Los mejores libros sobre Productividad

¿Pueden los libros enseñarnos a ser más productivos?

Absolutamente. Creo que los libros pueden proporcionar un marco y modelos para pensar. Gran parte de mi carrera se ha basado en investigar, comprender, aclarar y formular un proceso de pensamiento que hace que las personas sean tremendamente más productivas. En algún momento me di cuenta de que lo que había aprendido durante mis 25 años de carrera era único, que nadie más lo había hecho, y que era a prueba de balas si lo implementabas. Me convencí de que debía escribir el manual. Así que escribí Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que se publicó por primera vez en 2001.

El primer fin de semana que estaba en las estanterías de Barnes & Noble en los Estados Unidos, una mujer me envió un correo electrónico para decir: ‘Wow, David, recogí tu libro. Lo leí y cambió mi vida. Pensé: «¡Sí!»Porque no estaba claro si podía ponerme en el libro o si realmente podía transmitir algo a través de la palabra escrita. Eso todavía era algo desconocido para mí.

Absolutamente. Hacer las cosas tuvo un gran impacto. The Guardian también lo llamó » nada menos que un cambio de vida.»Pero, ¿por qué crees que tuvo una respuesta tan grande? Supongo que lo que pregunto es: ¿por qué la gente ha tenido una respuesta tan emocional a lo que, a primera vista, es una serie de tareas administrativas?

Bueno, la libertad y la energía liberada que produce la aplicación del proceso de pensamiento y la práctica es instantánea y muy deliciosa para las personas. Especialmente si están en mejorar su vida de alguna manera, forma o forma.

Pero la extraña paradoja es que las personas más atraídas por hacer las cosas son las que menos lo necesitan. Ya son las personas más productivas, ambiciosas y enfocadas positivamente. Solo necesitan más espacio; se han quedado sin espacio, dada su creatividad, su inspiración y todo el trabajo que están haciendo. Así que están extremadamente hambrientos de algo que les permita más espacio. Saben cuánto más valor podrían producir si se liberaran o tuvieran más espacio y más espacio para hacer eso.

Así que hay buenas y malas noticias. La buena noticia es que voy a pasar el rato con algunas de las personas más geniales que hayas conocido, que se sienten atraídas por mi trabajo. La mala noticia es que la gente que realmente necesita esto no aparece. Simplemente no son lo suficientemente conscientes como para ser conscientes de que podrían cambiar o están interesados en ello. La mayoría de las personas, aunque se quejen de sentirse abrumadas o confundidas, creen que lo que están haciendo es suficiente.

¿Cuánto tiempo lleva utilizar un método de productividad como el suyo? Hacer las cosas aconseja elaborar listas de objetivos, dividirlas en tareas, elaborar listas de tareas pendientes y ponderarlas por prioridad. La parte escéptica de mí se pregunta si podríamos usar mejor ese tiempo para ir directamente al trabajo.

Bueno, mi metodología no añade trabajo. En realidad tiene que hacer su trabajo mucho más fácil, al instante. Así que no son cosas extra. Es gracioso, la gente se enoja conmigo por sus listas. Yo digo: ‘Disculpe, no es mi lista. Es tuyo.¿ Y cuántas veces quieres seguir pensando en algo sin hacer ningún progreso en ello? Hablar de una pérdida de tiempo.

Tan pronto como algo se te ocurra más de una vez, a menos que simplemente te guste pensarlo, solo significa que aún no estás apropiadamente involucrado con esa cosa y está ocupando espacio psíquico, usando espacio mental que no está disponible para nada más. Y así lo validó en un libro rigurosamente investigado.

Sí, ese es un buen punto. Hablemos de tus recomendaciones de libros. En primer lugar, tenemos al neurocientífico, Daniel Levitin, La Mente Organizada. Este fue un gran éxito de ventas en 2014. ¿Podría decirme por qué lo recomienda?

Bueno, es una historia divertida. He conocido a Dan, es un gran tipo. Cuando estaba a mitad de escribir su libro, se encontró con el mío y se asustó, y se dirigió a su editor para decirle: ‘Oh, Dios mío, tal vez debería parar, porque David lo hizo. Así que es muy simpático.

