SharePoint eine leistungsstarke Plattform für Projektmanagement

„Gruppenprojekte werden mit weniger Frustration abgeschlossen, und jeder kann seinen Beitrag zu jedem Aspekt eines Projekts erhalten. Dieses Programm ist die Definition von Teamarbeit.“

– SharePoint Bewertung, Capterra.

Die Funktionen von SharePoint und Office 365 sind unübertroffen, die Anpassungs-, Kollaborations- und Dokumentenverwaltungsfunktionen der Plattform machen sie zur bevorzugten Lösung für 80% der Fortune 500-Unternehmen. SharePoint funktioniert gut als Projektmanagement-Tool; Projektmanager können Aufgabenlisten für eine bessere Aufgabenverwaltung erstellen. Erstellen Sie einen Projektplan und eine Dokumentbibliothek, um Projektdokumente auf der Projektwebsite zu speichern. In diesem Artikel werden wir die Anwendungsfälle von SharePoint für das Projektmanagement und die Komponenten, die es zu einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool machen, überprüfen.

SharePoint Projektmanagement Übersicht

Von der Projektinitiierung bis zum Abschluss des Projekts erleichtert SharePoint alle fünf Phasen des kollaborativen Projektmanagements.

Projektinitiierung

SharePoint hilft Projektmanagern, eine solide Grundlage für die zukünftige Arbeit zu schaffen. In diesem Stadium erstellen Sie eine Projektwebsite auf SharePoint; Die Website kann mit Sponsoren geteilt werden, was es einfacher macht, Genehmigungen, Sponsoring oder Ressourcen zu erhalten. Die Projektwebsite verfügt über native SharePoint-Funktionen, sodass die beteiligten Parteien zusammenarbeiten können, um das Ziel oder den Ansatz des Projekts zu definieren. Sie können die Site verwenden, um eine Projektcharta zu erstellen und das Objekt, den Arbeitsumfang und den Zeitplan des Projekts festzulegen.

Planen, Einrichten

Nach dem Erstellen einer bestimmten Projektwebsite können Teammitglieder SharePoint verwenden, um ein Dokumentenrepository auf der Projektwebsite zu erstellen und Aufgabenlisten zu erstellen. Während des Projektfortschritts können Sie die Aufgaben und Zeitpläne aktualisieren. Sie können SharePoint auch verwenden, um den Projektplan manuell zu überprüfen, indem Sie ihn für Teammitglieder und Sponsoren freigeben. Sie können Teammitglieder auch über ihre Verantwortlichkeiten informieren und die Bestätigungsfunktion aktivieren, um sicherzustellen, dass sie sich ihrer zugewiesenen Rolle bewusst sind.

Working

Der Projektmanager kann die Aufgabenliste auf der Homepage der Projektseite anzeigen, wodurch die Sichtbarkeit der anstehenden Aufgaben erhöht wird. Teammitglieder können ihre Arbeit leicht finden und nach Abschluss der Aufgabe als abgeschlossen markieren. Sie können auch Berichte erstellen und den Fortschritt des Projekts überwachen.

Nachverfolgen und Neuplanung

SharePoint ermöglicht die kontinuierliche Überwachung des Projekts, sodass Projektmanager das Projekt einfacher neu planen können, falls das Projekt nicht planmäßig ausgeführt wird. Sie können die KPIs auf der Startseite der Projektwebsite anheften, damit jeder den Status des Projekts leichter überprüfen und verstehen kann.

Schließen

SharePoint vereinfacht das Schließen eines Projekts; Projektmanager können eine Punschliste erstellen und die Vorgehensweise für zukünftige Projekte festlegen, indem sie einen Post-Mortem-Bericht erstellen. Projektmanager können die erledigten Aufgaben auf den Projektstandorten markieren und die relevanten Dokumente aktualisieren. Sie können auch eine Projekt-Retrospektive ausführen und der Site ein Lesson Learned-Dokument hinzufügen.

SharePoint-Komponenten, die es zu einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool machen

Die vier Schlüsselkomponenten, die SharePoint zu einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool machen, lauten wie folgt.

