So erstellen Sie eine Projekt-Roadmap: Ein Toolkit für den Erfolg
Die Kommunikation Ihres Projektziels und Ihrer Strategie ist nicht immer einfach. Oft möchten wichtige Stakeholder und Führungskräfte sehen, wie sich ein Projekt entwickeln wird, haben aber keine Zeit, einen zu detaillierten Plan durchzuarbeiten.
Deshalb ist eine Projekt-Roadmap so nützlich. Es bietet eine übersichtliche Darstellung von Projektmeilensteinen und -zielen, sodass Entscheidungsträger wissen, welche Ergebnisse wann zu erwarten sind. Es ist auch eine Möglichkeit, effektive Arbeitsabläufe zu etablieren, die Ihnen helfen, Aufgaben von Anfang an zu delegieren und zu verwalten.
Hier decken wir die Grundlagen der Erstellung einer Projekt-Roadmap ab, von der Festlegung eines realistischen Zeitplans bis zur Festlegung ausgewogener Arbeitsabläufe mit definierbaren Zielen.
Wir haben Quicklinks hinzugefügt, die Ihnen helfen, durch den Leitfaden zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden:
- Was ist eine Projekt-Roadmap?
- Projekt-Roadmaps und Agilität: Was ist die Verbindung?
- So erstellen Sie eine Projekt-Roadmap: Schritt für Schritt
- Schritt 1: Definieren Sie Projektziele und -pläne
- Schritt 2: Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan (Beispiel enthalten)
- Schritt 3: Bewerten Sie den Wert und die Risiken jeder Projektaufgabe
- Schritt 4: Berücksichtigen Sie Kosten und Ressourcen
- Schritt 5: Delegieren Sie effektiv
- Schritt 6: Setzen Sie erreichbare Meilensteine
- Wichtige Erkenntnisse
Was ist eine Projekt-Roadmap?
Eine Projekt-Roadmap gibt einen allgemeinen Überblick über die Ziele, Vorgaben und Ergebnisse eines Projekts. Es wird als Zeitleiste dargestellt, die zeigt, wann und wie wichtige Projektmeilensteine erreicht werden.
Eine Projekt-Roadmap sollte einfach und prägnant sein. Vermeiden Sie zu viele Details, da dies in den Hauptprojektplan aufgenommen wird. Ihre Roadmap sollte einen Überblick über den Projektzeitplan geben und es einfacher machen, die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten und dem Team die nächsten Schritte und Meilensteine mitzuteilen.
Stellen Sie sich eine Projekt-Roadmap als Ressource auf einen Blick vor, die den Hauptprojektplan ergänzt. Es bietet einen strategischen Überblick über ein Projekt, sodass jeder den Status des Projekts auf dem Weg zur Fertigstellung überprüfen kann.
Hier schauen wir uns an, was eine Projekt-Roadmap enthalten sollte:
- Ziele und Vorgaben
- Eine Zeitleiste mit wichtigen Meilensteinen
- Ergebnisse
- Risiken
- Eventualitäten
Projekt-Roadmaps und Agilität: Was ist der Link?
Agiles Projektmanagement wird zur Norm in prozessgetriebenen Disziplinen, da Unternehmen sich von starren Arbeitsweisen zugunsten kurzer Entwicklungszyklen, die auf kontinuierliche Verbesserung und Optimierung ausgerichtet sind, entfernen wollen. Aber wie passen Projekt-Roadmaps in diese neue Managementpraxis? Und sind sie immer noch von Wert?
Das agile Projektmanagement-Modell basiert auf einer großen Menge an Zusammenarbeit zwischen einzelnen Stakeholdern und Teams, die alle zusammenkommen, um das Projekt zu verwirklichen. Aufgrund der Vielschichtigkeit dieser Arbeitsdynamik ist es wichtig, dass jeder den Status des Projekts leicht verfolgen und überprüfen kann – und hier kommt eine Projekt-Roadmap ins Spiel.
Eine Projekt-Roadmap ergänzt das agile Management perfekt. Leicht im Detail, aber prägnant und überschaubar, machen Roadmaps agiles Projektmanagement einfach, wobei Teams einen klaren Überblick über die Projektziele erhalten, ohne sich in kleinen Details zu verzetteln – was der Schlüssel zum Erreichen einer agilen Managementstrategie ist.
