Menu

jos olet juuri valittu HOA: n hallitukseen, se voi olla jännittävä ja musertava kokemus. Saatat olla hieman perehtynyt mitä tapahtuu, mutta silti murehdit suorittaa kaikki HOA roolit ja vastuut. Tie menestykseen alkaa kuitenkin HOA-upseerien toimenkuvien kattavasta ymmärtämisestä.

HOA: n upseerien toimenkuvien purkaminen

kun ottaa vastaan jonkin HOA: n hallituspaikan, pitäisi tietää, että ottaa paljon vastuuta. Mutta älä anna sen pelotella sinua. Roolisi hallituksen jäsenenä voi myös olla äärimmäisen täyttävä. Voidaksesi hoitaa velvollisuutesi menestyksellisesti sinun täytyy kuitenkin ensin tietää, mitä ne ovat.

hallitus vastaa koko yhdistyksen hallinnoinnista. Joskus HOAs kääntyy HOA: n hallinnointiyhtiön puoleen tiettyjen velvoitteiden täyttämiseksi. Se ei tarkoita, että johtokunta voi vain seurata sivusta. Jos yhdistyksesi tekee yhteistyötä HOA: n hallinnointiyhtiön kanssa, sinun tehtäväsi hallituksen jäsenenä on valvoa tehtäviä.

HOA: n hallituksen jäsenten erityistehtävät riippuvat kuitenkin upseerin arvonimestä. Tässä ovat HOA: n upseerien toimenkuvat:

HOA: n hallituksen puheenjohtaja

kaikessa mielessä yhdistyksen puheenjohtaja toimii toiminnan kasvona. Se on samanlaista kuin yrityksen toimitusjohtajana toimiminen. Vaikka jokainen yhdistys on erilainen, HOA: n puheenjohtajan tehtävät ja vastuut pysyvät pitkälti samoina.

ensinnäkin puheenjohtaja johtaa kaikki hallituksen kokoukset. He tekevät myös sopimuksia, tilauksia ja asiakirjoja yhdistyksen puolesta. Puheenjohtaja hoitaa myös yhdistyksen päivittäistä hallintoa. Lisäksi he varmistavat, että kaikki HOA: n hallituksen tehtävät täytetään yhteisön etu huomioon ottaen.

hyvän HOA: n puheenjohtajan oppiminen vaatii vaivannäköä. Presidentin toimenkuvan perusteella tehtävään ryhtyvällä on oltava erinomaiset johtamis -, johtamis-ja viestintätaidot. Heidän pitää osata delegoida ja olla joukkuepelaaja. Presidentti ei ole diktaattori. Sen sijaan puheenjohtaja pitää huolen siitä, että koko hallitus toimii kuin hyvin öljytty koneisto yhteisön etu mielessä.

HOA: n hallituksen varapuheenjohtaja

HOA: n varapuheenjohtaja ottaa puheenjohtajan roolin, jos tämä ei jostain syystä pysty siihen. Tällöin varapresidentti hoitaa presidentin tehtävät. Varapresidentti voi käyttää näitä valtuuksia vain presidentin poissa ollessa.

muut HOA: n varapuheenjohtajan tehtävät voivat vaihdella yhdistyksestä riippuen. Useimmat HOAs kuitenkin antaa VP: lle vastuualueita, kuten maa-alueiden ja rakennusten sekä vapaa-ajan kiinteistöjen hoito. Varapresidentti voi hoitaa myös muuta HOA: n toimintaa ja johtaa valiokuntia. Jos HOA työllistää työntekijöitä, varatoimitusjohtaja voi toimia henkilöstöjohtajan toiminnanjohtajana.

HOA: n hallituksen sihteeri

joihinkin HOA: n sihteerin tehtäviin kuuluu yhdistyksen kirjanpidon enemmistön ylläpito ja pitäminen. Tämä viittaa jäsentietoihin, hallituksen kokouspöytäkirjoihin ja muihin virallisiin HOA: n tietoihin.

sihteeri myös kirjaa ylös kokouspöytäkirjan ja lähettää kokouskutsun. Sen lisäksi HOA: n sihteerin tehtäviin kuuluu yhtiön vuosikertomusten tekeminen ja puheenjohtajan HOA: n puolesta allekirjoittamien lakiasiakirjojen todistaminen.

