Was ist eine Vorstandssitzung?

Was ist eine Vorstandssitzung?

Eine Verwaltungsratssitzung ist eine regelmäßige formelle Versammlung eines Verwaltungsrats, um strategische Angelegenheiten eines Unternehmens zu erörtern. Dazu gehören die Unternehmensrichtlinien und -themen, Unternehmensleistungsberichte und zukünftige Bemühungen. Durch die Abdeckung all dieser Punkte kann das Top-Management den Fortschritt des Unternehmens bewerten und verfolgen.

Eine Vorstandssitzung wird in der Regel in regelmäßigen Abständen während eines Geschäftsjahres einberufen, um über die Entwicklungen in allen Abteilungen des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben. Um dieses Meeting einzurichten, muss man die Teilnehmer über die Details der Veranstaltung informieren. Die wichtigsten Teilnehmer sind die Mitglieder des Verwaltungsrats, die von den Stakeholdern des Unternehmens gewählt werden – Direktoren. Die Direktoren haben in der Regel die Befugnis, alle wichtigen Maßnahmen und Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

Rollen der Teilnehmer in einer Besprechung

Jeder Teilnehmer hat eine Rolle in der Besprechung – es gibt einen Vorsitzenden, Redner, eine Sekretärin und manchmal Gäste, die nicht an den Diskussionen teilnehmen. Der Vorsitzende sorgt dafür, dass das Treffen effektiv geplant und durchgeführt wird; mit ihrer Anleitung, Die Teilnehmer befassen sich mit Angelegenheiten in geordneter und effizienter Weise. Die Referenten sind wichtige Teilnehmer; Sie präsentieren ihre Ergebnisse der Gruppe und beteiligen sich an allen Diskussionen auf der Tagesordnung. Der Sekretär hält die Aufzeichnung aller Sitzungen Entscheidungen.

Welche Angelegenheiten stehen normalerweise auf der Tagesordnung?

Aufzeichnung einer früheren Sitzung. Bevor mit den neuen Geschäftsordnungen fortgefahren wird, überprüft der Vorstand in der Regel das Protokoll der vorherigen Sitzung, um den Fortschritt der Umsetzung der Entscheidungen zu verfolgen und die Verbesserungsbereiche hervorzuheben.
Leistungsberichte. Die Mitglieder des Verwaltungsrats überprüfen wichtige Leistungsindikatoren wie Kundenzufriedenheit, Umsatz, Kosten und Einnahmen für einen bestimmten Geschäftszeitraum sowie die laufende Forschung und Entwicklung. So erfahren die Vorstände, was sich im Laufe der Zeit verändert hat und ob das Unternehmen von diesen Veränderungen profitiert hat.
Zukunftsstrategien. Die Teilnehmer teilen ihre Ideen zu den zukünftigen Projekten und Richtlinien und diskutieren mögliche Schritte zu ihrer Umsetzung. Sie liefern Argumente für oder gegen die neuen Initiativen und suchen nach Gemeinsamkeiten.
Abstimmung. Wenn alle Parteien ihren Standpunkt dargelegt haben und die Diskussion beendet ist, stellt der Vorsitzende alle Anträge auf die Tagesordnung zur Abstimmung. Das Ergebnis der Abstimmung bestimmt die Entscheidungen der Vorstandssitzung. Dies kann die Änderung der Satzung des Unternehmens, die Genehmigung bestimmter Transaktionen oder die Ratifizierung einer früheren Entscheidung eines Direktors umfassen.

Videokonferenzen für Vorstandssitzungen

Die modernen Technologien haben die Art und Weise, wie Geschäftstreffen auf der ganzen Welt abgehalten werden, drastisch verändert. Da Videokonferenzen immer beliebter werden, ist es jetzt möglich, aus der Ferne an der Besprechung teilzunehmen, auch wenn der Teilnehmer unterwegs ist. Moderne Software für Videokonferenzen vereinfacht in vielerlei Hinsicht die Planung und Durchführung eines Meetings. Während die Videokonferenztechnologie für PCs, Smartphones, Tablets, Browser und sogar Fernseher verfügbar ist, können Besprechungsteilnehmer auch dann an den Vorstandssitzungen teilnehmen, wenn sie weit vom Besprechungsraum entfernt sind.

