RFP-Prozess und Schritte: Die ultimative Anleitung zur Optimierung Ihres Prozesses

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6 wesentliche RFP-Prozessschritte

Per Definition bieten RFPs viele wichtige Informationen, damit ein Unternehmen eine fundierte und strategische Entscheidung treffen kann. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es einer erheblichen Menge an Vorbereitung, Forschung und geschickter Ausführung.

Obwohl es kompliziert erscheinen mag, ist der RFP-Prozess ziemlich einfach, wenn er in die wesentlichen sechs Schritte unterteilt wird.

  1. Sammeln von RFP-Anforderungen
  2. Erstellen Sie Ihre RFP
  3. Durchführung der Erstbewertung
  4. Nachbereitung der Anbieter in der engeren Auswahl
  5. Treffen Sie Ihre endgültige Auswahl
  6. Erstellen und Abschließen des Vertrags

anforderungen

Eine erfolgreiche Ausschreibung führt zu einer Partnerschaft. Mit dem Ziel, den besten Partner zu finden, ist es wichtig, den Anbietern den Hintergrund und den Kontext zu bieten, um die Anforderungen des Unternehmens zu verstehen. Dies stellt sicher, dass Anbieter ein Verständnis entwickeln und in der Lage sind, angemessen zu reagieren.

Das RFP sollte die Verkäufer über die Probleme informieren, die der Emittent angehen möchte. Natürlich ist es im besten Interesse des Emittenten, dieses Dokument so klar wie möglich zu gestalten. Je mehr Informationen zur Verfügung gestellt werden, desto genauer und nützlicher werden die Vorschläge sein.

Wissensnetzwerk

Beim Sammeln von Informationen und Lösungsanforderungen von wichtigen Interessengruppen sind vier Hauptbereiche zu berücksichtigen. Die Ausschreibung sollte jedes dieser Elemente detailliert beschreiben, damit die Anbieter wirksame Antworten liefern können.

Überlegungen zur Ermittlung von Stakeholdern

Zweck

Fragen Sie zunächst die Stakeholder nach Informationen über den Bedarf. Was sucht ihr? Sie interessieren sich für einen langfristigen Partner oder eine Lösung für ein einmaliges Projekt? Welche Herausforderung lösen Sie? Verwenden Sie diese Informationen, um den Zweck der Ausschreibung zu beschreiben. Dadurch werden Erwartungen frühzeitig gesetzt und sichergestellt, dass Sie nur Angebote von qualifizierten Lieferanten erhalten.

Ziele

Erklären Sie als Nächstes genau, was das Unternehmen erreichen möchte. Fragen Sie die Stakeholder, wie sie erwarten, dass der Anbieter die Herausforderung löst. Fragen Sie außerdem, welche Rolle der Anbieter dabei spielen wird, Ihnen zum Erfolg zu verhelfen? Wie würde ein erfolgreiches Ergebnis aussehen?

Bewertungskriterien

Diskutieren Sie mit Stakeholdern, was die wichtigsten Faktoren der Lösung sind. Wenn Sie die Vorschläge erhalten, wie werden Sie sie bewerten? Was sind die wichtigsten Informationen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen? Dies wird in fast jedem RFP anders sein. Der wichtigste Faktor kann beispielsweise der Preis, die Verfügbarkeit, die Geschwindigkeit der Lösung, die Kundenerfahrung oder eine andere Anzahl technischer oder immaterieller Überlegungen sein.

Zusätzliche Anforderungen

Sammeln Sie zusätzliche Notizen darüber, was in einer Lösung hilfreich sein könnte. Dies sollten nicht unbedingt Anforderungen sein, sondern eine Wunschliste von Dingen, die Ihre Sicht auf das Angebot eines Anbieters verbessern könnten. Auf diese Weise können Anbieter diese Elemente hervorheben, wenn sie sie anbieten, ohne die Antworten derjenigen zu entmutigen, die dies nicht tun.

2. Erstellen des Ausschreibungsdokuments

Jede Ausschreibung hat Fragen. Während einige ein Dutzend Fragen haben, können andere Hunderte haben. Um die Auswertung zu vereinfachen, ist es hilfreich, die Anzahl der RFP-Fragen so gering wie möglich zu halten. Kürzere RFPs vereinfachen nicht nur die Auswahl des richtigen Anbieters, sondern erhöhen auch die pünktliche Fertigstellung und verhindern, dass hilfreiche Anbieter die Antwort ablehnen.

Beginnen Sie mit der Erstellung von Fragen anhand der Informationen, die Sie von Stakeholdern gesammelt haben. Bei grundlegenden Anforderungen kann die Formulierung von Fragen in einem Ja- oder Nein-Format dazu beitragen, unqualifizierte oder unterqualifizierte Lieferanten schnell zu eliminieren. Auf der anderen Seite, wenn Sie einen Partner mit einem tiefen Verständnis für Ihre Branche und Bedürfnisse suchen, können Open Text Answers Lieferanten ermutigen, ihre Kreativität und Vision zu teilen.

