Aktualisieren der globalen Adressliste in Outlook unter Windows
Eine globale Adressliste ist ein wertvolles Tool für jedes Unternehmen, jeden Club oder jede Community, in der sich Mitglieder täglich gegenseitig E-Mails senden müssen.
In großen Organisationen ist der tägliche Betrieb ohne solche Windows-Tools nicht denkbar, da die Vorteile offensichtlich sind.
Die Erstellung einer zentralen Adressliste macht die elektronische Kommunikation schneller und effizienter, was im Geschäftsleben unerlässlich ist. Von ihrem Computer aus kann jeder Mitarbeiter auf Details seiner Kollegen und Vorgesetzten zugreifen.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist die globale Outlook-Adressliste?
- Wie erstelle ich eine globale Adressliste?
- Wie wird die globale Adressliste angezeigt?
- Hinzufügen einer globalen Adressliste zu Kontakten in Outlook
- Aktualisieren der globalen Adressliste in Outlook
- Exportieren der globalen Adressliste aus Outlook
- Exportieren von Outlook-E-Mail-Adressen in die Verteilerliste
Was ist die globale Adressliste in Outlook?
Entdecken Sie eine äußerst praktische Art von Liste, die zentral verwaltet wird und es Ihnen ermöglicht, die globale Adressliste in Outlook zu aktualisieren. Mit jeder Version von Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), ein Unternehmen muss seine E-Mail über Microsoft Exchange gehostet haben. Die Liste enthält die Kontaktdaten jedes Unternehmens-E-Mail-Benutzers und der zugehörigen Verteilergruppen. Dies wird normalerweise von der IT-Abteilung erledigt.
Wie erstelle ich eine globale Adressliste?
Um dies in Microsoft Windows zu tun, müssen Sie Exchange Online Powershell verwenden. Sie können Ihre Einstellungen über die Befehlszeile anpassen. Jedes der folgenden Verfahren erfordert etwa 5 Minuten.
Die allgemeine Sequenz ist:
New-GlobalAddressList -Name „<NEUER Name>“
Daher können Sie entweder einen „vordefinierten“ oder einen „benutzerdefinierten“ Empfängerfilter anwenden. Hier ist der grundlegende Unterschied zwischen den beiden.
Wenn der Name Ihrer Organisation Wink ist, ist ein möglicher GAL-Name „Wink GAL“, und der vordefinierte Filter wählt alle Empfänger mit Wink als Unternehmenswert aus:
New-GlobalAddressList -Name „Wink GAL“ -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Wink
Andererseits werden mit einer benutzerdefinierten Option nur Empfänger aufgenommen, bei denen beispielsweise die Eigenschaft CustomAttribute15 „AgencyB“ enthält:
New-GlobalAddressList -Name „Agency B GAL“ – RecipientFilter {CustomAttribute15 -like „*AgencyB*“}
Vergessen Sie nicht, zu überprüfen, ob Sie erfolgreich waren. Versuchen Sie, den Namen Ihres GAL anstelle von <GAL Name> einzugeben und Folgendes auszuführen:
Get-GlobalAddressList -Identity „<| Name>“ / Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Conditional*
Insgesamt ist der Prozess zwar entmutigend, aber logisch und schnell. Es sind nur wenige Befehle erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihr brandneues Mädchen fertig ist!
Anzeigen der globalen Adressliste
Gehen Sie von Neu zu Adressbuch und dann zu Globales Adressbuch.
Sie sehen, was Ihre globale Adressliste enthält. Wenn Sie in Ihre persönlichen Kontakte exportieren möchten, markieren Sie alle benötigten Daten. Um einen bestimmten Bereich hervorzuheben, klicken Sie auf das erste Element, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf das letzte Element. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich klicken, wird die Schaltfläche Zu Kontakten hinzufügen angezeigt.
Hinzufügen einer globalen Adressliste zu Kontakten in Outlook
Nachdem ein Benutzer die folgende Sequenz durchlaufen hat, werden die erforderlichen Kontakte zur Effizienzsteigerung in sein eigenes Adressbuch kopiert.