Vorteile von Videokonferenzen

• Reduzierte Reisezeit und -kosten. Die Teilnehmer können keine Zeit für das Pendeln verschwenden und per Videokonferenz aus der Ferne an den Vorstandssitzungen teilnehmen, was Zeit und Kosten spart.
• Erhöhte Produktivität. Mit Hilfe von Videokonferenzen werden Ihre Geschäftsdiskussionen ohne Ablenkungen ablaufen; Jeder Teilnehmer bleibt während eines Videomeetings konzentriert und wachsam.
• Optimierte Anwesenheit. Jeder Teilnehmer steht für die Vorstandssitzung zur Verfügung, auch wenn einige von ihnen nicht im Konferenzraum sind. Ihr Standort hindert Sie nicht mehr daran, Ihren Kollegen Ihren Anteil an Ergebnissen zu präsentieren.

Vorstandssitzungen mit TrueConf

TrueConf bietet eine Reihe nützlicher Funktionen und Tools für die Zusammenarbeit, um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Vorstandssitzungen zu gewährleisten:

4 K Auflösung. Hochauflösende Videoanrufe simulieren ein reales Gespräch und bieten einen hervorragenden visuellen Kontakt mit deutlich sichtbaren Mimik, Emotionen und Gesten. Dank 4K-Videokonferenzen sehen Videokonferenzen auf einem großen Fernseher oder einer Videowand in Ihrem Konferenzraum großartig aus.

Bildschirmfreigabe und Remotedesktopsteuerung. Während virtueller Vorstandssitzungen ist es wichtig, Inhalte wie Grafiken, Diagramme, Diagramme, Diashows, Berichte usw. anzuzeigen und zu diskutieren. Mit TrueConf können Teilnehmer ihren Desktop freigeben, Inhalte gemeinsam durchsuchen, Folien anzeigen und freigeben und so das Besprechungserlebnis verbessern.

100% Kompatibilität mit Konferenzraumsoftware. Die TrueConf-Software unterstützt alle Konferenzraumsysteme über SIP / H.323-Protokolle, sodass Sie Ihre vorhandenen Konferenzraumendpunkte voll ausnutzen können: Rufen Sie Ihr Konferenzraumsystem an und laden Sie es als regulärer Teilnehmer zu den Besprechungen ein.

Videokonferenzaufzeichnung. Zeichnen Sie die Konferenz auf, um anschließend die wichtigsten Punkte der Konferenz anzuzeigen und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpasst haben. Sie können die Aufzeichnung auch an die Vorstandsmitglieder senden, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Fernkonferenzverwaltung. An Vorstandssitzungen können oft mehrere Redner teilnehmen, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sich alle klar sehen und hören können. Mit TrueConf können Sie einen Moderator zuweisen, der Remote-Kameras und -Mikrofone stummschalten und die Stummschaltung aufheben, Teilnehmer aus dem Meeting entfernen, Lautsprecher zuweisen usw. kann. direkt aus dem Video-Layout. Außerdem sind die Video-Layouts anpassbar, und der Moderator kann die am besten geeignete Option für alle Teilnehmer oder für jeden von ihnen separat auswählen.

Reaktionen und Polling. Starten Sie die Umfrage während Ihres Meetings und sammeln Sie Antworten von Ihren Teilnehmern während Videokonferenzen.

Vereinfachte Konferenzplanung. Planen Sie eine Konferenz und die Einladung mit Datum, Uhrzeit und Thema des Meetings wird automatisch an die ausgewählten Teilnehmer gesendet.