5 Pasos para Comenzar un Nuevo Ministerio

Construir un ministerio y verlo bendecir a su comunidad puede ser tremendamente gratificante. Tal vez usted representa a una organización existente que le gustaría comenzar una nueva empresa, o tal vez usted es un individuo que está pensando en lanzar un ministerio desde cero. De cualquier manera, el proceso de comenzar puede ser complejo. Siga estas pautas para ayudar a que las cosas vayan mejor.

Cubre lo Básico

Cada ministerio comienza con una idea y un grupo de personas que se comprometen a llevarla adelante. El primer paso es refinar el concepto para su empresa. Luego, haga un plan y cree los documentos fundacionales de su organización.

Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta mientras usted y su personal se preparan para servir a la comunidad.

Perfeccione su idea. estadounidense. La Administración de Pequeñas Empresas recomienda identificar a quién su organización pretende ayudar, crear un calendario de metas razonables y asegurarse de que tiene los recursos necesarios para tener éxito.

Organízate. Decida una estructura legal para su organización. Tenga en cuenta que, por razones financieras y fiscales, es posible que pronto deba solicitar el estatus 501(c)(3). Para ser elegible para este estatus, su ministerio debe ser un fideicomiso, corporación o asociación. Para obtener más información sobre cómo obtener el estatus 501(c)(3), consulte la sección «Establezca su Ministerio» de este artículo.

Considere todos los costos de iniciar su organización y asegúrese de tener fondos suficientes. Como protección contra las dificultades financieras, reserve suficiente dinero para al menos tres meses de operaciones. Aquí hay algunos gastos a considerar antes de iniciar su ministerio:

• Solicitud y honorarios de consultores
• Compra o alquiler de una instalación
• Muebles, equipos y suministros
• Servicios públicos y mantenimiento
• Nómina y seguro

Cree los documentos fundacionales de su ministerio. Escriba una declaración de misión y estatutos para comunicar el propósito y la estructura de su ministerio.

Una declaración de misión debe comunicar los principios básicos de su organización. Incluya referencias caritativas y bíblicas en la declaración, ya que esto le ayudará con su solicitud 501(c)(3) más adelante.

Los estatutos sirven como marco para definir la estructura de su ministerio y los procesos de toma de decisiones. Usted podría ser considerado legalmente responsable de no seguir sus estatutos, por lo que debe definir los procedimientos con claridad y seguirlos de manera consistente. Tener todos los documentos fundacionales revisados y aprobados por un abogado con licencia local antes de ponerlos en vigor.

Reúne una junta directiva. A medida que recluta una junta directiva, recuerde que su organización puede beneficiarse del liderazgo de expertos en campos relacionados con las actividades de la junta directiva. Busque el apoyo de personas que crean en su ministerio y que tengan antecedentes profesionales relacionados con las finanzas, la ley, la construcción y los negocios. En su primera reunión, su junta directiva debe aprobar los estatutos, un presupuesto y un cronograma para lograr objetivos mensurables. Los documentos fundacionales y las actas de esta reunión deben guardarse indefinidamente para su referencia—y en caso de que se necesiten en el tribunal.

Establezca Su Ministerio

Una vez que usted y su junta directiva tengan un plan, es hora de establecer formalmente su ministerio a los ojos de su estado. Esto puede parecer intimidante al principio, pero puede ayudar a suavizar el proceso enviando información completa y precisa. Aquí hay algunas pautas:

Regístrese e incorpore su ministerio. Muchos ministerios eligen estructurarse como corporaciones. Estructurar su ministerio como una corporación puede:

• Ayudarle a refinar el propósito, los procedimientos y la visión de su empresa.
• Haga que su ministerio sea elegible para recibir subvenciones y tarifas especiales de envío.
• Dé a su junta directiva la opción de proteger a aquellos involucrados con su ministerio de ser considerados individualmente responsables si ocurre un accidente.

