Lease Tracking Software for rentals and leases

for rentals and leases, following your leases is constitutely possible with an Excel spreadsheet or Google Sheets. Mutta mitä enemmän vuokrasopimuksia on, sitä vaikeampaa on pysyä tärkeiden vuokrapäivien, asiakirjojen ja tietojen tasalla. Tämä pitää erityisesti paikkansa, jos vuokrasopimusten määrä on kaksin-tai kolminumeroinen. Lease management-ohjelmiston käyttöönotto tehostaa lease-hallintaprosessejasi ja parantaa raportointi -, neuvottelu-ja ennustevalmiuksiasi.

Leasinghallinta, jota joskus kutsutaan lease trackingiksi tai lease administrationiksi, on välttämätöntä, koska jokaisessa sopimuksessa on omat vivahteensa ja monimutkaisuutensa. Vuokrasopimusten hallinta edellyttää sopimuksen reitittämistä asianomaisille osastoille, vuokrasopimuksen tiivistelmän luomista, hyödykkeen valmistelemista käyttöä varten ja lopuksi sen hankkimista. Jonkun on vastattava toimeenpanosta vuokrasopimuksen ehdoilla ja toimittava pistehenkilönä sisäisille sidosryhmille. Lease management-ohjelmisto automatisoi monia näistä tehtävistä ja tekee eniten tarvitsemastasi tiedosta helpommin saatavilla.

Mistä tietää, tarvitaanko ohjelmistoa vuokraseurantaan

jos vuokrasopimuksia on yli kymmenen, silloin todennäköisesti tarvitaan vuokraseurantaohjelmistoa. Päivittäisiin vuokrasopimuksen hallintotehtäviin voi liittyä paljon manuaalista vaivaa, jos et käytä ohjelmistoja.

lease managerin elämän aikana kaikki nämä skenaariot voivat tapahtua: Lakiosasto pyytää kopioita sopimuksista, kenttäpäälliköt pyytävät tietoja hallussapitopäivistä ja yhteyspisteistä, ja valtiovarainministeriö tarvitsee raportteja ensi vuoden talousarvion ennustamiseksi. Jos säilytät asiakirjoja tiedostoissa paikallisella palvelimella, näihin pyyntöihin vastaaminen voi helposti viedä huomattavan osan ajastasi. Näiden tehtävien suorittaminen vain yhdellä vuokrasopimuksella voi olla tarpeeksi aikaa vievää. Siksi yritysten, joilla on yli kymmenen vuokrasopimusta, kannattaa harkita ohjelmistoa, joka säästää aikaa ja vähentää virheitä.

monet vuokranantajat käyttävät Exceliä pysyäkseen vuokrasopimuksiinsa liittyvien tärkeimpien tietojen tasalla. Excel voi säästää aikaa, mutta vain tietyn verran. Lisäksi se on virhealtis. Sinun täytyy luoda laskentataulukko ja määrittää, mitä tietoja haluat kaapata. Kun se on käytössä, vuokrasopimusasiakirjojen tallentamiseen tarvitaan vielä erillinen prosessi. Kun sinun täytyy luoda raportteja vuokrasopimuksista, sinun täytyy vetää tarvittavat tiedot Excelistä. Ja sinun täytyy toivoa, että kukaan ei ole syöttänyt virheellisiä tietoja laskentataulukossasi ja kaavat ovat tarkkoja. Organisaatiot, jotka toteuttavat lease hallintaohjelmisto pystyvät konsolidoida nämä toiminnot yhteen järjestelmään ja poistaa inhimilliset virheet, jotka tulevat Excel.

mitkä toimialat tyypillisesti tarvitsevat leasing-ohjelmistoja?