Me alegro de que no se detuviera porque ha acumulado y curado un montón de investigación realmente genial que básicamente solo valida la necesidad de un cerebro externo. Su cabeza no está diseñada para recordar, recordar, priorizar o administrar relaciones con más de cuatro cosas, y eso son nuevos datos de la ciencia cognitiva. Lo he conocido por experiencia durante los últimos 35 años: tu cabeza es para tener ideas, pero es un lugar terrible para aferrarte a ellas. Quiero decir, tu cabeza es una oficina de mierda.

Así que lo validó en un libro rigurosamente investigado. Es profesor Emérito de la Universidad McGill, miembro de la Escuela de Negocios Haas de Berkeley . . . Quiero decir, este tipo tiene credenciales en el wazoo. Pensé que era genial—y es un buen recordatorio para cualquiera que piense que solo debes llevar cosas en tu cabeza para crecer.

¿Es este un libro que ofrece un sistema para mejorar la productividad, o es uno que recomienda que tengamos un sistema?

Recomienda que tenga un sistema. Quiero decir, Dan tiene algunos consejos, trucos y técnicas que son útiles, pero todos los conocen. Pon cosas delante de la puerta, para que no lo olvides por la mañana. Se podría llamar a eso un sistema, pero es un poco obvio.

En el libro, señala que nuestros cerebros tienen un límite de procesamiento diario y podemos estar desperdiciándolo mirando fotos divertidas en nuestro teléfono o leyendo artículos en línea.

Pero las distracciones siempre han existido. ¿Es Internet tan diferente?

Solo en velocidad y volumen, eso es todo. Y la accesibilidad y la ubicuidad de la misma. Si estuvieras en el bosque, te llevaría un tiempo encontrar cosas que te distraigan, pero aún así podrías. Pero ahora está en tu bolsillo. En el próximo libro, como verán, Theo Compernolle tiene una gran diatriba sobre lo superficial que la gente está pensando ahora. El solo hecho de tener tu iPhone en el bolsillo, en el bolso o en la mochila crea un subidón de dopamina, preguntándote quién podría estar haciéndote ping.

Es altamente adictivo, todo eso es. Pero el tema es viejo como la suciedad. Si sabes lo que estás haciendo, es un buen momento para estar vivo, porque wow, ¿qué tan genial es que tú y yo podamos hablar por Skype desde el otro lado del mundo? Tienes una enorme red de personas a nivel mundial con las que puedes chatear, pasar el rato, obtener valor y compartir. Que bueno es eso? Pero es muy fácil engancharse a él si no estás seguro de lo que estás haciendo, o si quieres encontrar una manera de evitar hacer lo duro y feo que sabes que debes hacer.

Absolutamente. Sé que muchos estudios han demostrado que aburrirse es genial para la creatividad; pero llevar Internet en nuestros bolsillos significa que rara vez nos aburrimos en estos días. Quiero decir, he notado que en el segundo en que alguien tiene algún tipo de emoción negativa, lo inmediato que la mayoría de la gente hará es sacar su teléfono para distraerse. Pasemos a nuestro próximo libro de productividad, BrainChains. Theo Compernolle es neuropsiquiatra, así que ya es un patrón interesante. ¿Es una lección que necesitamos entender para que nuestros cerebros sean más productivos?

Bueno, deberías entender una idea muy simple de la que Theo habla: hay tres partes de tu cerebro. La parte más evolutiva y antigua es la parte límbica, es decir, la de supervivencia. Ese es el que vive en el presente. Ese es el que reconoce tigres, osos, tormentas eléctricas, bayas, cosas para comer, etc. Es la parte de ejecución de tu cerebro que funciona muy bien para mantenerte vivo en la sabana y en la selva.

Luego, más tarde en el sentido evolutivo, desarrollaste el cerebro anterior. El cerebro anterior es la parte pensante, la parte futura, la parte que puede hacer planes, establecer metas, tener visiones, etc. Como señaló Theo, esa es la parte que en realidad puede cansarse. Otros dos amigos míos, John Tierney y Roy Baumeister, cuando escribieron Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength—que es otro libro que podría haber llegado a la lista—hablaron sobre la fatiga de decisión: el cerebro anterior solo tiene una cierta cantidad de caballos de fuerza que puede usar antes de cansarse, francamente.