Para iniciar el proceso de incorporación, deberá:

• Envíe el nombre legal de su organización y los artículos de incorporación a su Secretario de Estado. El nombre de su ministerio identifica su ministerio y lo que representa.
• Use un motor de búsqueda sin fines de lucro para asegurarse de que su nombre no esté ya tomado. O bien, su Secretario de Estado puede realizar la búsqueda por una pequeña tarifa.
• Busque los requisitos de su estado para lo que debe contener su documento de constitución. Cuando termine, envíe el documento a su Secretario de Estado junto con los honorarios necesarios.

Para solicitar formalmente el estatus corporativo, un ministerio generalmente presenta sus Documentos de Constitución al Secretario de Estado de su estado.

Solicite un Número de Identificación de Empleador (EIN). Después de que su Secretario de Estado acepte sus estatutos, el siguiente paso es solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN) del IRS. Un EIN le permite a su ministerio abrir un apartado de correos y presentar formularios de impuestos. Puede solicitar un EIN en línea, por fax, por correo o por teléfono.

Investigue el estado de exención de impuestos. Complete una de las tres instrucciones a continuación en función del escenario que mejor describa su ministerio:

• Si está comenzando una iglesia, es posible que el IRS y el gobierno de su estado ya reconozcan a su institución como exenta de impuestos, aunque en algunos casos es necesario presentar documentos. Consulte con un abogado con licencia local para averiguar los requisitos que se aplican. Si su abogado confirma que el IRS y su estado reconocen a su iglesia como exenta de impuestos, vaya a la sección «Haga crecer su equipo».
• Si su empresa es parte de un ministerio existente, es posible que ya tenga el estado 501 (c) (3). Pídale a su abogado que se asegure de que ese es el caso. Si es así, ve a la sección» Haz crecer a tu equipo». Si no es así, siga las instrucciones de la sección «Presentar estado exento de impuestos», a continuación.
• Si está comenzando un nuevo ministerio que no sea una iglesia, deberá presentar una solicitud de exención de impuestos. Siga las pautas a continuación.

Solicite el estatus de exención de impuestos. Su solicitud para el estatus 501(c)(3) debe incluir alrededor de una docena de partes, incluyendo el Formulario 1023 del IRS, su certificado de formación, sus estatutos, su EIN, todos los honorarios necesarios, un presupuesto propuesto para los próximos dos años y un resumen de cómo su ministerio beneficia a la comunidad.

Recibir el estatus 501(c)(3) hará que los ingresos relacionados con el ministerio de su organización estén exentos de impuestos federales. Las donaciones a organizaciones 501 (c) (3) son deducibles de impuestos. Este estado también puede permitirle ahorrar dinero en impuestos estatales, locales y laborales reducidos, así como en tarifas postales reducidas.

Su ministerio tendrá la opción de abrir una cuenta bancaria una vez que reciba un EIN. Sin embargo, puede ser mejor esperar hasta que reciba el estatus 501(c)(3), porque las cuentas bancarias exentas de impuestos tienen tarifas reducidas y otros beneficios. Si su organización ya tiene una cuenta bancaria, pídale a su banco que la cambie a una cuenta exenta de impuestos cuando reciba el estado 501(c)(3).

Después de que su organización reciba la exención de impuestos federales, trabaje con un abogado con licencia local para solicitar la exención de impuestos estatales.

Haga crecer su equipo

Agregar empleados y voluntarios puede aumentar la capacidad de su ministerio para lograr un cambio positivo en la comunidad. Complete el papeleo necesario, siga la ley y cree un proceso de nómina confiable para establecer una base de confianza con sus nuevos empleados.

Preparándose para agregar a su primer empleado. Además de obtener un EIN, su ministerio necesita tomar algunos pasos más para estar listo para su primer empleado:

• Pregúntele a su contador si necesita registrarse en las agencias tributarias estatales y locales. Las compañías de procesamiento de nóminas como MinistryWorks® de Brotherhood Mutual pueden ayudarlo con esta tarea.
• Configure un libro mayor o una hoja de cálculo electrónica para ayudar a realizar un seguimiento de la nómina e impuestos de su ministerio.
• Visite los Estados Unidos Página de carteles en el lugar de trabajo de la Administración de Pequeñas Empresas para averiguar si su organización está obligada a colgar carteles que informen a los empleados sobre las leyes laborales.
• Establezca períodos de pago basados en las leyes de su estado.
• Crear un manual para empleados que incluya políticas y expectativas en el lugar de trabajo para los trabajadores del ministerio. Un abogado con licencia local debe revisar y aprobar este manual.
• Compre una póliza de seguro de compensación laboral. Es posible que se le exija legalmente tener una póliza en vigor antes de comenzar a contratar.

