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Wenn Sie gerade in den Verwaltungsrat Ihrer HOA gewählt wurden, kann dies eine aufregende und überwältigende Erfahrung sein. Sie sind vielleicht ein wenig vertraut mit dem, was passiert, aber Sie machen sich immer noch Sorgen um die Durchführung all Ihrer HOA-Rollen und Verantwortlichkeiten. Der Weg zum Erfolg, obwohl, beginnt mit einem umfassenden Verständnis Ihrer HOA Offiziere Stellenbeschreibungen.

Aufschlüsselung der Stellenbeschreibungen von HOA-Beamten

Wenn Sie eine der HOA-Vorstandspositionen annehmen, sollten Sie wissen, dass Sie viele Aufgaben übernehmen. Aber lass dich davon nicht erschrecken. Ihre Rolle als Vorstandsmitglied kann auch sehr erfüllend sein. Um Ihre Aufgaben jedoch erfolgreich ausführen zu können, müssen Sie zuerst wissen, was sie sind.

Der Vorstand ist für die Leitung des gesamten Vereins verantwortlich. Manchmal wenden sich HOAs an eine HOA-Verwaltungsgesellschaft, um bestimmte Verpflichtungen zu erfüllen. Das bedeutet nicht, dass der Vorstand einfach tatenlos zusehen kann. Wenn Ihr Verband mit einer HOA-Verwaltungsgesellschaft zusammenarbeitet, besteht Ihre Aufgabe als Vorstandsmitglied darin, Aufgaben zu überwachen.

Die spezifischen Aufgaben der HOA-Vorstandsmitglieder hängen jedoch vom Titel des Offiziers ab. Hier sind die Stellenbeschreibungen der HOA-Beamten:

HOA Board President

In jeder Hinsicht dient der Verbandspräsident als Gesicht der Operation. Es ist ähnlich wie der CEO eines Unternehmens zu sein. Obwohl jeder Verband anders ist, bleiben die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des HOA-Präsidenten weitgehend gleich.

Zum einen leitet der Präsident alle Vorstandssitzungen. Sie führen auch Verträge, Bestellungen und Dokumente im Auftrag des Vereins durch. Der Präsident kümmert sich auch um die tägliche Verwaltung des Vereins. Darüber hinaus stellen sie sicher, dass alle Aufgaben des HOA-Vorstands im Interesse der Gemeinschaft erfüllt werden.

Lernen, wie man ein guter HOA-Präsident ist, erfordert Anstrengung. Basierend auf der Stellenbeschreibung des Präsidenten muss jeder, der diese Rolle übernimmt, über hervorragende Führungs-, Management- und Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie müssen wissen, wie man delegiert und ein Teamplayer ist. Ein Präsident ist kein Diktator. Vielmehr sorgt ein Präsident dafür, dass der gesamte Vorstand wie eine gut geölte Maschine im Interesse der Gemeinschaft arbeitet.

HOA Board Vice President

Der HOA-Vizepräsident übernimmt in einfachen Worten die Rolle des Präsidenten, wenn dieser aus irgendeinem Grund nicht in der Lage ist. In diesem Fall erfüllt der Vizepräsident die Verantwortung des Präsidenten. Natürlich kann der Vizepräsident diese Befugnisse nur in Abwesenheit des Präsidenten ausüben.

Andere Aufgaben des HOA-Vizepräsidenten können je nach Verband variieren. Die meisten HOAs weisen dem VP jedoch Verantwortlichkeiten wie die Verwaltung von Grundstücken und Gebäuden sowie Erholungsobjekten zu. Der Vizepräsident kann auch andere Aktivitäten der HOA übernehmen und Ausschüsse leiten. Wenn Ihre HOA Arbeitnehmer beschäftigt, kann der Vizepräsident als Geschäftsführer des Mitarbeitermanagers fungieren.

HOA Board Secretary

Einige der Aufgaben des HOA-Sekretärs umfassen die Führung und Führung eines Großteils der Aufzeichnungen des Vereins. Dies bezieht sich auf Mitgliedschaftsaufzeichnungen, Aufzeichnungen über Vorstandssitzungen und andere offizielle HOA-Aufzeichnungen.