Zu den wichtigsten Fragen in einer Ausschreibung gehören:

Bieten Sie eine Testversion an?
Kostenlose Testversionen können Emittenten ein klares Bild davon vermitteln, was der Anbieter ohne Risiko für ihr Unternehmen zu bieten hat.

Wer sind Ihre Konkurrenten?
Diese Frage kann Emittenten helfen, die Integrität eines Lieferanten zu bestimmen. Es lässt Emittenten wissen, ob die Anbieter ehrlich sind, wer ihre Konkurrenten sind und warum sie gegen sie verlieren. Es kann Emittenten auch dabei helfen, festzustellen, ob es andere Optionen gibt, die sie untersuchen sollten.

Wie sieht Ihr Implementierungsprozess aus?
Beim Kauf von Software ist die korrekte Einrichtung entscheidend, um ihre Effektivität zu maximieren. RFP-Emittenten sollten bestimmen, wie lange der Implementierungsprozess dauern wird und wie involviert der Anbieter sein wird.

Welche Art von Training bieten Sie an?
Je komplexer die Lösung, desto wichtiger ist diese Frage. Wenn Sie nicht verstehen, wie Sie alle Funktionen und Funktionen der Lösung nutzen, können Sie wichtige Vorteile verpassen. Emittenten sollten sich über das Customer Success Team des Anbieters, den Umfang des Schulungsangebots des Anbieters sowie die verfügbaren Formate erkundigen. Wird der Support beispielsweise nur telefonisch angeboten oder gibt es auch Online-Self-Service und E-Mail?

Wie gehen Sie mit dem Kundensupport um?
Fast alle Softwarenutzer stoßen irgendwann auf ein Problem. Emittenten sollten festlegen, wie lange Anbieter benötigen, um auf Kundensupportanfragen zu reagieren, und wie sie diese Anfragen einreichen können.

Können Sie Referenzen, Rezensionen und Fallstudien bereitstellen?
In Ermangelung einer Studie gibt es keinen besseren Weg, um die Wirksamkeit einer Lösung zu bestimmen, als durch das Lernen über die Erfahrungen derer, die es bereits verwenden. Bitten Sie darum, direkt mit einem aktuellen Kunden zu sprechen. Wenn möglich, bitten Sie darum, mit jemandem zu sprechen, der ein ähnliches Geschäft oder einen ähnlichen Anwendungsfall hat.

Zusätzliche Überlegungen beim Schreiben eines RFP

Schließlich sollten RFP-Emittenten Fragen zu ihrer Branche stellen. Es ist wichtig festzustellen, ob ein Anbieter die Herausforderungen des Unternehmens versteht und seine Erfahrung nutzen kann, um erfolgreich zu sein.

Beim Erstellen von Ausschreibungen kann es hilfreich sein, sie als Vorlagen zu speichern. Denken Sie daran, Ihre Vorlagen immer zu überprüfen und unnötige oder irrelevante Fragen zu entfernen. Die RFP-Software macht dies mit dynamischen Vorlagen, die in Abschnitte unterteilt sind, einfach.

Erstbewertung zur Auswahl von Anbietern auf der Shortlist

Nachdem die Anbieter ihre Vorschläge eingereicht haben, kann der RFP-Emittent mit einer vorläufigen Bewertung beginnen. In dieser Phase identifiziert der Emittent eine Untergruppe von Anbietern, die für ihre Bedürfnisse am besten qualifiziert sind. Diese Untergruppe wird als Shortlist bezeichnet.

3 Schritte zur Auswahl Ihrer Shortlist:

  • Vergleichen Sie kritische Faktoren mit den Stärken des Anbieters
  • Eliminieren Sie Anbieter, die nicht qualifiziert sind oder nicht konkurrieren können
  • Identifizieren Sie Differenzierungsfaktoren für einen eingehenden Vergleich

Fragen zur Bewertung von Anbietervorschlägen

  • Haben sie einen zeitnahen und genauen Vorschlag unterbreitet?
  • Wie lange ist der Lieferant schon im Geschäft?
  • Kann der Lieferant mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren? Werden sie in der Lage sein, Ihre Bedürfnisse in der Zukunft zu erfüllen?
  • Wurde Ihnen der Lieferant von einem Peer oder einer Netzwerkverbindung empfohlen?
  • Ist der Verkäufer Mitglied einer vertrauenswürdigen Organisation, eines Handelsverbandes oder von einer Regierungsbehörde zertifiziert?
  • Haben sie Erfahrung mit Ihrer Konkurrenz oder anderen Unternehmen in einer ähnlichen Branche?

Follow-up mit Anbietern auf der Shortlist

Sobald der RFP-Emittent festgestellt hat, welche Anbieter die Shortlist erstellt haben, kann er mit einer eingehenderen Bewertung beginnen. In diesem Prozess sollte ermittelt werden, welcher Anbieter letztendlich das Gebot gewinnt.

