¿Qué es una implementación de ERP?

Implementar un nuevo sistema ERP puede ser una de las mayores inversiones de tiempo, dinero y recursos que una empresa puede hacer. El proceso de implementación de ERP, las fases, el cronograma y la complejidad se basan en gran medida en variables como el número de módulos que se están implementando, las personalizaciones necesarias, la conversión de datos y los recursos de gestión de proyectos disponibles. Echemos un vistazo más de cerca a lo que es una implementación de ERP y respondamos a algunas preguntas frecuentes sobre el proceso y los diversos métodos.

En Este Artículo:

• Descripción General del Proceso de Implementación de ERP
• Pasos de Implementación de ERP
• Cuál es el Mejor Método
• ¿Cuánto Tarda una Implementación?
• Qué esperar en la fase de puesta en marcha
• Preguntas frecuentes sobre la implementación de ERP

Descripción general del proceso de implementación de ERP

El proceso de implementación de ERP incluye varios pasos y etapas,:

1. Instalación de software ERP
2. Configuración y configuración de opciones
3. Transferencia de datos financieros y de transacciones desde el sistema antiguo (también conocido como migración de datos)
4. Configuración de empleados (o «usuarios») con roles definidos, acceso al sistema y configuración de seguridad
5. Formación de software ERP para usuarios finales

Dependiendo del enfoque de implementación que elija (más sobre esto a continuación) y la complejidad de sus procesos de negocio, la implementación de software ERP podría tardar entre dos meses y dos años, a veces más.

En otras palabras, el cronograma para una empresa de servicios financieros que implementa módulos de contabilidad básicos como Libro Mayor, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar será más rápido y menos complejo que un negocio de fabricación que también necesita módulos de producción y planta de producción, inventario y compras, procesamiento de pedidos y toda la configuración adicional, procesos de flujo de trabajo y datos que vienen con él.

Independientemente del calendario, la elección del socio de ERP adecuado, el establecimiento de un plan de proyecto bien documentado y la asignación adecuada de recursos determinarán la eficacia, eficiencia y éxito de la implementación de ERP.

¿Cuáles son los pasos en la implementación de ERP?

El primer paso en una implementación de ERP es movilizar al equipo del proyecto. En el lado del cliente, normalmente hay un patrocinador ejecutivo, varios propietarios de procesos de negocio y los usuarios finales. En el lado del socio de ERP (o «proveedor de tecnología»), habrá analistas de negocios, consultores técnicos y un gerente de proyecto.

La gestión de proyectos es fundamental para comunicar el progreso de la implementación del ERP, gestionar los problemas de forma rápida y eficaz y alcanzar los objetivos definidos.

Con el equipo atado y listo, es hora de diseñar el proceso de implementación de ERP que a menudo incluirá:

• Definir el alcance de la implementación, los hitos del proyecto, las personalizaciones necesarias, los mapas de procesos y los resultados esperados.
• Analizar los requisitos del negocio, instalar el software en un entorno «sandbox» y configurar el sistema para que coincida con el flujo de trabajo del proceso necesario.
• Migrar y asignar datos al nuevo sistema y realizar comprobaciones de verificación.
• Probando el sistema en todos los departamentos y probando y ejecutando constantemente el ciclo de cotización a efectivo.
• Capacitar a los usuarios finales en su área funcional específica en función de roles y permisos. El enfoque de» capacitar al capacitador » es ampliamente utilizado, por el cual se capacita a usuarios seleccionados en el sistema y luego actúan como capacitadores internos.
• Implementación de software en el entorno de producción, a menudo denominado «puesta en marcha».»Esto requerirá un mayor poder de mano de obra para supervisar el proceso y garantizar una transición sin problemas.
• Soporte post-lanzamiento y revisión de proyectos.

La planificación integral y las pruebas rigurosas serán los dos aspectos principales del proceso de implementación de ERP que aseguran que el sistema pase del concepto al entorno en vivo.

¿Cuál es el Mejor Método de Implementación?

