Keskeiset termit ja käsitteet

avainkäsite: yksi tehokkaan teknisen kirjoittamisen tyylin perusperiaatteista on, että tyylin on vastattava lukijan/yleisön tarpeita.

selitys: tehokkaat kirjoittajat muokkaavat tyyliään lukijoidensa tarpeiden ja aiheen tuntemuksen mukaan. Tehokkaat kirjoittajat yrittävät ennustaa, mitä tyyliä lukijat odottavat, lukijoiden ymmärtämystä aiheesta, ja mikä rooli lukijoilla on, kun he ovat vuorovaikutuksessa asiakirjan kanssa.

Avainkäsite: Kappaleet rakentuvat aihelauseella, jota seuraavat loogisesti järjestetyt tukilauseet, joita käytetään kirjoittajan viestin rakentamiseen.

selitys: ytimekkäät kohdat, jotka alkavat aihelauseilla, hyvin jäsennellyt kohtalaisen pitkät lauseet ja huolellinen korostuksen käyttö luovat sivun, joka on kutsuva. Tekniset kirjoittajat luettelevat pisteitä ja käyttävät luetteloita, luoteja ja muita tyylitekniikoita tehdäkseen asiakirjoistaan helppolukuisia.

Avainkäsite: Aktiivista ääntä suositaan teknisessä kirjoittamisessa, koska lauseet, jotka kuvaavat sitä, kuka tai mikä suorittaa teon, on helpompi ymmärtää.

selitys: Passiiviäänilauseissa ei usein tarkoitushakuisesti mainita toimijaa tai agenttia, joka tekee teon piilottaakseen vastuun. Tuloksena voi syntyä lause, joka on monisanaisempi ja epätarkempi kuin aktiiviääniversio.

avainkäsite: teknisen kirjoittajan tulee lauseita muodostaessaan ottaa huomioon seuraavat asiat:

• käytettävän kielen taso,
• kuinka monta yksityiskohtaa sisällytetään, ja
• miten lauseet pidetään lyhyinä.

selitys: aiheeseesi perehtynyt yleisö odottaa monimutkaista tietoa. Käytä kuitenkin rutiiniraporteissa ja viesteissä, jotka haluat lukijoiden sulattavan nopeasti, vähemmän yksityiskohtaista ja pääideoihin keskittyvää kirjoitusta. Pitkiä lauseita on vaikeampi lukea.

Avaintermi: kirjoitustyyli
määritelmä: ”Tyyli” tarkoittaa valitsemiasi sanoja ja lauseita, käyttämääsi lauserakennetta ja yleistä tapaa ilmaista ideasi dokumentissa. Tyyli toimii pääasiassa sana/lause / lause tasolla ja kohta tasolla.

Avaintermi: kappale
määritelmä: kappale on joukko lauseita, jotka yhdessä tuottavat yhtenäisen idean. Kappaleet tulisi pitää lyhyinä, jotta ne olisivat lukijaystävällisiä.

Avaintermi: luetun ymmärtäminen
määritelmä: merkitys, jonka lukija ymmärtää.

selitys: Luetun ymmärtämistaso tarkoittaa kirjallisen aineiston vaikeusastetta, johon lukija mahtuu ilman sisällön väärinymmärrystä. Tämä määrittää tyylin, jota käytät puhutellessasi tiettyä lukijaa.