Pero Theo señala que hay una tercera parte del cerebro, una parte muy importante de la que no creo que la mayoría de la gente esté al tanto, llamada el cerebro de archivo. El archivado de cerebro es la parte de usted que se lleva toda la multitud de entradas que tenemos 24/7, y comienza a tejer juntos. Funciona más allá de tu mente consciente. Por lo tanto, dormir es el mejor lugar para que tu cerebro de archivo refuerce y revitalice todas las demás partes de tu cerebro, y es absolutamente necesario.

» Necesitas soñar despierto, necesitas dejar que tu mente descanse o tomar una siesta »

También es por eso que es necesario, cada 90 minutos, levantarse y caminar durante cinco minutos. Necesitas soñar despierto, dejar que tu mente descanse o tomar una siesta. Y Theo curó en BrainChains más de 600 de los últimos estudios de investigación de ciencia cognitiva para reunir su diatriba básica sobre este punto.

me encanta dormir. Cada noche miro mi calendario para ver hasta qué hora puedo dormir por la mañana, porque me encanta. Pensé que era perezoso. Ahora, después de leer toda la nueva ciencia cognitiva, soy sofisticado. ¡Solo estoy optimizando mi función cognitiva durmiendo siempre que puedo y tomando una siesta siempre que puedo! Buen material.

De hecho, me preocuparía mucho si no duermes de siete a nueve horas por noche. Hay algunas personas, creo que él lo menciona, hay algunas personas que pueden arreglárselas con menos. Pero la mayoría de las personas necesitan al menos esa cantidad de sueño para optimizar realmente sus funciones cognitivas.

Sí. El libro de Matthew Walker Por qué dormimos es otro excelente trabajo de no ficción que subraya la importancia de dormir bien y sin interrupciones. Pero eso parece chocar con la cultura en muchas profesiones de alto poder, por ejemplo, en el mundo financiero y legal, por no mencionar la medicina, a la que acabamos de llegar, que requiere que los trabajadores sobrevivan con muy poco sueño.

Sí, bueno, se equivocaron.

Hablemos del Manifiesto de la Lista de Verificación de Atul Gawande. Esto fue publicado en 2009.

Sí, eso ha estado ahí por un buen tiempo, como sabes. Pero es un clásico. Atul, que es un gran tipo, un cirujano súper inteligente, importante y conocido en los Estados Unidos, simplemente dijo: «Los pilotos tienen listas de verificación, pero los cirujanos no». La razón es que los pilotos están en el avión, correcto. Así que supongo que si te estuvieras operando a ti mismo, estarías bastante seguro de tener una lista de verificación porque estás experimentando los efectos de eso.

Solo el tipo de cosas más simples, por ejemplo, los cirujanos que no se lavan las manos. Atul está hablando de lo poderosas que son las listas de verificación, y creo que hace un punto muy creativo: esas listas de verificación no son solo una cosa estática y aburrida. En realidad, le permiten hacer un trabajo excelente y liberar su cerebro al no tener que seguir recordando lo que necesita hacer cuando. Eso permite que tu cerebro sea mucho más creativo sobre lo que sea que estés haciendo. Como ejemplo, bueno, por ejemplo, ¿te gusta cocinar?

Oh, claro, me encanta.

Sí, ¿alguna vez has leído recetas?

A veces.

Sí, así que es una lista de verificación, lees la receta. Pero apuesto a que no te apegas a ello.

No. Tiendo a usar los ingredientes que tengo en la casa.

Correcto, pero te da la libertad de ser creativo y espontáneo y hacer cosas realmente geniales.

Oh, ya veo lo que quieres decir. Proporciona un marco básico. Nunca saldría e inventaría un plato entero desde cero. Todo lo nuevo que estoy cocinando siempre se basa en una receta de algún tipo.

Derecha, derecha. Necesitas una especie de lista de verificación. Quiero decir, tengo un montón de listas de verificación. Podrías llamar a cualquier cosa una lista de verificación. Tu calendario es una lista de verificación. ¿Qué necesita verificar para saber dónde debe estar y cuándo, y para ubicarse en el espacio y el tiempo? Así que todo, cada tipo de lista que es una lista de recordatorio, es una especie de lista de verificación. Incluso tus cosas de algún día, tal vez. Incluso la comida que podría querer cocinar en algún momento, libros que podría querer leer en algún momento, películas que podría querer ver, ciudades que podría querer visitar, etc. Todas esas son listas de verificación.