So erstellen Sie eine Projekt-Roadmap: Schritt für Schritt
Eine effektive Projekt-Roadmap sollte die Projektziele und -aktivitäten auf hoher Ebene auf einen Blick kommunizieren. So erstellen Sie eine Projekt-Roadmap, die Ihre Strategie klar umreißt.
Schritt 1: Projektziele und -pläne definieren
Eine gute Projekt-Roadmap kommuniziert Ziele und Pläne prägnant und bietet Details auf hoher Ebene, ohne sich auf übermäßige Planungsnotizen und -schriftsätze zu verlassen. Ihre Karte sollte die Ziele des Projekts einfach darstellen und hervorheben, was die Stakeholder erwarten können und wie Ihr Team es erreichen wird.
Erstellen Sie zunächst eine Liste der Ergebnisse. Dies ist ein vordefinierter Überblick darüber, was erreicht wird, und zeigt den Führungskräften den Wert und die Durchführbarkeit des Projekts. Geben Sie hier nicht viele Details an; Geben Sie einfach Ihre Erwartungen an, bevor Sie die Ziele mit einem praktikablen Projektzeitplan ergänzen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine realistische Zeitleiste (Beispiel enthalten)
Eine Zeitleiste ist der wichtigste Teil einer Projekt-Roadmap. Dies legt nicht nur die Dauer des Projekts fest, sondern auch, wie es sich entwickeln wird, wann Meilensteine erreicht werden und wie einzelne Arbeitsabläufe zusammenkommen, um Ziele im Einklang mit Ihren Projektzeitpunkten zu erreichen.
Bestimmen Sie zunächst die erforderlichen Arbeitsabläufe und Ressourcen, um die Ziele zu erreichen, da diese die Länge des Projekts und den Zeitpunkt der Festlegung wichtiger Meilensteine bestimmen. Der Zeitplan sollte die Zeit angeben, die benötigt wird, um Ihre Ziele zu erreichen, und zu welchen Kosten. Wie weit Sie in die Zukunft blicken, wenn Sie diese Zeiten und Kosten kommunizieren, liegt bei Ihnen und hängt vom Umfang des Projekts und dem Arbeitsaufwand ab.
Im Folgenden haben wir ein Beispiel für eine Projekt-Roadmap zusammengestellt, damit Sie eine klare Vorstellung davon bekommen, wie Ihre Zeitleiste aussehen sollte.
Schritt 3: Bewerten Sie den Wert und die Risiken jeder Projektaufgabe
Einige Aufgaben haben mehr Gewicht und Verantwortung als andere, daher müssen Sie sicherstellen, dass diese an die richtigen Personen delegiert werden. Bewerten Sie jede Aufgabe danach, wie wichtig sie für den Erfolg des Projekts ist, und weisen Sie sie dem entsprechenden Teammitglied oder der entsprechenden Abteilung zu.
Schritt 4: Kosten und Ressourcen berücksichtigen
Jeder Arbeitsstrom sollte sorgfältig bewertet werden, um die erforderlichen Kosten und Ressourcen zu ermitteln. Stakeholder möchten sehen, wie viel Zeit, Geld und Ressourcen in bestimmte Aufgaben investiert werden.
Schritt 5: Effektiv delegieren
Sobald Sie eine Vorstellung von Kosten und Ressourcen haben, können Sie damit beginnen, Projektaktivitäten an einzelne Abteilungen und Teammitglieder zu delegieren. Delegation erfordert ein sorgfältiges Gleichgewicht zwischen Kosten und Machbarkeit; Es macht wenig Sinn, einer Person als Kostensenkungsmaßnahme die Hauptverantwortung für einen Arbeitsstrom zu übertragen, wenn Zweifel bestehen, ob sie ihr Ziel erreichen kann. Seien Sie realistisch und berücksichtigen Sie die langfristige Rentabilität des Projekts anstelle kurzfristiger Kostensenkungen.
Tipp – Eine Projekt-Roadmap ist eine Lösung auf einen Blick, also haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie jedes Detail angeben müssen, wie Ziele erreicht werden. Workstreams sind eine Möglichkeit, das Eigentum an übergeordneten Projektaufgaben zu kommunizieren, aber es sollte nicht notwendig sein, detaillierter zu gehen.
