Iniciar, Detener, Continuar Tutorial

Invitado mensaje escrito por

David Ciccarelli

CEO de Voices.com

no estoy seguro de cuánto tiempo había estado pasando antes de que me di cuenta, pero era probablemente un tiempo.

Tal vez un poco de fondo sería útil para comenzar. Como cofundador de una empresa de rápido crecimiento, especialmente en nuestros primeros años (que fueron hace solo unos años), estaba muy acostumbrado a hacer de todo. Crecimos y las cosas evolucionaron, y poco a poco no tuve que hacer todo – pero incluso entonces, todavía tenía un buen sentido de cómo hacerlo si era necesario. Ciertamente, tenía una gran comprensión de lo que eran todas esas pequeñas cosas que juntos impulsaron a la compañía hacia adelante.

Ahora, en mi papel de CEO de una empresa de casi 100 personas, mi enfoque está justamente en ese panorama general: impulsar la estrategia hacia adelante, crear la visión, ver la próxima oportunidad. Por necesidad, esas pequeñas cosas no llegan a mi radar tanto. Sin embargo, en ningún momento se volvieron menos importantes, y afortunadamente tengo grandes personas que son mis ojos.

El problema es, por supuesto, que esos ojos nunca tienen escasez de otras cosas que hacer. La gente tiene trabajos completos y listas completas de tareas pendientes. Todos conocen los puntos débiles porque los sienten, pero por varias razones, también se sienten demasiado ocupados para hacer algo, que no tienen la autoridad o los medios para iniciar el cambio, no aprecian completamente el impacto o no lo logran.

Así es como terminamos sentados en 5 días completos de flujo de caja. Ahora, al principio de la lectura, eso podría no parecer un gran problema, por lo que el dinero está llegando a la puerta 5 días más tarde de lo que podría ser de otra manera; todavía estábamos pagando las cuentas. Pero como los líderes empresariales pueden empatizar, incluso 1 día de flujo de efectivo adicional puede tener un gran impacto financiero. ¡Muchos darían su brazo izquierdo por solo 1 día! Entonces, ¿cómo conseguimos esos 5 días adicionales de efectivo?

Enviamos un correo electrónico a nuestros clientes y se lo pedimos.

Sí, era así de simple. Solíamos enviar un correo electrónico a un cliente cuando tenía que pagar una factura, y en su lugar, lo enviamos aproximadamente una semana antes. ¿Y adivina qué? Pagaron. Es tan dolorosamente simple, pero es una de esas pequeñas cosas que no vi, y no aprendí la oportunidad o su solución hasta que pregunté (inserte «de la mano a la frente» aquí).

De lo que me di cuenta, sin embargo, fue de que identificar todas esas pequeñas cosas que hacen grandes diferencias no podía suceder simplemente preguntándole a la gente una a la vez: necesitaba una estructura, un proceso dedicado y un pedazo de tiempo para hacerlo. La estructura que implementé que provocó esta y muchas otras ideas fue el proceso de Inicio / Parada / Continuación, pero con nuestro propio giro. Así es como funciona para nuestra empresa y para mí en particular.

Configurar Su Sesión de Inicio, Parada y Continuación

Invité a departamentos enteros a una reunión dedicada, compartiendo que intercambiaríamos ideas sobre cosas en su área que deberíamos Comenzar, Detener o continuar haciendo. Presenté a los participantes a la sesión explicando que durante el último trimestre o año, todos hemos estado involucrados en una variedad de actividades, proyectos y relaciones. El tiempo, por así decirlo, no nos permitió buscar oportunidades prometedoras que nos miraran a la cara, principalmente porque ya estábamos demasiado comprometidos. Si tan solo tuviéramos el tiempo, la energía y los recursos para comenzar ese nuevo proyecto.

Actúo como facilitador de la sesión, que es un punto clave. Con la responsabilidad de moderar la actividad del grupo y aportar claridad a lo que se dice, esto asegura que mi enfoque esté en escuchar en lugar de participar. Además, por supuesto, de darme un asiento en primera fila para conversaciones que de otra manera no habría escuchado.

También me aseguro de tener una persona separada que tome notas detalladas bajo los tres encabezados de Inicio, Parada y Continuación. Entrar en una habitación con una pizarra o un medio para mostrar las notas en tiempo real también es útil.

