Planificador de Eventos Especiales: Tipos de Eventos Sociales

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Planificador de Eventos Especiales: Tipos de Eventos Sociales

Para la mayoría de los planificadores de eventos, el ámbito social es su fuerte. Organizar una buena fiesta requiere mucha creatividad y la capacidad de planificar, organizar y coordinar. Los planificadores deben estar muy orientados a los detalles. Los organizadores de bodas, obviamente, son los más conocidos de los organizadores de eventos sociales; sin embargo, la mayoría de los organizadores de eventos están tan felices de organizar una reunión familiar como de organizar una boda. El proceso es esencialmente el mismo. Las razones son un poco diferentes, al igual que algunos de los pasos necesarios.

Al igual que con los eventos corporativos, siempre debe recordar que no es ni anfitrión ni invitado. Es su trabajo escuchar y, en última instancia, superar las expectativas de su cliente mientras le ahorra a su cliente todos los dolores de cabeza asociados con la organización de un evento social.

Los eventos sociales, al igual que los eventos corporativos, deben comenzar con el propósito y el presupuesto. Cuál es el evento? ¿Qué se celebra? ¿Por qué celebrar un evento o una fiesta? Entonces entra en juego la cuestión del presupuesto. Con frecuencia, se le pedirá que organice un evento de champán y caviar con un presupuesto de cerveza y pizza. Su trabajo no es necesariamente decirle a su cliente que no puede hacerlo. Tendrás que ser creativo y ofrecer opciones. Muestre a su cliente dónde se puede ajustar el presupuesto para gastar más dinero en la comida y menos dinero en el entretenimiento o la decoración. Intente descubrir la visión de su cliente y vea cómo puede ayudarlo a lograrlo dentro de las limitaciones del presupuesto aprobado.

Si bien no tienen el mismo significado en el ámbito social, no son menos importantes para su cliente. Lo que descubrirás en el ámbito social es que la mayoría de tus clientes van a tener un vínculo emocional muy poderoso con la razón del evento. Su objetivo, entonces, será satisfacer la necesidad de su cliente para que el evento sea un éxito. Es aconsejable evaluar sus habilidades y decidir al principio del proceso si puede hacer que este evento sea exitoso. Siempre es mejor alejarse de un contrato que tener un fracaso y una mala referencia sobre un trabajo.

En el ámbito social especialmente, su primera tarea es establecer si usted y su cliente son una buena pareja el uno para el otro. Después de todo, estás a punto de embarcarte en una relación bastante intensa con esta persona que podría durar varios meses. Asegúrese de que tanto usted como su cliente sean adecuados el uno para el otro. Es mejor descubrir ahora que sus estilos son incompatibles que después de invertir muchas horas en el evento.

Selección de proveedores

Cuando está comenzando por primera vez en el negocio de planificación de eventos especiales, realmente tiene que hacer su tarea para sus eventos sociales. Hasta que tenga una lista de proveedores con los que ha establecido una relación de trabajo, es esencial que proceda con precaución.

Siguiendo el consejo del Better Business Bureau (BBB), es aconsejable entrevistar a tres o cuatro posibles proveedores para cada especialidad. Hable con tres o cuatro proveedores de catering, tres o cuatro fotógrafos y representantes de tres o cuatro lugares. Lleva un registro de estas conversaciones. Luego, de vuelta en su oficina, puede comparar todos ellos, sus estimaciones y lo que ofrecen por el precio.

Solicite muestras del trabajo de cada proveedor. Mira las fotografías de cada fotógrafo. Pruebe la comida de cada proveedor. Asegúrese de que cada proveedor es responsable de las muestras. A veces se le dará un portafolio de los mejores trabajos de un estudio o restaurante; lo que significa que el trabajo es una compilación de varias personas, no necesariamente la que tiene la intención de contratar. Esto no le dará una buena idea de la calidad del trabajo del proveedor antes de hacer ninguna recomendación a su cliente.

Cada vez que se reúna con un nuevo proveedor, solicite una copia de su contrato para conservarlo. Esto le ayudará a familiarizarse con la terminología de los contratos en el negocio de planificación de eventos especiales y le ayudará a evaluar si un contrato que su cliente debe firmar es justo.

Recuerde, cuando firme un contrato, ambos deben aceptar todo lo que figura en el contrato. En otras palabras, si hay algo en el contrato que no le gusta, o que no le gusta a su cliente, realice el cambio antes de que se firme el contrato.

