Proceso y pasos de RFP: La guía definitiva para optimizar su proceso
6 pasos esenciales del proceso de RFP
Por definición, las RFP proporcionan mucha información crucial para permitir que una empresa tome una decisión informada y estratégica. Para lograr ese objetivo se requiere una cantidad sustancial de preparación, investigación y ejecución hábil.
Si bien puede parecer complicado, el proceso de solicitud de propuestas es bastante sencillo cuando se divide en los seis pasos esenciales.
- Recopilación de requisitos de RFP
- Elaboración de su RFP
- Realización de la evaluación inicial
- Seguimiento con proveedores preseleccionados
- Realización de su selección final
- Creación y finalización del contrato
Recopilación requisitos comerciales
Una solicitud de propuestas exitosa conduce a una asociación. Con el objetivo de encontrar el mejor socio en mente, es importante proporcionar a los proveedores los antecedentes y el contexto para comprender las necesidades del negocio. Esto garantiza que los proveedores desarrollen una comprensión y estén capacitados para responder adecuadamente.
La solicitud de propuestas debe informar a los proveedores sobre los problemas que el emisor espera resolver. Ciertamente, es en el mejor interés del emisor hacer que este documento sea lo más claro posible. Cuanta más información se proporcione, más precisas y útiles serán las propuestas.
Al recopilar información y requisitos de solución de las principales partes interesadas, hay cuatro áreas principales de consideración. La solicitud de propuestas debe detallar cada uno de estos elementos para que los proveedores puedan ofrecer respuestas eficaces.
Consideraciones de descubrimiento de partes interesadas
Propósito
En primer lugar, pida a las partes interesadas información sobre la necesidad. ¿Qué busca usted? ¿Está interesado en un socio a largo plazo o en una solución para un proyecto único? ¿Qué desafío estás resolviendo? Utilice esa información para detallar el propósito de la solicitud de propuestas. Esto establece expectativas con anticipación y garantiza que solo reciba propuestas de proveedores calificados.
Objetivos
A continuación, explique exactamente lo que el negocio quiere lograr. Pregunte a las partes interesadas cómo esperan que el proveedor resuelva el desafío. Además, pregunte qué papel desempeñará el proveedor para ayudarlo a tener éxito. ¿Cómo sería un resultado exitoso?
Criterios de evaluación
Discuta con las partes interesadas cuáles son los factores más importantes de la solución. Cuando recibas las propuestas, ¿cómo las calificarás? ¿Cuál será la información más importante para ayudarle a tomar una decisión? Esto será diferente en casi todas las solicitudes de propuestas. Por ejemplo, el factor más importante puede ser el precio, la disponibilidad, la velocidad de la solución, la experiencia del cliente o cualquier otra cantidad de consideraciones técnicas o intangibles.
Solicitudes adicionales
Recopile cualquier nota adicional sobre lo que podría ser bueno tener en una solución. Estos no deben ser necesariamente requisitos, sino una lista de deseos de cosas que podrían mejorar su visión de la oferta de un proveedor. Esto permite a los proveedores resaltar estos artículos si los ofrecen, sin desalentar las respuestas de aquellos que no lo hacen.
2. Elaboración del documento RFP
Cada RFP tiene preguntas. Mientras que algunos tienen una docena de preguntas, otros pueden tener cientos. Para simplificar la evaluación, es útil mantener el número de preguntas de solicitud de propuestas lo más bajo posible. Las RFP más cortas no solo simplifican la selección del proveedor adecuado, sino que también aumentarán la finalización a tiempo y evitarán que los proveedores útiles se nieguen a responder.
Utilizando la información que recopiló de las partes interesadas, comience a elaborar preguntas. Para los requisitos esenciales, las preguntas de redacción en formato sí o no pueden ayudar a eliminar rápidamente a los proveedores no calificados o insuficientemente calificados. Por otro lado, si está buscando un socio con un profundo conocimiento de su industria y sus necesidades, las respuestas de texto abierto pueden alentar a los proveedores a compartir su creatividad y visión.
Las preguntas clave para hacer en una solicitud de propuestas incluyen:
¿Ofrece una prueba?
