Qué incluir en Su Contrato de Diseño Gráfico

Cuando está dejando su marca como diseñador gráfico independiente, está haciendo negocios consigo mismo. Sí, diseñar logotipos atractivos o cumplir con la visión del cliente es importante. Por otro lado, sin embargo, la destreza en el diseño por sí sola no conducirá a una carrera exitosa. Construir una base de clientes, promocionarse a sí mismo y proteger su trabajo son piezas importantes del rompecabezas. Sin embargo, tal vez nada es más importante que asegurar legalmente los términos y pagos mediante la redacción de un contrato de diseño gráfico conciso pero completo.

Si comienza a trabajar sin usar un contrato, es muy posible que los clientes se vean en cortocircuito, sin importar lo profesionales que parezcan. Solo se necesita un proyecto para fracasar, y docenas de horas de trabajo para desperdiciarse, para que cualquier diseñador gráfico independiente comprenda la importancia de un contrato de diseño. Pero, redactar un contrato es un acto de equilibrio: no quieres asustar a los clientes con un documento de 40 o 50 páginas (también quieres cubrir todas tus bases).

Cuando esté redactando su contrato principal, querrá guardar una copia de plantilla y editarla según sea necesario caso por caso. Pero primero, hablemos de qué incluir en un contrato de diseño gráfico.

Sea sencillo, pero no corte esquinas

Si consulta a un abogado o tiene un profesional legal que redacte un contrato general para su trabajo independiente, puede terminar con algo lleno de «jerga legal», lo que podría nublar su significado y desalentar a los clientes. Este es un contrato de diseño gráfico — el objetivo siempre debe ser una comunicación clara y directa que ambas partes entiendan. Un buen contrato es ironclad, pero aún así descompone la información en un tamaño manejable, sin relleno innecesario.

AIGA tiene un Formulario Estándar de Acuerdo para Servicios de Diseño, en su sitio que contiene toda la información que debería incluir en un contrato de diseño. Ahora, eche un vistazo a la longitud de este documento. ¿Está su nuevo cliente dispuesto a examinar 80 páginas de protecciones y condiciones para encontrar las cláusulas de trabajo importantes? Y, ¿cuántos clientes se quedarán para palabras como» en dónde «y»por lo tanto»?

En el otro extremo del espectro está este contrato de muestra, para diseñadores gráficos, que registra menos de 500 palabras. Hay varias cláusulas y aclaraciones que faltan en este contrato básico que siempre deben incluirse cuando se trabaja como diseñador freelance.

Lograr un equilibrio entre ironclad y legible es difícil. Con esto en mente, la siguiente es una lista de puntos principales que siempre deben aparecer en sus contratos de diseño gráfico freelance.

Detalles del proyecto

Esto puede parecer obvio — de hecho, es tan simple que a menudo se pasa por alto. A pesar de que usted y el cliente pueden tener un entendimiento verbal sobre el proyecto, es importante tener estos detalles por escrito para que su papel y sus entregables sean claros como el cristal. Esto evitará el deslizamiento del visor a largo plazo.

Establezca el marco general del proyecto y sus responsabilidades para que pueda declinar más adelante si el cliente le pide más. Si no está dispuesto a proporcionar soporte técnico una vez que se entreguen sus archivos, incluya esto explícitamente en el contrato. Si el cliente solicitó cinco versiones de un logotipo y luego pide cinco más una vez que el proyecto esté en marcha, un problema común, puede volver a esta sección del contrato de diseño para descartar ese trabajo adicional.

Plazos y plazos

Nadie quiere poner una semana laboral de 60 horas. Por lo tanto, incluya cláusulas que limiten sus horas de trabajo por semana, incluso cuando el cliente pueda comunicarse con usted durante el día. Establezca límites claros: agregue una sección a su contrato de diseño gráfico que detalle sus horas disponibles. Incluya detalles como los siguientes:

• Fines de semana y horas irregulares: el costo de esas horas, en comparación con las horas de lunes a viernes.
• Horas extras: si el cliente puede esperar pagar extra si trabaja más de 40 horas a la semana.
• La rapidez con la que un cliente puede esperar una respuesta cuando se pone en contacto con usted con preguntas o ediciones, durante las horas libres.

En esta sección, también debe indicar los plazos acordados. Si bien muchos diseñadores detestan las restricciones de plazo, lo mantendrá productivo mientras ayuda al cliente a comprender cuándo enviará el trabajo. Estos plazos siempre deben permitir días adicionales y contratiempos. No saltes con impaciencia a la fecha límite de un contrato, esperando cero contratiempos en el proceso creativo. Date más tiempo del que necesitas; de esa manera, el cliente se sorprenderá gratamente si entregas todo temprano.

Responsabilidades del cliente

Describa todo lo que el cliente le entregará para que pueda completar el proyecto, y cuándo. También es importante delinear la cadena de mando en el extremo del cliente, para que no quede atrapado en medio de un desacuerdo.

