Special Event Planner: Arten von gesellschaftlichen Veranstaltungen

Special Event Planner: Arten von gesellschaftlichen Veranstaltungen

Für die meisten Veranstaltungsplaner ist die Social Arena ihr Forté. Die Zusammenstellung einer guten Party erfordert viel Kreativität und die Fähigkeit zu planen, zu organisieren und zu koordinieren. Planer müssen sehr detailorientiert sein. Hochzeitsplaner sind offensichtlich die bekanntesten der gesellschaftlichen Veranstaltungsplaner; Die meisten Veranstaltungsplaner stellen jedoch genauso gerne ein Familientreffen zusammen wie eine Hochzeit. Der Prozess ist im Wesentlichen derselbe. Die Gründe sind nur ein wenig anders, und so sind einige der notwendigen Schritte.

Gesellschaftliche Veranstaltungen müssen, wie bei Firmenveranstaltungen, mit dem Zweck und dem Budget beginnen. Was ist die Veranstaltung? Was wird gefeiert? Warum eine Veranstaltung oder Party? Dann kommt die Frage des Budgets ins Spiel. Sie werden häufig gebeten, ein Champagner- und Kaviar-Event mit einem Bier- und Pizzabudget durchzuführen. Ihre Aufgabe besteht nicht unbedingt darin, Ihrem Kunden mitzuteilen, dass Sie dies nicht tun können. Sie müssen kreativ sein und Optionen anbieten. Zeigen Sie Ihrem Kunden, wo das Budget angepasst werden kann, um mehr Geld für das Essen und weniger Geld für die Unterhaltung oder das Décor auszugeben. Versuchen Sie, die Vision Ihres Kunden zu entdecken und zu sehen, wie Sie Ihrem Kunden helfen können, dies innerhalb der Grenzen des genehmigten Budgets zu erreichen.

Obwohl sie im sozialen Bereich nicht die gleiche Bedeutung haben, sind sie für Ihren Kunden nicht weniger wichtig. Was Sie in der sozialen Arena entdecken werden, ist, dass die meisten Ihrer Kunden eine sehr starke emotionale Bindung an den Grund für das Ereignis haben werden. Ihr Ziel wird es dann sein, das Bedürfnis Ihres Kunden zu befriedigen, die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Es ist ratsam, Ihre Fähigkeiten zu bewerten und frühzeitig zu entscheiden, ob Sie diese Veranstaltung erfolgreich gestalten können. Es ist immer besser, von einem Vertrag wegzugehen, als einen Fehler und eine schlechte Referenz über einen Job zu haben.

Besonders im sozialen Bereich besteht Ihre erste Aufgabe darin, festzustellen, ob Sie und Ihr Kunde gut zueinander passen. Letztendlich, Sie sind dabei, eine ziemlich intensive Beziehung zu dieser Person aufzubauen, die einige Monate dauern kann. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Kunde gut zueinander passen. Es ist besser, jetzt herauszufinden, dass Ihre Stile inkompatibel sind, als nachdem Sie viele Stunden in die Veranstaltung investiert haben.

Anbieter auswählen

Wenn Sie zum ersten Mal mit der Planung von Sonderveranstaltungen beginnen, müssen Sie wirklich Ihre Hausaufgaben für Ihre gesellschaftlichen Veranstaltungen machen. Bis Sie eine Liste der Anbieter haben, mit denen Sie eine Arbeitsbeziehung aufgebaut haben, ist es wichtig, dass Sie mit Vorsicht vorgehen.

Nach dem Rat des Better Business Bureau (BBB) ist es ratsam, drei oder vier mögliche Anbieter für jede Spezialität zu interviewen. Sprechen Sie mit drei oder vier Caterern, drei oder vier Fotografen und Vertretern von drei oder vier Veranstaltungsorten. Behalten Sie diese Gespräche im Auge. Dann, zurück in Ihrem Büro, können Sie alle vergleichen, ihre Schätzungen und was sie für den Preis anbieten.

Fordern Sie Muster der Arbeit jedes Anbieters an. Schauen Sie sich die Fotos von jedem Fotografen an. Probieren Sie das Essen von jedem Caterer. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter für die Proben verantwortlich ist. Manchmal erhalten Sie ein Portfolio der besten Arbeiten eines Studios oder Restaurants. was bedeutet, dass die Arbeit eine Zusammenstellung mehrerer Personen ist, nicht unbedingt die, die Sie einstellen möchten. Dies gibt Ihnen keine gute Vorstellung von der Qualität der Arbeit des Anbieters, bevor Sie Ihrem Kunden Empfehlungen geben.