  • Engage the shortlisted vendors
  • Ask follow-up questions that focus on critical factors
  • Set weighted scoring criteria
  • Fordern Sie eine RFP-Präsentation oder Demo von Finalisten an

In diesem Stadium ist es für Emittenten wichtig, zwischen den Angeboten der verbleibenden Anbieter zu unterscheiden und gleichzeitig die Hebelwirkung aufrechtzuerhalten. Nach Angaben von Computerworld:

“ Anbieter, die noch in Betracht gezogen werden, können für ihre bisherigen Bemühungen als Geste des guten Willens gelobt werden. Aber man muss ihnen auch sagen, dass es immer noch Konkurrenz gibt und dass sie ihre Stifte schärfen müssen. Ihre wesentlichen Kundenziele an dieser Stelle sind es, Flexibilität zu bewahren, eine gewisse Verhandlungsmacht aufzubauen und Ihre Optionen offen zu halten. Ein Fehltritt hier können Sie einige Hebelwirkung verlieren.“

Anbieter sollten zeigen können, wie sich ihre Angebote vom Rest der Konkurrenz unterscheiden. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Bedürfnisse und Bedenken der Emittenten klar sein und die Möglichkeit für gezielte Nachrichten bieten.

Abschluss der abschließenden Bewertung

In diesem Stadium sollte der RFP-Emittent ein gründliches Verständnis dafür haben, was jeder Anbieter zu bieten hat. Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Lösung ihren Anforderungen am besten entspricht.

Um Lieferanten richtig zu bewerten, sollte der Emittent jeden Lieferanten nebeneinander vergleichen. Dies beinhaltet oft einen strategischen Scoring-Prozess, wie z. B. gewichtete Scoring – wo Abschnitte oder einzelne Fragen, die die Bereiche der größten Sorge darstellen, am stärksten bewertet werden.

Wichtige Stakeholder sollten sich an der Bewertung und Bewertung der Finalisten beteiligen. Sicherlich können Sie in einer Gruppe oder einzeln überprüfen und punkten. Wenn individuelle Bewertungen bereitgestellt werden, können Bereiche mit Meinungsverschiedenheiten identifiziert und bei Bedarf behoben werden. Dies verbessert die Zustimmung der Stakeholder und stellt sicher, dass jede Perspektive berücksichtigt wird.

In einigen Fällen können zusätzliche Stakeholder für das Scoring erforderlich sein. Wenn Sie beispielsweise eine Softwarelösung kaufen, ist es ratsam, dass die IT-Abteilung die technischen Spezifikationen und die Sicherheit überprüft.

Nach der Bewertung der Kreditoren sollten die Emittenten eine interne Überprüfung der Bewertung vornehmen, in der sie ihre endgültige Kreditorenauswahl treffen. Wenn der Bewertungsprozess nicht eindeutig ist oder die Gruppe keinen Konsens erzielt hat, möchten Sie möglicherweise zusätzliche Interviews oder Follow-up-Demos planen, um verbleibende Fragen zu beantworten.

Erstellen, Ausgeben und Unterzeichnen des Vertrags

Sobald der Emittent einen Lieferanten ausgewählt hat, ist es Zeit, die Entscheidung sowie den Go-Forward-Prozess zu dokumentieren. Dies sollte beinhalten:

  • Bereitstellung der RFP-Ergebnisse an die Rechtsabteilung
  • Erstellung einer Arbeitserklärung (SOW) aus den gesammelten Antworten
  • Einschließlich Leistungsmetriken und Überprüfungsprozess im Vertrag

Beratung für Ihre Arbeitserklärung

Die SOW sollte so detailliert wie möglich sein, da sie definiert, wie der RFP-Emittent und ausgewählte wir werden zusammenarbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, Leistungsmetriken und die Überprüfungsmethode einzubeziehen. Diese Schlüsselelemente informieren den Verkäufer letztendlich darüber, was von ihnen erwartet wird, und schützen den RFP-Emittenten für den Fall, dass die vereinbarten Erwartungen nicht erfüllt werden.

Die Bedeutung der Erstellung eines sorgfältigen Vertrags

Der Prozess der Erstellung und Unterzeichnung eines Vertrags erfordert äußerste Sorgfalt. In der Tat sind sie entscheidend, sollte ein Rechtsstreit erforderlich werden.

  1. Beseitigung von Missverständnissen und Verwirrung
  2. Stärkung des Engagements beider Parteien
  3. Bereitstellung klarer finanzieller Erwartungen
  4. Begrenzung und Definition Ihrer Haftung
  5. Dient als wertvolles Referenzdokument

Sobald Ihr Vertrag endgültig und vollständig ist, kann Ihr RFP geschlossen werden. An diesem Punkt ist es an der Zeit, die Anbieter über das Ergebnis zu informieren und nach Möglichkeit Feedback zu den Gründen für Ihre Entscheidung zu geben. Sicherlich werden sie die Informationen zu schätzen wissen und die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zu den Lieferanten stellt sicher, dass Sie Ihnen beim nächsten Mal, wenn Sie eine Herausforderung haben, gerne helfen, eine Lösung zu finden.

Wenn Sie mit Ihrer neuen Partnerschaft fortfahren, denken Sie daran, die Ergebnisse einzuchecken und auszuwerten. Es ist ratsam, den ROI und die Ergebnisse regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden.

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