• Resumen creativo: utilice una plantilla que especifique todos los detalles de un proyecto que necesita conocer por adelantado. Explíqueles que cuanto más pongan en esto por adelantado, menos preguntas tendrán que responder. Si bien el resumen es idealmente el manual de operaciones completo del proyecto, a veces no hay suficiente información al comienzo del proyecto. Está bien. Puede pedirles que lo agreguen cuando haya más información disponible.
• Punto de contacto-solicitud para establecer una persona con fines de comunicación, a fin de controlar el flujo de información y solicitudes. Hay pocas situaciones peores que varias personas que te envían correos electrónicos directamente con sus propias solicitudes de cambios (que podrían no estar hablando entre sí). Llámelo respetuosamente tan pronto como lo vea y solicite un punto de contacto.
• Proceso de aprobación: Establezca un camino claro para terminar el proyecto. A veces, su punto de contacto se encargará de eso internamente. Sin embargo, puedes pedir cosas como líneas de tiempo, o si esperas una comunicación adicional de otra persona. Si prefiere enviar copias impresas para que firmen, dígalo. Si las firmas virtuales o las confirmaciones por correo electrónico son suficientes, incluya esa información.

Y, ¿qué pasa con los posibles errores? Si termina siendo un error tipográfico, ¿cuánto tiempo tiene el cliente para notificarle? ¿Qué pasa si una imagen necesita ser reemplazada? Incluya el precio de cualquier trabajo adicional, o solicitudes de esta naturaleza, después de que se complete el proyecto. A veces, es necesario hacer ajustes después de que se envíe el producto final; debe discutirlo con anticipación en su contrato. En caso contrario, informe al cliente de que se han realizado las tareas contratadas y que se aplicarán tarifas adicionales por el trabajo adicional.

Entregables

Siempre describa lo que incluye el producto, preferiblemente en el resumen, y de qué manera entregará el producto final. ¿Qué tipos de archivos puede solicitar el cliente? Y cómo va a entregar estos archivos? Prefiere correo electrónico, enlace a la nube o una unidad flash/disco duro. Si el cliente especifica un método de entrega, incluya todos los detalles de este proceso en su contrato.

Además, incluya una cláusula que explique cuánto tiempo puede esperar el cliente que almacene los archivos. Si ha archivado los archivos y el cliente se comunica dentro de seis meses para obtener otra copia, ¿debería esperar pagar una tarifa? Proporcione claridad para cualquier situación que prevea, para que reciba una compensación justa por la entrega y el almacenamiento de archivos.

Detalles de pago

Esta es quizás la sección más importante, desde el punto de vista del diseñador: detalla exactamente cuándo esperas el pago y a través de qué método. Las mejores prácticas generales son que usted, el diseñador, debe recibir un depósito del 50% de su tarifa total antes de comenzar a trabajar. Esto lo protege a usted (y al cliente), lo que le permite priorizar su tarea mientras lo motiva a completar el trabajo para recibir la otra mitad. Aclare cuándo recibirá el pago final. Tradicionalmente, esto debería ser antes de entregar archivos utilizables al cliente.

Dentro de los detalles de pago, debe justificar cualquier ajuste adicional o solicitud de pago adicional que pueda ocurrir. Si está trabajando en una tarifa por hora, calcule el tiempo total y divida el pago, para que el cliente no se sorprenda si pide más, una vez que se complete el proyecto. Si simplemente está trabajando en una tarifa de proyecto, incluya cualquier circunstancia que lo lleve a solicitar más de la cantidad acordada.

Aquí hay algunas subsecciones, con respecto al pago, que serán útiles.

Revisiones

Muchos diseñadores elegirán una tarifa plana para un proyecto bien definido, como un diseño de sitio web o logotipo. Es típico ofrecer una cuota de revisiones gratuitas dentro de esta tarifa, ya que los proyectos generalmente pasan por unas cuantas rondas de comentarios. Dos objetivos ayudarán a acorralar los cambios, con el fin de mantener el control:

• Defina lo que significa «revisión».
• Revisiones de grupo, y cualquier otro cambio, a rondas numeradas. Esto ayuda (a veces obliga) al cliente a consolidarse.

Puede ofrecer pequeños cambios, como corregir errores tipográficos. Pero, si el cliente pide una repetición completa, después de que se haya aprobado una maqueta, es probable que excedan los parámetros del proyecto acordados. Es una gran idea abordar el costo de las revisiones antes de exceder la cuota incluida. No quieres estar atascado haciendo trabajo extra, sin una compensación justa. Esto también podría ayudar a controlar a un cliente quisquilloso. En este punto, muchos diseñadores vuelven a una tarifa por hora. Sin embargo, si un cliente quiere que trabaje en una rama del proyecto, por ejemplo, una nueva página en el sitio web que creó para ellos, considere esto como una tarifa plana adicional, no una revisión. Una vez más, reconocer la falta de respeto contractual lo antes posible evita que las situaciones se multipliquen o se conviertan en un «extra» que el cliente espera.

Cláusulas de cancelación

Aunque a todos nos gustaría que el 100% de los proyectos de diseño freelance se ejecutaran sin problemas, este no siempre es el caso. Cuando usted (o el cliente) decide rescindir el contrato, ya sea debido a una experiencia insatisfactoria, o simplemente porque el proyecto ya no es necesario, su contrato debe incluir una cláusula de cancelación, para que el protocolo sea claro.