Jedes Mal, wenn Sie mit einem neuen Anbieter treffen, fragen Sie nach einer Kopie seines Vertrages zu halten. Dies wird Ihnen helfen, sich mit der Terminologie von Verträgen in der Planung von Sonderveranstaltungen vertraut zu machen und zu bewerten, ob ein Vertrag, den Ihr Kunde unterzeichnen muss, fair ist.

Denken Sie daran, wenn Sie einen Vertrag unterschreiben, müssen Sie beide mit allem im Vertrag einverstanden sein. Mit anderen Worten, wenn der Vertrag etwas enthält, das Ihnen nicht gefällt oder das Ihr Kunde nicht mag, nehmen Sie die Änderung vor, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.

In den meisten Fällen wird empfohlen, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die bereits eine Weile im Geschäft sind. Es ist seit langem bekannt, dass die meisten neuen Unternehmen innerhalb des ersten Betriebsjahres scheitern. Sie möchten keinen Verkäufer einstellen, der ein neues Unternehmen für eine Veranstaltung ist, die länger als ein Jahr dauert, nur um festzustellen, dass das Unternehmen seine Türen geschlossen und die Einzahlung Ihres Kunden mitgenommen hat. Die BBB erinnert uns auch daran, dass für Unternehmen, die erst seit ein paar Monaten im Geschäft sind, nicht genügend Zeit blieb, um Beschwerden gegen sie einzureichen.

Es wird dringend empfohlen, alles mit Kreditkarte zu bezahlen. Das Fair Credit Billing Act besagt, dass innerhalb von drei Monaten nach dem Zeitpunkt eines Kaufs die Gebühren auf der Kreditkarte bestritten werden können. Das Kreditkartenunternehmen wird in Ihrem Namen eingreifen und versuchen, die Angelegenheit zu lösen, und Sie müssen den Restbetrag des umstrittenen Kaufs oder die während des Untersuchungszeitraums aufgelaufenen Zinsen nicht bezahlen.

Wenn Sie letztendlich mit den Dienstleistungen eines Verkäufers oder einer von Ihnen beauftragten Firma oder Firma unzufrieden sind, schreiben Sie einen Brief, um den Eigentümer darüber zu informieren. Schreiben Sie auch einen Brief an die BBB, damit Ihre Beschwerde für zukünftige Kunden gespeichert wird, die sich nach der Servicequalität dieses Anbieters erkundigen.

Hochzeiten

Hochzeiten sind wahrscheinlich die häufigste Feier im Leben eines Veranstaltungsplaners. Da die meisten Bräute keine Ahnung haben, was sie tun müssen, um ihre Hochzeit vorzubereiten, werden die meisten jemanden wie Sie einstellen, der ihnen bei der Planung ihrer Hochzeit hilft.

Hochzeiten haben einige besondere Überlegungen, wie zum Beispiel:

• Haushalt: Welche Familie zahlt wofür?
• Brautparty: Wer wird mit Braut und Bräutigam stehen?
• Planung: Beginnen Sie weit vor der Veranstaltung.
• Verlobungsfeiern: Wer wird sie veranstalten und wo?
• Korrespondenz und Einladungen: Wählen Sie die Gästeliste und Schreibwaren.
• Hochzeitskleidung: Entscheidungen müssen für Braut, Bräutigam, Begleiter, Eltern usw. getroffen werden.
• Caterer: Wer kümmert sich um alle Speisen und Getränke für jede Veranstaltung im Zusammenhang mit der Hochzeit?
• Hochzeitstorte: Wählen Sie aus Spezialitätenbäckereien.
• Aufzeichnung der Veranstaltung: Treffen Sie Entscheidungen über Fotografie und Videografie.
• Musik: Entscheidungen müssen für die Zeremonie und den Empfang getroffen werden.
• Hochzeitsblumen: Eine Auswahl wird für die Braut benötigt, Brautjungfern, Bräutigam, Trauzeugen, Eltern, die Zeremonie, und der Empfang, sowie für die mögliche Erhaltung einiger festlicher Blumen.
• Ringe: Müssen ausgewählt und gekauft werden.
• Gäste außerhalb der Stadt: Transport und Unterkunft müssen arrangiert werden.
• Hochzeitsgeschenke.
• Hochzeitszeremonie: Art, Stil und Ort müssen ausgewählt werden.
• Hochzeitsempfang: Die Wahl des Ortes, des Essens, der Musik und mehr muss getroffen werden.
• Zielhochzeiten: Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, damit die Teilnehmer zu einem einzigartigen Ziel reisen können.
  Möchten Sie mehr erfahren? Nehmen Sie an einem Online-Kurs zur Planung von Sonderveranstaltungen teil.
• Flitterwochen: Reisepläne, Tickets und Unterkünfte müssen gebucht werden.
• Fragen nach der Hochzeit: Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, um das Brautkleid zu erhalten, Mietkleidung und Accessoires zurückzugeben, die Hochzeitsbilder zu erhalten usw.

