Erityinen tapahtumasuunnittelija: sosiaalisten tapahtumien tyypit

erityinen tapahtumasuunnittelija: sosiaalisten tapahtumien tyypit

useimmille tapahtumasuunnittelijoille sosiaalinen areena on heidän linnakkeensa. Hyvän juhlan kasaaminen vaatii paljon luovuutta ja kykyä suunnitella, organisoida ja koordinoida. Suunnittelijoiden on oltava hyvin yksityiskohtaisia. Hääsuunnittelijat ovat ilmeisesti tunnetuimpia sosiaalisen tapahtuman suunnittelijoista; kuitenkin useimmat tapahtumasuunnittelijat ovat yhtä iloisia kootessaan perhetapaamisen kuin kootessaan häät. Prosessi on pohjimmiltaan sama. Syyt ovat vain hieman erilaisia, ja niin ovat joitakin tarvittavia toimia.

yhteiskunnallisten tapahtumien, kuten yritystapahtumienkin, tulee alkaa tarkoituksesta ja budjetista. Mikä on tapahtuma? Mitä juhlitaan? Miksi pitää tapahtuma tai juhlat? Sitten tulee budjettikysymys. Sinua pyydetään usein laittamaan samppanja-ja kaviaaritapahtuma olut-ja pizzabudjetilla. Sinun tehtäväsi ei ole välttämättä kertoa asiakkaallesi, ettet pysty siihen. Sinun täytyy olla luova ja tarjota vaihtoehtoja. Näytä asiakkaallesi, missä budjetti voidaan säätää käyttämään enemmän rahaa ruokaan ja vähemmän rahaa viihteeseen tai sisustukseen. Yritä löytää asiakkaan visio ja nähdä, miten voit auttaa asiakasta saavuttamaan tämän rajoissa hyväksytyn budjetin.

vaikka niillä ei ole aivan samaa merkitystä yhteiskunnallisella areenalla, ne ovat yhtä tärkeitä asiakkaallesi. Mitä huomaat sosiaalinen areenalla on, että useimmat asiakkaat ovat menossa on erittäin voimakas tunneside syy tapahtuman. Tavoitteesi on siis tyydyttää asiakkaasi tarve saada tapahtuma onnistumaan. On viisasta arvioida kykyjäsi ja päättää jo varhaisessa vaiheessa, voitko tehdä tästä tapahtumasta onnistuneen. On aina parempi jättää sopimus tekemättä kuin epäonnistua ja saada huono viittaus työhön.

varsinkin yhteiskunnallisella areenalla ensimmäinen tehtäväsi on selvittää, sopivatko sinä ja asiakkaasi hyvin yhteen. Loppujen lopuksi olet aloittamassa melko intensiivistä suhdetta tämän henkilön kanssa, joka voi kestää useita kuukausia. Varmista, että sinä ja asiakkaasi sovitte hyvin yhteen. On parempi selvittää nyt, että tyylit ovat yhteensopimattomia kuin sen jälkeen, kun olet laittanut monta tuntia tapahtumaan.

toimittajien valitseminen

kun aloittaa erikoistapahtumien suunnittelubisneksessä, on todella tehtävä läksyt sosiaalisia tapahtumia varten. Kunnes sinulla on luettelo myyjistä, joiden kanssa olet rakentanut työsuhteen, on tärkeää, että etene varoen.

Better Business Bureaun (BBB) neuvoja noudattaen on viisasta haastatella kolmea tai neljää mahdollista myyjää kutakin erikoisalaa varten. Puhu kolmelle tai neljälle pitopalvelulle, kolmelle tai neljälle valokuvaajalle ja kolmen tai neljän paikan edustajille. Seuraa näitä keskusteluja. Sitten, takaisin toimistossa, voit vertailla niitä kaikkia, niiden arviot, ja mitä he tarjoavat hintaan.

pyydä näytteitä jokaisen myyjän töistä. Katso jokaisen valokuvaajan valokuvia. Maista kunkin pitopalvelun ruokaa. Varmista, että jokainen myyjä on vastuussa näytteistä. Joskus sinulle annetaan portfolio paras työ studio tai ravintola; tarkoittaa, että työ on kokoelma useita ihmisiä, ei välttämättä yksi aiot palkata. Tämä ei anna hyvää käsitystä työn laadusta myyjältä ennen kuin annat suosituksia asiakkaallesi.