Si el cliente termina el proyecto, ¿cuánto le deben a usted? ¿Cómo terminaría usted, o el cliente, el proyecto, y qué se debe hacer en esa situación? Esto se aplica al pago, pero también puede cubrir la devolución de imágenes con licencia y materiales sensibles. Tenga en cuenta la posibilidad de cancelación en su contrato, para que no se convierta en un dolor de cabeza si se produce la situación.

Fuerza mayor

Un «Acto fortuito» legal, a menudo referido en los contratos como fuerza mayor, se refiere a una situación imprevista fuera de su control que lo hace incapaz de terminar el contrato a tiempo. Aunque es raro, esto puede suceder, especialmente cuando se trata de almacenamiento digital. Digamos que su apartamento se inunda, comprometiendo todo su hardware y almacenamiento. O, su espacio de oficina es robado. O, hay una muerte en la familia. En algún momento, incluso cuando tiene un flujo de trabajo bien ajustado, es posible que simplemente no pueda cumplir con una fecha límite o terminar el proyecto en absoluto.

En esta situación, su cliente debe saber qué esperar. Algunos freelancers establecidos se sienten cómodos perdiendo la segunda mitad de su pago. Sin embargo, dado que cada trabajo cuenta, esta cláusula debería requerir más tiempo. Como mínimo, debe proteger la entrega de su pago. Esto trabaja con su cliente si tiene alguna pregunta.

Confidencialidad

La confidencialidad es una cláusula esperada en la mayoría de los contratos de diseño freelance. Manejarás información privada y confidencial, relacionada con cosas como lanzamientos de productos o estrategias de marketing de la empresa. Muchos clientes proporcionarán su propia cláusula de confidencialidad o contrato para que usted firme. Sin embargo, puede negociar e incluir términos exactos en su propio contrato para mantenerse cómodo con el contenido.

Dado que los diseños que realice pueden o no ser confidenciales y sensibles, entre la nomenclatura de confidencialidad estándar, debe saber qué partes de su diseño puede mostrar y dónde. ¿El cliente se siente cómodo con usted cargando el trabajo completado a su propio portafolio de sitios web de inmediato, o debe esperar? Si tiene que esperar, ¿en qué momento dejan de ser confidenciales los diseños?

Promociones y créditos

Esta cláusula se vincula con el punto anterior: siempre debe poder promocionar y compartir su propio trabajo. Incluya cláusulas que estipulen dónde y cómo puede usar el trabajo que ha creado para el cliente.

Muchos contratos incluyen asignaciones para que el diseñador use muestras del trabajo en el sitio web y la cartera del diseñador para autopromoción. La mayoría de las cláusulas también permiten a los clientes presentar la obra a concursos y conservar el derecho a exhibirla una vez que el cliente la haya hecho pública.

También desea que se le acredite de manera justa por su arduo trabajo, incluya información que contenga el lenguaje exacto de cómo se le debe acreditar, ya sea en un comunicado de prensa, en un premio, en un concurso, etc.

(Nota: algunos clientes no querrán que exhibas o promociones el trabajo bajo ninguna circunstancia. Ajusta tu cláusula de promociones caso por caso.)

Estas no son cláusulas específicas,pero aquí hay algunas pautas importantes a tener en cuenta:

• Permitir la personalización: Idealmente, redactarás un contrato de plantilla que puedes modificar para que se adapte a cada proyecto. Ajuste, agregue y omita cláusulas según sea necesario mientras discute las necesidades del proyecto con su cliente, para que ninguna parte de su contrato parezca redundante.
• Obtenga siempre una firma: ¡Esto es crucial! Simplemente enviar al cliente una copia del contrato por correo electrónico no es suficiente para protegerlo y, lo más importante, no se sostendrá legalmente. Insista educadamente en que el cliente entregue una copia firmada del contrato antes de comenzar a trabajar. Ofrezca a sus clientes opciones para que puedan enviarle la firma a través de su método de entrega preferido.

Recursos adicionales

Por supuesto, uno de los mejores recursos al redactar su propio contrato es ver los contratos de otros diseñadores gráficos que trabajan. Echa un vistazo al contrato de plantilla que la diseñadora de logotipos Joni Solis mantiene en su sitio web. Aunque no incluye todas las cláusulas mencionadas aquí, demuestra una apreciación por el lenguaje claro y los contratos de diseño directo en la industria, en comparación con los contratos densos, llenos de jerga.

Para obtener una excelente colección de cláusulas de muestra que puede ajustar en consecuencia, lea la guía de INSTRUCCIONES para mantener un lenguaje de contratos simple.

Como nota final, tenga en cuenta que este artículo solo debe consultarse como recurso. Cuando tenga preguntas importantes sobre su contrato y su relación con un cliente, siempre consulte a un profesional legal con licencia.

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(Este post se publicó originalmente en mayo de 2017. Se ha actualizado para reflejar los cambios en la industria.)