeriums. Sie könnten rechtlich dafür verantwortlich gemacht werden, dass Sie Ihre Satzung nicht befolgen, also definieren Sie die Verfahren klar und folgen Sie ihnen konsequent. Lassen Sie alle grundlegenden Dokumente von einem vor Ort zugelassenen Anwalt überprüfen und genehmigen, bevor Sie sie in Kraft setzen.

Versammle einen Vorstand. Denken Sie bei der Rekrutierung eines Verwaltungsrats daran, dass Ihre Organisation von der Führung von Experten in Bereichen im Zusammenhang mit Vorstandsaktivitäten profitieren kann. Suchen Sie die Unterstützung von Personen, die an Ihren Dienst glauben und über einen beruflichen Hintergrund in den Bereichen Finanzen, Recht, Bauwesen und Wirtschaft verfügen. Bei der ersten Sitzung sollte Ihr Verwaltungsrat die Satzung, ein Budget und einen Zeitplan für die Erreichung messbarer Ziele genehmigen. Gründungsdokumente und Protokolle dieser Sitzung sollten auf unbestimmte Zeit als Referenz aufbewahrt werden — und für den Fall, dass sie jemals vor Gericht benötigt werden.

Richten Sie Ihren Dienst ein

Sobald Sie und Ihr Verwaltungsrat einen Plan haben, ist es Zeit, Ihren Dienst in den Augen Ihres Staates offiziell einzurichten. Dies kann auf den ersten Blick einschüchternd erscheinen, aber Sie können dazu beitragen, den Prozess zu glätten, indem Sie vollständige und genaue Informationen übermitteln. Hier sind ein paar Richtlinien:

Registrieren Sie sich und integrieren Sie Ihren Dienst. Viele Ministerien entscheiden sich dafür, sich als Unternehmen zu strukturieren. Strukturieren Sie Ihren Dienst als Unternehmen kann:

  • Helfen Sie dabei, den Zweck, die Verfahren und die Vision Ihres Unternehmens zu verfeinern.
  • Machen Sie Ihren Dienst berechtigt, Zuschüsse und spezielle Mailing-Raten zu erhalten.
  • Geben Sie Ihrem Verwaltungsrat die Möglichkeit, diejenigen, die an Ihrem Ministerium beteiligt sind, davor zu schützen, im Falle eines Unfalls individuell haftbar gemacht zu werden.

Um den Gründungsprozess zu starten, müssen Sie:

  • Reichen Sie den rechtlichen Namen und die Satzung Ihrer Organisation bei Ihrem Außenminister ein. Der Name Ihres Ministeriums identifiziert Ihr Ministerium und wofür es steht.
  • Verwenden Sie eine gemeinnützige Suchmaschine, um sicherzustellen, dass Ihr Name nicht bereits vergeben ist. Oder Ihr Staatssekretär kann die Suche gegen eine geringe Gebühr durchführen.
  • Suchen Sie nach den Anforderungen Ihres Staates für das, was Ihr Gründungsdokument enthalten muss. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie das Dokument zusammen mit den erforderlichen Gebühren bei Ihrem Außenminister ein.

Um den Unternehmensstatus formell zu beantragen, legt ein Ministerium seine Gründungsdokumente im Allgemeinen dem Staatssekretär seines Staates vor.

Beantragen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN). Nachdem Ihr Staatssekretär Ihre Satzung akzeptiert hat, besteht der nächste Schritt darin, beim IRS eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) zu beantragen. Ein EIN ermöglicht es Ihrem Ministerium, ein Postfach zu öffnen und Steuerformulare einzureichen. Sie können eine EIN online, per Fax, per Post oder telefonisch beantragen.