Leasing on yleinen käytäntö eri toimialoilla, mutta tietyillä aloilla sitä harjoitetaan muita enemmän. Vähittäiskauppa, öljy ja kaasu, Terveydenhuolto, valmistus, ja logistiikka-ja kuljetusyritykset kaikki tyypillisesti vuokrata runsaasti omaisuutta. Ilma-alusten, maa-alueiden, lääketieteellisten laitteiden, rakennusten tai ajoneuvokannan vuokrasopimusten hallinnointiin liittyvät ehdot ja päivittäiset vaatimukset voivat olla monimutkaisia. Ja yritykset, jotka vuokraavat erikoistuneita laitteita tai omaisuuseriä, jotka ovat levittäytyneet maantieteellisesti, tarvitsevat erityisesti järjestelmiä, jotka virtaviivaistavat vuokraseurantaa.

Katso vuokrasopimuslaskennan siirtymäoppaat täältä.

parhaan vuokranhallintaohjelmiston valitseminen

markkinoilla ei ole pulaa vuokranhallintajärjestelmistä. Osa on räätälöity erityisesti kiinteistö -, laite-tai ajoneuvoleasingsopimuksia varten. Löydät jopa ilmainen ja avoimen lähdekoodin lease hallintaohjelmisto. Etsi seuraavat ominaisuudet varmistaaksesi, että valitset järjestelmän, joka todella säästää aikaa ja suojaa vuokraustietojesi turvallisuutta.

estä virheet kriittisillä päivämäärähälytyksillä

yksi haastavimmista osa-alueista vuokrahallinnossa on tärkeiden päivämäärien perässä pysyminen: hallussapito, aloittaminen, päättäminen, uusiminen jne. Tärkeän päivämäärän puuttuminen voi aiheuttaa katkoksia liiketoiminnassa ja johtaa liikamaksuihin. Ilman hälytyksiä tärkeistä päivämääristä on mahdollista unohtaa, että vuokrasopimus sisältää vuokravähennyksen, jättää valmistautumatta neuvotteluihin ennen uusimista tai jättää väliin vuokrasopimusmääräykset, jotka voivat säästää rahaa. Ja jos jokin näistä skenaarioista toteutuu, on epätodennäköistä, että vuokranantaja varoittaa sinua virheestäsi. Vuokrasopimuksen hallintajärjestelmä kaappaa tärkeitä päivämääriä ja tarjoaa sinulle automaattisia hälytyksiä ennen kuin nämä päivät saapuvat säästää aikaa, rahaa ja stressiä.

seuraa mitä tahansa omaisuuserää

vaikka yrityksesi tyypillisesti vuokraisi yhden omaisuuserätyypin, on hyvä idea hankkia omaisuus-agnostinen järjestelmä, joka voi kasvaa kanssasi tarpeidesi muuttuessa. Laitteiden vuokrauksen hallintaohjelmistoon panostaminen voi tuntua hyvältä idealta, kun vuokrataan vain esimerkiksi raskaita koneita. Mutta mitä tapahtuu, jos päätät muuttaa liiketoimintamalliasi ja vuokrata kenttätoimistoja myymään tuotteitasi? Hankitko kiinteistön vuokrasopimuksen hallintaohjelmiston ja seuraat vuokrasopimuksiasi erikseen? Vai vaihdatko järjestelmään, joka voi hallita molempia? Alkaen asset-agnostinen järjestelmä estää sinua joutumasta kohtaamaan, että päätös.

keskitä vuokrasopimusasiakirjat

mitä enemmän vuokrasopimuksia on, sitä vaikeampaa on pysyä kaikkien sopimusten, lisäysten, raporttien ja muistioiden perässä. Siksi ottaa leasing-ohjelmisto, jonka avulla voit ladata ja tallentaa vuokrasopimusta koskevat tiedot,sekä suorittaa Nopea haku löytää tietoja tarvitset tietyn vuokrasopimuksen, on avain. Ihanteellinen ohjelmisto avulla voit myös asettaa valvontaa pääsy vuokrasopimusasiakirjoja. Jos sinulla on kollegoita, joiden on katsottava asiakirjoja, mutta et halua heidän pystyvän tekemään muutoksia, voit antaa heille vain lukuoikeuden. Vuokrasopimuksen hallintaohjelmiston pitäisi olla yksi totuuden lähde kaikille asiakirjoille, ja tämä toiminto auttaa estämään virheitä.

