¿Qué es CAFM y Cómo Puede Ayudar a Su Negocio?
Por Aleks Sheynkman
Director de Ingeniería
SpaceIQ
La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es un área en crecimiento de la tecnología de la información que permite a los propietarios de negocios y sus negocios trasladar las tareas logísticas esenciales al espacio digital a través del software de continuidad de negocios y gestión de instalaciones. Desde la gestión diaria del espacio de escritorios y salas de conferencias hasta el análisis general de si el espacio de oficinas actual cumple con los planes de negocios de una organización, el sistema CAFM proporciona la solución tecnológica de última generación ideal para un problema tan antiguo como el concepto mismo de un edificio de oficinas. Obtenga más información sobre lo que este tipo de software puede hacer por usted y cómo la solución CAFM adecuada puede revolucionar todo, desde la moral de los empleados hasta la gestión de mudanzas cuando sea el momento de actualizar a un nuevo espacio de oficina, así como la gestión del mantenimiento preventivo.
El Estándar CAD Nacional de los Estados Unidos, o NCS, ayuda a simplificar el intercambio de datos de diseño y construcción de edificios desde el desarrollo de proyectos con una instalación. Proporcionan un recurso consistente para la organización de datos y pueden agilizar la gestión electrónica de datos de gestión de instalaciones. Es importante cuando se habla de CAFM porque los datos de diseño de edificios solían presentarse en varios formatos diferentes. CAD proporciona estándares relevantes para los sistemas CAFM para ayudar a que los procesos sean más fáciles y eficientes.
Explorando CAFM: Propósito y ejecución
¿Cómo registra, analiza y hace referencia a todos los puntos de datos de los que es responsable un equipo de administración de instalaciones para garantizar la continuidad del negocio? Antes del sistema CAFM, esa respuesta era complicada. Una amplia gama de herramientas analógicas, hojas de cálculo, planos, diagramas de diseño y hojas de registro crearon una montaña de documentos que eran difíciles de sinergizar para obtener una imagen completa y eficiente de cómo se estaban comportando los atributos físicos de la oficina. Desde sillas individuales hasta secciones de una habitación e incluso áreas más grandes, como un piso o edificio completo, los equipos de administración de instalaciones tenían su trabajo recortado para ellos.
El software CAFM puede ayudar a desarrollar y administrar recursos humanos, administrar recursos financieros y físicos, y producir y entregar soluciones y resultados. Todos estos activos en combinación también pueden ayudar a identificar procesos relevantes e identificar procesos de conocimiento que necesitan una evaluación adicional y activos físicos que pueden requerir un mantenimiento preventivo planificado adicional.
Las soluciones CAFM hacen que el seguimiento ineficiente y los engorrosos sistemas de gestión analógica sean cosa del pasado. La planificación del espacio, las reservas de habitaciones e incluso la ubicación de los empleados ahora son tan simples como unos pocos clics en un programa CAFM. Una interfaz limpia y fácil de usar proporciona una visibilidad clara de todos los diferentes componentes con los que necesita trabajar para administrar y planificar los atributos físicos de una oficina, incluidos los humanos que hacen funcionar el lugar. Eso es mucho más fácil que el papel y la pluma a la antigua.
Cuándo usar CAFM
Entonces, ¿cuándo es útil un programa CAFM? Hay aplicaciones diarias y para eventos especiales a considerar. Para el uso diario, un buen sistema CAFM puede ayudar a determinar qué espacios de oficina comunales están abiertos para una reserva, de modo que los equipos puedan hacer planes para colaborar en una sala de reuniones con una pizarra. La funcionalidad de CAFM también puede realizar un seguimiento de qué empleados se encuentran en cada momento, por lo que nunca tendrá que correr por toda la oficina para encontrar miembros clave del equipo para firmas y otras funciones que requieran una interfaz en persona.
Este tipo de funcionalidad también es compatible con las necesidades en constante cambio de un lugar de trabajo ágil que permite a los empleados hacerse cargo de sus días y trabajo cuando y donde tenga más sentido para su estilo y necesidades. Los lugares de trabajo con asientos abiertos y sin asignar pueden hacer que sea mucho más fácil para los trabajadores encontrar un lugar para sentarse que no esté ocupado actualmente por otro empleado que podría haberse levantado para tomar una taza de café o carne con compañeros de equipo en una sala de conferencias.