Untersuchen Sie den steuerbefreiten Status. Führen Sie eine der drei folgenden Anweisungen aus, je nachdem, welches Szenario Ihren Dienst am besten beschreibt:

  • Wenn Sie eine Kirche gründen, erkennen der IRS und Ihre Landesregierung Ihre Institution möglicherweise bereits als steuerbefreit an, obwohl in einigen Fällen die Einreichung von Unterlagen erforderlich sein kann. Erkundigen Sie sich bei einem vor Ort zugelassenen Anwalt nach den geltenden Anforderungen. Wenn Ihr Anwalt bestätigt, dass die IRS und Ihr Staat Ihre Kirche als steuerbefreit anerkennen, fahren Sie mit dem Abschnitt „Grow Your Team“ fort.
  • Wenn Ihr Unternehmen Teil eines bestehenden Ministeriums ist, haben Sie möglicherweise bereits den Status 501 (c) (3). Bitten Sie Ihren Anwalt, sicherzustellen, dass dies der Fall ist. Wenn ja, gehen Sie zum Abschnitt „Grow Your Team“. Wenn nicht, befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt „Datei für den steuerbefreiten Status“ unten.
  • Wenn Sie einen anderen Dienst als eine Kirche beginnen, müssen Sie einen Antrag auf Steuerbefreiung stellen. Befolgen Sie die folgenden Richtlinien.

Antrag auf Steuerbefreiung. Ihr Antrag auf 501 (c) (3) -Status sollte etwa ein Dutzend Teile enthalten, darunter das IRS-Formular 1023, Ihr Gründungszertifikat, Ihre Satzung, Ihr EIN, alle erforderlichen Gebühren, ein vorgeschlagenes Budget für die nächsten zwei Jahre und eine Zusammenfassung, wie Ihr Ministerium der Gemeinschaft zugute kommt.

Durch den Erhalt des 501 (c) (3) -Status wird das ministeriumsbezogene Einkommen Ihrer Organisation von den Bundessteuern befreit. Spenden an 501 (c) (3) Organisationen sind steuerlich absetzbar. Dieser Status kann es Ihnen auch ermöglichen, Geld für reduzierte staatliche, lokale und Beschäftigungssteuern sowie reduzierte Postgebühren zu sparen.

Ihr Ministerium hat die Möglichkeit, ein Bankkonto zu eröffnen, sobald es eine EIN erhält. Es kann jedoch am besten sein, zu warten, bis Sie den 501 (c) (3) -Status erhalten, da steuerbefreite Bankkonten Gebühren und andere Vorteile reduziert haben. Wenn Ihre Organisation bereits über ein Bankkonto verfügt, bitten Sie Ihre Bank, es in ein steuerbefreites Konto umzuwandeln, wenn Sie den 501 (c) (3) -Status erhalten.

Nachdem Ihre Organisation eine Befreiung von den Bundessteuern erhalten hat, arbeiten Sie mit einem vor Ort zugelassenen Anwalt zusammen, um eine Befreiung von den staatlichen Steuern zu beantragen.

Erweitern Sie Ihr Team

Das Hinzufügen von Mitarbeitern und Freiwilligen kann die Fähigkeit Ihres Dienstes erhöhen, positive Veränderungen in der Gemeinschaft herbeizuführen. Füllen Sie die erforderlichen Unterlagen aus, befolgen Sie das Gesetz und erstellen Sie einen zuverlässigen Gehaltsabrechnungsprozess, um eine Vertrauensgrundlage für Ihre Neueinstellungen zu schaffen.

Vorbereitung auf das Hinzufügen Ihres ersten Mitarbeiters. Zusätzlich zur Erlangung eines EIN, Ihr Ministerium muss noch einige Schritte unternehmen, um für Ihren ersten Mitarbeiter bereit zu sein:

