Was ist eine ERP-Implementierung?

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Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann eine der größten Investitionen in Zeit, Geld und Ressourcen sein, die ein Unternehmen tätigen wird. Der ERP-Implementierungsprozess, die Phasen, der Zeitplan und die Komplexität basieren weitgehend auf Variablen wie der Anzahl der bereitgestellten Module, den erforderlichen Anpassungen, der Datenkonvertierung und den verfügbaren Projektmanagement-Ressourcen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, was eine ERP-Implementierung ist, und einige häufig gestellte Fragen zum Prozess und zu den verschiedenen Methoden beantworten.

In diesem Artikel:

  • ERP-Implementierungsprozess Übersicht
  • ERP-Implementierungsschritte
  • Was ist die beste Methode
  • Wie lange dauert eine Implementierung?
  • Was Sie in der Go-Live-Phase erwartet
  • FAQs zur ERP-Implementierung

Übersicht über den ERP-Implementierungsprozess

Der ERP-Implementierungsprozess umfasst verschiedene Schritte und Phasen, die in der Regel aus:

  1. ERP-Softwareinstallation
  2. Einstellungen und Optionen Konfiguration
  3. Übertragung von Finanz- und Transaktionsdaten aus dem Altsystem (aka Datenmigration)
  4. Einrichten von Mitarbeitern (oder „Benutzern“) mit definierten Rollen, Systemzugriffen und Sicherheitseinstellungen
  5. ERP-Softwaretraining für Endbenutzer

Abhängig von dem Implementierungsansatz, den Sie wählen (mehr dazu weiter unten) und der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse kann die Implementierung von ERP-Software zwischen zwei Monaten und zwei Jahren dauern … manchmal mehr.

Mit anderen Worten, der Zeitplan für ein Finanzdienstleistungsunternehmen, das Kernbuchhaltungsmodule wie Hauptbuch, Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung implementiert, wird schneller und weniger komplex sein als für ein Fertigungsunternehmen, das auch Shop-Floor- und Produktionsmodule, Inventar und Einkauf, Auftragsabwicklung und alle damit verbundenen zusätzlichen Konfigurations-, Workflow-Prozesse und Daten benötigt.

Unabhängig vom Zeitplan entscheidet die Auswahl des richtigen ERP-Partners, die Erstellung eines gut dokumentierten Projektplans und die ordnungsgemäße Zuweisung von Ressourcen darüber, wie effektiv, effizient und erfolgreich die ERP-Implementierung ist.

Was sind die Schritte bei der ERP-Implementierung?

Der erste Schritt bei einer ERP-Implementierung ist die Mobilisierung des Projektteams. Auf der Kundenseite gibt es in der Regel einen Executive Sponsor, verschiedene Business Process Owner und die Endbenutzer. Auf der ERP-Partnerseite (oder „Technologieanbieter“) gibt es Business Analysten, technische Berater und einen Projektmanager.

Projektmanagement ist entscheidend, um den Fortschritt der ERP-Implementierung zu kommunizieren, Probleme schnell und effektiv zu lösen und die definierten Ziele zu erreichen.

Wenn das Team festgeschnallt und bereit ist, ist es an der Zeit, den ERP-Implementierungsprozess festzulegen, der häufig Folgendes umfasst:

  • Definition des Umfangs der Implementierung, der Projektmeilensteine, der erforderlichen Anpassungen, der Prozesskarten und der erwarteten Ergebnisse.
  • Analyse der Geschäftsanforderungen, Installation der Software in einer „Sandbox“ -Umgebung und Konfiguration des Systems entsprechend dem erforderlichen Prozessablauf.
  • Migrieren und Mappen von Daten in das neue System und Durchführen von Verifikationsprüfungen.
  • Testen des Systems über alle Abteilungen hinweg und konsequentes Testen und Durchlaufen des Quote-to-Cash-Zyklus.
  • Schulung der Endbenutzer in ihrem spezifischen Funktionsbereich basierend auf Rollen und Berechtigungen. Weit verbreitet ist der „Train the Trainer“-Ansatz, bei dem ausgewählte Anwender am System geschult werden und anschließend als interne Trainer fungieren.
  • Softwarebereitstellung in die Produktionsumgebung, oft als „Go-Live“ bezeichnet.“ Dies erfordert zusätzliche Arbeitskräfte, um den Prozess zu überwachen und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
  • Post Go-Live-Support und Projektprüfung.

Umfassende Planung und strenge Tests sind die beiden Hauptaspekte des ERP-Implementierungsprozesses, die sicherstellen, dass das System vom Konzept in die Live-Umgebung übergeht.

Was ist die beste Implementierungsmethode?

Zwei der beliebtesten Methoden sind Big Bang ERP-Implementierung im Vergleich zu einem schrittweisen Ansatz.

Mit big bang ERP geht Ihr gesamtes System live und alle in unserem Unternehmen werden gleichzeitig umgestellt. Kurz gesagt, Sie nehmen alle Module in allen Abteilungen gleichzeitig live. Dieser Ansatz kann die ERP-Implementierungszeit verkürzen, aber auch den täglichen Geschäftsbetrieb stören und die Mitarbeiter stärker belasten.

Alternativ wird das ERP-System schrittweise eingeführt, häufig nach Modulen oder Funktionsbereichen. Diese Methode, auch bekannt als „Land and expand“, wird länger dauern, da Teile der neuen ERP-Software über einen gemessenen Zeitraum schrittweise implementiert werden. Diese Methode kann dazu beitragen, das Risiko und die Angst des internen Personals zu lindern.