La mayoría de las veces, se recomienda que trabaje con proveedores que han estado en el negocio por un tiempo. Hace tiempo que se ha establecido que la mayoría de las empresas nuevas fracasan en el primer año de funcionamiento. No desea contratar a un proveedor que es una nueva empresa para un evento que dura más de un año, solo para descubrir que la empresa ha cerrado sus puertas y se ha llevado el depósito de su cliente. El BBB también nos recuerda que para las empresas que han estado en el negocio solo un par de meses, no ha habido tiempo suficiente para que se hayan presentado quejas contra ellas.

Una recomendación fuerte es pagar todo con una tarjeta de crédito. La Ley de Facturación Justa de Crédito dice que dentro de los tres meses posteriores al momento de la compra, los cargos en la tarjeta de crédito pueden ser disputados. La compañía de la tarjeta de crédito intervendrá en su nombre e intentará resolver el asunto, y usted no tendrá que pagar el saldo de la compra en disputa ni ningún interés acumulado durante el período de investigación.

Por último, si en última instancia no está satisfecho con los servicios de un proveedor o de cualquier empresa o empresa que contrate, escriba una carta para informar al propietario. Además, escriba una carta al BBB para que tenga su queja archivada para futuros clientes que consulten sobre la calidad del servicio de ese proveedor.

Bodas

Las bodas probablemente son la celebración más común en la vida de un organizador de eventos especiales. Debido a que la mayoría de las novias no tienen idea de lo que tienen que hacer para preparar su boda, la mayoría contratará a alguien como usted para que los ayude con algunos o todos los planes para su boda.

Las bodas tienen algunas consideraciones especiales, como:

  • Presupuestos: ¿Qué familia paga por qué?
  • Fiesta nupcial: ¿Quién acompañará a los novios?
  • Planificación: Comience mucho antes del evento.
  • Fiestas de compromiso: ¿Quién las acogerá y dónde?
  • Correspondencia e invitaciones: Seleccione la lista de invitados y los artículos de papelería.
  • Vestimenta de boda: Se deben tomar decisiones para la novia, el novio, los asistentes, los padres, etc.
  • Proveedor de catering: ¿Quién se encargará de todas las necesidades de alimentos y bebidas para cada evento asociado con la boda?
  • Pastel de boda: Seleccione entre panaderías especializadas.
  • Grabación del evento: Toma decisiones sobre fotografía y videografía.
  • Música: Se deben tomar decisiones para la ceremonia y la recepción.
  • Flores de boda: Se necesitan selecciones para la novia, las damas de honor, el novio, los padrinos de boda, los padres, la ceremonia y la recepción, así como para la posible conservación de algunas flores de celebración.
  • Anillos: Deben elegirse y comprarse.
  • Huéspedes fuera de la ciudad: Se debe organizar el transporte y el alojamiento.
  • regalos de Boda.
  • Ceremonia de boda: Se debe elegir el tipo, el estilo y la ubicación.
  • Recepción de boda: Se deben elegir la ubicación, la comida, la música y más.
  • Bodas de destino: Se deben hacer arreglos para que los participantes viajen a un destino único.
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  • Luna de miel: Se deben reservar planes de viaje, boletos y alojamiento.
  • Cuestiones posteriores a la boda: Se deben hacer arreglos para conservar el vestido de novia, devolver la ropa y los accesorios de alquiler, obtener las fotos de la boda, etc.

Si bien cada boda será única, hay una serie de pasos que tomará que le son familiares. Lo que tienes que recordar es que una boda es un día muy especial para todos y debes trabajar muy duro para asegurarte de que resulte ser especial, de hecho. Las bodas, más que cualquier otra celebración, deben llevarse a cabo sin problemas.

Eventos familiares: Reuniones, Cumpleaños y Aniversarios

Reuniones: Las reuniones familiares se han convertido en un gran evento en la industria. Por lo general, estos son eventos grandes e informales. Con más y más familias dispersas por todo el país, incluso por todo el mundo, las reuniones son una forma de conectarse con familiares perdidos hace mucho tiempo. Hay muchas familias que establecen comités de reunión para planificar el evento, supervisar el presupuesto y cuidar cada pequeño detalle. Más a menudo, sin embargo, la gente de hoy simplemente está demasiado ocupada con sus trabajos y vidas para dedicar el tiempo necesario a planificar una buena reunión. Como resultado, están recurriendo a los planificadores de eventos. El organizador de eventos se encargará de la mayor o menor parte del proceso de planificación de reuniones que su familia desee.

