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Si acaba de ser elegido para la junta directiva de su HOA, puede ser una experiencia emocionante y abrumadora. Es posible que esté un poco familiarizado con lo que sucede, pero aún se preocupa por llevar a cabo todas sus funciones y responsabilidades de HOA. Sin embargo, el camino hacia el éxito comienza con una comprensión integral de las descripciones de trabajo de sus oficiales de HOA.
En este artículo:
Desglose de las Descripciones de trabajo de los Oficiales de HOA
Al aceptar uno de los puestos de la junta directiva de HOA, debe saber que está asumiendo muchas responsabilidades. Pero no dejes que eso te asuste. Su papel como miembro de la junta también puede ser extremadamente satisfactorio. Sin embargo, para llevar a cabo sus tareas con éxito, primero debe saber cuáles son.
La junta directiva es responsable de la gestión de toda la asociación. A veces, las HOA recurren a una empresa de gestión de HOA para cumplir con ciertas obligaciones. Eso no significa que la junta pueda quedarse de brazos cruzados. Si su asociación trabaja con una empresa de administración de HOA, su trabajo como miembro de la junta directiva es supervisar las tareas.
Sin embargo, los deberes específicos de los miembros de la junta de HOA dependerán del título del funcionario. Aquí están las descripciones de trabajo de los oficiales de HOA:
Presidente de la Junta de HOA
En todos los sentidos, el presidente de la asociación sirve como la cara de la operación. Es similar a ser el CEO de una empresa. Aunque cada asociación es diferente, los deberes y responsabilidades del presidente de la HOA siguen siendo en gran medida los mismos.
Por un lado, el presidente dirige todas las reuniones de la junta. También llevan a cabo contratos, pedidos y documentos en nombre de la asociación. El presidente también se encarga de la administración diaria de la asociación. Además, se aseguran de que todos los deberes de la junta directiva de HOA se cumplan teniendo en cuenta los mejores intereses de la comunidad.
Aprender a ser un buen presidente de HOA requiere esfuerzo. De acuerdo con la descripción del cargo del presidente, cualquier persona que asuma este cargo debe tener excelentes habilidades de liderazgo, administración y comunicación. Deben saber delegar y ser un jugador de equipo. Un presidente no es un dictador. Más bien, un presidente se asegura de que toda la junta funcione como una máquina bien engrasada con los mejores intereses de la comunidad en mente.
Vicepresidente de la Junta Directiva de HOA
El vicepresidente de HOA, en términos simples, asume el papel de presidente cuando, por cualquier motivo, este último no puede hacerlo. En ese caso, el vicepresidente cumple con las responsabilidades del presidente. Por supuesto, el vicepresidente solo puede ejercer estos poderes en ausencia del presidente.
Otras funciones de vicepresidente de HOA pueden variar según la asociación. La mayoría de las HOA, sin embargo, asignan al vicepresidente responsabilidades como administrar terrenos y edificios, así como propiedades recreativas. El vicepresidente también puede hacerse cargo de otras actividades de la HOA y dirigir los comités. Si su HOA emplea trabajadores, el vicepresidente puede servir como director ejecutivo del gerente de empleados.
Secretario de la Junta de HOA
Algunas de las responsabilidades de la secretaria de HOA incluyen mantener y mantener la mayoría de los registros de la asociación. Esto se refiere a los registros de membresía, registros de reuniones de la junta y otros registros oficiales de HOA.
El secretario también anota las actas de la reunión y envía los avisos de la reunión. Aparte de eso, las funciones de secretario de la HOA incluyen la presentación de informes anuales corporativos y la certificación de documentos legales firmados por el presidente en nombre de la HOA.
Llevar a cabo las tareas de secretaría de la junta directiva de HOA a menudo conlleva desafíos. Por lo tanto, se requiere una persona con grandes habilidades organizativas y un ojo para el detalle.
Tesorero de la Junta de HOA
El tesorero administra las finanzas de la asociación. Como parte de las funciones de tesorero de la HOA, mantienen todos los registros financieros y sirven como custodios de valores y fondos. El tesorero también está a cargo de preparar — o, si subcontrata a un CPA, supervisar la preparación de-todos los estados e informes financieros. Además de eso, el tesorero trabaja en estrecha colaboración con otros líderes para planificar el presupuesto anual.
Otras responsabilidades de la Junta Directiva de HOA
También hay algunas responsabilidades colectivas que una junta directiva de la asociación de propietarios de viviendas debe cumplir. Además de las tareas específicas que vienen con sus títulos de trabajo, la junta directiva de la HOA en su conjunto debe llevar a cabo las siguientes funciones de miembro de la junta directiva de la HOA:
1. Seguir Documentos de Gobierno
Cada asociación de propietarios, sin importar en qué estado se encuentre, tiene un conjunto de documentos de gobierno. Estos incluyen los estatutos de la asociación, los artículos de incorporación y CC&Rs. Dichos documentos contienen directrices sobre cómo la junta directiva debe dirigir la comunidad. También suelen consistir en disposiciones sobre lo que la junta puede y no puede hacer.