Inicio

El mejor lugar para comenzar es, por supuesto, el cubo de inicio. ¿En qué ideas tiene más sentido ejecutarlas? ¿Se dan las condiciones adecuadas para seguir adelante con un nuevo proceso, iniciativa o actividad, dado el clima actual de la oficina? Ahora es el momento de trazar un nuevo rumbo para ganar territorio en áreas que sabes que te esperan oportunidades.

Considere tener algunas preguntas importantes listas, como::

• » Si el dinero no fuera un factor, ¿dónde invertirías?»
• » Imagina tener a otra persona en tu equipo. ¿Qué proyecto les asignarías que aún no hayamos comenzado?»

La comida para llevar debe ser una buena lista de ideas frescas que no se han comenzado antes.

Detener

¿Qué es lo que realmente debe detenerse? ¿Hay algo que consume mucho de su tiempo por muy poco retorno o recompensa? Detectar las actividades que te distraen de tu propósito principal y luego eliminarlas puede ser como un soplo de aire fresco. Si encuentras que un proceso necesita cambiar o que un aspecto particular de cómo haces algo causa una cantidad excesiva de estrés, ese es otro candidato para la discusión en la fase de parada.

Por otro lado, es posible que escuche a los miembros del equipo decir que, aunque disfrutan de una actividad o iniciativa en particular, sienten que ha seguido su curso. Ser capaz de detener algo le permite hacer espacio para otras actividades dignas. Sin embargo, solo recuerde que si detiene algo, debe considerar a quién más en la compañía puede afectar su decisión. Si descubres que lo que te gustaría detener involucra a personas de un departamento diferente, tendrás que consultar con ellos sobre lo que te gustaría hacer y considerar genuinamente su perspectiva antes de seguir adelante con tu decisión. Nunca sabes cuánto impacto tendrá tu decisión, así que asegúrate de preguntar antes de escribir tu decisión en piedra.

Para esta sección, algunas preguntas para comenzar incluyen:

• «¿Qué recortarías de tu jornada laboral si tuvieras que irte temprano de vacaciones?»
• » ¿Qué actividades colocas mentalmente en la parte inferior de tu lista de tareas pendientes, incluso antes de que la hayas escrito?»
• » ¿Alguna vez ha notado que un área de su trabajo se ve constantemente desplazada al día siguiente o incluso al mes siguiente? ¿Qué es eso y por qué es tan fácil aplazarlo hasta una fecha posterior?»

Continuar

¿Recuerdas el viejo axioma, «Si no está roto, no lo arregles»? Considere la fase de continuación como un momento para identificar y evaluar qué actividades continúan mostrando resultados positivos. Esta sección presenta a su equipo la oportunidad de identificar aquellas áreas que creen que están contribuyendo positivamente al éxito de su empresa. Estas actividades deben ser vivificantes y sostener los esfuerzos necesarios para continuar logrando sus metas.

Mantenga la conversación preguntando:

• «¿Dónde estamos agregando el mayor valor para nuestros clientes?»
• » ¿Qué responsabilidades le parecen personalmente más satisfactorias?»
• » ¿Hay alguna actividad que defina nuestra cultura corporativa y que debamos seguir haciendo?»

Reconoce que estás buscando afirmaciones afirmativas y que corre el riesgo de parecer cursi. Mantenga la conversación centrada en las partes interesadas clave, es decir, sus clientes, empleados e inversores. Escuche a los sentimientos de agradecimiento que afloran, como el momento en que realmente «cautivamos» al cliente o ayudamos a revertir una situación difícil. Son esos recuerdos los que mantienen a los clientes de por vida y a los empleados comprometidos en el lugar de trabajo.

Lo que viene después

Después de reunirse con todos los grupos, tendrá una pila de documentos con las ideas de su organización. La misma semana, decida con qué tiene sentido seguir adelante ahora y con cuál conservar, salvo para otro momento (y establezca cuándo será). Desarrolle planes de implementación según corresponda, recordando que si puede lograr primero algunas de las victorias rápidas, estará dando a todos evidencia de que su opinión importaba y que el proceso era valioso.

Finalmente, prometa reunirse de nuevo para asegurarse de que los artículos estén completos y programar un nuevo comienzo, una parada y una continuación de la sesión en unos pocos meses (hacemos la nuestra dos veces al año).

Al demostrar su voluntad de explorar todas las facetas de su empresa, escuchar las opiniones de cada empleado en un entorno grupal y tomar medidas en aquellas áreas necesitadas, puede sorprenderse con lo que aprende y cómo unos pequeños cambios pueden resultar en grandes victorias. Encontramos 5 días adicionales de flujo de efectivo, me pregunto qué descubrirá.