I-9 Compliance ist ein „heißer“ Bereich – wie man es vermeidet, verbrannt zu werden

Seit 1986 haben die USA den Arbeitgebern die Last auferlegt, bei der Durchsetzung der Einwanderungsgesetze als Torwächter zu fungieren. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber sehr darauf achten, autorisierte Arbeitnehmer oder Bewerber für eine Beschäftigung nicht aufgrund ihrer Staatsbürgerschaft oder nationalen Herkunft zu diskriminieren. Das Ergebnis ist eine sehr feine Linie, die Arbeitgeber gehen müssen, mit steilen Fallstricken (Betriebsstörungen, hohe Geldstrafen, negative Publizität, Diskriminierungsklagen und strafrechtliche Sanktionen), die auf Fehltritte warten.

In den letzten Jahren waren Einwanderungsreformen und eine verstärkte Durchsetzung Gegenstand umfangreicher Debatten. Während unsere Politiker sich nicht auf größere neue Politiken einigen konnten, scheint ein Vorschlag, der wenig Einwände zu haben scheint, die Idee zu sein, dass die Arbeitgeber einer stärkeren Kontrolle und Durchsetzung unterzogen werden sollten, was ihre Rolle als Front-Line-Evaluatoren der Genehmigung von Arbeitskräften erhöht. In der Tat haben in den letzten Jahren die Kontrollen und Razzien der US-Einwanderungs- und Zollbehörden („ICE“) auf allen Ebenen erheblich zugenommen. Tatsächlich hat die Obama-Regierung die Arbeitgeber in den Mittelpunkt ihrer Durchsetzungsstrategie bei der Bekämpfung von undokumentierten Arbeitnehmern und illegaler Einwanderung gestellt. Möglicherweise haben Sie Berichte über einige der prominenteren Razzien oder Durchsetzungsmaßnahmen gelesen, die nationale Nachrichten gemacht haben.

Ein I-9-Audit kann aus einer Reihe von Gründen ausgelöst werden, einschließlich Stichproben und Berichterstattung durch verärgerte Mitarbeiter (oder ehemalige Mitarbeiter). Bestimmte Geschäftsbereiche, zum Beispiel die Lebensmittelproduktion, sind besonders anfällig für I-9-Audits und „stille Razzien“ durch ICE. Im Falle eines Audits muss Ihr Unternehmen seine I-9-Konformität mit ICE nachweisen. Ohne einen proaktiven Ansatz sind solche Reaktionen wahrscheinlich reaktiv und defensiv. Dies führt in der Regel zu einem internen Notfall, wenn es darum geht, schnell zu reagieren, was zu einer übereilten Reaktion, Produktivitätsverlusten, erhöhten Anwaltsgebühren, Schwierigkeiten beim Austausch von Arbeitskräften und möglicherweise Geldstrafen oder Strafanzeigen führt.

Daher war die ordnungsgemäße Einhaltung von I-9 zwar immer wichtig, aber noch nie so wichtig. Es reicht nicht aus, wenn Arbeitgeber das I-9-Formular nach besten Kräften gemäß den grundlegenden Formularanweisungen ausfüllen und in eine Datei werfen. Die Risiken sind einfach zu hoch, um einen mangelhaften Ansatz für die Einhaltung von I-9 beizubehalten, wenn dies Ihre derzeitige Haltung ist. Die ordnungsgemäße Einhaltung von I-9 erfordert Sorgfalt und proaktive Planung.

Jeder Arbeitgeber sollte über eine formelle interne I-9-Compliance-Richtlinie verfügen, in der die genauen Richtlinien und Verfahren des Arbeitgebers für das ordnungsgemäße Ausfüllen, Überprüfen und Aufbewahren der I-9- und Arbeitsgenehmigungsdokumentation, für die Zuweisung der Aufsichtsverantwortung innerhalb des Unternehmens für diese Aufgaben und für Selbstaudits oder andere regelmäßige interne Überwachungsmaßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung aufgeführt sind. Darüber hinaus sollte das Mitarbeiterhandbuch des Arbeitgebers einen Abschnitt enthalten, in dem dem Arbeitnehmer die jeweiligen Verpflichtungen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers in Bezug auf Formular I-9 erläutert werden.

Bei all den Durchsetzungsaktivitäten, der Öffentlichkeit und den Risiken ist es an der Zeit, in dieser Angelegenheit proaktiv zu werden – bitte wenden Sie sich an einen der erfahrenen Einwanderungs- oder Arbeitsanwälte von Foster Swift, um einen umfassenden Ansatz zu besprechen.

• Lesen Sie die vollständige Herbst 2011 Beschäftigung, Arbeit & Leistungen vierteljährlich