Der Sekretär nimmt auch Sitzungsprotokolle auf und sendet Mitteilungen über die Sitzung. Abgesehen davon gehören zu den Aufgaben des HOA-Sekretärs die Einreichung von Jahresberichten und die Bescheinigung von Rechtsdokumenten, die vom Präsidenten im Namen der HOA unterzeichnet wurden.

Die Durchführung von HOA Board Secretary Aufgaben kommt oft mit Herausforderungen. Daher erfordert es eine Person mit großen organisatorischen Fähigkeiten und einem Auge fürs Detail.

HOA Vorstand Schatzmeister

Der Schatzmeister verwaltet die Finanzen des Vereins. Im Rahmen der Aufgaben des HOA-Schatzmeisters führen sie alle Finanzunterlagen und dienen als Depotbank für Wertpapiere und Fonds. Der Schatzmeister ist auch verantwortlich für die Vorbereitung — oder, wenn Sie an einen CPA auslagern, die Überwachung der Erstellung – aller Abschlüsse und Berichte. Darüber hinaus arbeitet der Schatzmeister eng mit anderen Führungskräften zusammen, um das Jahresbudget zu planen.

Andere HOA Board Verantwortlichkeiten

Es gibt auch einige kollektive Verantwortlichkeiten, die ein Board of Directors der Homeowner Association erfüllen muss. Zusätzlich zu den spezifischen Aufgaben, die mit ihren Berufsbezeichnungen einhergehen, muss der HOA-Verwaltungsrat als Ganzes die folgenden HOA-Vorstandsmitgliedspflichten erfüllen:

1. Follow Regierungsdokumente

Jeder Hausbesitzerverband, egal in welchem Bundesstaat er sich befindet, verfügt über eine Reihe von Regierungsdokumenten. Dazu gehören die Satzung des Vereins, die Satzung und CC& Rs. Solche Dokumente enthalten Richtlinien, wie der Vorstand die Gemeinschaft führen soll. Sie bestehen in der Regel auch aus Bestimmungen darüber, was der Vorstand tun kann und was nicht.

Diese Regierungsdokumente, die nach den Gesetzen des Landes an zweiter Stelle stehen, haben die höchste Autorität in einer HOA. Sie diktieren die Regeln und Vorschriften innerhalb eines Vereins, denen sowohl der Vorstand als auch die Community-Mitglieder folgen müssen.

Als Gemeindevorsteher muss der HOA-Vorstand sicherstellen, dass die in den Regierungsdokumenten festgelegten Bestimmungen eingehalten werden. Sie müssen die in diesen Dokumenten angegebenen Prozesse und Verfahren befolgen. Andernfalls kann dies als Verstoß gegen die treuhänderische Verantwortung der HOA-Vorstandsmitglieder angesehen werden.

Natürlich versteht es sich von selbst, dass der HOA-Vorstand auch Bundes-, Landes- und lokale Gesetze befolgen muss. Nicht alle Staaten haben die gleichen Gesetze, wenn es um Hausbesitzer Verbände kommt. Daher ist es am besten, Ihre staatlichen Gesetze zu überprüfen, bevor Sie mit Aktionen oder Entscheidungen fortfahren. Im Zweifelsfall ist es immer eine gute Idee, sich mit Ihrem HOA-Anwalt in Verbindung zu setzen. Auf diese Weise können Sie das Haftungsrisiko vermeiden.

2. Regeln durchsetzen

CC eines Vereins&Rs und Betriebsregeln bestimmen, was Hausbesitzer in der Gemeinde tun können und was nicht. Die CC&Rs informieren auch darüber, wie Bewertungen berechnet und gesammelt werden.

Die Boardmitglieder sind verpflichtet, diese Covenants und Regeln durchzusetzen, um einen reibungslosen Betrieb zu ermöglichen. Zum Beispiel, wenn ein Hausbesitzer seine Gebühren nicht bezahlt, kann das HOA Board Geldstrafen verhängen oder ein Pfandrecht auf sein Eigentum legen, um die Zahlung zu fördern. Stellen Sie natürlich sicher, dass Sie sich bei der Durchsetzung solcher Regeln weiterhin an Ihre maßgeblichen Dokumente halten.