Estos documentos de gobierno, solo superados por las leyes del país, tienen la máxima autoridad en una HOA. Dictan las reglas y regulaciones dentro de una asociación, que tanto la junta directiva como los miembros de la comunidad deben seguir.
Como líderes de la comunidad, la junta directiva de HOA debe asegurarse de seguir las estipulaciones establecidas en los documentos de gobierno. Deben seguir los procesos y procedimientos establecidos en estos documentos. El no hacerlo puede considerarse un incumplimiento de la responsabilidad fiduciaria de los miembros de la junta directiva de HOA.
Por supuesto, no hace falta decir que la junta de HOA también debe seguir las leyes federales, estatales y locales. No todos los estados tienen las mismas leyes cuando se trata de asociaciones de propietarios. Por lo tanto, es mejor revisar las leyes de su estado antes de proceder con acciones o decisiones. En caso de duda, siempre es una buena idea consultar con su abogado de HOA. De esta manera, puede evitar el riesgo de responsabilidad.
2. Haga cumplir las Reglas
El CC&Rs de una asociación y las reglas de operación dirigen lo que los propietarios pueden y no pueden hacer en la comunidad. El CC& Rs también informa sobre cómo calcular y recopilar evaluaciones.
Los miembros de la Junta tienen el deber de hacer cumplir estos convenios y reglas para permitir operaciones sin problemas. Por ejemplo, si un propietario de vivienda no paga sus cuotas, la junta de la HOA puede imponer multas o gravar su propiedad para alentar el pago. Por supuesto, asegúrese de seguir cumpliendo con sus documentos de gobierno al hacer cumplir dichas reglas.
Un problema al que se enfrentan muchas asociaciones es la aplicación selectiva. Esto significa que la junta directiva de la HOA no aplica las reglas de manera consistente entre todos los propietarios de vivienda, tal vez debido a favoritismo o sesgo personal. La aplicación selectiva puede meter a la junta en serios problemas, como acciones legales. Como tal, la junta siempre debe practicar la aplicación uniforme de las reglas y convenios. Siga la precedencia y manténgase alejado de los conflictos de intereses.
3. Mantener Áreas Comunes
Una de las principales tareas de la junta de HOA es mantener a la comunidad. Esto significa contratar proveedores para mantener las áreas comunes en perfecto estado. Sin embargo, la mayoría de las asociaciones se enfrentan a la dificultad de tener demasiadas reparaciones o solicitudes de mantenimiento. En tales casos, la junta debe aprender a establecer prioridades. ¿Qué peticiones son las más graves y exigen más atención? Desarrollar un plan para atender estas solicitudes en orden de prioridad.
Además, la junta debe realizar inspecciones regulares de todas las áreas comunes y exteriores de los edificios. La junta no necesariamente tiene que llevar a cabo la inspección por sí misma. De hecho, es infinitamente mejor externalizar el trabajo a un profesional que pueda detectar incluso la más pequeña de las vulnerabilidades. Al programar inspecciones regulares, puede asegurarse de que todas las áreas permanezcan seguras y en buenas condiciones.
4. Manejar fondos
La administración de las finanzas de la asociación también está incluida en la lista de funciones de la junta directiva de HOA. Los miembros de la Junta trabajan juntos para preparar el presupuesto anual para el próximo año. Para hacer esto, la junta anticipa los próximos gastos, tomando cosas como servicios y seguros. La junta también debe examinar los gastos reales del año anterior y obtener propuestas de los proveedores.
No olvide contabilizar también el fondo de reserva. Las reservas de una asociación están ahí para cubrir futuros reemplazos o reparaciones a gran escala. Una parte de las cuotas recaudadas se destina al fondo de reserva para mantener un nivel saludable. Para determinar el nivel óptimo para sus reservas, asegúrese de realizar un estudio de reservas periódicamente. Algunos estados requieren realizar un estudio de reserva cada pocos años.
A partir de ahí, la junta debe calcular cuánto cobrar a los propietarios en cuotas. Una vez que tenga un número en mente, debe notificar a todos los propietarios de la cantidad. La junta también se encarga de cobrar estas evaluaciones, incluidos los cargos por mora en los que puedan incurrir los residentes. Para los propietarios de viviendas morosos, la junta puede asociarse con una agencia de cobros de HOA, una compañía de administración o manejar el problema ellos mismos.
El conocimiento Conduce al éxito
Los miembros individuales de la junta directiva tienen sus respectivos roles y deberes de liderazgo de HOA que cumplir. Sin embargo, como un todo, su junta directiva de HOA debe trabajar en conjunto para lograr sus objetivos. Comprender las descripciones de trabajo de sus oficiales de HOA es esencial para el éxito. Una vez que sepa lo que necesita hacer, puede tomar las medidas adecuadas para alcanzar sus metas. A algunos les puede resultar problemático convertirse en miembros de la junta, pero el trabajo vale la pena y el papel puede ser satisfactorio al final.