Manténgase en cumplimiento después de la contratación. Es fundamental seguir las leyes laborales y los códigos fiscales. No hacerlo puede dar lugar a fuertes multas y sanciones. Aquí hay algunas pautas clave para ayudarlo a cumplir con las normas:

• Pida a cada uno de sus nuevos empleados que complete un Formulario I-9 dentro de los tres días de comenzar a trabajar. El gobierno utiliza este documento para verificar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos.
• Haga que cada uno de sus empleados llene un Formulario W-4, que ayudará a su organización a retener la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta del pago de cada empleado.
• Al final de cada año, complete un Formulario W-2 para cada empleado. Este documento le informa al gobierno sobre el salario, el salario y la información fiscal del empleado del año pasado. Presente una copia del formulario W-2 de cada empleado al IRS—y al empleado—antes del 31 de enero de cada año.
• Conserve copias de los tres documentos mencionados anteriormente para todos los empleados activos y mantenga los registros de cada individuo archivados en un lugar seguro hasta tres años después de que dejen de trabajar para su organización. Además, guarde un registro de los depósitos de impuestos de su ministerio por fecha.
• Informe a todos los empleados recién contratados o reincorporados a su directorio estatal dentro de los 20 días posteriores a la contratación. Los gobiernos estatales recopilan esta información para ayudarlos a tomar decisiones legislativas.
• Pregúntele a su contador si necesita preparar el Formulario 941, que se presenta trimestralmente para informar al IRS sobre los salarios e impuestos retenidos de los empleados.

Para obtener ayuda adicional con el procesamiento de la nómina y los impuestos sobre la nómina, consulte nuestros recursos de MinistryWorks.

Gestionar contratistas independientes. Su ministerio puede emplear contratistas independientes, como evangelistas viajeros. La diferencia legal entre contratistas y empleados a veces no está clara. Consulte a su abogado para obtener aclaraciones. Pregúntele a un consultor de contabilidad cómo retener correctamente los impuestos para los contratistas. Consulte nuestros recursos de Gestión de Empleados y Voluntarios para obtener más información.

Administrar riesgos

Al abrir las puertas de su ministerio e invitar a la comunidad a entrar en su edificio, hay un mayor riesgo de lesiones, daños a la propiedad y acciones legales. Estos riesgos pueden pesar mucho en la mente del personal y los administradores del ministerio, pero la gestión proactiva de riesgos libera a su equipo para centrarse más en la divulgación.

Busque opciones de seguro. Considere comprar los siguientes tipos de seguro para su ministerio:

• Cobertura de propiedad y responsabilidad civil
• Cobertura de automóvil comercial para vehículos propiedad del ministerio
• Cobertura de compensación para trabajadores y responsabilidad civil del empleador
• Cobertura de responsabilidad general / exceso (protección adicional según las necesidades de su organización)
• Cobertura de pagos médicos (cobertura para lesiones médicas sufridas por no empleados)

Encuentre el agente y la política adecuados. Su agente de seguros puede ser un socio importante para ayudar a su ministerio a administrar el riesgo. Su agente debe ayudar a su organización a encontrar las coberturas mínimas que necesita para obedecer la ley y debe recomendar coberturas adicionales que se ajusten a las necesidades de su ministerio. Un buen agente de seguros también puede ayudar a minimizar los riesgos inspeccionando su instalación para detectar peligros de seguridad y proporcionando educación y materiales de recursos.

Comience buscando un agente que se especialice en asegurar ministerios. Esto puede excluir a agentes en su área inmediata, pero es importante seleccionar un agente que entienda las preocupaciones específicas y las necesidades de seguros de los ministerios. Muchos agentes tradicionales ofrecen pólizas estándar que no cubren desbordamientos de baptisterio, roturas de vidrio ilimitadas o los riesgos involucrados con el asesoramiento pastoral.

