I-9 Compliance is a ”Hot” Area – How to Avoid Getting Burned

Since 1986, the U. S. has setted on employers the burden of acting as gate-keepers in the enforcement of the immigration laws. Samalla työnantajien on varottava syrjimästä valtuutettuja työntekijöitä tai työnhakijoita kansalaisuuden tai kansallisen alkuperän perusteella. Tuloksena on erittäin hieno linja, että työnantajien on kuljettava, jyrkät sudenkuopat (liiketoiminnan häiriöt, jyrkät sakot, negatiivinen julkisuus, syrjintä oikeusjutut ja rikosoikeudelliset seuraamukset) odottavat mitään virheitä.

viime vuosina maahanmuuttouudistukset ja täytäntöönpanon lisääminen ovat olleet laajan keskustelun aiheita. Vaikka poliitikkomme eivät ole kyenneet sopimaan mistään merkittävistä uusista politiikoista, yksi ehdotus, jota ei juuri vastusteta, on ajatus siitä, että työnantajia olisi valvottava ja pantava täytäntöön entistä enemmän, mikä lisäisi heidän rooliaan työvoiman valtuutuksen eturivin arvioijina. Itse asiassa viime vuosina on nähty merkittävää kasvua työvoiman tarkastuksia ja ratsioita Yhdysvaltain maahanmuutto-ja tulliviranomaisten (”ICE”) kaikilla tasoilla. Obaman hallinto onkin nostanut työnantajat valvontastrategiansa keskiöön puuttuessaan paperittomiin työntekijöihin ja laittomaan maahanmuuttoon. Olet saattanut lukea raportteja muutamista näkyvämmistä ratsioista tai ulosottotoimista, jotka ovat päätyneet valtakunnallisiin uutisiin.

I-9-tarkastus voidaan käynnistää useista syistä, mukaan lukien satunnaisotokset ja tyytymättömien työntekijöiden (tai entisten työntekijöiden) raportointi. Tietyt toimialat, esimerkiksi ruoantuotanto, ovat erityisen alttiita I-9-auditoinneille ja ICE: n ”hiljaisille ratsioille”. Auditoinnin yhteydessä yrityksen on vahvistettava I-9-vaatimustenmukaisuutensa ICE: n kanssa. Ilman ennakoivaa lähestymistapaa tällaiset reaktiot ovat todennäköisesti reaktiivisia ja puolustuksellisia. Tämä johtaa tyypillisesti sisäiseen hätätilaan vastatessaan nopeasti, mikä johtaa hätäiseen vastaukseen, menetettyyn tuottavuuteen, lisääntyneisiin asianajajapalkkioihin, työntekijän korvaamisvaikeuksiin ja mahdollisesti sakkoihin tai rikossyytteisiin.

vaikka I-9: n asianmukainen noudattaminen on aina ollut tärkeää, se ei ole koskaan ollut olennaisempaa. Ei riitä, että työnantajat vain täyttävät I-9-lomakkeen parhaan kykynsä mukaan peruskaavakeohjeiden mukaisesti ja heittävät ne tiedostoon. Riskit ovat yksinkertaisesti liian suuret, jotta I-9: n noudattamisessa pysyttäisiin latteana, jos se on nykyinen asenteesi. Asianmukainen I-9 noudattaminen edellyttää asianmukaista huolellisuutta ja ennakoivaa suunnittelua.

jokaisella työnantajalla tulisi olla virallinen sisäinen I-9-Vaatimustenmukaisuuspolitiikka, jossa esitetään yksityiskohtaisesti työnantajan tarkat toimintaperiaatteet ja menettelyt I-9-ja työsuhdelupia koskevien asiakirjojen täyttämiseksi, tarkistamiseksi ja säilyttämiseksi asianmukaisesti, valvontavastuun osoittamiseksi yrityksen sisällä näistä tehtävistä sekä itsetarkastuksista tai muista säännöllisistä sisäisistä valvontatoimista vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi. Lisäksi työnantajan työntekijäkäsikirjassa olisi oltava jakso, jossa selitetään työntekijälle työnantajan ja työntekijän velvollisuudet lomakkeen I-9 osalta.

kaikkien täytäntöönpanotoimien, julkisuuden ja riskien vuoksi on aika toimia ennakoivasti tässä asiassa – ota yhteyttä johonkin Foster Swiftin kokeneeseen maahanmuutto-tai työllisyysasiamieheen keskustellaksesi kokonaisvaltaisesta lähestymistavasta.

• Lue koko syksy 2011 työllisyys, Työvoima & etuudet neljännesvuosittain