Vollständige Checkliste für die Konferenzplanung

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Die Ausrichtung einer erfolgreichen Konferenz hat viele Vorteile. Dazu gehört die Förderung Ihrer Organisation und Ihres Netzwerks sowie die Erweiterung Ihrer Reichweite durch Marketing- und Branchenanwälte. Und das Beste: Sie können Einnahmen generieren!

Aktuelle Event-Marketing-Statistiken zeigen, dass 41 Prozent der Vermarkter glauben, dass Events der effektivste Marketingkanal gegenüber digitaler Werbung, E-Mail-Marketing und Content-Marketing sind. Dies entspricht einem Anstieg von 32 Prozent seit 2017, so Bizzabo.

Bei der Planung Ihrer Konferenz sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Die beiden wichtigsten Faktoren sind zunächst die Jahreszeit und der Veranstaltungsort. Wenn Sie sich für die beste Jahreszeit für Ihre Konferenz entscheiden, denken Sie an die Hauptsaison für die Geschäfte und beruflichen Rollen Ihrer Teilnehmer. Sie sollten sich von ihren geschäftigen Zeiten fernhalten, in denen sie nicht unbedingt an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können.

Beachten Sie aus Budgetsicht die Hauptkonferenzsaison in der Region, in der Sie Ihre Konferenz abhalten möchten, z. B. Januar-März, in Urlaubszielen. Betrachten Sie auch Ziele, die möglicherweise nicht die ersten sind, die Ihnen in den Sinn kommen. Second- und Third-Tier-Städte können einzigartige Anziehungskraft bieten, sowie liefern tolle Preise für diejenigen, die mehr Budget bewusst sind.

Sie möchten den Teilnehmern ein hervorragendes Konferenzerlebnis bieten, was eine Herausforderung sein kann. Der Planungsprozess hat viele Facetten. Es erfordert ein engagiertes Team von Mitarbeitern mit Fachwissen in verschiedenen Bereichen der Konferenzplanung, um die vielfältigen Aktivitäten zu bewältigen. Diese Aktivitäten decken die gesamte Bandbreite ab, von der Werbung und Registrierung bis hin zur Besprechungsplanung und Agendaplanung.

Es ist unerlässlich, eine Checkliste für die Konferenzplanung zu haben, um alles in Ordnung zu halten. Die Checkliste ist ein umfassendes Dokument, das eine Liste der Aufgaben enthält, die Sie und Ihr Team vor, während und nach einer Konferenz erledigen müssen.

Die Checkliste hilft auch dabei, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, mit wichtigen Daten und Elementen, die Sie nicht verpassen möchten. Sie müssen die Checkliste wöchentlich aktualisieren, um sie als lebendiges Dokument zu erhalten und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich einer Checkliste für die Konferenzplanung zu nähern. Es kann nach Pre-, Onsite- und Post-Elementen, nach Aktivitätskategorien oder in Zeitleistenreihenfolge unterteilt werden. Unabhängig vom Format muss es Fälligkeitsdaten enthalten und wer für jede Werbebuchung verantwortlich ist.

Hier ist ein Beispiel für eine Konferenzplanungs-Checkliste, die die Highlights enthält:

Promotions

  • Entwickeln Sie einen Event-Marketing-Plan
  • Bestimmen Sie die Event-Markenstrategie
  • Strategize Thema, basierend auf Standort und Event-Ziele
  • Initiieren Verkaufsprogramm für Sponsoren und Anbieter
  • Erstellen Sie eine dedizierte Konferenz-Website
  • Entwicklung von Social-Media-Posts, Inhalten und Zeitplänen
  • Entwicklung von Pressemitteilungen und Koordination anderer PR-Aktivitäten
  • Entwicklung von Erinnerungen und Zeitplänen für die Eblast-Serie
  • Verteilung von Werbebroschüren oder flyer

