Cómo crear una hoja de ruta del proyecto: Un conjunto de herramientas para el éxito

Comunicar el objetivo y la estrategia de su proyecto no siempre es fácil. A menudo, las partes interesadas y los ejecutivos clave quieren ver cómo se desarrollará un proyecto, pero no tienen tiempo para rastrear un plan demasiado detallado.

Es por eso que una hoja de ruta del proyecto es tan útil. Ofrece una forma concisa de trazar los hitos y objetivos del proyecto para que los responsables de la toma de decisiones sepan qué entregables esperar y cuándo. También es una forma de establecer flujos de trabajo efectivos, lo que le ayuda a delegar y administrar tareas desde el principio.

Aquí, cubrimos los aspectos básicos de la creación de una hoja de ruta del proyecto, desde establecer una línea de tiempo realista hasta establecer flujos de trabajo equilibrados con objetivos definibles.

Hemos agregado enlaces rápidos para ayudarlo a navegar por la guía y encontrar la información que necesita:

• ¿Qué es una hoja de ruta de un proyecto?
• Hojas de ruta de proyectos y agilidad: ¿cuál es el enlace?
• Cómo hacer una hoja de ruta del proyecto: paso a paso
• Paso 1: Defina los objetivos y planes del proyecto
• Paso 2: Cree una línea de tiempo realista (ejemplo incluido)
• Paso 3: Evalúe el valor y los riesgos de cada tarea del proyecto
• Paso 4: Considere los costos y recursos
• Paso 5: Delegue efectivamente
• Paso 6: Establezca hitos alcanzables
• Gestión de contingencias y riesgos
• Conclusiones clave

¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto ofrece una visión general de alto nivel de las metas, los objetivos y los entregables de un proyecto. Se presenta como una línea de tiempo, que muestra cuándo y cómo se cumplirán los hitos clave del proyecto.

La hoja de ruta de un proyecto debe ser simple y concisa. Evite incluir demasiados detalles, ya que esto entra en el plan principal del proyecto. Su hoja de ruta debe guiar el cronograma del proyecto, lo que facilita la gestión de las expectativas de las partes interesadas y la comunicación de los próximos pasos e hitos al equipo.Presentación

Piense en una hoja de ruta del proyecto como un recurso de un vistazo que complementa el plan principal del proyecto. Proporciona una visión general estratégica de un proyecto, para que todos puedan revisar el estado del proyecto a medida que avanza hacia su finalización.

Aquí, analizamos lo que debe contener la hoja de ruta de un proyecto:

• Metas y objetivos
• Una línea de tiempo que describe hitos clave
• Entregables
• Riesgos
• Contingencias

Hojas de ruta del proyecto y agilidad: ¿cuál es el enlace?

La gestión de proyectos ágil se está convirtiendo en la norma en las disciplinas impulsadas por procesos, ya que las empresas buscan alejarse de las formas rígidas de trabajo en favor de ciclos de desarrollo cortos que se centran en la mejora y optimización continuas. Pero, ¿cómo encajan las hojas de ruta de los proyectos en esta nueva práctica de gestión? ¿Y siguen siendo de valor?

El modelo de gestión de proyectos ágil se basa en una gran cantidad de colaboración entre las partes interesadas individuales y los equipos, todos los cuales se unen para hacer realidad el proyecto. Debido a la naturaleza multifacética de esta dinámica de trabajo, es vital que todos puedan rastrear y revisar fácilmente el estado del proyecto, y ahí es donde entra en juego una hoja de ruta del proyecto.

Una hoja de ruta del proyecto complementa a la perfección la gestión ágil. Las hojas de ruta, ligeras en detalles pero concisas y manejables, facilitan la gestión ágil de proyectos, con equipos que tienen una visión clara de las metas y objetivos del proyecto sin quedarse atascados en pequeños detalles, que es la clave para lograr una estrategia de gestión ágil.

Cómo hacer una hoja de ruta del proyecto: paso a paso

Una hoja de ruta del proyecto efectiva debe comunicar los objetivos y la actividad del proyecto de alto nivel de un vistazo. Te mostramos cómo crear una hoja de ruta del proyecto que describa claramente tu estrategia.

Paso 1: Definir los objetivos y planes del proyecto

Una buena hoja de ruta del proyecto comunica los objetivos y los planes de forma sucinta, proporcionando detalles de alto nivel sin depender de notas y resúmenes de planificación excesivos. Su mapa debe trazar los objetivos del proyecto de manera sencilla, destacando lo que las partes interesadas pueden esperar y cómo lo logrará su equipo.

Comience creando una lista de entregables. Este es un resumen predefinido de lo que se logrará, demostrando el valor y la viabilidad del proyecto a los altos ejecutivos. No ofrezca montones de detalles aquí; simplemente indique sus expectativas antes de complementar los objetivos con un cronograma de proyecto viable.

Paso 2: Cree una línea de tiempo realista (ejemplo incluido)

Una línea de tiempo es la parte más importante de la hoja de ruta de un proyecto. Esto establece no solo la duración del proyecto, sino también cómo evolucionará, cuándo se cumplirán los hitos y cómo se unirán los flujos de trabajo individuales para alcanzar los objetivos en línea con los plazos de su proyecto.

Comience por determinar los flujos de trabajo y los recursos necesarios para completar los objetivos, ya que estos dictarán la duración del proyecto y cuándo establecer hitos clave. El cronograma debe identificar el tiempo que tomará completar sus objetivos y a qué costo. Qué tan lejos en el futuro mire al comunicar estos tiempos y costos depende de usted, y dependerá del alcance del proyecto y del nivel de trabajo involucrado.

