30 Plantillas de Factura Proforma Gratuitas [Excel, Word, PDF]

El propósito de una plantilla de factura pro forma es asegurarse de que ambas partes estén en la misma página sobre un acuerdo que se contempla con fines comerciales.

Factura Proforma Plantillas

¿Qué es una factura pro forma?

La pro forma se aplica a las facturas incompletas. Esto significa que una factura proforma de muestra no tiene un número de factura. Este es un requisito para todas las facturas legales. Además, esta factura es solo una cotización o estimación en la que describiría los bienes o servicios que se compromete a vender.

Una plantilla de factura pro forma también incluye los precios de los servicios o bienes. Con esta factura en sus manos, los clientes potenciales obtienen una visión general de los costos de los productos o servicios para que puedan tomar una decisión.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura pro forma?

Una factura es una herramienta comercial que normalmente contiene el importe total de los servicios o productos adeudados al cliente, mientras que una factura pro forma es simplemente una declaración del vendedor para proporcionar servicios o productos al cliente en una fecha y hora determinadas.

Muestras de facturas Proforma

¿Por qué necesita una factura proforma?

La importancia de una muestra de factura pro forma se hace evidente cuando dos empresas planean hacer negocios juntos por primera vez, así como para transacciones de importación o exportación. Estas son algunas de las razones por las que necesita esta factura:

• Para proporcionar detalles
  Este tipo de factura especifica todos los detalles de su transacción para que el cliente sepa la cantidad exacta que pagará y, como tal, no deja riesgo de confusión o malentendidos. Además, la factura le ayuda a cerrar negocios porque hace que los clientes se sientan cómodos con los términos de su transacción.
• Ayuda a habilitar el pago
  Un uso importante de una factura pro forma de muestra es asegurar el crédito para el cliente por la compra de los bienes o servicios que ofrece. Si tiene compradores internacionales, pueden usar este crédito antes de enviar los productos. Sin la factura, muchas transacciones internacionales ni siquiera se llevan a cabo.
• Para cruzar fronteras
  Puede usar la factura para ayudar a proteger las facturas consulares, los trámites aduaneros y para determinar los valores de envío necesarios para calcular los impuestos de importación y los aranceles aduaneros. Esto se aplica a muchos países de todo el mundo. Con este documento en la mano, los involucrados pueden procesar el papeleo, disminuyendo así el tiempo total de tránsito.
• Agiliza la facturación
  Una factura comercial se puede finalizar rápidamente y luego enviar a un cliente para que realice pagos tan pronto como haya finalizado la factura proforma.

¿Este tipo de factura requiere un pago?

El departamento de cuentas por pagar del cliente puede emitir el pago por adelantado contra un documento real utilizando la plantilla de factura pro forma que proporcionó. La presencia de esta factura evita la confusión en cuanto a cuánto o cuánto deben.

Al completar la transacción, puede hacer una referencia al número de factura en una factura estándar. Esto evita cualquier duplicación de pagos por parte del cliente.

Ejemplos de Facturas Proforma

¿Cómo puedo crear una factura proforma?

Aunque la plantilla de factura pro forma no es utilizada por los departamentos de Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar, sigue siendo un documento oficial y usted, como vendedor, está legalmente vinculado a sus términos y condiciones.

La muestra de factura pro forma es una oferta de venta que no debe infravalorar. Estos son los pasos para guiarlo al crear este documento:

• Comience con el encabezado
  La primera parte del documento es el encabezado y debe contener las palabras «Factura Pro Forma».»Es posible que también desee incluir el nombre y el logotipo de su negocio. Estos hacen que su negocio se destaque.
  En casi todos los casos, debe imprimir el formulario de factura en el membrete oficial de la empresa y ya debe incluir la información mencionada. Incluya sus datos de contacto a continuación, la fecha de creación de la factura y la fecha de caducidad.
• Los datos de contacto del comprador
  La siguiente información debe ser toda sobre su comprador y esto incluye su nombre, número de teléfono, dirección postal, el nombre de su empresa y la dirección de correo electrónico de su empresa.
• Agregue el número de factura
  Cada factura requiere un número y usará este número para hacer referencia a la información contable de su negocio y la de su comprador. El sistema de numeración que elija es su decisión. Puede comenzar en cualquier lugar que desee, siempre y cuando tenga números secuenciales.
• Indique el motivo por el que exporta los productos
  Si planea utilizar la factura para exportar productos, debe explicar en la factura el motivo por el que los exporta.
• Incluya la información de envío
  Indique el modo de transporte, cuántos paquetes planea enviar y el peso bruto total del envío.
• Crear un desglose detallado de los cargos
  Es necesario desglosar el envío y entrar en los detalles específicos. Debe ser lo más detallado posible.
  La mayoría de las facturas pro forma no se aceptan porque la información proporcionada no era importante para los compradores o el vendedor no informó a los compradores sobre todo lo que debían saber. Cuanto más específico sea con los detalles, menor será la posibilidad de que el comprador opte por otro proveedor.
• Indique detalles como el envío, los impuestos y el monto total adeudado
  Antes de hacer cualquier cálculo sobre los impuestos de venta adecuados, primero debe verificar las leyes fiscales. No olvide incluir los gastos de manipulación y envío necesarios. En el caso de las exportaciones, esto suele incluir los derechos percibidos en las aduanas por cualquiera de los países. Anote el importe total y asegúrese de indicarlo claramente en su factura.
• Añadir el pie de página
  Utilice este espacio para incluir información adicional, como su política de devolución o garantía de los productos que vende. Por último, y lo más importante, no olvides agradecer al cliente por su negocio. Recuerda el valor de mostrar un poco de cortesía.
• Considere incluir artículos adicionales si ve que es necesario que estas
  Facturas creadas para uso comercial internacional incluyan información como el número de referencia del comprador, la fecha de consulta, el precio de cada uno de los artículos, el punto de entrega, los detalles del seguro, los costos de aduana y envío, y la fecha estimada de envío desde el aeropuerto o puerto.
  Si descarga una plantilla, puede modificar adecuadamente la plantilla de factura si su empresa necesita campos de información adicionales.