Aquí hay una Plantilla de Orden de Trabajo de Mantenimiento Gratuita y Cómo Usarla

La gestión de órdenes de trabajo es una parte esencial de ser un administrador de instalaciones y mantiene el equipo funcionando al máximo. Una orden de trabajo es un documento que describe el trabajo de mantenimiento o custodia que debe completarse dentro de un edificio. El objetivo principal de una orden de trabajo es organizar la información y ayudar al personal de las instalaciones a completar el mantenimiento del edificio de la manera más rápida y eficiente posible.

En este blog, exploraremos un proceso paso a paso para crear una orden de trabajo efectiva. Al incluir esta información crítica, su equipo estará en camino al mantenimiento proactivo de las instalaciones. No olvides descargar la plantilla de orden de trabajo gratuita y fácil de usar de AkitaBox antes de irte.

Cómo crear una Orden de trabajo efectiva

Recopilar detalles generales de la Tarea de mantenimiento

La primera parte de una plantilla de orden de trabajo siempre debe incluir información general sobre la tarea de mantenimiento en cuestión. Esta información es esencial para orientar a los técnicos de mantenimiento o custodios y ayudar a los administradores de instalaciones a ordenar las órdenes de trabajo en la oficina. Cree campos para la siguiente información en su sección de detalles generales:

• Tipo de Mantenimiento (Mantenimiento General, Limpieza / Custodia, Inspección, Prueba, etc.)

• Tipo de comercio (Custodia, Electricidad, Incendio, HVAC, TI, Plomería, etc.)

• Cesionario(s))

• Prioridad (Baja, Media, Alta)

• Horas Estimadas para Completar la Tarea

Identifique la ubicación del Activo que necesita reparación

Con los detalles generales de la orden de trabajo que se enumeran en la parte superior de la página, la siguiente sección debe ser más específica sobre la ubicación y los detalles del activo que necesita reparación. Esta información ayuda al personal de las instalaciones a organizar y priorizar las tareas de mantenimiento del día. Aquí hay cuatro detalles relacionados con la ubicación que las órdenes de trabajo deben incluir:

• Edificio

• Piso

• Número de Habitación

• Nombre del Activo

Registre Detalles e Información adicionales de Activos

Cada activo dentro de un edificio es único. Por lo tanto, es importante dedicar la sección tres de su orden de trabajo a los detalles e información de los activos. Esta sección puede ser tan simple o amplia como desee, pero le sugerimos comenzar enumerando los siguientes cinco campos de detalle. Dependiendo de su organización, es posible que desee agregar más campos para una mayor especificidad.

• ID de Activo

• Categoría de equipo (Electrodomésticos, Puertas, Electricidad, Seguridad contra Incendios, Informática, Mecánica, Fontanería, Techo, Seguridad)

• Tipo de equipo (es decir, Torre de enfriamiento, Unidad de Condensación, Aire Acondicionado, etc.))

• marca, Modelo y Fabricante

• de Serie #

Crear una Orden de Trabajo Descripción

Descripción de la orden de trabajo es una de las partes más importantes de la plantilla. Esta es la sección en la que los administradores de instalaciones toman información de las solicitudes de servicio entrantes y la convierten en instrucciones paso a paso sobre cómo solucionar el problema. Los siguientes puntos indican ejemplos de procedimientos y protocolos que pueden enumerarse en la descripción de una orden de trabajo. Corresponde al administrador de órdenes de trabajo enumerar los pasos detallados para finalizar la tarea.

• Procedimientos de bloqueo

• Protocolos de inspección

• Cambios de filtro

• Inspección de rodamientos

• Instrucciones de limpieza

Registrar el Resumen de trabajo y los Detalles de cierre

Cerrar una orden de trabajo implica más que simplemente escribir «listo», firmar el formulario y devolverlo a la pila de órdenes de trabajo. Aquí es donde entran en juego los» detalles de cierre » de una orden de trabajo. Utilice esta sección final de la orden de trabajo para indicar que la tarea se ha completado. Luego, indique notas, materiales utilizados y otra información útil para su uso en resúmenes de reparación de activos. Considere solicitar la siguiente información a su personal de mantenimiento una vez que se completen las órdenes de trabajo:

• Descripción del trabajo realizado/medidas adoptadas

• Notas útiles para futuras consultas

• Completado por: (¿qué cesionario?)

• Fecha de finalización de la tarea

• Horas que tomó completar la tarea

• Costo y materiales utilizados para completar la tarea

• Firma de aprobación del administrador de órdenes de trabajo

Pasar de» Lápiz y papel «a»Apuntar y hacer clic»

Parte de la gestión proactiva de instalaciones es sentirse cómodo con las plantillas de órdenes de trabajo y rellenarlas, tanto de forma completa como precisa. Sin embargo, el uso de un software de administración de instalaciones puede eliminar muchas de las cargas asociadas con el mantenimiento de activos en papel y en hojas de cálculo. A medida que su equipo y la carga de trabajo se escalan, es posible que ya no sea posible usar órdenes de trabajo en papel o una hoja de cálculo.

Un software de gestión de instalaciones como AkitaBox incluye un portal de solicitudes de servicio para que los ocupantes envíen solicitudes de mantenimiento
, así como un sólido módulo de gestión de órdenes de trabajo

Si su departamento sigue funcionando con cualquiera de estos métodos, nunca es demasiado tarde para cambiar a un enfoque más automatizado para las órdenes de trabajo y el mantenimiento y la gestión de edificios. En AkitaBox, te ayudaremos a determinar dónde puede mejorar tu equipo y qué herramientas necesitarán para tener éxito. Comience viendo una breve demostración en video del software AkitaBox o programando una consulta personalizada con el equipo de AkitaBox. Con capacitación y soporte personalizados, nuestro equipo de gerentes de éxito le ayudará a guiar sus instalaciones en la dirección correcta.

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