aina kun tapaat uuden myyjän, pyydä kopio hänen sopimuksestaan säilytettäväksi. Tämä auttaa sinua perehtymään sopimusten terminologiaan erikoistapahtumien suunnitteluliiketoiminnassa ja auttaa sinua arvioimaan, onko sopimus, jonka asiakkaasi on allekirjoitettava, oikeudenmukainen.

muista, että kun allekirjoitat sopimuksen, molempien on suostuttava kaikkeen sopimuksessa. Toisin sanoen, jos sopimuksessa on jotain, josta et pidä tai asiakkaasi ei pidä, tee muutos ennen sopimuksen allekirjoittamista.

useimmiten on suositeltavaa työskennellä myyjien kanssa, jotka ovat toimineet jonkin aikaa. On jo pitkään todettu, että useimmat uudet yritykset epäonnistuvat ensimmäisen toimintavuoden aikana. Et halua palkata myyjää, joka on uusi yritys yli vuoden takaiseen tapahtumaan vain huomataksesi, että yritys on sulkenut ovensa ja ottanut asiakkaasi talletuksen mukaansa. STT muistuttaa myös, että vasta pari kuukautta toimineista yrityksistä ei ole ehditty tehdä tarpeeksi valituksia.

vahva suositus on maksaa kaikki luottokortilla. Fair Credit Billing Act sanoo, että kolmen kuukauden kuluessa ostohetkestä luottokortin maksut voidaan riitauttaa. Luottokorttiyhtiö puuttuu asiaan puolestasi ja yrittää ratkaista asian, eikä sinun tarvitse maksaa kiistellyn oston loppumaksua tai tutkinta-aikana kertyneitä korkoja.

lopuksi, jos olet lopulta tyytymätön myyjän tai minkä tahansa palkkaamasi yrityksen tai yrityksen palveluihin, kirjoita kirje, jossa ilmoitat omistajalle. Kirjoita myös kirje BBB: lle, jotta se saa valituksesi arkistoitavaksi tuleville asiakkaille, jotka tiedustelevat kyseisen myyjän palvelun laatua.

Häät

häät ovat todennäköisesti yleisin juhla erityisen Tapahtumajärjestäjän elämässä. Koska useimmat morsiamet ei ole aavistustakaan siitä, mitä he joutuvat tekemään saada häät valmis, useimmat palkata joku kuin sinä auttaa heitä joidenkin tai kaikki suunnittelu häät.

häihin liittyy joitakin erityishuomioita, kuten:

• budjetit: mikä perhe maksaa mistä?
• Bridal party: kuka seisoo morsiamen ja sulhasen?
• suunnittelu: Aloita paljon ennen tapahtumaa.
• kihlajaiset: kuka isännöi niitä ja missä?
• kirjeenvaihto ja kutsut: Valitse vieraslista ja paperitavarat.
• häät pukea: valintoja on tehtävä morsian, sulhanen, hoitajat, vanhemmat, jne.
• Pitopalvelu: kuka huolehtii kaikista häihin liittyvistä ruoka-ja juomatarpeista?
• hääkakku: valitse erikoisleipomoista.
• Tapahtuman tallentaminen: tee päätöksiä valokuvauksesta ja videografiasta.
• Musiikki: seremoniaa ja vastaanottoa varten on tehtävä valintoja.
• Hääkukat: Valintoja tarvitaan morsiamen, Morsiusneitojen, sulhasen, sulhaspoikien, vanhempien, seremonian ja vastaanoton sekä joidenkin juhlakukkien mahdollisen säilyttämisen vuoksi.
• renkaat: on valittava ja ostettava.
• ulkopaikkakuntalaiset: kuljetus ja Majoitus on järjestettävä.
• häälahjat.
• häät seremonia: tyyppi, tyyli ja sijainti on valittava.
• häät vastaanotto: valintoja sijainti, ruoka, musiikki, ja enemmän on tehtävä.
• kohde häät: järjestelyt on tehtävä osallistujille matkustaa ainutlaatuinen kohde.
  Haluatko oppia lisää? Ota verkkokurssi erikoistapahtumien suunnittelusta.
• häämatka: matkasuunnitelmat, liput ja Majoitus on varattava.
• Häiden jälkeiset asiat:on tehtävä järjestelyjä morsiuspuvun säilyttämiseksi, palautettava vuokravaatteet ja-tarvikkeet, hankittava hääkuvat jne.

vaikka jokainen häät on ainutlaatuinen, on olemassa useita vaiheita, jotka otat, jotka ovat tuttuja sinulle. Sinun on muistutettava itseäsi siitä, että häät ovat hyvin erityinen päivä kaikille ja sinun on tehtävä kovasti töitä sen varmistamiseksi, että ne osoittautuvat erityiseksi. Häiden, enemmän kuin minkään muun juhlan, pitäisi sujua ongelmitta.