Un sistema CAFM como SpaceIQ también es perfecto para una planificación de alto nivel, ya sea para una mudanza o una reorganización de oficinas. Planificar diseños hipotéticos de muebles y asientos es súper fácil cuando tiene una representación digital con la que trabajar. Los miembros clave del equipo de planificación pueden colaborar, guardar borradores, enviar maquetas a la administración y reorganizar rápidamente una tabla de asientos para satisfacer la gama de demandas que inevitablemente surgen durante este tipo de proceso de planificación. El software CAFM puede incluso ayudar a realizar un seguimiento de las piezas de muebles que se encuentran en el lugar durante una mudanza, lo que reduce la posibilidad de que la propiedad valiosa de la empresa se extravíe durante el transporte.
¿Qué Empleados se benefician del uso de CAFM?
El software y los programas CAFM han revolucionado por completo la forma en que los profesionales de gestión de instalaciones realizan su trabajo. El proceso de armar el rompecabezas de las finanzas, los recursos humanos, la gestión y las preocupaciones físicas logísticas ya no es un proceso complejo que le quita tiempo al trabajo real de supervisar el espacio y los recursos físicos. Algunas empresas incluso contratan a administradores de CAFM para que se encarguen de los detalles del procedimiento, mientras que los gerentes de las instalaciones se centran en las tareas y la planificación generales.
Sin embargo, como hemos indicado anteriormente, los programas CAFM pueden beneficiar a una amplia gama de personas en la oficina. Aunque en teoría, un equipo de administración de instalaciones puede beneficiarse más directamente de un programa que hace que su trabajo diario sea mucho más fácil y eficiente, el beneficio puede extenderse a casi cualquier persona que trabaje en su espacio de oficina, incluidos los miembros de equipos que forman parte de otras organizaciones que comparten la misma instalación. Los empleados que necesitan reservar espacio o encontrar compañeros de equipo se alegrarán de tener los recursos disponibles para ellos, y la administración se alegrará de ver que sus operaciones funcionan sin problemas.
Industrias Que Pueden beneficiarse de Esta tecnología
Si su organización opera desde instalaciones físicas, puede beneficiarse de CAFM. No hay nichos industriales u otras divisiones categóricas que excluyan a una empresa de cosechar los beneficios de un programa CAFM. Desde startups tecnológicas hasta conglomerados de medios, cualquier empresa que tenga necesidades de gestión de espacios, gestión de mudanzas, asignación de espacios o asignación de asientos puede hacer un uso eficaz de CAFM. Estos sistemas son ideales para lugares de trabajo modernos y ágiles que permiten la libre circulación por la oficina, pero incluso los lugares de trabajo más tradicionales pueden ver un beneficio financiero y de procedimiento de la adopción de programas fáciles de usar que facilitan la administración de las instalaciones.
Las empresas de marketing digital, los centros de llamadas, las oficinas comerciales de fabricación, las etiquetas de ropa, las redes sociales y muchos más son los principales candidatos para las mejoras de eficiencia de CAFM. Ya sea que su oficina use cubículos, escritorios comunales u oficinas individuales, la capacidad de rastrear, analizar e informar sobre el uso de las instalaciones y la asignación de espacio tendrá un gran impacto positivo en la forma en que funciona su organización y trabajan sus empleados.
Beneficios financieros de CAFM
¿Cuánto está pagando por su espacio de oficina? ¿Está seguro de que está maximizando cada centavo de ese costo? La tecnología CAFM permite un análisis de alto nivel de lo que está sucediendo en los espacios físicos que ocupa su organización. Tener un entorno amplio en el que expandirse y trabajar puede ser una forma fantástica de hacer que los empleados se sientan cómodos, lo que, a su vez, aumenta la productividad. Sin embargo, podría haber áreas de pies cuadrados infrautilizados de las que ni siquiera eres consciente todavía. Ese es uno de los beneficios financieros más importantes de CAFM: la capacidad de rastrear el uso real de las instalaciones y determinar si tiene más espacio del que realmente necesita. Con un poco de reestructuración, podría encontrar la manera de dar la bienvenida a una pequeña empresa a su espacio de trabajo, cobrando el alquiler mensual y utilizando su software CAFM para ayudar a negociar quién puede usar qué partes de la oficina y cuándo.