- Klicken Sie im Abschnitt Suchen auf Adressbuch (siehe obere Multifunktionsleiste).
- Wählen Sie nun die Option Erweiterte Suche.
- Geben Sie den Namen der zu suchenden Person ein.
- Klicken Sie auf OK.
- Suchen Sie den Namen in den Suchergebnissen und doppelklicken Sie darauf. Das sich öffnende Fenster enthält die Kontaktdaten dieser Person.
- Suchen Sie in der unteren linken Ecke die Option Zu Kontakten hinzufügen und drücken Sie darauf.
- Im sich öffnenden Fenster können Sie die Details bei Bedarf ändern.
- Beenden Sie mit Speichern & Schließen.
Aktualisieren der globalen Adressliste in Outlook
Das Verfahren ist einfach, schnell und entscheidend, da die Kontaktliste auf Ihrem PC grundsätzlich aktualisiert wird. Um sicherzustellen, dass alle Änderungen an der globalen Hauptadressliste auf Ihrem Gerät angezeigt werden und alles synchron ist:
Suchen Sie auf der Registerkarte Senden/Empfangen nach Adressbuch herunterladen… in der Optionsliste Senden /Empfangen von Gruppen. Es ist wichtig, dass sich der Download seit dem letzten Senden / Empfangen im Offline-Adressbuch ändert. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie OK drücken.
Alle Änderungen sind jetzt in Kraft getreten, und Sie können sicher sein, dass Ihr E-Mail-Assistent vollständig synchronisiert ist. Denken Sie daran, diesen Vorgang regelmäßig zu wiederholen, damit Ihre E-Mail-Korrespondenz reibungslos abläuft.
Exportieren der globalen Adressliste aus Outlook
Wenn Sie exportieren müssen, ist es etwas komplizierter als ein paar Klicks. Sie müssen zuerst alle Ihre Kontakte zu Ihrer persönlichen Kontaktliste hinzufügen (siehe oben). Um eine Vermischung mit Ihren anderen Kontakten zu verhindern, können Sie diese vorübergehend in einen anderen Ordner verschieben. Dazu können Sie nach dem Erstellungs- oder Änderungsdatum filtern.
Danach sind zwei Pfade zu berücksichtigen. Zunächst können die Kontakte in eine CSV- oder XLS-Datei exportiert werden. Alternativ können sie direkt aus Kontakten für einen Seriendruck verwendet werden. Die Installation von Access vereinfacht den Vorgang, da Sie die Details entweder direkt in Ihre Access-Datenbank importieren oder von dort als csv oder xlsx exportieren können.
Exportieren von Outlook–E-Mail-Adressen
Wenn Sie eine Verteilerliste aus Outlook-Empfängern erstellen und doppelte Adressen entfernen müssen, gibt es die einzige Lösung – Data Extraction Kit für Outlook.
Hier ist, was Sie tun müssen:
- Führen Sie Data Extracton Kit für Outlook-Anwendung.
- Klicken Sie auf Berichte und wählen Sie die Option Liste der Empfänger-E-Mail-Adressen.
- Dadurch wird ein Fenster mit den Berichtseinstellungen geöffnet:
- Wählen Sie *.CSV-Dateioption zum Exportieren von Outlook-Empfängeradressen in das Excel-Format
- Wählen Sie die entsprechende Quelle aus: Externe PST-Datei – wenn Sie eine Verteilerliste aus den E–Mail-Empfängern in der externen PST-Datei oder im Outlook-Benutzerprofil erstellen möchten – um eine Verteilerliste aus aktuellen Outlook-E-Mails zu erstellen.
- Klicken Sie auf Bericht ausführen und geben Sie den Speicherort und den Dateinamen zum Speichern an.
Das Tool speichert die E-Mail-Empfängeradressen in einer Verteilungsliste, die Sie später verwenden können.
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