HOA: n hallituksen sihteerintehtävien hoitaminen tuo usein haasteita. Siksi se vaatii henkilö, jolla on suuria organisointitaitoja ja silmää yksityiskohdille.

HOA: n hallituksen rahastonhoitaja

rahastonhoitaja hoitaa yhdistyksen taloutta. Osana HOA: n rahastonhoitajan tehtäviä he pitävät kaikki taloudelliset tiedot ja toimivat arvopapereiden ja varojen säilyttäjinä. Rahastonhoitaja on myös vastuussa kaikkien tilinpäätösten ja raporttien laatimisesta — tai, jos ulkoistat CPA: lle, kaikkien tilinpäätösten ja raporttien laatimisesta. Sen lisäksi rahastonhoitaja tekee tiivistä yhteistyötä muiden johtajien kanssa vuosibudjetin suunnittelussa.

muut HOA: n hallituksen tehtävät

on myös joitakin kollektiivisia velvollisuuksia, jotka asunnonomistajien yhdistyksen hallituksen on täytettävä. Tehtävänimikkeisiin liittyvien erityistehtävien lisäksi HOA: n hallituksen tulee kokonaisuudessaan hoitaa seuraavat HOA: n hallituksen jäsenen tehtävät:

1. Seuraa Governing Documents

jokaisella asunnonomistajien yhdistyksellä, riippumatta siitä missä valtiossa he ovat, on joukko ohjaavia asiakirjoja. Näitä ovat yhdistyksen säännöt, yhtiöjärjestys ja CC&RS. Tällaiset asiakirjat sisältävät ohjeita siitä, miten hallituksen tulisi johtaa yhteisöä. Ne koostuvat tyypillisesti myös säännöksistä siitä, mitä hallitus voi ja ei voi tehdä.

näillä hallintoasiakirjoilla, jotka ovat vain maan lakien jälkeen, on korkein valta HOA: ssa. Ne sanelevat yhdistyksen säännöt ja määräykset, joita sekä hallituksen että yhteisön jäsenten on noudatettava.

yhteisön johtajina HOA: n johtokunnan on noudatettava hallintoasiakirjoissa esitettyjä määräyksiä. Heidän on noudatettava näissä asiakirjoissa esitettyjä prosesseja ja menettelyjä. Laiminlyöntiä voidaan pitää HOA: n hallituksen jäsenten luottamusvelvollisuuden rikkomisena.

on tietenkin sanomattakin selvää, että HOA: n hallituksen on noudatettava myös liittovaltion, osavaltion ja paikallisia lakeja. Kaikki valtiot eivät ole samat lait, kun se tulee asunnonomistajien yhdistyksiä. Siksi on parasta tarkistaa valtion lait ennen kuin ryhdyt toimiin tai päätöksiin. Kun olet epävarma, on aina hyvä neuvotella HOA: n asianajajan kanssa. Näin voit ennaltaehkäistä korvausvastuun riskiä.

2. Valvo sääntöjä

yhdistyksen CC&Rs ja toimintasäännöt ohjaavat sitä, mitä asunnonomistajat voivat ja mitä eivät voi tehdä yhteisössä. CC&Rs kertoo myös, miten arviointeja lasketaan ja kerätään.

hallituksen jäsenillä on velvollisuus panna täytäntöön nämä liitot ja säännöt sujuvan toiminnan mahdollistamiseksi. Esimerkiksi jos asunnonomistaja jättää maksunsa maksamatta, HOA: n hallitus voi määrätä sakkoja tai asettaa kiinteistölle panttioikeuden kannustaakseen maksamiseen. Varmista tietenkin, että noudatat edelleen hallintoasiakirjojasi, kun noudatat tällaisia sääntöjä.

