Software de Seguimiento de Arrendamiento para Inquilinos y Arrendatarios
Para inquilinos y arrendatarios, el seguimiento de sus arrendamientos es ciertamente posible con una hoja de cálculo de Excel o Hojas de cálculo de Google. Pero cuantos más contratos de arrendamiento tenga, más difícil será mantenerse al día con las fechas, documentos y datos importantes del arrendamiento. Esto es especialmente cierto si el número de arrendamientos que tiene está en dígitos dobles o triples. La implementación de software de gestión de arrendamientos agiliza sus procesos de administración de arrendamientos y mejora sus capacidades de generación de informes, negociación y previsión.
La gestión de arrendamiento, a veces conocida como seguimiento de arrendamiento o administración de arrendamiento, es necesaria porque cada contrato tiene sus propios matices y complejidades. La gestión de arrendamientos implica dirigir un contrato a los departamentos pertinentes, crear un resumen de arrendamiento, preparar el activo para su uso y, finalmente, adquirirlo. Alguien tiene que ser responsable de la ejecución en los términos del contrato de arrendamiento y servir como persona de referencia para las partes interesadas internas. El software de gestión de arrendamientos automatiza muchas de esas tareas y hace que la información que necesita sea más accesible.
Cómo saber si necesita software para el seguimiento de arrendamientos
Si tiene más de diez arrendamientos, probablemente necesite software de gestión de arrendamientos. Las tareas diarias de administración de arrendamientos pueden implicar una gran cantidad de esfuerzo manual si no utiliza software.
En el día de la vida de un gerente de arrendamiento, todos estos escenarios pueden ocurrir: el departamento legal solicita copias de los contratos; los gerentes de campo solicitan detalles sobre las fechas de posesión y los puntos de contacto; y el departamento de finanzas necesita informes para ayudar con el pronóstico del presupuesto del próximo año. Si mantiene sus documentos en archivos en un servidor local, responder a esas solicitudes puede ocupar fácilmente una parte significativa de su tiempo. Completar estas tareas por un solo contrato de arrendamiento puede llevar bastante tiempo. Es por eso que las empresas con más de diez contratos de arrendamiento deben considerar un software para ahorrar tiempo y reducir errores.
Muchos gerentes de arrendamiento utilizan Excel para mantenerse al día con los datos más importantes relacionados con sus arrendamientos. Excel puede ahorrar tiempo, pero sólo tanto. Además, es propenso a errores. Debe crear la hoja de cálculo y determinar qué datos desea capturar. Una vez que tenga eso en su lugar, todavía necesita un proceso separado para almacenar los documentos de arrendamiento. Cuando necesite crear informes sobre arrendamientos, deberá extraer la información adecuada de Excel. Y tiene que esperar que nadie haya ingresado datos erróneos en su hoja de cálculo y que sus fórmulas sean precisas. Las organizaciones que implementan software de gestión de arrendamientos pueden consolidar esas funciones en un solo sistema y eliminar los errores humanos que vienen con Excel.
¿Qué industrias suelen necesitar software de arrendamiento?
El arrendamiento es una práctica común en todas las industrias, pero hay ciertos sectores que lo practican más que otros. Las empresas minoristas, de petróleo y gas, de atención médica, de fabricación y de logística y transporte suelen arrendar un gran volumen de activos. Los términos y requisitos cotidianos de la gestión de arrendamientos de aeronaves, terrenos, equipos médicos, edificios o una flota de vehículos pueden ser complejos. Y las empresas que alquilan equipos especializados o activos distribuidos geográficamente necesitan especialmente sistemas que agilicen el seguimiento de los alquileres.
Consulte nuestras guías de transición de contabilidad de arrendamiento aquí.
Elegir el mejor software de gestión de arrendamiento
No hay escasez de sistemas de gestión de arrendamiento en el mercado. Algunos están diseñados específicamente para arrendamientos de bienes raíces, equipos o vehículos. Incluso encontrará software de gestión de arrendamiento gratuito y de código abierto. Busque las siguientes características para asegurarse de elegir un sistema que realmente le ahorre tiempo y proteja la seguridad de sus datos de arrendamiento.
Evite errores con alertas de fechas críticas
Uno de los aspectos más desafiantes de la administración de arrendamientos es mantenerse al día con las fechas importantes: posesión, comienzo, rescisión, renovación, etc. Perder una fecha importante puede causar interrupciones en el negocio y llevar a pagos excesivos. Sin alertas para fechas importantes, es posible olvidar que un contrato de arrendamiento contiene una reducción del alquiler, no prepararse para las negociaciones antes de la renovación o perderse las estipulaciones del contrato de arrendamiento que pueden ahorrarle dinero. Y en el caso de que alguno de esos escenarios ocurra, es poco probable que el arrendador le avise de su error. Un sistema de gestión de arrendamientos captura fechas importantes y le proporciona alertas automatizadas antes de que lleguen esas fechas para ahorrar tiempo, dinero y estrés.