  • Fragen Sie Ihren Buchhalter, ob Sie sich bei staatlichen und lokalen Steuerbehörden registrieren müssen. Lohnverarbeitungsunternehmen wie MinistryWorks® von Brotherhood Mutual können Ihnen möglicherweise bei dieser Aufgabe helfen.
  • Richten Sie ein Hauptbuch oder eine elektronische Tabelle ein, um die Gehaltsabrechnung und Steuern Ihres Ministeriums im Auge zu behalten.
  • Besuchen Sie die USA. Auf der Workplace Posters-Seite der Small Business Administration können Sie herausfinden, ob Ihre Organisation Plakate aufhängen muss, die Mitarbeiter über Arbeitsgesetze informieren.
  • Richten Sie Lohnperioden basierend auf den Gesetzen in Ihrem Bundesstaat ein.
  • Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, das Arbeitsplatzrichtlinien und Erwartungen für Mitarbeiter des Ministeriums enthält. Ein lokal lizenzierter Anwalt sollte dieses Handbuch überprüfen und genehmigen.
  • Kaufen Sie eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung ein. Sie können gesetzlich verpflichtet sein, eine Richtlinie zu haben, bevor Sie mit der Einstellung beginnen.

Bleiben Sie nach der Einstellung konform. Es ist wichtig, Arbeitsgesetze und Steuervorschriften zu befolgen. Andernfalls kann dies zu hohen Bußgeldern und Strafen führen. Hier sind einige wichtige Richtlinien, die Ihnen helfen, konform zu bleiben:

  • Bitten Sie jeden Ihrer neuen Mitarbeiter, innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn ein Formular I-9 auszufüllen. Die Regierung verwendet dieses Dokument, um die Berechtigung eines Mitarbeiters zur Arbeit in den USA zu überprüfen.
  • Lassen Sie jeden Ihrer Mitarbeiter ein Formular W-4 ausfüllen, das Ihrer Organisation hilft, den korrekten Betrag der Bundeseinkommensteuer vom Lohn jedes Mitarbeiters einzubehalten.
  • Füllen Sie am Ende eines jeden Jahres für jeden Mitarbeiter ein Formular W-2 aus. Dieses Dokument informiert die Regierung über die Lohn-, Gehalts- und Steuerinformationen des Mitarbeiters aus dem vergangenen Jahr. Senden Sie bis zum 31. Januar eines jeden Jahres eine Kopie des W-2 jedes Mitarbeiters an die IRS — und den Mitarbeiter.
  • Bewahren Sie Kopien der drei oben aufgeführten Dokumente für alle aktiven Mitarbeiter auf und bewahren Sie die Aufzeichnungen jedes Einzelnen an einem sicheren Ort auf, bis er drei Jahre nach Beendigung seiner Tätigkeit für Ihr Unternehmen arbeitet. Speichern Sie außerdem eine Aufzeichnung der Steuereinzahlungen Ihres Ministeriums nach Datum.
  • Melden Sie alle neu eingestellten oder wieder eingestellten Mitarbeiter innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung an Ihr Staatsverzeichnis. Landesregierungen sammeln diese Informationen, um ihnen zu helfen, legislative Entscheidungen zu treffen.
  • Fragen Sie Ihren Buchhalter, ob Sie das Formular 941 vorbereiten müssen, das vierteljährlich eingereicht wird, um den IRS über die Löhne und Steuern der Mitarbeiter zu informieren.

Weitere Hilfe bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Lohnsteuern finden Sie in unseren MinistryWorks-Ressourcen.

Verwalten Sie unabhängige Auftragnehmer. Ihr Dienst kann unabhängige Auftragnehmer beschäftigen, wie reisende Evangelisten. Der rechtliche Unterschied zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern ist manchmal unklar. Fragen Sie Ihren Anwalt zur Klärung. Fragen Sie einen Buchhaltungsberater, wie Sie Steuern für Auftragnehmer korrekt einbehalten. Weitere Informationen finden Sie in unseren Ressourcen für Mitarbeiter- und Freiwilligenmanagement.