monien yhdistysten ongelmana on valikoiva täytäntöönpano. Tämä tarkoittaa, että HOA: n hallitus ei sovella sääntöjä johdonmukaisesti kaikkien asunnonomistajien keskuudessa, ehkä johtuen suosimisesta tai henkilökohtaisesta puolueellisuudesta. Valikoiva täytäntöönpano voi johtaa lautakunnan vakaviin vaikeuksiin, kuten oikeustoimiin. Näin ollen lautakunnan on aina noudatettava yhdenmukaisesti sääntöjä ja sopimuksia. Seuraa etuoikeutta ja Pysy erossa eturistiriidoista.

3. Yhteisten alueiden ylläpitäminen

yksi HOA: n hallituksen ensisijaisista tehtävistä on ylläpitää yhteisöä. Tämä tarkoittaa toimittajien palkkaamista pitämään yhteiset alueet tiptop-kunnossa. Useimmilla yhdistyksillä on kuitenkin vaikeuksia saada liikaa korjaus-tai huoltopyyntöjä. Tällöin hallituksen on opittava priorisoimaan. Mitkä pyynnöt ovat vakavimpia ja vaativat eniten huomiota? Laaditaan suunnitelma näiden pyyntöjen käsittelemiseksi tärkeysjärjestyksessä.

lisäksi lautakunnan on säännöllisesti tarkastettava kaikki yleiset tilat ja rakennusten ulkotilat. Lautakunnan ei välttämättä tarvitse tehdä tarkastusta itse. Itse asiassa, se on paljon parempi ulkoistaa työ ammattilainen, joka voi havaita jopa pienimmätkin heikkoudet. Ajoita säännöllisiä tarkastuksia, voit varmista, että kaikki alueet ovat turvallisia ja hyvässä kunnossa.

4. Kahva Varoja

Managing yhdistyksen tilinpäätös kuuluu myös luettelo HOA hallituksen tehtävät. Hallituksen jäsenet valmistelevat yhdessä tulevan vuoden vuosibudjettia. Voit tehdä tämän, board ennakoi tulevia kuluja, kun asioita, kuten palvelut ja vakuutukset. Lautakunnan on myös katsottava edellisen vuoden todelliset kulut ja hankittava myyjiltä ehdotuksia.

älä unohda ottaa huomioon myös vararahastoa. Yhdistyksen reservit ovat olemassa tulevia laajamittaisia täydennys-tai korjaustöitä varten. Osa kerätyistä arvioista menee vararahastoon terveen tason ylläpitämiseksi. Jotta voit määrittää optimaalisen tason varauksillesi, varmista, että suoritat varatutkimuksen määräajoin. Joissakin osavaltioissa on suoritettava varatutkimus muutaman vuoden välein.

sieltä lautakunnan on sitten laskettava, kuinka paljon asunnonomistajilta peritään maksuja. Kun sinulla on numero mielessä, sinun täytyy ilmoittaa kaikille asunnonomistajille määrä. Lautakunta vastaa myös näiden arviointien keräämisestä, mukaan lukien asukkaille mahdollisesti aiheutuvat myöhästymismaksut. Rikollisille asunnonomistajille hallitus voi tehdä yhteistyötä HOA: n perintätoimiston, rahastoyhtiön kanssa tai hoitaa asian itse.

tieto johtaa menestykseen

hallituksen yksittäisillä Jäsenillä on omat HOA: n johtotehtävät ja tehtävät hoidettavanaan. Kokonaisuutena HOA: n hallituksen tulisi kuitenkin tehdä yhteistyötä tavoitteidenne saavuttamiseksi. Hoa-upseerien työnkuvien ymmärtäminen on olennainen osa menestystä. Kun tiedät, mitä sinun täytyy tehdä, voit ryhtyä asianmukaisiin toimiin saavuttaaksesi tavoitteesi. Jotkut saattavat kokea hallituksen jäseneksi pääsemisen hankalaksi, mutta työ kannattaa ja rooli voi olla lopulta täyttyvä.