perhetapahtumat: Jälleennäkemiset, syntymäpäivät ja vuosipäivät

Jälleennäkemiset: Perheenyhdistämisistä on tullut alan valtava tapahtuma. Nämä ovat yleensä suuria, satunnaisia tapahtumia. Kun yhä useammat perheet ovat hajallaan ympäri maata, jopa ympäri maailmaa, jälleennäkemiset ovat tapa yhdistää kauan kadoksissa olleisiin sukulaisiin. On monia perheitä, jotka perustavat Luokkakokous komiteoita suunnittelemaan tapahtumaa, valvomaan budjettia ja huolehtimaan jokaisesta pienestä yksityiskohdasta. Nykyään ihmisillä on kuitenkin useammin yksinkertaisesti liian kiire työnsä ja elämänsä kanssa, jotta he voisivat käyttää riittävästi aikaa hyvän jälleennäkemisen suunnitteluun. Tämän seurauksena he kääntyvät tapahtumasuunnittelijoiden puoleen. Tapahtumasuunnittelija huolehtii niin paljon tai niin vähän jälleennäkemisen suunnitteluprosessista kuin perheesi haluaa.

onnistuneessa sukukokouksessa on monta vaihetta ja tapahtumasuunnittelijana voit tehdä niistä suurimman osan asiakkaallesi:

• päätä, mikä perhe kutsutaan luokkakokoukseen. Tämä vaihe tarvitsee perheen panosta.
• edellisen vaiheen perusteella luo vieraslista. Hanki kaikkien nimet: perheen, puolisoiden ja lasten. Tapahtumasuunnittelijana sinun on otettava yhteyttä useisiin suvun haaroihin auttaaksesi asiakastasi sukupuun sopivien jäsenten jäljittämisessä.
• hyvissä ajoin ennen jälleennäkemistä haluat lähettää yksinkertaisen kyselyn kutsutuille perheenjäsenille. Tämä kysely auttaa sinua ja asiakastasi päättämään ajankohdan ja sijainnin. Budjettikeskustelu alkaa täällä.
• valitse päivämäärä.
• Valitse ja varaa reunion-sivusto. Koska jälleennäkemisiin osallistuu yleensä useita lapsia, on perheystävällisen paikan löytäminen yleensä hyvä idea. Joitakin perhejuhlia voidaan pitää eläintarhoissa, teemapuistoissa tai erikoistiloissa, kuten dude Ranchilla.
• Laadi budjetti. Asiakkaasi on päätettävä, vastaako hän kaikista tapahtuman taloudellisista rasitteista vai peritäänkö tapahtuman kustannuksista perhekohtainen maksu.
• päätä teema.
• luo postituslista, Sähköposti, postipalvelu tai molemmat.
• auta valikon määrittämisessä. Järjestetäänkö tapahtuma? Kokonaan vai osittain?
• Suunnittele toimintaa. Koska perheenyhdistämisiin kuuluu kaikenikäisiä ihmisiä, sukupolvien välisen kuilun ylittävän toiminnan löytäminen on tärkeä osa työtäsi. Tämä voisi olla hyvä aika esitellä asiakkaasi klovneille, kasvomaalareille, taikureille, karikatyyritaiteilijoille jne.
• Määritä valokuvauksen ja videografian tarve.
• lähetä kutsuja ja pidä kirjaa vastauksista.
• tulosta ohjelma.
• koristele tapahtuma.

ihmiset kaikkialla maailmassa kiinnittävät erityistä huomiota erilaisiin siirtymäriitteihin elämässään tai lastensa elämässä. Ne ovat ymmärrettävästi täynnä erittäin latautuneita tunteita ja voivat olla stressaavia. Nämä tapahtumat perustuvat tyypillisesti tietyn iän tai vaiheen saavuttamiseen ihmisen elinaikana. Tyypillisiä siirtymäriittejä ovat Kasteet, baari-ja bat mitzvat, konfirmaatiot, Quincenerat, Valmistujaiset, eläkkeelle siirtyminen ja jopa hautajaiset. Tällaiset seremoniat ovat yleensä rituaalisia, ja ne voivat olla vahvasti uskonnollisia tai kulttuuriarvojen raskaalla painolla. Tämän vuoksi on viisasta oppia tapahtumasta niin paljon kuin mahdollista välttääksesi virheet, kun olet vuorovaikutuksessa asiakkaasi kanssa.