Las pruebas gratuitas pueden dar a los emisores una imagen clara de lo que el proveedor tiene para ofrecer sin riesgo para su organización.
Quiénes son sus competidores?
Hacer esta pregunta puede ayudar a los emisores a determinar la integridad de un proveedor. Permite a los emisores saber si los proveedores son honestos sobre quiénes son sus competidores y por qué pierden ante ellos. También puede ayudar a los emisores a determinar si hay otras opciones que deberían explorar.
¿Cómo es su proceso de implementación?
Al comprar software, configurarlo correctamente es crucial para maximizar su eficacia. Los emisores de propuestas de propuestas deben determinar cuánto tiempo tomará el proceso de implementación y cuán involucrado estará el proveedor.
¿Qué tipo de formación ofrecen?
Cuanto más compleja sea la solución, más importante será esta pregunta. Ciertamente, si no entiendes cómo usar todas las características y funcionalidades de la solución, es posible que te pierdas los beneficios clave. Los emisores deben preguntar sobre el equipo de éxito de clientes del proveedor, el alcance de la capacitación que ofrecen los proveedores, así como los formatos disponibles. Por ejemplo, ¿el soporte solo se ofrecerá por teléfono o también habrá autoservicio en línea y correo electrónico?
¿Cómo maneja el servicio de atención al cliente?
Casi todos los usuarios de software encuentran un problema en algún momento. Los emisores deben determinar cuánto tiempo tardan los proveedores en responder a las solicitudes de atención al cliente, así como cómo pueden enviar esas solicitudes.
¿Puede proporcionar referencias, revisiones y estudios de casos?
En ausencia de un ensayo, no hay mejor manera de determinar la efectividad de una solución que aprendiendo sobre las experiencias de aquellos que ya la usan. Pide hablar directamente con un cliente actual. Si es posible, solicite hablar con uno que tenga un caso de uso o negocio similar.
Consideraciones adicionales al escribir una RFP
Finalmente, los emisores de RFP deben hacer preguntas relacionadas con su industria. Es importante determinar si un proveedor entiende los desafíos de la empresa y puede usar su experiencia para tener éxito.
A medida que compila RFP, puede resultarle útil guardarlas como plantillas. Recuerde, revise siempre sus plantillas y elimine cualquier pregunta innecesaria o irrelevante. El software RFP facilita esto con plantillas dinámicas divididas en secciones.
Evaluación inicial para seleccionar proveedores preseleccionados
Después de que los proveedores hayan enviado sus propuestas, el emisor de la solicitud de propuestas puede comenzar una evaluación preliminar. Durante esta etapa, el emisor identificará un subconjunto de proveedores que están más calificados para abordar sus necesidades. Este subconjunto se conoce como una lista corta.
3 pasos para seleccionar su lista:
- Comparar factores críticos con las fortalezas de los proveedores
- Eliminar proveedores que no están calificados o no pueden competir
- Identificar factores de diferenciación para una comparación en profundidad
Preguntas para evaluar propuestas de proveedores
- ¿Proporcionaron una propuesta oportuna y precisa?
- ¿Cuánto tiempo ha estado el proveedor en el negocio?
- Es el proveedor capaz de escalar a medida que crece su negocio? ¿Serán capaces de satisfacer sus necesidades en el futuro?
- ¿Le ha recomendado el proveedor una conexión de red o de pares?
- ¿El proveedor es miembro de una organización de confianza, asociación comercial o está certificado por una agencia gubernamental?
- ¿Tienen experiencia trabajando con su competencia u otras empresas en una industria similar?
Seguimiento con proveedores preseleccionados
Una vez que el emisor de la solicitud de propuestas haya determinado qué proveedores hicieron la lista preseleccionada, puede comenzar una evaluación más a fondo. Este proceso debe identificar qué proveedor ganará la oferta en última instancia.
