Lista de Verificación Completa de Planificación de Conferencias
Organizar una conferencia exitosa tiene muchos beneficios. Incluyen ayudar a promover su organización y redes, además de expandir su alcance a través del marketing y los defensores de la industria. ¡Lo mejor de todo es que puede generar ingresos!
Las estadísticas recientes de marketing de eventos muestran que el 41 por ciento de los marketers creen que los eventos son el canal de marketing más efectivo sobre la publicidad digital, el marketing por correo electrónico y el marketing de contenidos. Esto refleja un aumento del 32 por ciento desde 2017, según Bizzabo.
Hay una variedad de factores a considerar al planificar su conferencia. Los dos factores principales para comenzar son la época del año y el lugar de celebración. Al decidir la mejor época del año para celebrar su conferencia, piense en la temporada alta para los negocios y roles profesionales de sus asistentes. Querrás mantenerte alejado de sus períodos de mayor actividad, cuando no necesariamente podrán asistir a tu evento.
Desde una perspectiva de presupuesto, esté al tanto de la temporada alta de conferencias en la región en la que planea celebrar su conferencia, como de enero a marzo, en destinos turísticos. Además, considere destinos que pueden no ser los primeros que se le ocurran. Las ciudades de segundo y tercer nivel pueden ofrecer un atractivo único, así como ofrecer excelentes tarifas para aquellos que son más conscientes del presupuesto.
Desea ofrecer a los asistentes una excelente experiencia de conferencia, que podría ser un desafío. El proceso de planificación tiene muchas facetas. Se requiere un equipo de personas dedicado, con experiencia en diferentes áreas de planificación de conferencias, para manejar el conjunto diverso de actividades. Esas actividades abarcan una amplia gama, desde la promoción y la inscripción, hasta la planificación de reuniones y la planificación de programas.
Es imperativo tener una lista de verificación de planificación de conferencias, para mantener todo en orden. La lista de verificación es un documento completo que incluye una lista de tareas que usted y su equipo deben completar antes, durante y después de una conferencia.
La lista de verificación también ayudará a mantener a tu equipo en la misma página, con fechas clave y elementos que no querrás perderte. Tendrá que actualizar la lista de verificación semanalmente, para mantenerla como un documento vivo y asegurarse de mantenerse en el camino correcto.
Hay diferentes maneras de abordar una lista de verificación de planificación de conferencias. Puede desglosarse por elementos pre, in situ y post, por categoría de actividad, o puede estar en orden cronológico. Independientemente del formato, debe incluir las fechas de vencimiento y quién es responsable de cada elemento de línea.
Este es un ejemplo de una lista de verificación de planificación de conferencias, que incluye los aspectos más destacados:
Promociones
- Desarrollar un plan de marketing para eventos
- Determinar la estrategia de marca del evento
- Crear estrategias temáticas, basadas en la ubicación y los objetivos del evento
- Iniciar un programa de ventas para patrocinadores y proveedores
- Crear un sitio web dedicado a la conferencia
- Desarrollar anuncios y programar
- Desarrollar publicaciones, contenido y programación en redes sociales
- Desarrollar comunicados de prensa y coordinar otras actividades de relaciones públicas
- Desarrollar recordatorios y programación de la serie Eblast
- Distribuir folletos promocionales o folletos
Lugar de celebración de la Conferencia
- Iniciar Solicitud de propuesta (RFP) con la Oficina de Convenciones y Visitantes (CVB) en la ubicación deseada
- Opciones de lugar del centro de conferencias de investigación
- Realizar una inspección del sitio
- Finalizar la selección, confirmar los detalles y negociar el contrato
- Iniciar RFP para audio/visual y Wi-Fi
- Establecer un horario para informes de bloques de habitaciones desde el hotel
- Coordinar seguridad
- Planificar pedidos de catering y banquetes, incluidos alimentos y bebidas
Fuera del sitio & Actividades relacionadas con el destino
- Revise y seleccione DMC partner
- Busque opciones fuera del sitio para ofrecer a los asistentes a la conferencia
- Finalizar contratos fuera del sitio
- Finalizar recuentos fuera del sitio
- Confirmar el transporte
- Verificar los horarios y lugares de recogida
Planificación general
- Desarrollar el presupuesto del evento
- Organizar la cancelación del evento y el seguro de responsabilidad civil
- Solicitar una licencia de música
- Coordinar los viajes del personal
- Crear una lista de verificación y asignaciones diarias de elementos de acción en el sitio
- Desarrollar una agenda interna de «flujo de espectáculos»
- Contratar a un contratista de espectáculos; determinar el diseño del área de exposición
- Determinar y finalizar el entretenimiento
- Determinar y comprar regalos
- Desarrollar el libro de programas
- Implementación de aplicaciones móviles
- Revisar las opciones de señalización y pedir
- Coordinar decoraciones
- Coordinar cualquier necesidad especial
- Desarrollar una cubierta de diapositivas maestra, para incluir diapositivas de patrocinadores
Registro
- Establecer tarifas de registro
- Configurar un sistema de registro y registro en línea
- Coordinar insignias
- Ordenar cordones, determinar cantidades
- Esté listo con Square, para procesar pagos
Oradores
- Póngase en contacto con las oficinas de oradores, para obtener oradores principales
- Identifique temas y oradores de la industria
- Finalice temas y oradores
- Desarrolle una hoja de cálculo de oradores con toda la información de contacto
- Programar una llamada de preparación con oradores
- Recopilar presentaciones de oradores
- Agregar oradores al sitio web
- Coordinar reservas de hotel VIP
Planificación posterior al evento
- Actualizar el sitio web de la conferencia evento
- Enviar cartas de agradecimiento
- Distribuir encuestas posteriores al evento
- Responder a encuestas posteriores al evento en el lugar y CVB
- Desarrollar un informe de información y resultados financieros posteriores a la conferencia
Aunque compartí algunos de mis mejores consejos para la planificación de conferencias, como puede ver en esta extensa lista de verificación, la planificación de eventos toca muchas áreas y tiene muchas capas. Dependiendo del tiempo y los recursos, podría tener sentido trabajar con un socio de planificación de conferencias, que tenga su propio equipo dedicado y la experiencia para manejar todo tipo de eventos.
Hay empresas de planificación de conferencias que se especializan no solo en la gestión de eventos, sino que también pueden ofrecer una gama completa de servicios, incluido el marketing. Tener una sola empresa para manejar todos los componentes resultará en una conferencia más fluida, agradable y exitosa.
¿Necesita ayuda para planificar su próxima conferencia? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para iniciar la conversación.