Paranna raportointia

käyttämällä erityisesti vuokrasopimuksia varten rakennettuja ohjelmistoja saat käyttöösi raportointiominaisuudet, joiden avulla vuokratiedot on helppo hakea. Paras vuokrasopimuksen hallintaohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden luoda raportteja, jotka perustuvat neliömateriaaliin, maantieteeseen, vuokrasopimuksen tyyppiin tai valitsemaasi attribuuttiin. Joten kun talousryhmä pyytää tietoja, joiden avulla he voivat suunnitella ensi vuoden budjetin, tai kun varatoimitusjohtaja haluaa saada käsityksen siitä, kuinka monta omaisuutta vuokraat tietyssä valtiossa, voit nopeasti vastata ja luottaa raportointisi tarkkuuteen.

miksi vuokrasopimusten seuranta on tärkeämpää kuin koskaan

viimeisten parin vuoden aikana kirjanpitoyksiköt ovat ottaneet käyttöön uusia standardeja vuokrasopimusten raportointitavalle. Uuden ohjeistuksen vuoksi yritykset ja sijoittajat tutkivat vuokrasopimuksia aiempaa tarkemmin. Vaikka he eivät ole osa kirjanpito-osasto, lease johtajat voivat löytää itsensä sekaantuu pyyntöihin asiakirjoja ja tietoja vuokrasopimuksia.

ennen uutta lease-kirjanpitoohjeistusta monilla yrityksillä oli hajanaisia vuokrausdataa, jossa eri sidosryhmillä oli kullakin oma palansa palapeliin. Nyt, on välttämätöntä, että yritykset seurata kaikki taloudelliset tiedot liittyvät niiden vuokrasopimukset raportointia ja tilintarkastusta varten. Vaikka tämä prosessi voi olla aikaa vievä, sillä on etunsa.

kun vuokrasopimukset on koottu yhteen ohjelmistoon, jokainen koko organisaatiossa voi saada kattavamman kuvan vuokrasopimusvelvoitteistasi. Ja yrityksille, jotka eivät ole vielä hyväksyneet uusia standardeja, löytää lease management ohjelmisto, joka helposti syöttää lease kirjanpitojärjestelmään säästää arvokasta aikaa. Sinun tarvitsee vain inventoida vuokrasopimukset kerran, ja sinulla on vain yksi järjestelmä toteuttaa.

sujuvoittaa yksiköiden välistä viestintää

nopean (ja mahdollisesti pitkäkestoisen) etätyöhön siirtymisen myötä yhteistyötehtävien suorittaminen on vaikeutunut. Ottaa pilvipohjainen järjestelmä käyttää vuokrausdataa ei ole vain mukavuutta; se on välttämättömyys. Resurssit ovat myös rajalliset, ja vuokrapäällikön tehtäviä on saatettu karsia tai yhdistää muihin tehtäviin. Lease management-ohjelmiston avulla sidosryhmät eri puolilla organisaatiota voivat toimia omatoimisesti, kun he tarvitsevat asiakirjoja ja raportteja.

sen kääriminen

uusien kirjanpitosäännösten ja etätyön lisääntymisen väliin, nyt on hyvä aika investoida vuokranhallintaohjelmistoihin. Mahdollisuus käyttää kaikkia asiakirjoja yhdessä paikassa, sekä vastaanottaa säännöllisiä hälytyksiä tärkeistä päivämääristä, ja helppo raportointi ovat vain joitakin sivutuotteita kattavan ratkaisun. Varmista, että pidät nämä edut mielessä, kun luet arvosteluja ja etsit parasta lease management-ohjelmistoratkaisua yrityksellesi.