Cualquiera que piense que las listas de verificación son aburridas e innecesarias-oh, vamos, ¿tienes siquiera un calendario? Ya estás admitiendo que tu cerebro no puede hacerlo y que necesitas un recordatorio externo que te permita sentirte cómodo sobre dónde estás y qué estás haciendo.

Estoy completamente perdido sin que el calendario de mi teléfono me envíe recordatorios. Volvamos a la cuestión de la tecnología y la productividad con el próximo libro, The Inevitable de Kevin Kelly.

Kevin es un tipo genial. Fue el editor inicial de la revista Wired. Kevin dijo que la razón por la que se llama «Lo inevitable» es que estas son 12 tendencias que están sucediendo, y te gusten o no, no se detendrán. Tal vez exageró un poco el caso, no estoy seguro, pero dijo: «Estamos en un momento en este momento, un ápice en nuestra cultura, que es más significativo que la Revolución Industrial, en términos de cuánto va a cambiar el mundo.»Habla de inteligencia artificial y realidad virtual, cosas así.

Dijo: «La inteligencia artificial es solo lo que aún no se ha implementado. Dijo: «No sabes cuánto está pasando ya. Tan pronto como conduces y usas Google Maps, la inteligencia artificial ya está tomando esos datos y actualizando los calendarios de todos, el GPS de todos y los patrones de tráfico de todos que estás viendo. Ya está encendido.’

Así que es fascinante ver sus 12 tendencias. Me encanta su primer capítulo. Dijo: ‘Nunca vas a ser realmente bueno en nada, porque todo se mantiene actualizado. Vas a tener que actualizar constantemente tu refrigerador, tu lavadora, tus computadoras, tus teléfonos, tal vez tus relaciones, Dios sabe.’

Un buen ejemplo es Quicken.

Este es un software de administración de dinero.

Solía ser capaz de ignorar las actualizaciones de Quicken y decir, ‘ Oh, vamos, Quicken funciona bien. Hasta cierto punto, si no actualizabas, todo no funcionaría, dadas todas las cosas nuevas que estaban haciendo. Así que me atraparon. Tengo que mejorar. Así que cada vez que aparece una actualización de Quicken, digo: ‘sí, está bien, instala. La vida es así.

¿Y cómo afecta la comprensión del cambio tecnológico (a través de libros como este) a nuestra productividad?

Oh, aún no estoy seguro. Hay un buen número de estudios que he visto que básicamente afirman que la productividad no ha aumentado en los últimos 10 o 15 años, mientras que la tecnología ha aumentado exponencialmente. Por lo tanto, un aumento de la tecnología no significa necesariamente un aumento de la productividad. De hecho, para algunas personas es como, ‘ Dios mío, tengo un nuevo programa de computadora que debo aprender. Cielos, mi productividad se fue por el desagüe por tratar de entender y cómo usar la tecnología de manera óptima. Así que son buenas y malas noticias. La buena noticia es que de esa manera hay cosas geniales que puedes usar; la mala noticia es que no es gratis.

Así que si sabemos lo que viene, podemos reconocerlo cuando llegue y lo que puede hacer por nosotros, supongo.

Sí y, francamente, realmente no hay nada nuevo que haya cambiado el juego desde realmente el procesador de textos y la hoja de cálculo. Porque esas cosas cambiaron el juego . . . Quiero decir, hay tanta gente dirigiendo toda su vida y sus negocios con Excel, ¿verdad? ¿Usas Word para escribir tus cosas?

por supuesto.

Tengo la edad suficiente para recordar borrar cinta en una máquina de escribir manual. Más vale que sea justo antes de que empieces a escribir. Dios mío, la cinta de borrar era un dolor en el trasero. Pero los procesadores de texto funcionan mucho más como funciona el cerebro. Te gusta tener ideas, y luego averiguar qué hacer con ellas. Así que eso fue un cambio de juego, realmente un cambio de juego, así como cuando WYSIWYG apareció con el procesador de textos: lo que ves es lo que obtienes. En 1970, si ibas a escribir una carta, necesitabas un programador en la computadora.