Während jede Hochzeit einzigartig sein wird, gibt es eine Reihe von Schritten, die Sie unternehmen werden, die Ihnen vertraut sind. Was Sie sich daran erinnern müssen, ist, dass eine Hochzeit ein ganz besonderer Tag für alle ist und Sie sehr hart arbeiten müssen, um sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um einen besonderen Tag handelt. Hochzeiten sollten mehr als jede andere Feier reibungslos verlaufen.

Familienveranstaltungen: Wiedervereinigungen, Geburtstage und Jubiläen

Wiedervereinigungen: Familientreffen sind zu einem großen Ereignis in der Branche geworden. Dies sind normalerweise große, ungezwungene Ereignisse. Mit immer mehr Familien im ganzen Land verstreut, sogar auf der ganzen Welt, Wiedervereinigungen sind eine Möglichkeit, mit längst verlorenen Verwandten in Kontakt zu treten. Es gibt viele Familien, die Reunion-Komitees einrichten, um die Veranstaltung zu planen, das Budget zu überwachen und sich um jedes kleine Detail zu kümmern. Häufiger, jedoch, Die Menschen sind heute einfach zu beschäftigt mit ihrer Arbeit und ihrem Leben, um die notwendige Zeit in die Planung eines guten Wiedersehens zu investieren. Als Ergebnis, Sie wenden sich an Veranstaltungsplaner. Der Veranstaltungsplaner kümmert sich um so viel oder so wenig von der Wiedervereinigung Planungsprozess als Ihre Familie wünscht.

Ein erfolgreiches Familientreffen hat viele Schritte und als Veranstaltungsplaner können Sie die meisten davon für Ihren Kunden erledigen:

• Bestimmen Sie, welche Familie zum Wiedersehen eingeladen werden soll. Dieser Schritt benötigt Input von der Familie.
• Erstellen Sie basierend auf dem vorherigen Schritt eine Gästeliste. Holen Sie sich die Namen aller: Familie, Ehepartner und Kinder. Als Veranstaltungsplaner müssen Sie mit mehreren Zweigen der Familie in Kontakt treten, um Ihrem Kunden bei der Suche nach geeigneten Mitgliedern des Stammbaums zu helfen.
• Lange vor der Wiedervereinigung möchten Sie eine einfache Umfrage an die eingeladenen Familienmitglieder senden. Diese Umfrage hilft Ihnen und Ihrem Kunden, sich für ein Datum und einen Ort zu entscheiden. Eine Diskussion über das Budget wird hier beginnen.
• Wählen Sie das Datum.
• Wählen und reservieren Sie den gewünschten Standort. Da Wiedervereinigungen in der Regel eine Reihe von Kindern umfassen, ist es normalerweise eine gute Idee, einen familienfreundlichen Ort zu finden. Einige Familientreffen können in Zoos, in Themenparks oder in speziellen Einrichtungen wie einer Dude Ranch stattfinden.
• Erstellen Sie ein Budget. Ihr Kunde muss entscheiden, ob er die gesamte finanzielle Belastung der Veranstaltung trägt oder ob eine Gebühr pro Familie erhoben wird, um die Kosten der Veranstaltung zu decken.
• Bestimmen Sie das Thema.
• Erstellen Sie eine Mailingliste, E-Mail, Post oder beides.
• Hilfe, um das Menü zu bestimmen. Wird die Veranstaltung organisiert? Ganz oder teilweise?
• Aktivitäten planen. Da Familientreffen Menschen jeden Alters umfassen, ist es ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit, Aktivitäten zu finden, die die Kluft zwischen den Generationen überbrücken. Dies könnte ein guter Zeitpunkt sein, um Ihren Kunden Clowns, Gesichtsmalern, Magiern, Karikaturkünstlern usw. vorzustellen.
• Bestimmen Sie den Bedarf an Fotografie und Videografie.
• Senden Sie Einladungen und verfolgen Sie die Antworten.
• Programm drucken.
• Dekorieren Sie für die Veranstaltung.

Menschen auf der ganzen Welt achten besonders auf verschiedene Übergangsriten in ihrem Leben oder im Leben ihrer Kinder. Verständlicherweise sind diese mit hoch aufgeladenen Emotionen behaftet und können stressig sein. Diese Ereignisse basieren typischerweise auf dem Erreichen eines bestimmten Alters oder einer bestimmten Phase im Leben. Typische Übergangsriten sind Taufen, Bar- und Bat-Mizwa, Konfirmationen, Quincenera, Promotionen, Ruhestand und sogar Beerdigungen. Solche Zeremonien sind normalerweise ritualisiert und können stark religiös sein oder das Gewicht kultureller Werte haben. Aus diesem Grund ist es ratsam, so viel wie möglich über das Ereignis zu erfahren, um Fehler bei der Interaktion mit Ihrem Kunden zu vermeiden.

