Complete Conference Planning Checklist

hosting a successful conference has many benefits. Niihin kuuluu auttaa edistämään organisaation ja verkostoitumisen lisäksi laajentaa ulottuvuutta markkinoinnin ja teollisuuden puolestapuhujia. Mikä parasta, voit luoda tuloja!

Viimeaikaiset tapahtumamarkkinointitilastot osoittavat, että 41 prosenttia markkinoijista uskoo tapahtumien olevan tehokkain yksittäinen markkinointikanava digitaalisen mainonnan, sähköpostimarkkinoinnin ja sisältömarkkinoinnin yläpuolella. Tämä kertoo Bizzabon mukaan 32 prosentin kasvusta vuodesta 2017.

konferenssia suunniteltaessa on otettava huomioon useita tekijöitä. Alkuun kaksi tärkeintä tekijää ovat vuodenaika ja paikka. Kun päätät paras aika vuodesta pitää konferenssin, ajattele sesonkiaikaa osallistujiesi yritysten ja ammattiroolien. Sinun kannattaa pysyä poissa heidän kiireinen aikoja, kun he eivät välttämättä voi osallistua Tapahtumaan.

budjetin kannalta kannattaa huomioida konferenssien Huippusesonki alueella, jota aikoo pitää konferenssinsa, kuten tammi-maaliskuussa lomakohteissa. Mieti myös kohteita, jotka eivät välttämättä tule ensimmäisenä mieleen. Toisen ja kolmannen tason kaupungit voivat tarjota ainutlaatuisen valituksen, sekä toimittaa suuria hintoja niille, jotka ovat enemmän budjetti tajuissaan.

haluat tarjota osallistujille erinomaisen konferenssikokemuksen, mikä voi olla haastavaa. Suunnitteluprosessissa on monia puolia. Se edellyttää omistautunutta tiimiä, jolla on asiantuntemusta eri kokoussuunnittelualueilta, hoitamaan monipuoliset toiminnot. Nämä toimet kattavat kirjon myynninedistämisestä ja rekisteröinnistä kokoussuunnitteluun ja asialistan suunnitteluun.

on välttämätöntä saada konferenssien suunnittelulista, jotta kaikki pysyy kunnossa. Tarkistuslista on yksi, kattava asiakirja, joka sisältää luettelon tehtävistä, jotka sinun ja tiimisi on suoritettava ennen konferenssia, sen aikana ja sen jälkeen.

muistilista auttaa myös pitämään tiimisi samalla sivulla, jossa on tärkeät päivämäärät ja kohteet, joita et halua missata. Sinun täytyy päivittää tarkistuslista viikoittain, pitää se elävä asiakirja ja varmistaa, että pysyt raiteilla.

konferenssisuunnittelun tarkistuslistaa voidaan lähestyä eri tavoin. Se voidaan jakaa pre, paikan päällä ja postitse kohteita, toiminnan luokka, tai voi olla aikajana järjestyksessä. Riippumatta muodosta, se on sisällytettävä eräpäivät ja kuka on vastuussa kunkin rivin kohde.

tässä esimerkki konferenssin suunnittelun tarkistuslistasta, joka sisältää kohokohdat:

promootiot

• kehitä tapahtumamarkkinointisuunnitelma
• Määritä tapahtuman brändistrategia
• Strategiateema, joka perustuu paikkaan ja tapahtumatavoitteisiin
• aloita myynti-ohjelma sponsoreille ja myyjille
• Luo oma konferenssisivusto
• kehitä mainoksia ja aikataulu
• kehitä sosiaalisen median julkaisuja, sisältöä ja aikataulua
• kehitä Lehdistötiedote ja koordinoi muuta pr-toimintaa
• kehitä eblast-sarjan muistutuksia ja aikataulua
• jakele mainosesitteitä tai flyers

Konferenssipaikka

• aloittakaa ehdotuspyyntö (RFP) Convention and Visitors Bureaun (CVB) kanssa halutussa paikassa(halutuissa paikoissa)
• Research conference Centerin pitopaikkavaihtoehdot
• suorita paikan tarkastus
• Viimeistele valinta, vahvista yksityiskohdat ja neuvottele sopimus
• RFP: n käynnistäminen audiovisuaaliselle ja Wi-Fi: lle
• aikataulun laatiminen hotellin Huonelohkaraporteille
• koordinoi turvallisuus
• suunnittele catering-ja bankettitilaukset, mukaan lukien ruoka ja juoma

off-site & Kohteeseen liittyvä toiminta

• Tarkista ja valitse DMC partner
• tutkimus off-site vaihtoehtoja, tarjota konferenssiin osallistujille
• Viimeistele off-site sopimukset
• Viimeistele off-site counts
• Vahvista kuljetus
• Tarkista noutoajat ja-paikat

yleissuunnittelu

• kehittää tapahtuman budjettia
• järjestää tapahtuman peruutus-ja vastuuvakuutus
• hae musiikkilisenssiä
• koordinoi henkilökunnan matkustus
• luo päivittäin paikan päällä tehtäväkohtainen tarkistuslista ja toimeksiannot
• kehitä sisäinen ”show flow” – agenda
• palkata näyttelyurakoitsija; määritä näyttelyalueen layout
• Määritä ja viimeistele viihde
• Määritä ja viimeistele viihteelliset
• Määritä ja osta kyltit
• kehitä ohjelmakirja
• mobiilisovellusten toteutus
• Tarkista opasteet ja järjestys
• Koordinaatistokoristeet
• koordinoi kaikki erityistarpeet
• kehitetään Master slide deck, johon sisältyvät sponsoridiat

rekisteröinti

• Set rekisteröintimaksut
• set-up a registration system and online registration
• coordinate badges
• order lanyards, determine Final määrät
• ole valmiina neliön kanssa, käsittelemään maksuja

puhujat

• yhteystiedot puhujat toimistot, lähde keynote puhujat
• tunnistaa toimialan aiheet ja puhujat
• Viimeistele aiheet ja puhujat
• kehittää taulukkolaskenta puhujista, joilla on kaikki yhteystiedot
• aikataulu prep-puhelu kaiuttimilla
• kerää puhujaesitykset
• lisää kaiuttimia verkkosivuille
• koordinoi VIP-Hotellivaraukset

tapahtuman suunnittelu

• päivitä konferenssin verkkosivut tapahtuma
• Send thank you letters
• Distribute post-event surveys
• Respond to venue and CVB post-event surveys
• Develop Post-conference report of financial information and results

vaikka jaoin joitakin parhaista konferenssisuunnitteluvinkeistäni, kuten tästä laajasta tarkistuslistasta näkyy, Tapahtumasuunnittelu koskettaa monia alueita ja siinä on monia kerroksia. Ajasta ja resursseista riippuen voisi olla järkevää työskennellä konferenssin suunnittelukumppanin kanssa, jolla on oma oma tiiminsä ja asiantuntemusta kaikenlaisten tapahtumien hoitamiseen.

on konferenssisuunnitteluyrityksiä, jotka ovat erikoistuneet paitsi tapahtumien hallintaan, myös tarjoamaan täyden valikoiman palveluita, kuten markkinointia. Ottaa yksi yritys käsitellä kaikkia komponentteja johtaa saumattomampi, nautittava ja onnistunut konferenssi.

Tarvitsetko apua seuraavan konferenssisi suunnittelussa? Ota yhteyttä jo tänään, jotta keskustelu alkaa.