Actualización de la Lista de direcciones Global en Outlook en Windows
Una Lista de direcciones Global es una herramienta valiosa para cualquier negocio, club o comunidad donde los miembros necesitan comunicarse por correo electrónico a diario.
En las grandes organizaciones, las operaciones diarias son inconcebibles sin estas herramientas de Windows, ya que los beneficios son obvios.
Crear una lista de direcciones centralizada hace que la comunicación electrónica sea más rápida y eficiente, lo cual es esencial en los negocios. Desde su computadora, cada empleado puede acceder a los detalles de sus colegas y superiores.
Índice:
- ¿Qué es la lista de direcciones de Outlook global?
- ¿Cómo crear una lista de direcciones global?
- ¿Cómo ver la lista global de direcciones?
- Agregar la lista de direcciones globales a los contactos en Outlook
- Actualizar la lista de direcciones globales en Outlook
- Exportar la lista de direcciones globales de Outlook
- Cómo exportar las direcciones de correo electrónico de Outlook a la lista de distribución
¿Qué es la lista de direcciones globales en Outlook?
Descubra un tipo de lista extremadamente útil que se administra de forma centralizada y le permite actualizar la lista global de direcciones en Outlook. Con cualquier versión de Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una empresa debe tener su correo electrónico alojado a través de Microsoft Exchange. La lista contiene los datos de contacto de cada usuario de correo electrónico corporativo y los grupos de distribución relacionados. El departamento de TI se encarga normalmente de GAL.
Cómo crear una lista global de direcciones?
Para hacer esto en Microsoft Windows, debe utilizar Exchange Online Powershell. Le permite ajustar su configuración a través de la línea de comandos. Cada uno de los procedimientos a continuación requiere alrededor de 5 minutos.
La secuencia general es:
New-GlobalAddressList-Name » < Nombre de GAL>»
Por lo tanto, puede aplicar un filtro de destinatario «pre-enlatado» o uno «personalizado». Aquí está la diferencia básica entre los dos.
Si el nombre de su organización es Wink, un posible nombre GAL es «Wink GAL», y el filtro pre-enlatado selecciona todos los destinatarios con Wink como valor de la empresa:
New-GlobalAddressList-Name «Wink GAL» -IncludedRecipients AllRecipients-ConditionalCompany Wink
Por otro lado, con una opción personalizada, solo se incluirán destinatarios donde, por ejemplo, la propiedad CustomAttribute15 contenga «AgencyB»:
New-GlobalAddressList-Name «Agency B GAL» -RecipientFilter {CustomAttribute15-like «*AgencyB*»}
Una vez hecho, no olvide comprobar si ha tenido éxito. Intente escribir el nombre de su GAL en lugar de <Nombre de GAL> y ejecute esto:
Get-GlobalAddressList-Identity » < GAL Name> | / Format-List Name, RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients, Conditional*
En general, aunque el proceso puede parecer desalentador, es lógico y rápido. ¡Solo se necesitan unos pocos comandos para garantizar que su nueva chica esté lista!
Ver la lista global de direcciones
De Nuevo, diríjase a la Libreta de direcciones y, a continuación, a la Libreta de direcciones global.
Verá lo que contiene su Lista de Direcciones Global. Si deseas exportar a tus Contactos personales, resalta todos los datos que necesites. Para toda la Lista de direcciones globales, presione Ctrl-A. Para resaltar un cierto rango, haga clic en el primer elemento de la misma, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en el último elemento. Al hacer clic con el botón derecho en el rango, aparecerá el botón Agregar a contactos.
Agregar lista de direcciones globales a contactos en Outlook
Después de que un usuario haya pasado por la secuencia a continuación, verá los contactos necesarios copiados en su propia libreta de direcciones para aumentar la eficiencia.
- Haga clic en Libreta de direcciones en la sección Buscar (vea la cinta superior).
- Ahora elija la opción Búsqueda avanzada.
- Escriba el nombre de la persona a buscar.
- Haga clic en Aceptar.
- Encuentre el nombre en los resultados de búsqueda y haga doble clic en él. La ventana de apertura contendrá los datos de contacto de esa persona.
- En la esquina inferior izquierda, busque la opción Agregar a contactos y presione sobre ella.
- En la ventana de apertura, puede cambiar los detalles si es necesario.
- Terminar con Guardar & Cerrar.
Actualizar la lista global de direcciones en Outlook
El procedimiento es simple, rápido y crucial, ya que básicamente actualizará la lista de contactos en su PC. Para asegurarse de que todos los cambios en la Lista de Direcciones global principal se muestran en su dispositivo y todo está sincronizado:
En la pestaña titulada Enviar/Recibir, busque La libreta de direcciones de descarga in en Lista de opciones de Grupos de Envío / recepción. Es esencial que la Descarga cambie desde el último Envío/Recepción en la Libreta de Direcciones sin conexión esté marcada. Complete el procedimiento presionando OK.
Todos los cambios han cobrado fuerza y puede estar seguro de que su asistente de correo electrónico está completamente sincronizado. Recuerde repetir este procedimiento regularmente para que su correspondencia por correo electrónico funcione sin problemas.
Exportar la lista de direcciones globales desde Outlook
Si necesita exportar, es un poco más complicado que unos pocos clics. Primero tienes que agregar todos los contactos de GAL a tu lista de contactos personales (ver arriba). Para evitar la mezcla con otros contactos, puede mover temporalmente estos últimos a otra carpeta. Para ello, puede filtrar por la fecha de creación o modificación.
Después de eso, hay dos caminos a considerar. En primer lugar, los contactos se pueden exportar a un archivo CSV o xls. Alternativamente, se pueden usar directamente desde Contactos para una Combinación de correspondencia. La instalación de Access simplifica el procedimiento, ya que puede importar los detalles a su base de datos de Access directamente o exportarlos desde allí como csv o xlsx.
Exportar direcciones de correo electrónico de Outlook
Cuando necesita crear una lista de distribución de destinatarios de Outlook y eliminar direcciones duplicadas, existe la única solución: el Kit de extracción de datos para Outlook.
Esto es lo que tienes que hacer:
- Ejecute el kit de extracción de datos para la aplicación Outlook.
- Haga clic en Informes y elija la opción Lista de direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
- Esto abrirá una ventana de configuración de informe:
- Seleccione *.Opción de archivo CSV para exportar direcciones de destinatarios de Outlook a formato Excel
- Seleccione la fuente apropiada: Archivo PST externo – si desea crear una lista de distribución a partir de los destinatarios de correo electrónico ubicados en el archivo PST externo o Perfil de usuario de Outlook – para crear una lista de distribución a partir de los correos electrónicos actuales de Outlook.
- Haga clic en Ejecutar informe y especifique la ubicación y el nombre de archivo para guardarlo.
La herramienta guardará las direcciones de los destinatarios de correo electrónico en una lista de distribución que puede usar más adelante.
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