A continuación, hemos recopilado un ejemplo de la hoja de ruta de un proyecto, para que puedas tener una idea clara de cómo debería verse tu cronograma.

Paso 3: Evalúe el valor y los riesgos de cada tarea del proyecto

Algunas tareas tienen mayor peso y responsabilidad que otras, por lo que debe asegurarse de que se deleguen a las personas adecuadas. Califique cada tarea por su importancia crítica para el éxito del proyecto y asígnela en consecuencia al miembro del equipo o departamento apropiado.

Paso 4: Considerar costos y recursos

Cada flujo de trabajo debe evaluarse cuidadosamente para medir el costo y los recursos necesarios. Las partes interesadas querrán ver cuánto tiempo, dinero y recursos se están invirtiendo en tareas específicas, por lo que deben incluir esta información en el flujo de trabajo.

Paso 5: Delegar efectivamente

Una vez que tenga una idea de los costos y los recursos, puede comenzar a delegar la actividad del proyecto a departamentos individuales y miembros del equipo. La delegación requiere un cuidadoso equilibrio entre costo y viabilidad; no tiene mucho sentido darle a una persona la propiedad principal de un flujo de trabajo como una medida de reducción de costos si hay dudas sobre si puede lograr su objetivo. Sea realista y considere la viabilidad a largo plazo del proyecto en lugar de recortes de costos a corto plazo.

Consejo: La hoja de ruta de un proyecto es una solución de un vistazo, por lo que no sienta que tiene que incluir todos los detalles de cómo se lograrán los objetivos. Los flujos de trabajo son una forma de comunicar la propiedad de las tareas de proyectos de alto nivel, pero no debería haber necesidad de ir más granular que esto.

La actividad de los miembros individuales del equipo puede formar una gran parte de un flujo de trabajo más amplio, por lo que no es necesario incluir esto en la hoja de ruta. Esto mantendrá las cosas más flexibles, lo que le permitirá cambiar la responsabilidad y crear un plan de contingencia sin justificar cada cambio a las partes interesadas.

Paso 6: Establecer hitos alcanzables

Los flujos de trabajo individuales deben ayudar a resaltar el desarrollo de un proyecto, y los hitos son una forma sencilla de comunicar el progreso paso a paso a las partes interesadas. Al establecer flujos de trabajo, los hitos facilitan ver cómo la actividad individual ayudará a alcanzar las metas y los objetivos, asegurando que cada faceta del proyecto progrese según lo previsto en su hoja de ruta.

Gestión de contingencias y riesgos

A medida que construya el cronograma y comience a agregar flujos de trabajo definidos, debe considerar las áreas de alto riesgo e implementar medidas de contingencia que guiarán el proyecto hacia el éxito en caso de que algo salga mal.

La gestión de riesgos es crucial para la planificación de proyectos y las principales partes interesadas querrán ver que se ha tenido en cuenta cada eventualidad. Advertencia sobre actividades específicas de alto riesgo con una etiqueta adecuada, como «recursos limitados», «potencial de retrasos externos» o «problemas financieros», para que las partes interesadas sean conscientes de las áreas de riesgo desde el principio. Esto no solo gestiona las expectativas, sino que puede ayudarlo a resolver problemas; por ejemplo, si aprueba fondos o recursos adicionales para respaldar la finalización sin problemas de flujos de trabajo individuales y objetivos del proyecto.

Para complementar la hoja de ruta de su proyecto, cree un documento de contingencia que cubra las acciones que se tomarán en caso de que cualquiera de las líneas de trabajo no cumpla con su objetivo. En él se debería esbozar efectivamente un «plan B» para la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta el análisis de la gestión de riesgos y las medidas de contingencia.

Conclusiones clave

Estas son algunas de las conclusiones clave y cosas que debe recordar al crear su propia hoja de ruta del proyecto:

• Una hoja de ruta del proyecto debe tener sentido para cualquiera que la lea, dando un desglose conciso de sus objetivos, estrategia y actividad de un vistazo. Trate de evitar incluir demasiados detalles; esto se puede incluir en una estrategia más larga o en un documento de planificación.
• La hoja de ruta de un proyecto debe contener dos partes clave: una lista clara de objetivos y entregables definidos y un cronograma adjunto que detalla los flujos de trabajo que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos.
• Sea realista al elaborar el cronograma de un proyecto y piense cuidadosamente a quién delegar tareas específicas.
• No sobrecargue flujos de trabajo con actividad y procesos granulares; incluya solo información de alto nivel para mantener flexibles los flujos de trabajo del proyecto.
• Pídale a un colega que revise su hoja de ruta antes de distribuirla a las partes interesadas. Si no pueden entender algo o tienen dudas sobre su realizabilidad, es posible que tengas que hacer algunos cambios.

Haga clic aquí para conocer las últimas noticias y características de Gazprom Marketing & Trading o visite nuestra página de inicio para obtener información sobre nuestras últimas oportunidades profesionales.

Los puntos de vista, opiniones y posiciones expresados en este artículo pertenecen exclusivamente a nuestros proveedores de contenido externos y no representan los de Gazprom Marketing & Trading. No se garantiza la exactitud, integridad y validez de las declaraciones realizadas en este artículo. Gazprom Marketing & Trading no acepta ninguna responsabilidad por errores, omisiones o declaraciones.