Por otro lado, puede usar su CAFM para saber cuándo ciertas partes de la oficina están sobreutilizadas. Si un departamento específico ha estado sufriendo problemas de productividad, podría ser que el uso ineficiente del espacio sea el culpable. Los empleados que se sienten demasiado apretados o hacinados en una parte indeseable de la oficina podrían experimentar un renacimiento de la productividad con un poco de reequipamiento.
Sin embargo, más allá del costo de las instalaciones que ocupa, los programas CAFM se pueden usar para realizar un seguimiento de los activos físicos, incluso en unidades individuales como sillas y escritorios. Puede usar un programa CAFM para realizar un seguimiento de todos los activos del espacio de trabajo en la oficina, lo que reduce la posibilidad de que algo costoso se extravíe o se salga de la oficina sin previo aviso. Además, el seguimiento de CAFM puede ayudarlo a controlar qué habitaciones se utilizan y cuándo, lo que le brinda una mejor imagen de los costos de los servicios públicos. La integración de sensores puede optimizar aún más la forma en que se acumulan los costos de los servicios públicos en un lugar de trabajo al apagar automáticamente las luces cuando la última persona sale de una sala de conferencias u otro espacio lateral.
Por qué CAFM es esencial para las operaciones de los lugares de trabajo modernos
Los lugares de trabajo modernos necesitan soluciones modernas para los problemas clásicos. SpaceIQ ofrece un programa que sus empleados realmente estarán encantados de usar. Con funciones útiles como la integración de Slack y la capacidad de gestión móvil, facilitamos que cada miembro de tu equipo se una y utilice las herramientas que están a su disposición.
La asignación de espacio es un tema clave en los lugares de trabajo ágiles que permiten el movimiento y la flexibilidad. Se ha demostrado que este enfoque libre y abierto del espacio de oficina hace que los empleados sean más felices y productivos, pero puede crear algunos dolores de cabeza de planificación cuando se trata de evitar conflictos sobre qué equipos pueden usar qué espacio y cuándo. Puede eludir la pregunta de quién obtiene qué proporcionando transparencia y comunicación abierta sobre el entorno de la oficina. Y, a medida que su empresa crece, es fácil agregar nuevos empleados al programa para una incorporación rápida y una orientación perfecta al espacio. Recursos Humanos estará encantado de tener una forma tan sencilla de integrar a los nuevos miembros del equipo en el entorno físico de su entorno de oficina.
La mayoría de los lugares de trabajo modernos requieren movilidad y flexibilidad. Una CAFM que sea capaz de adaptarse y evolucionar para mantenerse al ritmo de las necesidades cambiantes de la empresa es importante. También es una herramienta eficaz a la hora de analizar la productividad de los trabajadores y abordar cualquier problema que pueda surgir. Las aplicaciones CAFM permiten que la programación de la fuerza de trabajo se movilice y los comentarios de los clientes recibidos se pueden utilizar para revisar al personal y abordar cualquier posible problema de capacitación que pueda surgir. Por último, las aplicaciones de CAFM pueden ayudar con las relaciones interpersonales del personal y pueden ayudar a determinar si es necesaria la intervención de la administración para cualquier situación dada.
Los pasos de análisis y acción son importantes para cualquier estrategia de CAFM, ya sea que se trate de las finanzas de la empresa, la satisfacción del cliente, el mantenimiento del edificio y el equipo, o la satisfacción y comodidad general de las personas que emplea la empresa. La alta moral del personal es un componente crítico para lograr la productividad en el lugar de trabajo.