Busque un agente que sea «independiente», no «cautivo».»Un agente cautivo es un empleado de una sola compañía de seguros. Los agentes independientes venden productos de seguros de varias compañías, lo que les brinda la flexibilidad de elegir los productos que mejor se adaptan a su organización.

Al considerar un agente, solicite una lista de los clientes del ministerio del agente que puedan servir como referencias. Estas referencias proporcionan un conocimiento de primera mano del servicio al cliente y el nivel de experiencia del agente.

También, investigue cuando considere una nueva compañía de seguros. Hable con colegas del ministerio en su área que tengan pólizas con la aerolínea y consulte las calificaciones de los consumidores de un servicio de renombre como A. M. Best.

Evaluar los riesgos. Cuando trabaje con su agente de seguros para decidir cuánta cobertura necesita su ministerio, considere las siguientes preguntas:

• ¿Qué tipos de pérdidas son más probables? Inspeccione los terrenos, el equipo, los vehículos y el horario del programa. Predice qué tipos de pérdidas es más probable que experimente tu organización.
• ¿Cuáles son los bienes de su ministerio? Tu agente puede ayudarte con esto.
• ¿Qué tan cómoda está su organización con asumir riesgos? Algunos ministerios se sienten cómodos con un alto grado de riesgo, mientras que otros prefieren una estrategia de seguros más conservadora.

Adopte las mejores Prácticas

Su ministerio comenzó como una idea, y después de mucho trabajo duro, ahora tiene el marco para una empresa exitosa. Estas son algunas consideraciones finales a tener en cuenta mientras usted y su personal se preparan para servir a la comunidad:

Fomentar la transparencia. Construya una reputación de integridad fomentando la transparencia en toda su organización, comenzando por su junta directiva. Revise las decisiones financieras en cada reunión de la junta y anime a los miembros a hacer preguntas. Un miembro de la junta que usa fondos del ministerio para emplear a su propia firma contratante no es el tipo de historia que ayudará a su ministerio a establecer una reputación honorable.

Mantenga los estatutos actualizados. Asegúrese de que su personal y la junta directiva estén familiarizados con los estatutos de su ministerio. ¿Todos en su organización entienden quién tiene la autoridad para tomar decisiones de contratación y despido? Está claro cómo se toman las decisiones financieras?

A medida que su organización comience a funcionar, es posible que deba cambiar ciertos procedimientos operativos. Actualice sus estatutos para reflejar estos cambios, para que todos los involucrados en su ministerio entiendan cómo funciona. Asegúrese de que todos los cambios legales sean revisados y aprobados por un abogado con licencia local.

Entender la FLSA. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés), una ley que fue creada principalmente para empresas, también se aplica a muchos ministerios. La FLSA rige el salario mínimo, el pago de horas extras, el empleo de menores y otros asuntos. Explore nuestros recursos para aprender cómo la FLSA puede afectar su ministerio.

Informe de ingresos por actividades no ministeriales. A medida que su organización crece, puede agregar fuentes de ingresos de actividades no ministeriales, como una cafetería o una librería. Pregúntele a su abogado si los ingresos de estas actividades están sujetos al Impuesto sobre la Renta de Negocios No Relacionados (UBIT, por sus siglas en inglés).

Proteger a los niños y jóvenes. Cuando se trabaja con un personal totalmente nuevo, la investigación de antecedentes y la gestión vigilante son medidas de seguridad importantes. Anime a su personal a reportar cualquier incidente que parezca extraño o sospechoso. Enseñe a su personal sobre cómo denunciar las leyes relacionadas con el abuso infantil y otros delitos, así como el procedimiento interno de su organización para denunciar incidentes.

Adaptarse a los riesgos cambiantes. Al comenzar, algunos ministerios tratan de ahorrar dinero seleccionando pólizas de seguro mínimas. Pero a medida que su ministerio se expande, usted podría estar en riesgo de que sus edificios, propiedades y personas tengan un seguro insuficiente. Manténgase en contacto con su agente de seguros. Agregue y actualice coberturas según sea necesario para mantener su organización protegida. Necesita un agente? Te ayudaremos a encontrar uno aquí.