globaalin osoiteluettelon päivittäminen Outlookissa Windowsissa
Maailmanlaajuinen osoitelista on arvokas työkalu mille tahansa yritykselle, klubille tai yhteisölle, jossa jäsenten on lähetettävä toisilleen sähköpostia päivittäin.
suurissa organisaatioissa päivittäinen toiminta on käsittämätöntä ilman tällaisia Windows-työkaluja, sillä hyödyt ovat ilmeisiä.
keskitetyn osoiteluettelon luominen nopeuttaa ja tehostaa sähköistä viestintää, mikä on olennaista liiketoiminnassa. Kukin työntekijä voi päästä tietokoneeltaan käsiksi kollegoidensa ja esimiestensä tietoihin.
sisällysluettelo:
- mikä on global Outlook-osoitelista?
- Miten luodaan maailmanlaajuinen osoitelista?
- miten maailmanlaajuista osoitelistaa katsotaan?
- globaalin osoitelistan lisääminen Outlookin yhteystietoihin
- maailmanlaajuisen osoitelistan päivittäminen Outlookissa
- maailmanlaajuisen osoitelistan vieminen Outlookista
- miten Outlookin sähköpostiosoitteet viedään jakeluluetteloon
mikä on Outlookin globaali osoitelista?
löydä erittäin kätevä listatyyppi, jota hallitaan keskitetysti ja jonka avulla voit päivittää globaalin osoiteluettelon Outlookissa. Minkä tahansa version Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), yrityksellä on oltava sähköpostinsa hostattuna Microsoft Exchangen kautta. Lista sisältää jokaisen yrityksen sähköpostin käyttäjän ja siihen liittyvien jakeluryhmien yhteystiedot. GAL on yleensä hoitaa IT-osasto.
Miten luodaan maailmanlaajuinen osoiteluettelo?
tehdäksesi tämän Microsoft Windowsissa, sinun täytyy käyttää Exchange Online Powershellia. Sen avulla voit säätää asetuksia komentorivin kautta. Jokainen alla olevista toimenpiteistä kestää noin 5 minuuttia.
Yleisjärjestys on:
New-GlobalAddressList-Name ” <GAL Name>”
Näin, voit soveltaa joko ”valmiiksi purkitettu” vastaanottaja suodatin tai” custom ” yksi. Tässä on perus ero näiden kahden välillä.
jos organisaatiosi nimi on Wink, mahdollinen GAL-nimi on ”Wink GAL”, ja valmiiksi säilötty suodatin valitsee kaikki vastaanottajat, joilla on Wink yrityksen arvoksi:
New-GlobalAddressList-Name ”Wink GAL” -IncludedRecipients AllRecipients-ConditionalCompany Wink
On the other hand, with a custom option, only recipers where, for example, CustomAttribute15 property contains ”AgencyB”, will be included:
New-GlobalAddressList-Name ”Agency B GAL” -RecipientFilter {customattribute15-kuten ”*agencyb*”}
kun se on tehty, älä unohda tarkistaa, että olet onnistunut. Yritä kirjoittaa GAL – nimesi sijaan <GAL-nimi> ja suorita tämä:
Get-GlobalAddressList-Identity ” <GAL Name>” | Format-List Name,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Conditional*
kaiken kaikkiaan, vaikka prosessi voi tuntua pelottavalta, se on looginen ja nopea. Se kestää vain muutamia komentoja varmistaa upouusi GAL on kaikki asetettu!
maailmanlaajuisen osoiteluettelon
katsominen uudesta, pään osoitekirjaan ja sen jälkeen maailmanlaajuiseen osoitekirjaan.
näet, mitä globaali Osoiteluettelosi sisältää. Jos haluat viedä henkilökohtaisiin yhteystietoihisi, korosta kaikki tarvitsemasi tiedot. Koko maailmanlaajuista osoiteluetteloa varten paina Ctrl-A. korostaaksesi tietyn alueen, napsauta sen ensimmäistä kohdetta, pidä Vaihto alhaalla ja valitse viimeinen kohde. Hiiren kakkospainikkeella alue aiheuttaa lisää yhteystietoja-painiketta näkyviin.
globaalin osoiteluettelon lisääminen Outlookin yhteystietoihin
kun käyttäjä on käynyt alla olevan sekvenssin läpi, hän näkee vaaditut yhteystiedot kopioituina omaan osoitekirjaansa tehokkuuden lisäämiseksi.