Dos de los métodos más populares son la implementación de ERP big bang frente a un enfoque por fases.

Con big bang ERP, todo su sistema se activa y todos en nuestra empresa realizan la transición al mismo tiempo. En resumen, está tomando todos los módulos en todos los departamentos en vivo a la vez. Este enfoque puede acortar el cronograma de implementación de ERP, pero también puede causar más interrupciones en las operaciones comerciales diarias y ejercer más presión sobre los empleados.

Alternativamente, con un enfoque gradual, el sistema de planificación de los recursos institucionales se implantará de forma secuencial, a menudo por módulo o esfera funcional. Este método, también conocido como «land and expand», llevará más tiempo a medida que las partes del nuevo software ERP se implementen gradualmente durante un período medido. Este método puede ayudar a aliviar el riesgo y la ansiedad del personal interno.

Ambos métodos de implementación de ERP tienen ventajas y desventajas. Su equipo de socios de ERP puede ayudarlo a diseñar el plan de implementación que mejor se adapte a su situación.

¿Cuánto Tiempo Tarda una implementación de ERP?

No existe una talla única para todos en lo que respecta a la implementación de ERP. Es posible que una empresa solo necesite actualizar sus finanzas, mientras que otra puede ser un fabricante con miles de SKU, varios almacenes y productos que se envían a todo el mundo. La implementación de un sistema básico podría tomar tan solo dos meses, mientras que un sistema más complejo podría durar varios años. Sin embargo, una implementación de sistemas ERP de mercado medio promedio como Sage o Acumatica ERP tardará entre cuatro y seis meses.

Es bueno recordar que una implementación de ERP generalmente no es un camino recto, sino uno ventoso. Idealmente, el software satisfaría todas sus necesidades funcionales de inmediato. Pero, de manera más realista, a menudo hay integraciones de software de terceros o personalizaciones de sistemas necesarias para cumplir con todos los requisitos comerciales.

También es importante tener en cuenta que el software en sí es solo una parte de la ecuación en un proyecto ERP exitoso. Igualmente importante es elegir trabajar con un socio de implementación de ERP con experiencia que comprenda su negocio, pueda minimizar el impacto de los problemas técnicos que inevitablemente surgirán y aproveche su experiencia para mantener el proyecto dentro del alcance y dentro del presupuesto.

Véase también: ¿qué significa ERP?

Implementación de ERP en vivo y más allá

Una vez que la implementación de ERP se haya completado y el sistema esté en vivo, puede tomar una exhalación bien merecida. Todas las manos seguirán en la cubierta durante las próximas semanas a medida que los empleados se adapten al nuevo sistema y procesos, pero el trabajo duro está atrasado en el espejo retrovisor y su nuevo sistema ERP pronto comenzará a pagar dividendos.

Una vez que el polvo se asiente, querrá revisar y medir cómo el proyecto logró los objetivos que se describieron al principio. El sistema debe reducir los procesos manuales, mejorar la productividad y brindar mayor visibilidad y conocimiento en todas las unidades de negocio y en todas sus operaciones.

Implementar un sistema ERP totalmente integrado es un proceso a gran escala específico de la empresa que tiene un gran impacto en la organización. Después de todo, su proveedor de software ERP y su socio deben conocer su negocio casi tan bien como usted. Porque en el futuro, su función no solo será apoyar y mantener el sistema, sino también asesorar y recomendar soluciones adicionales que lo ayudarán a lograr aún más sus objetivos financieros y de crecimiento.

Continuar para revisar y optimizar los procesos de negocio después de que el go-live y poco a poco van incorporando características y funciones adicionales ayudará a ampliar la inversión realizada en el sistema ERP. En resumen, una implementación de ERP es tan buena como el equipo detrás de ella. Desarrollar un plan sólido, elegir el método de implementación correcto y comunicarse abiertamente durante todo el proceso, en última instancia, traerá un final exitoso a lo que a menudo es un proyecto (muy) desafiante.

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