Cómo comenzar a integrar CAFM En Su Estrategia
Ya sea que tenga una estrategia de administración de instalaciones establecida que necesite modernización o sea una empresa emergente que necesita formalizar algunos de sus procesos, una CAFM puede ayudarle. Un programa CAFM le ayudará a organizarse y a mantenerse de esa manera durante todo el crecimiento y el cambio que hay en el futuro de su empresa. El software CAFM hará que todo, desde la mudanza hasta la gestión diaria del espacio, sea más fácil, eficiente y completo para todos en su oficina.
Al integrar CAFM en su estrategia, querrá centrarse en el valor, así como en el análisis y los objetivos estratégicos de la empresa para que se establezca un valor real dentro de la organización. Si no hay objetivos claros en mente, entonces puede haber una desalineación de la estrategia, así como una toma de decisiones desconectada, las decisiones del proyecto son mejores cuando se vinculan con los KPI y otros objetivos para garantizar que cada objetivo esté claramente definido y que las estrategias mejoren la empresa.
KPI significa Indicador de rendimiento clave, y es un valor mensurable que puede ayudar a demostrar la eficacia con la que la empresa está cumpliendo y logrando sus objetivos. Los KPI ayudan al negocio a mantenerse alineado con sus objetivos generales. Para desarrollar una estrategia de KPI para su negocio, primero debe describir sus objetivos o resultados previstos y luego comprender las medidas que se deben tomar para lograr estos objetivos. También seleccionará mediciones para definir cada objetivo, definir indicadores compuestos y, a continuación, establecer los objetivos. Los KPI son una herramienta de informes flexible e interactiva que se puede utilizar con CAFM.
Implementar un CAFM en su estrategia de administración de instalaciones o administración de propiedades puede ser abrumador para aquellos que lo usarán si aún no están familiarizados con lo que implica. Si poco a poco presenta CAFM a las personas que lo utilizarán, les otorgará tiempo adicional para aprender los nuevos procesos, de modo que antes de que el programa se inicialice completamente, habrá una comprensión clara de la funcionalidad y las capacidades de una solución CAFM que puede ayudar a aliviar cualquier problema en el futuro. Un gerente de éxito de clientes dedicado debe estar disponible para ayudar a los trabajadores a aprender y comprender los nuevos procesos y ser capaz de responder cualquier pregunta que puedan tener.
Sistemas de Mantenimiento planificado
Un sistema de mantenimiento planificado ayudará a identificar y abordar cualquier problema clave en el que una inversión exitosa de CAFM deba centrarse. El uso de este sistema requiere que la empresa comprenda qué problemas habrá que abordar para que la implementación de un sistema CAFM tenga éxito y alcance su potencial. Un sistema CAFM exitoso puede aumentar la productividad y abordar el ROI, o retorno de la inversión, que verá la empresa.
Un sistema de mantenimiento planificado realiza un seguimiento del mantenimiento planificado y no planificado, y el software de mantenimiento planificado es útil para realizar un seguimiento de ciertas tareas. Los sistemas de mantenimiento planificado pueden ayudar a una empresa a crear un lugar de trabajo más cómodo y reducir cualquier impacto ambiental que puedan tener. También puede ayudar a reducir los costos operativos de la instalación y garantizar que todos los activos se gestionen y mantengan adecuadamente y funcionen de manera eficiente.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Mantenimiento Informático?
Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Informático, o CMMS, es un software informático diseñado para ayudar a simplificar la gestión de mantenimiento dentro de una empresa. La gestión del mantenimiento incluye la supervisión de los diferentes recursos de mantenimiento que utiliza una empresa para que no experimente tiempo de inactividad debido a equipos rotos o defectuosos o procedimientos de mantenimiento insuficientes.
Las empresas ya no están sujetas a registrar los datos de mantenimiento con un lápiz y un pedazo de papel, y ya hemos pasado los días en que el mantenimiento solo se realiza cuando se encuentra algo mal en las máquinas. Con el fin de realizar un seguimiento de estos registros de mantenimiento vitales y mantener un nivel adecuado de control, todo se ha trasladado a las computadoras para que la empresa pueda rastrear cualquier orden de trabajo que reciba, puedan generar técnicas de informes más precisas y puedan ayudar a determinar qué máquinas requerirán más atención y mantenimiento.