Solche Feierlichkeiten können so aufwendig und aufwendig sein wie die Planung einer Hochzeit, obwohl der Ehrengast normalerweise ein Teenager ist:

• Bar und Bat Mitzvahs: Diese Feierlichkeiten ehren einen Jungen oder ein Mädchen, das in der jüdischen Religion volljährig geworden ist, normalerweise 13 Jahre für den Jungen und 12 Jahre für das Mädchen. Die religiöse Zeremonie feiert das erste Mal, dass das Kind als Erwachsener an einem normalen Sabbatgottesdienst teilnimmt. Nach der Zeremonie kann die Feier im Haus des Kindes oder in einem Bankettsaal stattfinden.
• Quinceañera: Dies ist eine Feier des 15.Geburtstages eines Mädchens, typischerweise von spanischsprachigen Katholiken. Die Feier beginnt mit einer religiösen Zeremonie, in der das Mädchen ihren Glauben bekräftigt. Danach findet ein Empfang statt, oft in einem Bankettsaal. Der Hof der Quinceañera besteht aus ihren Eltern, Paten und dem Chambelan oder jungen Mann, der ihre Begleitung für den Abend ist. Normalerweise arrangieren die Paten des Mädchens die Feier.
• Sweet 16: Normalerweise erinnert diese Party an den 16. Es kann so traditionell oder aufwendig sein, wie der Kunde es wünscht. Es gibt normalerweise keine religiösen Obertöne zu dieser Feier.
• Debütantenball: Dieses Ereignis, während es datiert klingt, tritt noch heute auf. Wie es historisch angedeutet hat, ist eine Debütantin eine junge Dame, die das Alter der Reife erreicht hat, zur Ehe berechtigt ist und in dieser formellen Präsentation in die Gesellschaft eingeführt wird. Die meisten modernen Bälle wurden zu Wohltätigkeitsveranstaltungen, bei denen die Eltern der Debütantin für einen wohltätigen Zweck spenden und die eingeladenen Personen tatsächlich für ihre Tickets bezahlen. Solche Bälle können sehr kunstvoll und formell sein und Monate und Monate der Planung erfordern.

Manchmal entscheidet sich Ihr Kunde für eine Cocktailparty anstelle des Abendessens, In diesem Fall beginnt es normalerweise später am Abend und hat bis zu sechs oder sieben Arten von Hors d’oeuvres Tabletts und zwei oder drei stationäre Gegenstände. Cocktailpartys können bei Ihrem Kunden zu Hause abgehalten oder als formellere Angelegenheit an einem gemieteten Ort eingerichtet werden, z. B. im Rahmen einer Spendengala oder sogar einer Hochzeit. Sie können eingestellt werden, um die gesamte Cocktailparty zu veranstalten, oder Ihr Kunde kann die Party in einem lokalen Restaurant veranstalten. Wenn Sie auch ein Caterer sind, werden Sie möglicherweise gebeten, die gesamte Cocktailparty für Ihren Kunden zu planen und zu präsentieren.

Intime Abendessen

Dies sind kleinere Veranstaltungen, die Ihnen jedoch ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen vermitteln können als einige der größeren Veranstaltungen. Der Grund dafür ist, dass Sie enger an der Planung jedes Details des Abendessens beteiligt sind. Sie werden sich tatsächlich mit Ihrem Kunden zusammensetzen und Ideen für das Abendessen bekommen. Finden Sie die Lieblingsgerichte Ihres Kunden heraus und machen Sie sich ein Bild von Vorlieben und Abneigungen. Finden Sie heraus, ob Ihr Kunde für jeden Gang eine bestimmte Art von Essen bevorzugt. Dann setzen Sie sich mit dem ausgewählten Küchenchef zusammen und bitten ihn, ein Menü speziell für Ihren Kunden zu entwerfen. Sobald Sie das Menü erstellt haben, senden Sie es mit einer Liste der für das Abendessen erforderlichen Zutaten an Ihren Kunden zurück.

Andere Veranstaltungen

Als Planer für besondere Veranstaltungen werden Sie aufgefordert, alles zu planen, von einer Babyparty bis zu einer politischen Kundgebung. Schauen Sie sich die folgende Liste an und sehen Sie die große Vielfalt an Ereignissen, die wahrscheinlich Ihren Job ausmachen werden. Keine zwei Ereignisse werden jemals gleich sein. Das ist einer der besten Vorteile dieses Geschäfts!