Una reunión familiar exitosa tiene muchos pasos y, como organizador de eventos, puede hacer la mayoría de ellos para su cliente:

  • Determine qué familia va a ser invitada a la reunión. Este paso necesitará la opinión de la familia.
  • En función del paso anterior, crea una lista de invitados. Obtenga los nombres de todos: familiares, cónyuges e hijos. Como organizador de eventos, tendrá que ponerse en contacto con varias ramas de la familia para ayudar a su cliente a localizar a los miembros apropiados del árbol genealógico.
  • Mucho antes de la reunión, querrá enviar una encuesta simple a los miembros de la familia invitados. Esta encuesta le ayudará a usted y a su cliente a decidir la fecha y el lugar. Una discusión sobre el presupuesto comenzará aquí.
  • Seleccione la fecha.
  • Seleccione y reserve el sitio de reunión. Debido a que las reuniones suelen incluir a varios niños, encontrar un lugar que sea adecuado para la familia suele ser una buena idea. Algunas reuniones familiares se pueden llevar a cabo en zoológicos, parques temáticos o en instalaciones especializadas, como un rancho para amigos.
  • Establezca un presupuesto. Su cliente tendrá que determinar si él o ella asumirá toda la carga financiera del evento, o si se cobrará una tarifa por familia para cubrir el costo del evento.
  • Determina el tema.
  • Cree una lista de correo, correo electrónico, servicio postal o ambos.
  • Ayuda a determinar el menú. ¿Se atenderá el evento? ¿En todo o en parte?
  • Planifique actividades. Debido a que las reuniones familiares incluyen a personas de todas las edades, encontrar actividades que abarquen la brecha generacional es una parte importante de su trabajo. Este podría ser un buen momento para presentar a su cliente a payasos, pintores de caras, magos, caricaturistas, etc.
  • Determinar la necesidad de fotografía y videografía.
  • Envía invitaciones y lleva un registro de las respuestas.
  • Imprime un programa.
  • Decorar para el evento.

Cumpleaños y aniversarios: Estos son eventos que pueden ser tan grandes o tan pequeños como desee su cliente. Cada vez más personas recurren a los organizadores de eventos para crear una fiesta «única en la vida» para celebrar un cumpleaños o aniversario. Manténgase alerta y manténgase al tanto de lo que está sucediendo en la industria. Cuando su cliente acude a usted en busca de ideas para este tipo de eventos, querrá darles varias sugerencias que son muy diferentes de cualquier cosa que podrían haber considerado. Aún así, escuche lo que su cliente quiere y trabaje desde allí.

Ritos de Iniciación: Bar / Bat Mitzvahs, Quinceañera, Confirmación, etc.

Las personas de todo el mundo prestan especial atención a los diversos ritos de paso en sus vidas o en las vidas de sus hijos. Comprensiblemente, estos están llenos de emociones altamente cargadas y pueden ser estresantes. Estos eventos se basan típicamente en el logro de una cierta edad o etapa en la vida de uno. Los ritos de iniciación típicos incluyen bautizos, bar y bat mitzvahs, confirmaciones, quinceneras, graduaciones, jubilaciones e incluso funerales. Tales ceremonias generalmente son ritualizadas y pueden ser muy religiosas o con el peso pesado de los valores culturales. Debido a esto, es aconsejable aprender todo lo que pueda sobre el evento para evitar errores al interactuar con su cliente.

Tales celebraciones pueden ser tan ornamentadas e involucradas como la planificación de una boda, a pesar de que el invitado de honor generalmente es un adolescente:

  • Bar y bat mitzvahs: Estas celebraciones honran a un niño o niña que ha alcanzado la mayoría de edad en la religión judía, generalmente de 13 años para el niño y 12 para la niña. La ceremonia religiosa celebra la primera vez en que el niño participa como adulto en un servicio sabático normal. Después de la ceremonia, la celebración se puede llevar a cabo en la casa del niño o en una sala de banquetes.
  • Quinceañera: Esta es una celebración del cumpleaños 15 de una niña, típicamente por católicos romanos de habla hispana. La celebración comienza con una ceremonia religiosa en la que la niña afirma su fe. Después, se celebra una recepción, a menudo en un salón de banquetes. La corte de la Quinceañera está compuesta por sus padres, padrinos y el Chambelán, o joven que es su escolta por la noche. Por lo general, los padrinos de la niña organizan la celebración.
  • Dulce 16: Por lo general, esta fiesta conmemora el cumpleaños número 16 de una niña. Puede ser tan tradicional o elaborado como desee el cliente. Por lo general, esta celebración no tiene connotaciones religiosas.
  • Baile de debutantes: Este evento, aunque suena anticuado, todavía ocurre hoy en día. Como se indica históricamente, una debutante es una joven que ha alcanzado la edad de madurez, es elegible para el matrimonio y se presenta a la sociedad en esta presentación formal. La mayoría de los bailes modernos se han convertido en eventos de caridad en los que los padres del debutante donan a una causa benéfica, y las personas que han sido invitadas pagan sus boletos. Tales bolas pueden ser muy ornamentadas y formales y tomar meses y meses de planificación.

Fiestas de Cóctel

los Cócteles están haciendo un gran regreso. Una de las razones es que es mucho más fácil entretener a un gran grupo de personas sin tener que tener una cena formal. Los cócteles generalmente se celebran alrededor de las 5 o 6 p. m.y duran solo dos horas. Se sirven cócteles, cerveza y vino, junto con varios aperitivos, tapas o entremeses. Los cócteles tienen menos variedad, con solo un par de tipos de bandejas de entremeses que incluyen uno o dos artículos estacionarios. Un artículo fijo es algo que está en un solo lugar, como una rueda grande de queso que debe afeitarse, o un plato de charcutería, que es un plato compuesto de salchichas, jamón, patés y otras carnes cocidas.

A veces, su cliente optará por un cóctel en lugar de la cena, en cuyo caso generalmente comienza más tarde en la noche y tendrá hasta seis o siete tipos de bandejas de entremeses y dos o tres artículos estacionarios. Los cócteles se pueden celebrar en la casa de su cliente o se pueden organizar como un evento más formal en un lugar alquilado, como parte de una gala de recaudación de fondos o incluso una boda. Usted puede ser contratado para albergar todo el cóctel, o su cliente puede elegir tener una fiesta en un restaurante local. Si también es un proveedor de catering, se le puede pedir que planifique y presente todo el cóctel para su cliente.

Degustación de vinos y Maridaje de Comidas

Antes de intentar este tipo de evento, recibe algo de entrenamiento. Toma clases de cata de vinos y conocimiento de vinos. El maridaje de vino con comida a menudo se considera una forma de arte. Para las personas que disfrutan del vino perfecto con el plato perfecto, un evento de este tipo es inmensamente satisfactorio. No tiene que ser un experto, pero tiene que tener algún conocimiento sobre el vino y la comida antes de planificar un evento de este tipo.
La mayoría de los planificadores desarrollan una relación con un chef o un maestro sumiller que les ayudará a diseñar menús y vinos para sus clientes. Los chefs están capacitados para maridar vinos con cocina en la escuela culinaria. Una regla básica es que la mayoría de los vinos combinan bien con la comida de la misma región. Esto es cierto por una razón muy básica: Tanto las uvas como los alimentos provienen del mismo suelo.

Cenas íntimas

Estos son eventos más pequeños, pero en realidad pueden brindarle una mayor comprensión de su negocio que algunos de los eventos más grandes. La razón de esto es que usted está más íntimamente involucrado en la planificación de cada detalle de la cena. En realidad, se sentará con su cliente y obtendrá ideas para la cena. Averigüe los platos favoritos de su cliente y tenga una idea de lo que le gusta y lo que no le gusta. Averigüe si su cliente prefiere un tipo específico de comida para cada plato. Luego se sentará con el chef seleccionado y le pedirá que diseñe un menú específicamente para su cliente. Una vez que haya establecido el menú, envíelo de vuelta a su cliente con una lista de los ingredientes necesarios para la cena.

Esto le da una oportunidad única de aprender sobre el precio de un menú. Obviamente, tendrá en cuenta si la cena se celebrará alrededor de un día festivo importante, si habrá equipo de cocina disponible o si tendrá que alquilarlo.

Otros eventos

Como planificador de eventos especiales, se le pedirá que planifique cualquier cosa, desde un baby shower hasta un mitin político. Mire la siguiente lista y vea la gran variedad de eventos que probablemente conformarán su trabajo. No hay dos eventos iguales. Esa es una de las mejores ventajas de este negocio!