Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für Wartungsaufträge und deren Verwendung

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Das Arbeitsauftragsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines Facility Managers und sorgt dafür, dass die Geräte optimal funktionieren. Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das Wartungs- oder Verwahrungsarbeiten beschreibt, die innerhalb eines Gebäudes abgeschlossen werden müssen. Das Hauptziel eines Arbeitsauftrags ist es, Informationen zu organisieren und dem Anlagenpersonal zu helfen, die Gebäudewartung so schnell und effizient wie möglich abzuschließen.

In diesem Blog werden wir einen schrittweisen Prozess zur Erstellung eines effektiven Arbeitsauftrags untersuchen. Durch die Einbeziehung dieser kritischen Informationen ist Ihr Team auf dem Weg zu einer proaktiven Instandhaltung der Anlage. Vergessen Sie nicht, die kostenlose, benutzerfreundliche Arbeitsauftragsvorlage von AkitaBox herunterzuladen, bevor Sie loslegen.

So erstellen Sie einen effektiven Arbeitsauftrag

Sammeln Sie allgemeine Details zur Wartungsaufgabe

Der allererste Teil einer Arbeitsauftragsvorlage sollte immer allgemeine Informationen zur vorliegenden Wartungsaufgabe enthalten. Diese Informationen sind wichtig, um Wartungstechniker oder Verwalter zu orientieren und Facility Managern zu helfen, Arbeitsaufträge im Büro zu sortieren. Erstellen Sie Felder für die folgenden Informationen in Ihrem Abschnitt Allgemeine Details:

  • Art der Wartung (allgemeine Wartung, Reinigung / Verwahrung, Inspektion, Test usw.)

  • Handelstyp (Depot, Elektro, Feuer, HLK, IT, Sanitär usw.)

  • Bevollmächtigter)

  • Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch)

  • Geschätzte Stunden, um die Aufgabe abzuschließen

Identifizieren Sie den Standort des reparaturbedürftigen Assets

Mit allgemeinen Details zum Arbeitsauftrag, die oben auf der Seite aufgeführt sind, sollte Ihr nächster Abschnitt spezifischer über den Standort und die Details des reparaturbedürftigen Assets sein. Diese Informationen helfen dem Anlagenpersonal, Wartungsaufgaben für den Tag zu organisieren und zu priorisieren. Hier sind vier standortbezogene Details, die Arbeitsaufträge enthalten sollten:

  • Gebäude

  • Boden

  • Zimmernummer

  • Asset-Name

Notieren Sie zusätzliche Asset-Details und Informationen

Jedes Asset innerhalb eines Gebäudes ist einzigartig. Daher ist es wichtig, Abschnitt drei Ihres Arbeitsauftrags den Asset-Details und -Informationen zu widmen. Dieser Abschnitt kann so einfach oder umfangreich sein, wie Sie möchten, aber wir empfehlen, zunächst die folgenden fünf Detailfelder aufzulisten. Abhängig von Ihrer Organisation möchten Sie möglicherweise weitere Felder für eine höhere Spezifität hinzufügen.

  • Asset-ID

  • Ausrüstungskategorie (Gerät, Tür, Elektrisch, Brandschutz, IT, Mechanisch, Sanitär, Dach, Sicherheit)

  • Ausrüstungs-Art (d.h. Kühlturm, kondensierende Einheit, Klimaanlage, etc.)

  • Marke, Modell und Hersteller

  • Seriennummer #

Erstellen eines Arbeitsauftrags Beschreibung

Die Beschreibung des Arbeitsauftrags ist einer der wichtigsten Teile der Vorlage. In diesem Abschnitt nehmen Facility Manager Informationen aus eingehenden Serviceanfragen und konvertieren sie in schrittweise Anweisungen zur Behebung des Problems. Die folgenden Punkte geben Beispiele für Verfahren und Protokolle an, die in einer Arbeitsauftragsbeschreibung aufgeführt werden können. Es ist Sache des Arbeitsauftragsadministrators, detaillierte Schritte zum Abschluss der Aufgabe aufzulisten.

  • Verfahren aussperren

  • Prüfprotokolle

  • Filterwechsel

  • Inspektion von Lagern

  • Reinigung anweisungen

Protokollieren Sie die Arbeitszusammenfassung und die Abschlussdetails

Das Abschließen eines Arbeitsauftrags umfasst mehr als nur das Schreiben von „Fertig“, das Signieren des Formulars und das Zurückwerfen in den Arbeitsauftragsstapel. Hier kommen „Closing Details“ eines Arbeitsauftrags ins Spiel. Verwenden Sie diesen letzten Abschnitt des Arbeitsauftrags, um anzuzeigen, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Geben Sie dann Notizen, verwendete Materialien und andere hilfreiche Informationen für die Verwendung in Asset-Reparaturzusammenfassungen an. Bitten Sie Ihr Wartungspersonal nach Abschluss der Arbeitsaufträge um die folgenden Informationen:

  • Beschreibung der geleisteten Arbeit/der ergriffenen Maßnahmen

  • Nützliche Hinweise für zukünftige Referenz

  • Abgeschlossen von: (welcher Bevollmächtigte?)

  • Datum der Erledigung der Aufgabe

  • Stunden dauerte es, um die Aufgabe abzuschließen

  • Kosten und Materialien für die Ausführung der Aufgabe

  • Genehmigungssignatur vom Arbeitsauftragsadministrator

Der Wechsel von „Stift und Papier“ zu „Zeigen und klicken“

Ein Teil des proaktiven Facility Managements besteht darin, sich mit Arbeitsauftragsvorlagen vertraut zu machen und diese vollständig und genau auszufüllen. Die Verwendung einer Facility-Management-Software kann jedoch viele der mit der papierbasierten und tabellenkalkulationsbasierten Anlagenwartung verbundenen Belastungen beseitigen. Wenn sich Ihr Team und Ihre Arbeitsbelastung skalieren, ist die Verwendung von Papieraufträgen oder einer Tabelle möglicherweise nicht mehr möglich.

Work Order Management mit AkitaBox-4Eine Facility-Management-Software wie AkitaBox enthält ein Serviceanforderungsportal, über das die Bewohner
Wartungsanfragen einreichen können, sowie ein robustes Work Order Management-Modul

Wenn Ihre Abteilung noch mit einer dieser Methoden arbeitet, ist es nie zu spät, zu einem automatisierteren Ansatz für Arbeitsaufträge und Gebäudewartung und -management überzugehen. Bei AkitaBox helfen wir Ihnen zu bestimmen, wo sich Ihr Team verbessern kann und welche Tools es für den Erfolg benötigt. Sehen Sie sich zunächst eine kurze Videodemonstration der AkitaBox-Software an oder vereinbaren Sie eine persönliche Beratung mit dem AkitaBox-Team. Mit maßgeschneiderten Schulungen und Support hilft Ihnen unser Team von Success Managern, Ihre Anlage in die richtige Richtung zu lenken.

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