- Napsauta osoitekirjaa Etsi-osion alla (katso ylänauhaa).
- Valitse nyt Advanced Find-vaihtoehto.
- Type in the name of the individual to find.
- klikkaa OK.
- Etsi nimi hakutuloksista ja kaksoisnapsauta sitä. Avautuvassa ikkunassa on kyseisen henkilön yhteystiedot.
- etsi vasemmasta alakulmasta Lisää yhteystietoihin-vaihtoehto ja paina sitä.
- avausikkunassa voit tarvittaessa muuttaa yksityiskohtia.
- loppuun Save & Sulje.
maailmanlaajuisen osoitelistan päivittäminen Outlookissa
menettely on yksinkertainen, nopea ja ratkaiseva, koska se käytännössä päivittää yhteystietoluettelon tietokoneellasi. Varmista, että kaikki muutokset yleiseen osoiteluetteloon näkyvät laitteellasi ja kaikki on synkronoitu:
välilehdellä nimeltään Send/Receive, locate Download Address Book… in Send / Receive Groups optionlist. On tärkeää, että lataus muuttuu, koska viimeksi Lähetä/vastaanota Offline-osoitekirjassa on rastittu. Viimeistele toimenpide painamalla OK.
kaikki muutokset ovat nyt ottaneet voiman, ja voit olla varma, että sähköpostiassistenttisi on täysin synkronoitu. Muista toistaa tämä menettely säännöllisesti, jotta sähköpostisi kirjeenvaihto sujuisi sujuvasti.
globaalin osoitelistan vieminen Outlookista
jos pitää viedä, se on vähän mutkikkaampaa kuin muutamalla klikkauksella. Sinun täytyy ensin lisätä kaikki Gal yhteystiedot henkilökohtaiseen yhteystietoluetteloon (katso yllä). Jos haluat estää sekoittumisen muiden yhteystietojesi kanssa, voit siirtää jälkimmäisen tilapäisesti johonkin toiseen kansioon. Tätä varten voit suodattaa luomisen tai muutoksen päivämäärän mukaan.
tämän jälkeen on pohdittavana kaksi polkua. Ensimmäinen, yhteystiedot voidaan viedä CSV – tai xls-tiedosto. Vaihtoehtoisesti niitä voidaan käyttää suoraan yhteystietojen yhdistämiseen. Asennus Access yksinkertaistaa menettelyä, koska voit joko tuoda tiedot Access tietokantaan suoraan tai viedä sen sieltä csv tai xlsx.
vienti Outlook sähköpostiosoitteet
kun sinun täytyy luoda jakeluluettelo Outlook vastaanottajat ja poistaa päällekkäisiä osoitteita, on vain yksi ratkaisu – Data Extraction Kit for Outlook.
näin Sinun pitää toimia:
- Suorita Data Extracton Kit for Outlook-sovellus.
- Napsauta raportit ja valitse vastaanottajien sähköpostiosoitteiden luettelo.
- tämä avaa raportin asetusikkunan:
- valitse*.CSV – tiedostovaihtoehto viedä Outlookin vastaanottajan osoitteet Excel-muotoon
- valitse sopiva lähde: ulkoinen PST-tiedosto – Jos haluat luoda jakelulistan sähköpostin vastaanottajista, jotka sijaitsevat ulkoisessa PST-tiedostossa tai Outlookin käyttäjäprofiilissa – voit luoda jakeluluettelon nykyisistä Outlook-sähköposteista.
- Napsauta Suorita raportti ja määritä sijainti ja tiedostonimi tallentaaksesi sen.
työkalu tallentaa sähköpostin vastaanottajan osoitteet jakeluluetteloon, jota voit käyttää myöhemmin.
lisää tietopohja-artikkeleita
