Leasing-Tracking-Software für Mieter und Leasingnehmer

Für Mieter und Leasingnehmer ist die Verfolgung Ihrer Mietverträge mit einer Excel-Tabelle oder Google Sheets sicherlich möglich. Aber je mehr Mietverträge Sie haben, desto schwieriger ist es, mit wichtigen Mietdaten, Dokumenten und Daten Schritt zu halten. Dies gilt insbesondere, wenn die Anzahl der Mietverträge, die Sie haben, zwei- oder dreistellig ist. Die Implementierung einer Leasingverwaltungssoftware rationalisiert Ihre Leasingverwaltungsprozesse und verbessert Ihre Berichts-, Verhandlungs- und Prognosefunktionen.

Leasingverwaltung, manchmal auch als Leasingverfolgung oder Leasingverwaltung bezeichnet, ist erforderlich, da jeder Vertrag seine eigenen Nuancen und Komplexitäten aufweist. Das Verwalten von Leasingverträgen umfasst das Weiterleiten eines Vertrags an die relevanten Abteilungen, das Erstellen einer Leasingzusammenfassung, das Vorbereiten des Vermögenswerts für die Verwendung und schließlich den Erwerb. Jemand muss für die Ausführung der Bedingungen des Mietvertrags verantwortlich sein und als Ansprechpartner für interne Stakeholder dienen. Leasing-Management-Software automatisiert viele dieser Aufgaben und macht die Informationen, die Sie am meisten benötigen, zugänglicher.

Wie Sie wissen, ob Sie Software für die Leasingverfolgung benötigen

Wenn Sie mehr als zehn Leasingverträge haben, benötigen Sie wahrscheinlich eine Leasingverwaltungssoftware. Die täglichen Aufgaben der Leasingverwaltung können mit viel manuellem Aufwand verbunden sein, wenn Sie keine Software verwenden.

Im Alltag eines Leasingmanagers können all diese Szenarien eintreten: Die Rechtsabteilung fordert Kopien von Verträgen an; Außendienstmitarbeiter fragen nach Details zu Besitzterminen und Kontaktpunkten; und die Finanzabteilung benötigt Berichte, um das Budget für das nächste Jahr vorherzusagen. Wenn Sie Ihre Dokumente in Dateien auf einem lokalen Server verwalten, kann die Beantwortung dieser Anforderungen leicht einen erheblichen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Das Ausführen dieser Aufgaben für nur einen Mietvertrag kann zeitaufwändig genug sein. Deshalb sollten Unternehmen mit mehr als zehn Leasingverträgen eine Software in Betracht ziehen, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Viele Leasingmanager verwenden Excel, um mit den wichtigsten Daten im Zusammenhang mit ihren Leasingverträgen Schritt zu halten. Excel kann Zeit sparen, aber nur so viel. Außerdem ist es fehleranfällig. Sie müssen die Tabelle erstellen und bestimmen, welche Daten Sie erfassen möchten. Sobald Sie das eingerichtet haben, benötigen Sie noch einen separaten Prozess zum Speichern von Leasingdokumenten. Wenn Sie Berichte zu Leasingverhältnissen erstellen müssen, müssen Sie die entsprechenden Informationen aus Excel abrufen. Und Sie müssen hoffen, dass niemand fehlerhafte Daten in Ihre Tabelle eingegeben hat und Ihre Formeln korrekt sind. Organisationen, die Leasing-Management-Software implementieren, können diese Funktionen in einem System konsolidieren und die mit Excel verbundenen menschlichen Fehler beseitigen.

Welche Branchen benötigen typischerweise Leasingsoftware?

Leasing ist branchenübergreifend üblich, aber es gibt bestimmte Sektoren, die es stärker praktizieren als andere. Einzelhandel, Öl und Gas, Gesundheitswesen, Fertigung sowie Logistik- und Transportunternehmen leasen in der Regel ein hohes Volumen an Vermögenswerten. Die Bedingungen und täglichen Anforderungen für die Verwaltung von Leasingverträgen für Flugzeuge, Grundstücke, medizinische Geräte, Gebäude oder eine Fahrzeugflotte können komplex sein. Und Unternehmen, die spezielle Geräte oder Vermögenswerte leasen, die geografisch verteilt sind, benötigen insbesondere Systeme, die die Leasingverfolgung optimieren.

Schauen Sie sich hier unsere Lease Accounting Transition Guides an.

Auswahl der besten Leasing-Management-Software

Es gibt keinen Mangel an Leasing-Management-Systemen auf dem Markt. Einige sind speziell auf Immobilien-, Ausrüstungs- oder Fahrzeugleasing zugeschnitten. Sie finden sogar kostenlose und Open-Source-Leasing-Management-Software. Achten Sie auf die folgenden Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie ein System auswählen, das Ihnen wirklich Zeit spart und die Sicherheit Ihrer Leasingdaten schützt.

Vermeiden Sie Fehler mit Warnungen vor kritischen Daten

Einer der schwierigsten Aspekte der Leasingverwaltung besteht darin, wichtige Daten einzuhalten: besitz, Beginn, Kündigungen, Erneuerungen usw. Das Verpassen eines wichtigen Termins kann zu Geschäftsunterbrechungen führen und zu Überzahlungen führen. Ohne Warnungen für wichtige Daten ist es möglich zu vergessen, dass ein Mietvertrag Mietminderung enthält, sich nicht auf Verhandlungen vor der Verlängerung vorbereitet oder Mietvertragsbestimmungen verpasst, die Ihnen Geld sparen können. Und wenn eines dieser Szenarien eintritt, ist es unwahrscheinlich, dass der Vermieter Sie auf Ihren Fehler aufmerksam macht. Ein Leasing-Management-System erfasst wichtige Daten und bietet Ihnen automatisierte Warnungen, bevor diese Daten eintreffen, um Zeit, Geld und Stress zu sparen.