Risiken managen

Wenn Sie die Türen Ihres Ministeriums öffnen und die Gemeinde einladen, Ihr Gebäude zu betreten, besteht ein erhöhtes Risiko für Verletzungen, Sachschäden und rechtliche Schritte. Diese Risiken können die Mitarbeiter und Administratoren des Ministeriums stark belasten, Aber ein proaktives Risikomanagement gibt Ihrem Team die Möglichkeit, sich stärker auf die Öffentlichkeitsarbeit zu konzentrieren.

Schauen Sie sich die Versicherungsoptionen an. Erwägen Sie den Kauf der folgenden Arten von Versicherungen für Ihr Ministerium:

  • Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Gewerbliche Autoversicherung für Fahrzeuge des Ministeriums
  • Arbeitnehmerentschädigung und Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers
  • Umbrella / Excess Liability Coverage (zusätzlicher Schutz je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens)
  • Medical Payments Coverage (Deckung für medizinische Verletzungen, die von Nichtangestellten erlitten wurden)

Finden Sie den richtigen Agenten und die richtige Richtlinie. Ihr Versicherungsvertreter kann ein wichtiger Partner sein, um Ihrem Ministerium beim Risikomanagement zu helfen. Ihr Agent sollte Ihrer Organisation helfen, die Mindestdeckungen zu finden, die sie zur Einhaltung des Gesetzes benötigt, und sollte zusätzliche Deckungen empfehlen, die den Anforderungen Ihres Ministeriums entsprechen. Ein guter Versicherungsvertreter kann auch dazu beitragen, Risiken zu minimieren, indem er Ihre Einrichtung auf Sicherheitsrisiken untersucht und Schulungs- und Ressourcenmaterialien bereitstellt.

Suchen Sie zunächst nach einem Agenten, der sich auf die Versicherung von Ministerien spezialisiert hat. Dies kann Agenten in Ihrer unmittelbaren Umgebung ausschließen, aber es ist wichtig, einen Agenten auszuwählen, der die spezifischen Bedenken und Versicherungsbedürfnisse Ihrer Kunden versteht. Viele traditionelle Agenten bieten Standardrichtlinien an, die keine Überläufe des Baptisteriums abdecken, unbegrenzter Glasbruch, oder die mit der pastoralen Beratung verbundenen Risiken.

Suchen Sie nach einem Agenten, der „unabhängig“ und nicht „gefangen“ ist.“ Ein gefangener Agent ist ein Angestellter einer einzelnen Versicherungsgesellschaft. Unabhängige Agenten verkaufen Versicherungsprodukte von mehreren Unternehmen und geben ihnen die Flexibilität, die Produkte auszuwählen, die am besten zu Ihrer Organisation passen.

Wenn Sie einen Agenten in Betracht ziehen, fragen Sie nach einer Liste der potenziellen Kunden des Agenten, die als Referenzen dienen können. Diese Referenzen bieten Kenntnisse aus erster Hand über den Kundenservice und das Erfahrungsniveau des Agenten.

Recherchieren Sie auch, wenn Sie einen neuen Versicherungsträger in Betracht ziehen. Sprechen Sie mit Ministerkollegen in Ihrer Nähe, die Richtlinien beim Spediteur haben, und konsultieren Sie die Verbraucherbewertungen eines seriösen Dienstes wie A.M. Best.

Risiken bewerten. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie mit Ihrem Versicherungsvertreter zusammenarbeiten, um zu entscheiden, wie viel Deckung Ihr Ministerium benötigt:

  • Welche Arten von Verlusten sind am wahrscheinlichsten? Überprüfen Sie Ihr Gelände, Ausrüstung, Fahrzeuge, und Programmplan. Sagen Sie voraus, welche Arten von Verlusten Ihre Organisation am wahrscheinlichsten erleiden wird.
  • Was ist das Vermögen eures Dienstes? Ihr Agent kann Ihnen dabei helfen.
  • Wie komfortabel ist Ihre Organisation mit der Übernahme von Risiken? Einige Ministerien sind mit einem hohen Risiko vertraut, während andere eine konservativere Versicherungsstrategie bevorzugen.