Ein Problem, mit dem viele Verbände konfrontiert sind, ist die selektive Durchsetzung. Dies bedeutet, dass der HOA-Vorstand die Regeln nicht einheitlich bei allen Hausbesitzern anwendet, möglicherweise aufgrund von Bevorzugung oder persönlicher Voreingenommenheit. Selektive Durchsetzung kann den Vorstand in ernsthafte Schwierigkeiten wie rechtliche Schritte bringen. Daher muss der Vorstand stets eine einheitliche Durchsetzung von Regeln und Vereinbarungen praktizieren. Folgen Sie Vorrang und bleiben Sie weg von Interessenkonflikten.

3. Pflegen Sie gemeinsame Bereiche

Eine der Hauptaufgaben des HOA-Vorstands besteht darin, die Gemeinschaft zu erhalten. Dies bedeutet, dass Anbieter eingestellt werden, um die öffentlichen Bereiche in Topform zu halten. Die meisten Verbände stehen jedoch vor der Schwierigkeit, zu viele Reparatur- oder Wartungsanfragen zu haben. In solchen Fällen muss der Vorstand lernen, Prioritäten zu setzen. Welche Wünsche sind die schwerwiegendsten und erfordern die meiste Aufmerksamkeit? Entwickeln Sie einen Plan, um diese Anfragen in der Reihenfolge ihrer Priorität zu bearbeiten.

Darüber hinaus muss der Vorstand regelmäßige Inspektionen aller öffentlichen Bereiche und Gebäudeaußenbereiche durchführen. Der Vorstand muss die Inspektion nicht unbedingt selbst durchführen. In der Tat ist es unendlich besser, den Job an einen Fachmann auszulagern, der selbst kleinste Schwachstellen erkennen kann. Durch die Planung regelmäßiger Inspektionen können Sie sicherstellen, dass alle Bereiche sicher und in gutem Zustand bleiben.

4. Handle Funds

Die Verwaltung der Finanzen des Vereins fällt ebenfalls unter die Liste der HOA-Vorstandsaufgaben. Die Vorstandsmitglieder bereiten gemeinsam das Jahresbudget für das kommende Jahr vor. Um dies zu tun, antizipiert der Vorstand anstehende Ausgaben und nimmt Dinge wie Dienstleistungen und Versicherungen auf. Der Vorstand muss sich auch die tatsächlichen Ausgaben des Vorjahres ansehen und Vorschläge von Anbietern einholen.

Vergessen Sie nicht, auch den Reservefonds zu berücksichtigen. Die Reserven eines Verbandes sind dazu da, zukünftige groß angelegte Ersatz- oder Reparaturarbeiten abzudecken. Ein Teil der gesammelten Bewertungen geht an den Reservefonds, um ein gesundes Niveau zu halten. Um das optimale Niveau für Ihre Reserven zu bestimmen, führen Sie regelmäßig eine Reservestudie durch. Einige Staaten verlangen, dass alle paar Jahre eine Reservestudie durchgeführt wird.

Von dort muss der Vorstand dann berechnen, wie viel Hausbesitzer in Gebühren zu berechnen. Sobald Sie eine Nummer im Kopf haben, müssen Sie alle Hausbesitzer über den Betrag informieren. Der Vorstand übernimmt auch die Erhebung dieser Bewertungen, einschließlich verspäteter Gebühren, die den Bewohnern entstehen können. Für delinquente Hausbesitzer kann der Vorstand mit einem HOA-Inkassobüro, einer Verwaltungsgesellschaft oder dem Problem selbst zusammenarbeiten.

Wissen führt zum Erfolg

Einzelne Vorstandsmitglieder haben ihre jeweiligen HOA-Führungsrollen und -pflichten zu erfüllen. Als Ganzes sollte Ihr HOA-Board jedoch zusammenarbeiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Das Verständnis Ihrer HOA Officers Stellenbeschreibungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs. Sobald Sie wissen, was Sie tun müssen, können Sie die richtigen Schritte unternehmen, um Ihre Ziele zu erreichen. Einige mögen es schwierig finden, Vorstandsmitglied zu werden, aber die Arbeit zahlt sich aus und die Rolle kann am Ende erfüllend sein.