Tagungsort

  • Initiieren Sie eine Angebotsanfrage (RFP) beim Convention and Visitors Bureau (CVB) an den gewünschten Orten
  • Optionen für Veranstaltungsorte im Research Conference Center
  • Inspektion vor Ort durchführen
  • Auswahl abschließen, Details bestätigen und Vertrag aushandeln
  • Initiieren RFP für audio/visuelle und Wi-Fi
  • Stellen zeitplan für zimmer block berichte von hotel
  • Koordinieren sicherheit
  • Plan catering und bankett event aufträge, einschließlich lebensmittel und getränke

Off-Site & Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Reiseziel

  • DMC-Partner überprüfen und auswählen
  • Nach Off-Site-Optionen suchen, um Konferenzteilnehmern zu bieten
  • Off-Site-Verträge abschließen
  • Off-Site-Zählungen abschließen
  • Transport bestätigen
  • Abholzeiten und -orte überprüfen

Generalplanung

  • Eventbudget entwickeln
  • Eventabsage und Haftpflichtversicherung vereinbaren
  • Musiklizenz beantragen
  • Mitarbeiterreise koordinieren
  • Erstellen Sie eine tägliche Checkliste für Aktionselemente und Aufgaben vor Ort
  • Entwickeln Sie eine interne „Show Flow“ -Agenda
  • Stellen Sie einen Show-Auftragnehmer ein; Ausstellungsflächenlayout bestimmen
  • Unterhaltung bestimmen und abschließen
  • Werbegeschenke bestimmen und kaufen
  • Programmbuch entwickeln
  • Implementierung mobiler Apps
  • Überprüfen Sie die Beschilderungsoptionen und bestellen Sie
  • Dekorationen koordinieren
  • Koordinieren Sie besondere Bedürfnisse
  • Entwickeln Sie ein Master-Foliendeck mit Sponsorenfolien

Registrierung

  • Registrierungsgebühren festlegen
  • Einrichten eines Registrierungssystems und Online-Registrierung
  • Abzeichen koordinieren
  • Bestellen Sie Lanyards, bestimmen Sie die endgültige mengen
  • Seien Sie bereit mit dem Platz, um Zahlungen zu verarbeiten

Referenten

  • Kontakt Referenten Büros, um Keynote-Speaker zu finden
  • Identifizieren Sie Branchenthemen und Referenten
  • Themen und Referenten abschließen
  • Spreadsheet der Referenten mit allen Kontaktinformationen entwickeln
  • Prep-Call mit Referenten planen
  • Referentenpräsentationen sammeln
  • Referenten zur Website hinzufügen
  • VIP-Hotelreservierungen koordinieren

Veranstaltungsplanung posten

  • Aktualisieren Sie die Konferenzwebsite nach der Veranstaltung veranstaltung
  • Senden Sie Dankesbriefe
  • Verteilen Sie Umfragen nach der Veranstaltung
  • Antworten Sie auf Umfragen nach der Veranstaltung zum Veranstaltungsort und zum CVB
  • Entwickeln Sie einen Bericht über Finanzinformationen und Ergebnisse nach der Konferenz

Obwohl ich einige meiner besten Tipps zur Konferenzplanung gegeben habe, wie Sie aus dieser umfangreichen Checkliste ersehen können, berührt die Veranstaltungsplanung viele Bereiche und hat viele Ebenen. Je nach Zeit und Ressourcen kann es sinnvoll sein, mit einem Konferenzplanungspartner zusammenzuarbeiten, der über ein eigenes engagiertes Team und die Expertise verfügt, um alle Arten von Veranstaltungen abzuwickeln.

Es gibt Konferenzplanungsunternehmen, die sich nicht nur auf Eventmanagement spezialisiert haben, sondern auch eine vollständige Palette von Dienstleistungen anbieten können, einschließlich Marketing. Ein Unternehmen, das alle Komponenten verwaltet, führt zu einer nahtloseren, angenehmeren und erfolgreicheren Konferenz.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Planung Ihrer nächsten Konferenz? Kontaktieren Sie uns noch heute, um das Gespräch zu beginnen.