Verfolgen Sie jedes Asset

Selbst wenn Ihr Unternehmen normalerweise einen Asset-Typ vermietet, ist es eine gute Idee, ein Asset-agnostisches System zu erhalten, das mit Ihnen wachsen kann, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Die Investition in eine Leasing-Management-Software für Geräte scheint eine gute Idee zu sein, wenn Sie beispielsweise nur schwere Maschinen leasen. Aber was passiert, wenn Sie sich entscheiden, Ihr Geschäftsmodell zu ändern und Außenstellen zu mieten, um Ihre Produkte zu verkaufen? Kaufen Sie eine Property Lease Management Software und verfolgen Sie Ihre Mietverträge separat? Oder wechseln Sie zu einem System, das beides verwalten kann? Wenn Sie mit einem asset-agnostischen System beginnen, müssen Sie sich dieser Entscheidung nicht stellen.

Lease-Dokumente zentralisieren

Je mehr Leasingverträge Sie haben, desto schwieriger ist es, mit allen Verträgen, Nachträgen, Berichten und Memos für jeden Schritt zu bleiben. Aus diesem Grund ist eine Leasing-Software, mit der Sie Ihre Leasing-Informationen hochladen und speichern sowie eine schnelle Suche durchführen können, um die Informationen zu finden, die Sie zu einem bestimmten Leasing benötigen, der Schlüssel. Mit der idealen Software können Sie auch den Zugriff auf Leasingdokumente steuern. Wenn Sie Kollegen haben, die Dokumente anzeigen müssen, aber nicht möchten, dass sie Änderungen vornehmen können, können Sie ihnen schreibgeschützten Zugriff gewähren. Ihre Leasingverwaltungssoftware sollte eine einzige Informationsquelle für alle Dokumente sein, und diese Funktionalität hilft, Fehler zu vermeiden.

Verbessern Sie Ihre Berichterstattung

Durch die Verwendung einer speziell für Leasingverhältnisse entwickelten Software erhalten Sie Zugriff auf Berichtsfunktionen, mit denen Sie Leasingdaten einfach abrufen können. Die beste Leasing-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Berichte basierend auf Quadratmeterzahl, Geographie, Art des Leasingverhältnisses oder einem beliebigen Attribut zu erstellen. Wenn das Finanzteam nach Daten fragt, um das Budget für das nächste Jahr zu planen, oder wenn der Vice President of Operations eine Vorstellung davon bekommen möchte, wie viele Vermögenswerte Sie in einem bestimmten Bundesstaat leasen, können Sie schnell reagieren und sich auf die Genauigkeit Ihrer Berichterstattung verlassen.

Warum Leasingverfolgung wichtiger denn je ist

In den letzten Jahren haben Buchhaltungsabteilungen damit beschäftigt, neue Standards für die Art und Weise zu übernehmen, wie sie über Leasingverträge berichten. Aufgrund dieser neuen Leitlinien prüfen Unternehmen und Investoren Mietverträge sorgfältiger als zuvor. Auch wenn sie nicht Teil der Buchhaltung sind, können Leasingmanager in Anfragen nach Dokumenten und Daten zu Leasingverhältnissen verwickelt werden.

Vor der neuen Lease Accounting Guidance verfügten viele Unternehmen über fragmentierte Leasingdaten, wobei unterschiedliche Stakeholder jeweils ihr eigenes Puzzleteil in der Hand hatten. Jetzt ist es für Unternehmen unerlässlich, alle mit ihren Leasingverhältnissen verbundenen Finanzinformationen zu Berichts- und Prüfungszwecken zu verfolgen. Dieser Prozess kann zwar zeitaufwändig sein, hat aber seine Vorteile.

Mit einer vollständigen Bestandsaufnahme Ihrer Leasingverträge, die in einer Software erfasst wurde, kann sich jeder im gesamten Unternehmen ein vollständigeres Bild Ihrer Leasingverpflichtungen machen. Und für Unternehmen, die die neuen Standards noch nicht übernommen haben, sparen Sie wertvolle Zeit, wenn Sie eine Leasingverwaltungssoftware finden, die problemlos in ein Leasingbuchhaltungssystem eingespeist werden kann. Sie müssen Ihre Leasingverträge nur einmal inventarisieren und müssen nur ein System implementieren.

Abteilungsübergreifende Kommunikation optimieren

Mit der schnellen (und möglicherweise langfristigen) Umstellung auf Remote-Arbeit ist die Erledigung kollaborativer Aufgaben kompliziert geworden. Ein Cloud-basiertes System für den Zugriff auf Leasingdaten ist nicht nur ein Komfort, sondern eine Notwendigkeit. Die Ressourcen sind ebenfalls begrenzt, und Lease Manager-Rollen wurden möglicherweise gekürzt oder mit anderen Funktionen kombiniert. Leasing-Management-Software ermöglicht es Stakeholdern im gesamten Unternehmen, sich selbst zu bedienen, wenn sie Dokumente und Berichte benötigen.

Einpacken

Zwischen neuen Rechnungslegungsvorschriften und der Zunahme der Remote-Arbeit ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um in Leasing-Management-Software zu investieren. Die Möglichkeit, an einem Ort auf die gesamte Dokumentation zuzugreifen, regelmäßige Benachrichtigungen über wichtige Daten zu erhalten und einfache Berichte zu erstellen, sind nur einige der Nebenprodukte einer umfassenden Lösung. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorteile im Auge behalten, wenn Sie Bewertungen lesen und nach der besten Leasing-Management-Softwarelösung für Ihr Unternehmen suchen.