Übernehmen Sie Best Practices

Ihr Dienst begann als Idee, und nach viel harter Arbeit haben Sie jetzt den Rahmen für ein erfolgreiches Unternehmen. Hier sind einige abschließende Überlegungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter berücksichtigen sollten, wenn Sie sich darauf vorbereiten, der Gemeinschaft zu dienen:

Transparenz fördern. Bauen Sie einen Ruf der Integrität auf, indem Sie Transparenz in Ihrer gesamten Organisation fördern, beginnend mit Ihrem Verwaltungsrat. Überprüfen Sie finanzielle Entscheidungen bei jeder Vorstandssitzung und ermutigen Sie die Mitglieder, Fragen zu stellen. Ein Vorstandsmitglied, das Ministeriumsmittel verwendet, um seine eigene Vertragsfirma zu beschäftigen, ist nicht die Art von Geschichte, die Ihrem Ministerium hilft, einen ehrenvollen Ruf aufzubauen.

Halten Sie die Satzung auf dem neuesten Stand. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Ihr Vorstand mit den Statuten Ihres Ministeriums vertraut sind. Versteht jeder in Ihrer Organisation, wer die Befugnis hat, Einstellungs- und Entlassungsentscheidungen zu treffen? Ist klar, wie finanzielle Entscheidungen getroffen werden?

Wenn Ihre Organisation den Betrieb aufnimmt, müssen Sie möglicherweise bestimmte Betriebsverfahren ändern. Aktualisieren Sie Ihre Satzung, um diese Änderungen widerzuspiegeln, damit jeder, der an Ihrem Ministerium beteiligt ist, versteht, wie es funktioniert. Stellen Sie sicher, dass alle Satzungsänderungen von einem vor Ort zugelassenen Anwalt überprüft und genehmigt werden.

Verstehen Sie die FLSA. Das Fair Labor Standards Act (FLSA), ein Gesetz, das in erster Linie für Unternehmen geschaffen wurde, gilt auch für viele Ministerien. Die FLSA regelt Mindestlohn, Überstundenvergütung, die Beschäftigung von Minderjährigen und andere Fragen. Durchsuchen Sie unsere Ressourcen, um zu erfahren, wie sich die FLSA auf Ihren Dienst auswirken kann.

Melden Sie Einnahmen aus Aktivitäten außerhalb des Ministeriums. Wenn Ihre Organisation wächst, können Sie Einkommensquellen aus Aktivitäten außerhalb des Ministeriums hinzufügen, z. B. einen Coffeeshop oder eine Buchhandlung. Fragen Sie Ihren Anwalt, ob Einkünfte aus diesen Aktivitäten der unabhängigen Einkommensteuer (UBIT) unterliegen.

Kinder und Jugendliche schützen. Bei der Arbeit mit einem völlig neuen Personal sind Hintergrundüberprüfung und wachsames Management wichtige Sicherheitsmaßnahmen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, jeden Vorfall zu melden, der seltsam oder verdächtig erscheint. Unterrichten Sie Ihre Mitarbeiter über Meldegesetze im Zusammenhang mit Kindesmissbrauch und anderen Straftaten sowie über das interne Verfahren Ihrer Organisation zur Meldung von Vorfällen.

Anpassung an sich ändernde Risiken. Zu Beginn versuchen einige Ministerien, Geld zu sparen, indem sie minimale Versicherungspolicen auswählen. Aber wenn Ihr Ministerium expandiert, könnten Sie gefährdet sein, dass Ihre Gebäude, Ihr Eigentum und Ihre Menschen unterversichert sind. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Versicherungsvertreter. Fügen Sie Coverages nach Bedarf hinzu und aktualisieren Sie sie, um Ihre Organisation zu schützen. Brauchen Sie einen Agenten? Wir helfen Ihnen, hier einen zu finden.