Beide ERP-Implementierungsmethoden haben Vor- und Nachteile. Ihr ERP-Partnerteam kann Ihnen dabei helfen, den für Ihre Situation am besten geeigneten Implementierungsplan zu erstellen.

Wie lange dauert eine ERP-Implementierung?

Bei der ERP-Implementierung gibt es keine einheitliche Lösung. Ein Unternehmen muss möglicherweise nur seine Finanzen aufrüsten, während ein anderer ein Hersteller mit Tausenden von Artikeln, mehreren Lagern und Produkten sein kann, die in die ganze Welt geliefert werden. Eine grundlegende Systemimplementierung kann nur zwei Monate dauern, während ein komplexeres System mehrere Jahre dauern kann. Eine durchschnittliche Implementierung eines ERP-Systems im mittleren Marktsegment wie Sage oder Acumatica ERP dauert jedoch etwa vier bis sechs Monate.

Es ist gut, sich daran zu erinnern, dass eine ERP-Implementierung normalerweise kein gerader, sondern ein windiger Weg ist. Im Idealfall würde die Software alle Ihre funktionalen Anforderungen sofort erfüllen. Realistischer ist jedoch, dass häufig Softwareintegrationen oder Systemanpassungen von Drittanbietern erforderlich sind, um alle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Software selbst nur ein Teil der Gleichung in einem erfolgreichen ERP-Projekt ist. Ebenso wichtig ist es, mit einem erfahrenen ERP-Implementierungspartner zusammenzuarbeiten, der Ihr Unternehmen versteht, die Auswirkungen unweigerlich auftretender technischer Probleme minimieren und seine Erfahrung nutzen kann, um das Projekt im Rahmen und im Rahmen des Budgets zu halten.

Siehe auch: Wofür steht ERP?

ERP-Implementierung Go-Live und darüber hinaus

Sobald die ERP-Implementierung abgeschlossen ist und das System live ist, können Sie ausatmen. Alle Hände werden noch für die nächsten Wochen an Deck sein, wenn sich die Mitarbeiter an das neue System und die neuen Prozesse anpassen, aber die harte Arbeit liegt im Rückspiegel und Ihr neues ERP-System sollte sich bald auszahlen.

Sobald sich der Staub gelegt hat, sollten Sie überprüfen und messen, wie das Projekt die zu Beginn umrissenen Ziele erreicht hat. Das System sollte manuelle Prozesse reduzieren, die Produktivität verbessern und mehr Transparenz und Einsicht in alle Geschäftsbereiche und Ihren gesamten Betrieb bringen.

Die Implementierung eines voll integrierten ERP-Systems ist ein groß angelegter, unternehmensspezifischer Prozess, der große Auswirkungen auf die Organisation hat. Schließlich sollte Ihr ERP-Softwareanbieter und -Partner Ihr Unternehmen fast so gut kennen wie Sie. Denn in Zukunft wird ihre Aufgabe nicht nur darin bestehen, das System zu unterstützen und zu warten, sondern auch zusätzliche Lösungen zu beraten und zu empfehlen, die Ihnen helfen, Ihre Wachstums- und Finanzziele weiter zu erreichen.

Die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Geschäftsprozesse nach dem Go-Live und die schrittweise Integration zusätzlicher Features und Funktionen tragen dazu bei, die Investition in das ERP-System zu verlängern. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine ERP-Implementierung nur so gut ist wie das Team dahinter. Die Entwicklung eines starken Plans, die Wahl der richtigen Umsetzungsmethode und die offene Kommunikation während des gesamten Prozesses werden letztendlich zu einem erfolgreichen Abschluss eines oft (sehr) herausfordernden Projekts führen.

VERWANDTE FAQs

Was ist der Lebenszyklus der ERP-Implementierung?

Ein ERP-Implementierungslebenszyklus ist die Zeitspanne, die für die Bereitstellung von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) in einem Unternehmen benötigt wird. Der gesamte Implementierungslebenszyklus umfasst viele Schritte und Prozesse von der Projektplanung über die Ressourcenzuweisung und Workflow-Analyse bis hin zur Softwareinstallation, Anpassung (falls erforderlich) und Konfiguration, Schulung und Inbetriebnahme. Der Implementierungslebenszyklus – oder der Zeitplan – kann je nach Komplexität Ihres Unternehmens stark variieren, liegt jedoch für die meisten ERP-Anwendungen im mittleren Marktsegment in der Regel zwischen 6 und 12 Monaten.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Implementierung einer ERP-Software?

Wie immer variiert es je nach Unternehmen, Branche und Ihrem Geschäftszyklus. Im Allgemeinen ist die beste Zeit für die Implementierung einer neuen ERP-Software jedoch in langsameren Geschäftszeiten (z. B. wenn Ihr Unternehmen saisonal ist, implementieren Sie es in der „Nebensaison“). Sie sollten sich auch bemühen, ein neues ERP-System zu implementieren, wenn Ihr Unternehmen ziemlich stabil ist. Der Versuch, ERP mitten in einer erheblichen organisatorischen Veränderung zu implementieren, wird den Betrieb nur weiter stören und Sie werden möglicherweise nicht einmal die Implementierung abschließen.
Siehe auch: Acumatica Systemvoraussetzungen

Was ist die letzte Phase einer ERP-Implementierung?

Die letzte Phase einer ERP–Implementierung – und wohl die aufregendste – ist der Go-Live. Nach Monaten harter Arbeit sind Sie endlich bereit, „den Schalter umzulegen“, die neue Software zu verwenden und Ihre Reise zu effizienteren und profitableren Geschäftsabläufen und Unternehmenswachstum zu beginnen.