El uso de un CMMS puede aumentar la productividad, garantizar una vida útil más larga del equipo, eliminar el papeleo desordenado y reducir el tiempo de inactividad. Si bien las computadoras no pueden reemplazar a un técnico calificado, otorgan a los técnicos más tiempo para centrar su atención y habilidad en el mantenimiento en lugar de lidiar con el papeleo. Es una solución de gestión de mantenimiento con un diseño asistido por computadora que presenta varias características y capacidades distintivas que pueden funcionar para diferentes sistemas.
Las características de los Sistemas Integrados CAFM y las Capacidades
CMMS y los sistemas CAFM se han fusionado para crear IWMS (Sistemas Integrados de Gestión del Lugar de Trabajo). El software CAFM combina diseño asistido por computadora con software de base de datos relacional y emplea habilidades específicas relacionadas con la Administración de Instalaciones, o FM.
El IWMS combina cinco dominios funcionales diferentes. Estos dominios incluyen la gestión de bienes raíces y arrendamientos, la gestión de instalaciones y espacio, la gestión de mantenimiento, la gestión de proyectos y la sostenibilidad ambiental. Los sistemas CAFM funcionan con múltiples plataformas tecnológicas, mientras que el IWMS utiliza una sola plataforma.
Al determinar si una empresa puede beneficiarse del IWMS, es importante tener en cuenta los costos internos y externos y el valor monetario desde un punto de vista a largo plazo. Compare la inversión total que se debe realizar con los beneficios de la transparencia total, la eficiencia, el cumplimiento, el apoyo a las decisiones y el ahorro de costos que se pueden encontrar con el IWMS (lea más sobre qué es el software IWMS).
CAFM para Administración de propiedades
El software de administración de propiedades CAFM es beneficioso para las empresas porque proporciona la capacidad de administrar una o varias empresas dentro de una sola base de datos. Establecer una base de datos de información de propiedades para cualquier ubicación de negocio en cualquier nivel de la jerarquía de CAFM Explorer es fácil de seguir e incluye muchas características clave para la administración de propiedades. Estas características incluyen un vínculo dinámico con el mantenimiento planificado relacionado con la propiedad y la capacidad de la empresa para rastrear el estado de los elementos del edificio, como la estructura y los detalles mecánicos del edificio.
Una empresa también puede aumentar sus ganancias en relación con sus activos físicos, como bienes raíces, edificios, equipos e infraestructura relacionada, al emplear CAFM para la administración de propiedades. Estas características beneficiosas pueden ayudar a un negocio a analizar mejor su desarrollo inmobiliario al tiempo que mejora cualquier planificación estratégica en el proceso.
El software de administración de propiedades es más beneficioso en relación con los objetivos y procesos a largo plazo de una empresa o establecimiento y puede proporcionar una solución de administración de propiedades que puede ayudar a mejorar la planificación a largo plazo y la administración de activos. Algunas soluciones de CAFM pueden proporcionar descripciones más detalladas del espacio físico y la ubicación de un edificio, y luego CAFM puede usar bases de datos en combinación con herramientas de modelado visual y sistemas de información geográfica para obtener una vista única de la instalación.
CAFM Asset Management
CAFM Asset Management ofrece una solución para administrar computadoras, impresoras, servicios de oficina y otros equipos. La cartera de gestión de activos incluirá la ubicación, el historial, la condición y el valor de los activos de la empresa. La gestión de activos se utiliza normalmente en los modelos de CAFM que incluyen el Servicio de Asistencia, el Mantenimiento Preventivo Planificado y las pruebas. No se limita a un solo departamento de la organización, sino que puede extenderse a varias operaciones diferentes dentro de la empresa.
Un planificador de gestión de activos puede ayudar a equilibrar el trabajo y los recursos, incluido el seguimiento de los gastos relacionados con el mantenimiento y las reparaciones, localizar y revisar información detallada de activos, auditar y registrar el historial de cambios, y generar y exportar documentación de activos con visibilidad de activos en tiempo real.
La gestión de activos crea otro nivel de valor para el negocio y varía según el tamaño de la organización y la cantidad de activos disponibles. También integra procesos en varias operaciones, incluidos recursos humanos, gestión de riesgos y aspectos financieros del negocio.
