El Cumplimiento de I – 9 es un Área «Caliente»-Cómo Evitar Quemarse

Desde 1986, los Estados Unidos han impuesto a los empleadores la carga de actuar como guardianes de la puerta en la aplicación de las leyes de inmigración. Al mismo tiempo, los empleadores deben tener mucho cuidado de no discriminar a los empleados autorizados o a los candidatos por motivos de ciudadanía u origen nacional. El resultado es una línea muy fina que los empleadores están obligados a caminar, con grandes escollos (interrupción del negocio, multas elevadas, publicidad negativa, demandas por discriminación y sanciones penales) a la espera de cualquier paso en falso.

En los últimos años, las reformas de inmigración y el aumento de la aplicación de la ley han sido temas de amplio debate. Si bien nuestros políticos no han sido capaces de ponerse de acuerdo sobre ninguna nueva política importante, una propuesta que parece encontrar poca objeción es la idea de que los empleadores deben estar sujetos a un mayor escrutinio y cumplimiento, lo que aumenta la carga de su papel como evaluadores de primera línea de la autorización de la fuerza de trabajo. De hecho, en los últimos años se han registrado aumentos significativos en las auditorías y redadas de la fuerza laboral por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos («ICE») a todos los niveles. De hecho, la Administración Obama ha convertido a los empleadores en el centro de su estrategia de aplicación de la ley para abordar a los trabajadores indocumentados y la inmigración ilegal. Es posible que haya leído informes de algunas de las redadas o acciones policiales más prominentes que han llegado a las noticias nacionales.

Se puede activar una auditoría I-9 por varias razones, incluidas muestras aleatorias e informes de empleados (o ex empleados) descontentos. Ciertos sectores empresariales, por ejemplo la producción de alimentos, son especialmente susceptibles a las auditorías I-9 y a las «redadas silenciosas» del ICE. En el caso de una auditoría, su empresa deberá establecer el cumplimiento de la norma I-9 con ICE. Sin un enfoque proactivo, es probable que esas respuestas sean reactivas y defensivas. Esto generalmente conduce a una emergencia interna en la respuesta rápida, lo que resulta en una respuesta apresurada, pérdida de productividad, aumento de los honorarios de los abogados, dificultades para reemplazar a los trabajadores y, posiblemente, multas o cargos penales.

Por lo tanto, si bien el cumplimiento adecuado de I-9 siempre ha sido importante, nunca ha sido más esencial. No es suficiente que los empleadores simplemente llenen el formulario I-9 de la mejor manera posible de acuerdo con las instrucciones básicas del formulario y los incluyan en un archivo. Los riesgos son simplemente demasiado altos para mantener un enfoque poco sistemático del cumplimiento de la norma I-9, si esa es su postura actual. El cumplimiento adecuado de la norma I-9 requiere el debido cuidado y una planificación proactiva.

Cada empleador debe tener una Política interna formal de Cumplimiento de I-9 que detalle las políticas y procedimientos exactos del empleador para completar, verificar y retener adecuadamente la documentación de I-9 y autorización de empleo, para asignar la responsabilidad de supervisión dentro de la empresa para estas tareas, y para autoauditorías u otros esfuerzos de monitoreo interno periódicos para garantizar el cumplimiento. Además, el Manual del Empleado del empleador debe contener una sección que explique al empleado las obligaciones respectivas del empleador y del empleado con respecto al Formulario I-9.

Con toda la actividad de aplicación de la ley, la publicidad y los riesgos, es hora de ser proactivos en este tema; comuníquese con uno de los abogados experimentados de inmigración o empleo de Foster Swift para discutir un enfoque integral.

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