- Involucrar a los proveedores preseleccionados
- Hacer preguntas de seguimiento que se centren en factores críticos
- Establecer criterios de puntuación ponderados
- Solicitar una presentación o demostración de RFP a los finalistas
En esta etapa, es importante que los emisores diferencien entre las ofertas de los proveedores restantes, manteniendo al mismo tiempo el apalancamiento. Según Computerworld:
«Cabe encomiar a los proveedores que siguen en consideración por los esfuerzos que han realizado hasta la fecha, como gesto de buena voluntad. Pero también se les debe decir que todavía hay competencia y que deben afilar sus lápices. Sus objetivos esenciales para el cliente en este punto son mantener la flexibilidad, establecer cierto poder de negociación y mantener abiertas sus opciones. Un paso en falso aquí puede hacerte perder algo de ventaja.»
Los vendedores deben poder mostrar cómo sus ofertas difieren del resto de la competencia. En este punto, las necesidades y preocupaciones de los emisores deben estar claras, lo que brinda la oportunidad de enviar mensajes específicos.
Completar la evaluación final
En esta etapa, el emisor de la RFP debe tener un conocimiento exhaustivo de lo que cada proveedor tiene para ofrecer. Ahora, es el momento de decidir qué solución se adaptará mejor a sus necesidades.
Para evaluar adecuadamente a los proveedores, el emisor debe comparar a cada proveedor uno al lado del otro. Esto a menudo implica un proceso de puntuación estratégica, como la puntuación ponderada, donde las secciones o preguntas individuales que representan las áreas de mayor preocupación se valoran más fuertemente.
Las partes interesadas clave deben participar en la evaluación y calificación de los finalistas. Ciertamente, puede revisar y puntuar en un entorno grupal o individualmente. Si se proporcionan puntuaciones individuales, las áreas de desacuerdo se pueden identificar y abordar si es necesario. Esto mejora la aceptación de las partes interesadas y garantiza que se tenga en cuenta cada perspectiva.
En algunos casos, es posible que se requieran otras partes interesadas para la puntuación. Por ejemplo, si compra una solución de software, es aconsejable que el departamento de TI revise las especificaciones técnicas y la seguridad.
Después de calificar a los proveedores, los emisores deben tener una revisión interna de la puntuación donde hacen su selección final de proveedores. Si el proceso de puntuación no es concluyente o el grupo no llegó a un consenso, es posible que desee programar entrevistas adicionales o demostraciones de seguimiento para abordar cualquier pregunta pendiente.
Creación, emisión y firma del contrato
Una vez que el emisor selecciona un proveedor, es hora de documentar la decisión, así como el proceso de aprobación. Esto debería incluir::
- Proporcionar los resultados de la solicitud de propuestas al departamento jurídico
- Redactar una declaración de trabajo (SOW) a partir de las respuestas recopiladas
- , incluidas las métricas de rendimiento y el proceso de revisión en el contrato
Asesoramiento para su declaración de trabajo
El SOW debe ser lo más detallado posible, ya que define cómo el emisor de la solicitud de propuestas y el proveedor seleccionado trabajaremos juntos. Por eso es importante incluir métricas de rendimiento y el método de revisión. En última instancia, estos elementos clave informan al proveedor de lo que se espera de él y protegen al emisor de propuestas en caso de que no se cumplan las expectativas acordadas.
La importancia de crear un contrato cuidadoso
El proceso de crear y firmar cualquier contrato requiere un cuidado extremo. De hecho, son cruciales en caso de que sea necesario un litigio.
- Eliminar malentendidos y confusiones
- Reforzar el compromiso de ambas partes
- Proporcionar expectativas financieras claras
- Limitar y definir su responsabilidad
- Servir como un valioso documento de referencia
Una vez que su contrato sea definitivo y esté completo, su solicitud de propuestas puede cerrarse. En este punto, es hora de informar a los proveedores del resultado y proporcionar comentarios sobre las razones detrás de su decisión, si es posible. Ciertamente, apreciarán la información y mantener una relación positiva con los proveedores garantiza que la próxima vez que tenga un desafío, estarán ansiosos por ayudarlo a encontrar una solución.
A medida que avanza con su nueva asociación, recuerde registrarse y evaluar los resultados. Es aconsejable mantenerse comprometido para revisar periódicamente el retorno de la inversión y los resultados para garantizar que se cumplan las expectativas y necesidades.
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