Diario de recibos de efectivo

El diario de recibos de efectivo es un diario especial que se utiliza para registrar el recibo de efectivo por parte de una empresa. El diario es simplemente una lista cronológica de todos los recibos, incluidos el efectivo y los cheques, y se utiliza para ahorrar tiempo, evitar que el libro mayor se llene de demasiados detalles y permitir la separación de funciones. En algunas empresas, el diario de recibos de efectivo se combina con el diario de desembolsos de efectivo y se conoce como el libro de caja.

La información registrada en el diario de recibos de efectivo se utiliza para hacer asientos en los libros mayores subsidiarios y en las cuentas pertinentes del libro mayor general. El diario de recibos de efectivo es un libro de entrada principal y las entradas en el diario no forman parte de la publicación de doble entrada.

Información listada en el Diario de Recibos de Efectivo

El formato del diario de recibos de efectivo suele ser de varias columnas. La información en el diario se toma de documentos de origen, como remesas, recibos de efectivo, comprobantes y cheques, y por lo general incluye lo siguiente:

• Fecha de transacción: la fecha en que se recibe el efectivo.Referencia de transacción
• : una referencia interna para la transacción.
• Descripción-una descripción de la transacción que indica la cuenta a acreditar.
• Folio del libro mayor-una referencia al libro mayor subsidiario o general.
• Cantidad: el monto total del recibo de efectivo.
• Columnas de análisis: un análisis del recibo de efectivo en tipos como cuentas por cobrar, ventas de efectivo, ventas de activos fijos, otros, etc.

Las columnas de tipo de recibo de efectivo dependerán de la naturaleza del negocio. Algunas empresas simplemente tienen una columna para registrar la cantidad de efectivo, mientras que otras necesitan columnas adicionales para recibos de cuentas por cobrar, descuentos en ventas, ventas de activos fijos, nuevo capital, ventas en efectivo, etc. El diario de recibos de efectivo siempre debe tener una columna «otros» para registrar las cantidades que no encajan en ninguna de las categorías principales.

Es importante entender que si se recibe dinero en efectivo, incluso si se relaciona solo con una parte de una transacción más grande, la transacción completa se ingresa en el diario de recibos de efectivo.

Ejemplo de Diario de recibos de efectivo

El uso del diario de recibos de efectivo es un proceso de tres pasos.

1. La información se registra en el diario de recibos de efectivo a partir de los documentos de origen apropiados, como libros de pagos bancarios, estados de cuenta bancarios y recibos de asesoramiento.
2. Las partidas del libro de recibos de efectivo se utilizan para actualizar los libros mayores subsidiarios, como el libro mayor de cuentas por cobrar.
3. Los totales de la columna del diario de recibos de efectivo se utilizan para actualizar el libro mayor

Debe tenerse en cuenta que, si la empresa mantiene cuentas de control del libro mayor subsidiario en el libro mayor, solo el paso 3 anterior forma parte del asiento contable de doble entrada.

El diario de recibos de efectivo se actualiza a partir de los Documentos de origen

Cada recibo de efectivo se registra como una partida en el diario de recibos de efectivo, como se muestra en el ejemplo siguiente. En este ejemplo, se supone que los recibos son cobros en efectivo de clientes que tienen cantidades pendientes por ventas a crédito y recibos de ventas en efectivo.

Cada línea representa la información de un recibo de efectivo.

Diario de recibos de efectivo Utilizado para actualizar los Libros Mayores Subsidiarios

De forma regular (generalmente diaria), las partidas del diario de recibos de efectivo se utilizan para actualizar los libros mayores subsidiarios. Normalmente, la mayoría de los recibos de efectivo provienen de clientes de venta de crédito, y el libro mayor subsidiario actualizado es el libro mayor de cuentas por cobrar. En el ejemplo anterior, 550 se registra en la cuenta del libro mayor del cliente A y 350 en el cliente C. Cuando se registra en el libro mayor de cuentas por cobrar, se incluiría una referencia a la página pertinente del libro de recibos de efectivo.

Como la empresa mantiene cuentas de control en el libro mayor general, los asientos en el libro mayor subsidiario en sí (en este caso, el libro mayor de cuentas por cobrar) no forman parte de la contabilidad de doble asiento, es simplemente un registro de las cantidades cobradas de cada cliente.

Totales del Diario de Recibos de Efectivo Utilizados para Actualizar el Libro Mayor

Al final de cada período contable (generalmente mensual), los totales de la columna del diario de recibos de efectivo se utilizan para actualizar las cuentas del libro mayor. Dado que la empresa utiliza cuentas de control del libro mayor subsidiario en el libro mayor general, los asientos forman parte del sistema de contabilidad de doble entrada.

En el ejemplo anterior, el total de la columna del diario de recibos de efectivo para el mes es 1,050, y en este caso particular representa los recibos de clientes de venta a crédito de 900 y los recibos de ventas en efectivo de 150. La entrada doble en el diario de recibos de efectivo de contabilidad sería la siguiente:

En este caso, la entrada de débito en la cuenta de efectivo representa el efectivo recaudado de los clientes para el período, lo que aumenta el activo de efectivo.

El asiento de crédito se realiza en la cuenta de control de cuentas por cobrar del libro mayor y representa la reducción de la cantidad pendiente de los clientes de venta de crédito. Si el diario de recibos de efectivo registraba otras partidas, como ventas de efectivo, ventas de activos fijos, etc. entonces el crédito habría ido a la cuenta de venta o enajenación de activos fijos apropiada.

Diario de recibos de efectivo y Descuentos permitidos

Al registrar las colecciones de efectivo de los clientes, es bastante común que el diario de recibos de efectivo incluya una columna de descuentos permitidos. Al usar una columna de descuentos permitidos, la empresa puede usar el diario de recibos de efectivo para registrar el monto facturado, el descuento permitido y el recibo de efectivo. De esta manera, los asientos de partidas en el libro mayor de cuentas por cobrar corresponden al monto total facturado, y sólo el total de la columna de descuentos permitidos se asienta en el libro mayor general.

Por ejemplo, si una empresa recoge efectivo de 490 de un cliente con respecto a una factura de venta a crédito de 500 menos un 2% de descuento en efectivo, la partida que se registra en el libro mayor de cuentas por cobrar sería de 500 para liquidar la cuenta del cliente, y la columna de descuentos permitidos en total de 10 (en este caso, suponga que solo hay un artículo para el período contable) se registra en la cuenta de descuentos permitidos del libro mayor general.

Comprobante de envíos en el Diario de recibos de efectivo

Son dos cheques que se pueden hacer después de la publicación de los recibos de efectivo diario al final de un ejercicio contable para demostrar que la información se ha transferido correctamente a los libros mayores, de la siguiente manera:

1. El total de todos los saldos del libro mayor subsidiario (en este caso, los saldos de las cuentas de clientes en el libro mayor de cuentas por cobrar) debe ser igual al saldo de la cuenta de control del libro mayor subsidiario en el libro mayor general.
2. El libro mayor debe estar en equilibrio, es decir, el total de débitos en el libro mayor debe ser igual al total de créditos.