tällaiset juhlat voivat olla yhtä koristeellisia ja niihin liittyviä kuin häiden suunnittelu, vaikka kunniavieras on yleensä Teini-ikäinen:

• Bar ja bat mitzvahs: nämä juhlat kunnioittavat poikaa tai tyttöä, joka on tullut täysi-ikäiseksi juutalaisessa uskonnossa, yleensä 13-vuotiaaksi pojalle ja 12-vuotiaaksi tytölle. Uskonnollisessa seremoniassa juhlitaan ensimmäistä kertaa sitä, että lapsi osallistuu aikuisena normaaliin Sapattijumalanpalvelukseen. Seremonian jälkeen juhla voidaan pitää lapsen kotona tai juhlasalissa.
• Quinceañera: kyseessä on tytön 15-vuotissyntymäpäiväjuhla, jota viettävät tyypillisesti espanjankieliset Roomalaiskatolilaiset. Juhla alkaa uskonnollisella seremonialla, jossa tyttö vahvistaa uskoaan. Sen jälkeen pidetään vastaanotto, usein juhlasalissa. Quinceañeran hoviin kuuluvat hänen vanhempansa, kumminsa ja Chambelan eli nuori mies, joka on hänen seuralaisensa illan ajan. Tyypillisesti tytön kummit järjestävät juhlat.
• Makea 16: yleensä tämä puolue juhlistaa tytön 16-vuotissyntymäpäivää. Se voi olla niin perinteinen tai taidokas kuin asiakas haluaa. Tähän juhlaan ei yleensä liity uskonnollisia sävyjä.
• Debutante ball: Tämä tapahtuma, vaikka kuulostavat päivätty, silti tapahtuu tänään. Kuten se historiallisesti osoitti, debytantti on nuori nainen, joka on saavuttanut täysi-ikäisyyden, on kelpoinen avioliittoon, ja esitellään yhteiskunnalle tässä muodollisessa esityksessä. Suurin osa nykyaikaisista palloista on muuttunut hyväntekeväisyystapahtumiksi, joissa debytantin vanhemmat lahjoittavat hyväntekeväisyyteen, ja kutsutut maksavat itse lippunsa. Tällaiset pallot voivat olla hyvin koristeellisia ja muodollisia ja kestää kuukausia suunnittelua.

joskus asiakas valitsee cocktail osapuoli sijasta illallinen, jolloin se yleensä alkaa myöhemmin illalla ja on jopa kuusi tai seitsemän tyyppisiä alkupaloja tarjottimia ja kaksi tai kolme paikallaan kohdetta. Cocktailkutsut voidaan pitää asiakkaan kotona tai ne voidaan perustaa virallisemmaksi suhteeksi vuokrattuun paikkaan, kuten varainkeruugaalaan tai jopa häihin. Sinut voidaan palkata isännöimään koko cocktailkutsut, tai asiakkaasi voi halutessaan pitää juhlat paikallisessa ravintolassa. Jos olet myös pitopalvelu, sinua voidaan pyytää suunnittelemaan ja esittämään koko cocktailkutsut asiakkaallesi.

intiimit illalliset

nämä ovat pienempiä tapahtumia, mutta itse asiassa ne voivat antaa sinulle paremman käsityksen liiketoiminnastasi kuin jotkin suuremmat tapahtumat. Syy tähän on se, että olet läheisemmin mukana suunnittelussa jokaisen yksityiskohdan illallisen. Istut alas asiakkaasi kanssa ja pyydät ideoita päivällistä varten. Selvitä asiakkaan lempiruokia ja saada käsitys tykkää ja inhoaa. Selvitä, onko asiakkaallasi mieltymys tietyntyyppiseen ruokaan kullekin kurssille. Sitten istut alas valitun kokin kanssa ja pyydät häntä suunnittelemaan menun nimenomaan asiakkaallesi. Kun olet määrittänyt menun, lähetä se takaisin asiakkaallesi täydellisenä luettelo illalliselle tarvittavista raaka-aineista.

Muut tapahtumat

erikoisena tapahtumasuunnittelijana sinua pyydetään suunnittelemaan kaikkea vauvakutsuista poliittiseen mielenilmaukseen. Katso seuraavaa listaa ja näe, miten monenlaiset tapahtumat todennäköisesti ratkaisevat työsi. Mikään kaksi tapahtumaa ei tule koskaan olemaan samanlaisia. Se on yksi tämän alan parhaista eduista!