Rastree cualquier activo
Incluso si su empresa suele arrendar un tipo de activo, es una buena idea obtener un sistema independiente de activos que pueda crecer con usted a medida que cambian sus necesidades. Invertir en software de gestión de arrendamiento de equipos puede parecer una buena idea cuando solo alquila maquinaria pesada, por ejemplo. Pero, ¿qué sucede si decide cambiar su modelo de negocio y arrendar oficinas de campo para vender sus productos? ¿Compra un software de gestión de arrendamiento de propiedad y realiza un seguimiento de sus arrendamientos por separado? ¿O se cambia a un sistema que pueda administrar ambos? Comenzar con un sistema independiente de activos evita que tenga que enfrentar esa decisión.
Centralice los documentos de arrendamiento
Cuantos más arrendamientos tenga, más difícil será mantenerse al día con todos los contratos, adiciones, informes y notas para cada uno. Es por eso que es clave tener un software de arrendamiento que le permita cargar y almacenar la información de su arrendamiento, así como realizar una búsqueda rápida para encontrar la información que necesita sobre un determinado arrendamiento. El software ideal también le permitirá establecer controles sobre el acceso a los documentos de arrendamiento. Si tiene colegas que necesitan ver documentos pero no desea que puedan realizar cambios, puede darles acceso de solo lectura. Su software de gestión de arrendamientos debe ser una única fuente de veracidad para todos los documentos, y esta funcionalidad ayuda a evitar errores.
Mejore sus informes
El uso de software diseñado específicamente para arrendamientos le da acceso a funciones de informes que facilitan la recuperación de datos de arrendamiento. El mejor software de gestión de arrendamiento le permitirá generar informes basados en pies cuadrados, geografía, tipo de arrendamiento o cualquier atributo que elija. Por lo tanto, cuando el equipo de finanzas solicita datos para ayudarlos a planificar el presupuesto del próximo año, o cuando el vicepresidente de operaciones desea hacerse una idea de cuántos activos arrienda en un estado en particular, puede responder rápidamente y confiar en la precisión de sus informes.
Por qué el seguimiento de arrendamientos es más importante que nunca
En los últimos años, los departamentos de contabilidad han estado ocupados adoptando nuevos estándares para la forma en que informan sobre los arrendamientos. Debido a esta nueva orientación, las empresas y los inversores están examinando los contratos de arrendamiento con más cuidado que antes. Incluso si no forman parte del departamento de contabilidad, los gerentes de arrendamiento pueden verse involucrados en solicitudes de documentos y datos sobre arrendamientos.
Antes de la nueva guía de contabilidad de arrendamiento, muchas empresas tenían datos de arrendamiento fragmentados, con diferentes partes interesadas, cada una con su propia pieza del rompecabezas. Ahora, es imperativo que las empresas rastreen toda la información financiera asociada con sus arrendamientos para fines de informes y auditoría. Si bien ese proceso puede llevar mucho tiempo, tiene sus beneficios.
Con un inventario completo de sus arrendamientos capturado en un software, todos en toda la organización pueden obtener una imagen más completa de sus obligaciones de arrendamiento. Y para las empresas que aún no han adoptado los nuevos estándares, encontrar un software de gestión de arrendamientos que se incorpore fácilmente a un sistema de contabilidad de arrendamientos le ahorrará un tiempo valioso. Solo tendrá que inventariar sus arrendamientos una vez, y solo tendrá un sistema para implementar.
Optimice la comunicación entre departamentos
Con el cambio rápido (y potencialmente duradero) al trabajo remoto, completar las tareas colaborativas se ha complicado. Tener un sistema basado en la nube para acceder a los datos de arrendamiento no es solo una conveniencia; es una necesidad. Los recursos también son limitados, y los roles de administrador de arrendamiento pueden haberse recortado o combinado con otras funciones. El software de gestión de arrendamientos permite a las partes interesadas de toda la organización autoservicio cuando necesitan documentos e informes.
Terminando
Entre las nuevas regulaciones contables y el aumento del trabajo remoto, ahora es un buen momento para invertir en software de gestión de arrendamientos. Tener la capacidad de acceder a toda la documentación en un solo lugar, además de recibir alertas periódicas sobre fechas importantes y generar informes fáciles son solo algunos de los subproductos de una solución integral. Asegúrese de tener en cuenta estos beneficios mientras lee reseñas y busca la mejor solución de software de gestión de arrendamientos para su negocio.