SharePoint una Potente Plataforma para la Gestión de Proyectos
» Los proyectos grupales se completan con menos frustración y todos pueden obtener su opinión sobre cada aspecto de un proyecto. Este programa es la definición de trabajo en equipo.»
Las capacidades de SharePoint y Office 365 no tienen comparación, las capacidades de personalización, colaboración y gestión de documentos de la plataforma la convierten en la solución de referencia para el 80% de las empresas de Fortune 500. SharePoint funciona bien como una herramienta de gestión de proyectos; los gestores de proyectos pueden crear listas de tareas para una mejor gestión de tareas. Cree un plan de proyecto y una biblioteca de documentos para almacenar documentos de proyecto dentro del sitio del proyecto. En este artículo, revisaremos los casos de uso de SharePoint para la gestión de proyectos y los componentes que lo convierten en una poderosa herramienta de gestión de proyectos.
Descripción general de la gestión de proyectos de SharePoint
Desde el inicio del proyecto hasta el cierre del proyecto, SharePoint facilita las cinco etapas de la gestión de proyectos colaborativa.
Inicio de proyectos
SharePoint ayuda a los gerentes de proyecto a construir una base sólida para el trabajo futuro. En esta etapa, crearás un sitio de proyecto en SharePoint; el sitio se puede compartir con patrocinadores, lo que facilita la aprobación, el patrocinio o la asignación de recursos. El sitio del proyecto cuenta con funcionalidad nativa de SharePoint, por lo que las partes involucradas pueden trabajar juntas para definir el objetivo o el enfoque del proyecto. Puede usar el sitio para crear una carta de proyecto y establecer el objeto, el alcance del trabajo y la línea de tiempo del proyecto.
Planificación, configuración
Después de crear un sitio de proyecto designado, los miembros del equipo pueden usar SharePoint para crear un repositorio de documentos en el sitio del proyecto y crear listas de tareas. A medida que avanza el proyecto, puede actualizar las tareas y los plazos. También puede usar SharePoint para verificar el plan del proyecto en el escritorio al compartirlo con los miembros del equipo y los patrocinadores. También puede notificar a los miembros del equipo sobre sus responsabilidades y habilitar la función de reconocimiento para asegurarse de que estén al tanto de su función asignada.
Trabajando
El gerente de proyecto puede mostrar la lista de tareas en la página de inicio del sitio del proyecto, aumentando la visibilidad de las tareas a mano. Los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente su trabajo y marcarlo completo después de terminar la tarea. También puede generar informes y supervisar el progreso del proyecto.
Seguimiento y re-planificación
SharePoint permite el monitoreo continuo del proyecto, lo que facilita a los gerentes de proyecto la re-planificación del proyecto en caso de que el proyecto no se esté ejecutando de acuerdo con el plan. Puede anclar los KPI en la página de inicio del sitio del proyecto, lo que facilita a todos la comprobación y comprensión del estado del proyecto.
Cierre
SharePoint simplifica el cierre de un proyecto; los gerentes de proyecto pueden crear una lista de tareas y determinar el curso de acción para proyectos futuros mediante la creación de un informe post mortem. Los gerentes de proyecto pueden marcar las tareas completadas en los sitios del proyecto y actualizar los documentos pertinentes. También puede ejecutar una retrospectiva de un proyecto y agregar un documento de lección aprendida al sitio.
Componentes de SharePoint que lo convierten en una potente herramienta de gestión de proyectos
Los cuatro componentes clave que hacen de SharePoint una potente herramienta de gestión de proyectos son los siguientes.
Listas de SharePoint
Los gerentes de proyecto tienen que mantenerse al día con todos los componentes del proyecto para una gestión eficaz del proyecto. SharePoint proporciona una forma conveniente de administrar proyectos; los usuarios pueden crear varias listas para las tareas a mano. Cada vez que agrega una lista, agrega un proceso de gestión de proyectos a su sitio de SharePoint. Estas listas pueden incluir;
- Listas de tareas con la capacidad de organizar la estructura de desglose del trabajo, transferir, barajar y sangrar o eliminar tareas.
- Biblioteca de documentos con capacidades nativas de SharePoint, que incluyen coautoría, control de versiones de documentos, control de versiones, registro de entrada, registro de salida, etc.
- Otras listas que los gerentes de proyecto pueden crear para una gestión de proyectos efectiva incluyen declaraciones de proyectos, riesgos de proyectos, problemas de proyectos, etc.
Web Parts
Las listas de SharePoint son una forma conveniente de realizar un seguimiento del proceso e introducir actualizaciones de proyectos. Por otro lado, las partes web de SharePoint permiten a los usuarios rastrear el progreso de su proyecto, con la opción de informar el progreso directamente en la lista. Las piezas web facilitan el seguimiento y la generación de informes sobre el progreso de los procesos de la lista con la ayuda de paneles de control.
Puede usar partes web para.
- Indicadores de semáforos
- Problemas abiertos
- Gráficos de informes de estado
- Trabajo atrasado
- KPI, etc.
Sitios de SharePoint
Los sitios de SharePoint proporcionan una ventanilla única al reunir todos los componentes de sus herramientas de gestión de proyectos de SharePoint, incluidas bibliotecas, partes web y listas. Cada uno de sus proyectos puede tener un sitio de proyecto dedicado, desde donde puede acceder fácilmente a herramientas de informes (parte web) y actualizar o rastrear (listas) su trabajo. Estos sitios de proyectos son colaborativos para que los miembros del proyecto puedan trabajar juntos de acuerdo con los roles asignados a ellos.
La funcionalidad de búsqueda de SharePoint facilita la búsqueda de un documento sin perder tiempo realizando búsquedas manuales en varias carpetas o redes. Un sitio de proyecto tiene todas las características clave de un sitio de SharePoint, incluidas plantillas, permisos y navegación.
SharePoint Site Collection
Como su nombre indica, SharePoint site collection es una colección de sitios de proyectos de SharePoint. En la gestión de proyectos, una colección de sitios de SharePoint funciona como un portafolio donde la información de una variedad de fuentes se almacena en un solo lugar. Esta característica es útil, especialmente si cada unidad de negocio de su organización tiene sus propios requisitos de proyecto únicos.
Conclusión
SharePoint como herramienta de gestión de proyectos aporta mucho a la mesa; proporciona una ubicación central para administrar, colaborar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
Jessie Bell W., propietaria de una empresa de construcción, ha estado utilizando SharePoint durante más de dos años. Dice que SharePoint ayuda a los miembros del equipo a mantenerse organizados, mantiene al equipo remoto conectado y mantiene los archivos del proyecto documentados. Además, afirma que SharePoint ayuda a que los gerentes y administradores de proyectos rindan cuentas. Su equipo tiene un gran número de miembros de su equipo que trabajan desde ubicaciones remotas, pero gracias al acceso móvil, pudieron mantener el flujo de documentos.