Die Aktivität einzelner Teammitglieder kann einen großen Teil eines breiteren Arbeitsstroms bilden, sodass dies nicht in die Roadmap aufgenommen werden muss. Dadurch bleiben die Dinge flexibler, sodass Sie die Verantwortung verschieben und einen Notfallplan erstellen können, ohne jede Änderung gegenüber den Stakeholdern zu rechtfertigen.
Schritt 6: Erreichbare Meilensteine setzen
Einzelne Arbeitsabläufe sollen dazu beitragen, die Entwicklung eines Projekts hervorzuheben, und Meilensteine sind eine einfache Möglichkeit, den Stakeholdern den Fortschritt Schritt für Schritt mitzuteilen. Bei der Erstellung von Arbeitsabläufen können Sie anhand von Meilensteinen leicht erkennen, wie die einzelnen Aktivitäten zur Erreichung der Ziele beitragen, und sicherstellen, dass jede Facette des Projekts wie in Ihrer Roadmap prognostiziert voranschreitet.
Notfall- und Risikomanagement
Wenn Sie den Zeitplan erstellen und definierte Arbeitsabläufe hinzufügen, müssen Sie Bereiche mit hohem Risiko berücksichtigen und Notfallmaßnahmen implementieren, die das Projekt wieder zum Erfolg führen, sollte etwas schief gehen.
Das Risikomanagement ist für die Projektplanung von entscheidender Bedeutung, und die wichtigsten Interessengruppen werden sicherstellen wollen, dass alle Eventualitäten berücksichtigt wurden. Caveat spezifische Hochrisikoaktivitäten mit einem geeigneten Label, wie ‚begrenzte Ressource‘, ‚Potenzial für externe Verzögerungen‘ oder ‚Finanzproblem‘, so dass die Beteiligten von Anfang an über die Risikobereiche informiert sind. Dies verwaltet nicht nur die Erwartungen, sondern kann Ihnen auch bei der Lösung von Problemen helfen; zum Beispiel, wenn Sie zusätzliche Mittel oder Ressourcen genehmigen, um den reibungslosen Abschluss einzelner Arbeitsabläufe und Projektziele zu unterstützen.
Erstellen Sie zur Ergänzung Ihrer Projekt-Roadmap ein Notfalldokument, in dem beschrieben wird, welche Maßnahmen ergriffen werden, falls einer der Arbeitsströme sein Ziel nicht erreicht. Dies sollte effektiv einen ‚Plan B‘ für die Projektabwicklung skizzieren, unter Berücksichtigung der Risikomanagementanalyse und Notfallmaßnahmen.
Wichtige Imbissbuden
Hier sind einige der wichtigsten Imbissbuden und Dinge, die Sie beim Erstellen Ihrer eigenen Projekt-Roadmap beachten sollten:
- Eine Projekt-Roadmap sollte für jeden, der sie liest, sinnvoll sein und auf einen Blick eine kurze Aufschlüsselung Ihrer Ziele, Strategie und Aktivitäten enthalten. Versuchen Sie, zu viele Details zu vermeiden; Dies kann in einem längeren Strategie- oder Planungsdokument enthalten sein.
- Eine Projekt-Roadmap sollte zwei wesentliche Teile enthalten: eine klare Liste definierter Ziele und Ergebnisse sowie ein begleitender Zeitplan, in dem die Arbeitsabläufe aufgeführt sind, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können.
- Seien Sie realistisch, wenn Sie einen Projektzeitplan erstellen, und überlegen Sie genau, an wen Sie bestimmte Aufgaben delegieren sollen.
- Überladen Sie Workstreams nicht mit granularen Aktivitäten und Prozessen; Fügen Sie nur Informationen auf hoher Ebene hinzu, um die Workstreams des Projekts flexibel zu halten.
- Bitten Sie einen Kollegen, Ihre Roadmap zu überprüfen, bevor Sie sie an Stakeholder verteilen. Wenn sie etwas nicht verstehen können oder Unsicherheiten bezüglich der Erreichbarkeit haben, müssen Sie möglicherweise einige Änderungen vornehmen.
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