Tablero Digital de CAFM
El Tablero Digital de CAFM es una representación gráfica de los KPI y SLA que se encuentran dentro de su organización. Podrá recibir comentarios sobre los niveles de servicio, la gestión del mantenimiento y el rendimiento para que pueda supervisar y actuar mejor en función de estos comentarios.
Tendrá la capacidad de monitorear el rendimiento y las tendencias fácilmente, analizar ineficiencias, tomar decisiones informadas basadas exclusivamente en hechos que se presentan, alinear sus objetivos con estrategias potenciales, revisar las tareas administrativas y generar y examinar otros datos estadísticos relacionados con su organización.
La desventaja de implementar un tablero digital con el software CAFM es que solo son útiles cuando se establecen las herramientas adecuadas. El panel de control se debe usar para medir datos significativos que representen el análisis de la empresa para que puedan encontrar estrategias para mejorar y alcanzar con éxito los objetivos fijados. A menudo, el tablero digital se crea sin tener en cuenta al usuario y puede requerir una configuración complicada y la asistencia de un equipo de TI. La compatibilidad también es un problema que muchas personas enfrentan con los paneles digitales porque si el panel digital no puede conectarse con éxito con los sistemas empresariales críticos, la empresa puede recibir información defectuosa o información incorrecta y obsoleta.
Un tablero digital exitoso conectará a sus usuarios con información que se crea en tiempo real y se actualiza diariamente para garantizar la información más actualizada. Los usuarios también deben poder conectarse a esta información de forma remota si no están en sus escritorios.
Los sistemas de gestión digital del lugar de trabajo son ideales para los profesionales de bienes raíces y pueden proporcionar herramientas esenciales que pueden ayudarlos a supervisar su cartera, especialmente en lo que respecta a la administración de bases de datos de bienes raíces, la administración de alquileres y el seguimiento. Los sistemas de gestión digital del lugar de trabajo también son eficaces para proporcionar a los profesionales de bienes raíces la gestión contable y presupuestaria.
Más Consideraciones de CAFM
Los sistemas y soluciones de CAFM y el software de CAFM pueden diferir de muchas maneras, incluidas las variaciones en el diseño, las capacidades y las características, y es importante que la empresa defina primero los objetivos que desea implementar dentro de un sistema de CAFM y proporcione representación al equipo que ejecutará la solución de CAFM. También es importante que se ingrese toda la información para que no haya datos inconsistentes o faltantes que puedan interferir con el potencial del sistema CAFM.
Una interfaz accesible a través de la web hace que el proceso de CAFM sea más eficiente para que la empresa pueda compartir datos e información de gestión en tiempo real con usuarios en múltiples ubicaciones. Las empresas también pueden configurar CAFM para que puedan utilizar las funciones de administración de espacio y, más adelante, optan por agregar administración de activos. Por lo tanto, mirar hacia el futuro es importante al implementar cualquier sistema CAFM. La red debe tener velocidades suficientes para transportar todos los datos sin comprometer la base de datos en ningún momento.
También se permite establecer la accesibilidad de los datos relativos al sistema de gestión de mantenimiento. El acceso al sistema de gestión de mantenimiento se puede conceder de acuerdo con la función de trabajo individual del trabajador para reducir el riesgo de archivos dañados u otros desastres.
La integración del software CAFM proporciona a una empresa varias ventajas beneficiosas en relación con la gestión del mantenimiento que pueden no realizarse completamente hasta que se implemente por completo. Los sistemas CAFM deben elegirse en función de las necesidades de la empresa e implementarse en un entorno gestionado para completar la capacitación adecuada en sus procesos. También deben asignarse funciones específicas a la administración en relación con las diferentes responsabilidades que se describirán al utilizar una solución CAFM.
La gestión y la productividad del lugar de trabajo, así como la eficiencia, son posibles ventajas para una empresa que ha optado por emplear una solución CAFM. La planificación y gestión del espacio, el control financiero, la gestión de la seguridad, la gestión de bienes raíces y propiedades y la gestión de proyectos también pueden beneficiarse de un sistema CAFM.