SharePoint-Listen

Projektmanager müssen für ein effektives Projektmanagement mit allen Komponenten des Projekts Schritt halten. SharePoint bietet eine bequeme Möglichkeit zum Verwalten von Projekten; Benutzer können verschiedene Listen für vorhandene Aufgaben erstellen. Jedes Mal, wenn Sie eine Liste hinzufügen, fügen Sie Ihrer SharePoint-Website einen Projektmanagementprozess hinzu. Diese Listen können enthalten;

• Aufgabenlisten mit der Fähigkeit, Projektstrukturplan, Transfer, Shuffle und Einzug oder outdent Aufgaben zu organisieren.
• Dokumentbibliothek mit nativen SharePoint-Funktionen, einschließlich Co-Authoring, Dokumentversionierung, Versionskontrolle, Check-In, Check-out usw.
• Weitere Listen, die Projektmanager für ein effektives Projektmanagement erstellen können, umfassen Projektergebnisse, Projektrisiken, Projektprobleme usw.

Webparts

SharePoint-Listen sind eine bequeme Möglichkeit, den Prozess zu verfolgen und Projektaktualisierungen einzugeben. Auf der anderen Seite können Benutzer mit SharePoint-Webparts den Fortschritt ihres Projekts verfolgen und den Fortschritt direkt in der Liste melden. Webparts erleichtern das Verfolgen und Melden des Fortschritts von Prozessen auf der Liste mithilfe von Dashboards.

Sie können Webparts verwenden, um für.

• Ampelanzeigen
• Offene Fragen
• Statusberichtsdiagramme
• Überfällige Arbeiten
• KPIs usw.

SharePoint-Websites

SharePoint-Websites bieten eine zentrale Anlaufstelle, indem sie alle Komponenten Ihrer SharePoint-Projektverwaltungstools, einschließlich Bibliotheken, Webparts und Listen, zusammenführen. Jedes Ihrer Projekte kann über eine eigene Projektwebsite verfügen, von der aus Sie problemlos auf Berichtstools (Webpart) zugreifen und Ihre Arbeit aktualisieren oder verfolgen (Listen) können. Diese Projektwebsites sind kollaborativ, sodass die Projektmitglieder gemäß den ihnen zugewiesenen Rollen zusammenarbeiten können.

Die Suchfunktion von SharePoint erleichtert das Auffinden eines Dokuments, ohne Zeit bei der manuellen Suche in mehreren Ordnern oder Netzwerken zu verlieren. Eine Projektwebsite verfügt über alle wichtigen Funktionen einer SharePoint-Website, einschließlich Vorlagen, Berechtigungen und Navigation.

SharePoint-Websitesammlung

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der SharePoint-Websitesammlung um eine Sammlung von SharePoint-Projektwebsites. Im Projektmanagement fungiert eine SharePoint-Websitesammlung als Portfolio, in dem Informationen aus verschiedenen Quellen an einem Ort gespeichert werden. Diese Funktion ist praktisch, insbesondere wenn jede Geschäftseinheit Ihrer Organisation ihre eigenen Projektanforderungen hat.

Fazit

SharePoint als Projektmanagement-Tool bringt viel auf den Tisch; Es bietet einen zentralen Ort zum Verwalten, Zusammenarbeiten und Verfolgen des Projektfortschritts.

Jessie Bell W., die Inhaberin einer Baufirma, nutzt SharePoint seit über zwei Jahren. Sie sagt, dass SharePoint den Teammitgliedern hilft, organisiert zu bleiben, das Remote-Team in Verbindung zu halten und die Projektdateien zu dokumentieren. Sie erklärt weiter, dass SharePoint hilft, die Projektmanager und Administratoren zur Rechenschaft zu ziehen. In ihrem Team arbeitet eine große Anzahl ihrer Teammitglieder von entfernten Standorten aus, aber aufgrund des mobilen Zugriffs konnten sie den Dokumentenfluss aufrechterhalten.