Así que esas cosas estaban cambiando el juego. Todo lo demás, en su mayor parte, acaba de acelerar y agregar volumen a nuestros materiales de origen. Eso es prácticamente todo, así que en cierto modo no hay nada realmente nuevo, excepto la velocidad y el volumen del contenido. Eso es lo que gran parte de la tecnología ha hecho realmente. Y creo que ese es el punto de Kevin: todavía estamos esperando entre bastidores cosas geniales que aún no hemos visto, que realmente pueden impactar todo eso.

Reeditaste Getting Things Done en 2015 para tener en cuenta los cambios tecnológicos. ¿Cuánto tenías que cambiar?

Lo que hice fue desenganchar muchas de mis referencias a la tecnología, porque ahora aparecían cosas nuevas semanalmente. En el último recuento, había más de 300 aplicaciones que se construyeron en torno a mi metodología Getting Things Done (GTD), no la mía, solo otras personas que dicen: ‘Wow, todo lo que necesito son listas, déjame encontrar una manera genial de hacer un administrador de listas con diferentes campanas y silbatos. Así que aparecen regularmente. Mencioné la tecnología en la primera edición porque la mayoría de las personas no eran conscientes de cómo podían usar la tecnología que tenían a mano para implementar cómo hacer las cosas. Así que mencioné Outlook, mencioné Lotus Notes. Mencioné el PalmPilot. ¿Tienes edad para recordar el PalmPilot?

Vagamente, sí.

Debes haber sido un bebé pequeño. Los mencioné simplemente porque era una nueva forma de pensar sobre cómo usar la tecnología: administrar las listas de una manera apropiada. En la nueva edición, decidí desenganchar muchas de esas referencias, porque la fecharía por semana. La gente se centra en la herramienta, no en la metodología, que es realmente la esencia de GTD. Una vez que tengas la metodología getting things done en tu haber, cualquier herramienta puede funcionar.

Absolutamente. Pasemos a tu libro final. Este es El Antídoto de Oliver Burkeman. Somos un gran fan de Burkeman en Cinco libros. Lo entrevistamos en la época en que se publicó este libro sobre el poder del pensamiento negativo. ¿Por qué recomienda este libro en el contexto de la productividad?

Porque mi esposa seguía leyéndolo y riéndose a carcajadas, cosa que casi nunca hace. Es un gran escritor y tiene grandes historias ahí. Para aquellos de nosotros que hemos estado alrededor del juego de superación personal, desarrollo personal y crecimiento personal durante 40 años, fue muy divertido de leer. «Felicidad Para Las Personas Que no pueden Soportar el Pensamiento Positivo» es un subtítulo divertido. Pero el contenido, como saben, es mucho más sofisticado de lo que representa el título.

Describe el estoicismo, la filosofía de aceptar la realidad actual para que puedas superarla. Ese es un elemento clave, clave. Es un elemento clave para hacer las cosas, en cierto modo, porque muchas personas se resisten a lo que enseño porque no quieren ver todos los compromisos que han hecho, enfrentarlos. Oye, a la mayoría de la gente le toma de una a seis horas solo identificar todas las tareas de «podría», «podría», «debería», «necesita», «debería» que están golpeando en su psique.

La mayoría de las personas no quieren interactuar con esa realidad. Es un muy buen ejemplo de lo que Oliver está hablando. Esto no es cosa de nah-nah-nu-nu-fru-fru. Esto es: ¿puedes lidiar con lo que te has comprometido, lo que pasa y lo que tienes en la cara? Porque si no lo haces, es muy difícil avanzar sin resistencia.

Gracias. Como pregunta final, ¿quién puede beneficiarse de estos libros?

Todos. Cualquiera que esté interesado en mejorar su vida. Cualquiera que quiera que su vida, dentro de 18 meses, sea mejor o más creativa o más expansiva de lo que es actualmente. Cualquier aprendiz de por vida, esa es mi definición amplia. Cualquiera que quiera ser capaz de hacer más, mejor; tener menos estrés; divertirse más; tener más cualquier cosa, en lugar de ser complaciente.