miten luodaan projektin etenemissuunnitelma: työkalupakki menestykseen

projektin tavoitteen ja strategian viestiminen ei ole aina helppoa. Usein keskeiset sidosryhmät ja johtajat haluavat nähdä, miten hanke kehittyy, mutta heillä ei ole aikaa troolata läpi liian yksityiskohtainen suunnitelma.

siksi hankkeen etenemissuunnitelma on niin hyödyllinen. Se tarjoaa tiiviin tavan kartoittaa hankkeen välitavoitteita ja tavoitteita, jotta päättäjät tietävät, mitä tuloksia on odotettavissa ja milloin. Se on myös tapa luoda tehokkaita workstreams, auttaa delegoimaan ja hallita tehtäviä alusta alkaen.

tässä käsitellään hankkeen etenemissuunnitelman laatimisen perusteita realistisesta aikataulusta tasapainoisten ja määriteltävissä olevien tavoitteiden saavuttamiseen.

olemme lisänneet pikalinkkejä, joiden avulla voit navigoida oppaassa ja löytää tarvitsemasi tiedot:

• mikä on hankkeen etenemissuunnitelma?
• Project roadmaps and agile: what ’ s the link?
• hankkeen etenemissuunnitelman laatiminen: vaiheittainen
• Vaihe 1: Määrittele hankkeen tavoitteet ja suunnitelmat
• Vaihe 2: Luo realistinen aikataulu (esimerkki mukana)
• Vaihe 3: arvioi kunkin hankkeen tehtävän arvo ja riskit
• Vaihe 4: harkitse kustannuksia ja resursseja
• Vaihe 5: delegoi tehokkaasti
• Vaihe 6: Aseta saavutettavissa olevat välitavoitteet
• ennakointi ja riskienhallinta
• key takeaways

mikä on projektin tiekartta?

hankkeen etenemissuunnitelma antaa korkeatasoisen yleiskuvan hankkeen tavoitteista, tavoitteista ja tuloksista. Se esitetään aikajanana, josta käy ilmi, milloin ja miten hankkeen tärkeimmät virstanpylväät saavutetaan.

hankkeen etenemissuunnitelman tulisi olla yksinkertainen ja tiivis. Vältä liian yksityiskohtien sisällyttämistä, koska tämä menee päähankesuunnitelmaan. Etenemissuunnitelmasi pitäisi ohjata hankkeen aikataulua, jolloin sidosryhmien odotusten hallinta ja seuraavien vaiheiden ja välitavoitteiden välittäminen tiimille olisi helpompaa.

ajattele hankkeen etenemissuunnitelmaa pikaisena resurssina, joka täydentää päähankesuunnitelmaa. Se tarjoaa strategisen yleiskuvan hankkeesta,joten jokainen voi tarkastella hankkeen tilannetta sen valmistuessa.

tässä tarkastellaan, mitä hankkeen etenemissuunnitelman tulisi sisältää:

• tavoitteet ja tavoitteet
• aikajana, jossa esitetään keskeiset virstanpylväät
• suoritukset
• riskit
• ennakoimattomat menot

hankkeen Etenemissuunnitelmat ja ketterä: mikä on yhteys?

ketterästä projektinhallinnasta on tulossa prosessivetoisten tieteenalojen normi, kun yritykset pyrkivät luopumaan jäykistä toimintatavoista jatkuvaan parantamiseen ja optimointiin keskittyvien lyhyiden kehityssyklien hyväksi. Mutta miten hankkeiden Etenemissuunnitelmat sopivat tähän uuteen hallinnointikäytäntöön? Ovatko ne yhä arvokkaita?

ketterä projektinhallintamalli perustuu laajaan yhteistyöhön yksittäisten sidosryhmien ja tiimien välillä, jotka kaikki yhdessä tekevät projektia. Koska työdynamiikka on monitahoinen, on tärkeää, että jokainen voi helposti seurata ja tarkastella projektin tilaa – ja tässä vaiheessa projektisuunnitelma tulee kuvaan.

hankkeen etenemissuunnitelma täydentää ketterää johtamista täydellisesti. Yksityiskohtien valossa mutta ytimekkäinä ja hallittavina Etenemissuunnitelmat tekevät ketterästä projektinhallinnasta helppoa, ja tiimeille annetaan selkeä kuva projektin tavoitteista ja tavoitteista juuttumatta pieniin yksityiskohtiin – mikä on avain ketterän johtamisstrategian saavuttamiseen.

miten hankkeen etenemissuunnitelma tehdään: vaihe vaiheelta

tehokkaan hankkeen etenemissuunnitelman tulisi viestittää korkean tason projektin tavoitteet ja toiminta yhdellä silmäyksellä. Näin luot projektin etenemissuunnitelman, joka hahmottelee strategiasi selkeästi.

Vaihe 1: Määrittele hankkeen tavoitteet ja suunnitelmat

hyvä hankkeen etenemissuunnitelma viestii tavoitteista ja suunnitelmista ytimekkäästi ja tarjoaa korkean tason yksityiskohtia luottamatta liiallisiin suunnittelumuistioihin ja-muistioihin. Karttasi tulisi kartoittaa projektin tavoitteet yksinkertaisesti ja korostaa, mitä sidosryhmät voivat odottaa ja miten tiimisi saavuttaa sen.

aloita luomalla suoritusluettelo. Tämä on ennalta määritelty yhteenveto siitä, mitä saavutetaan, ja osoittaa hankkeen arvon ja toteutettavuuden ylemmille johtajille. Älä tarjoa reams yksityiskohtaisesti tässä; yksinkertaisesti todeta odotuksesi ennen täydentämistä tavoitteet toimiva projektin aikajana.

Vaihe 2: Luo realistinen aikajana (esimerkki mukana)

aikajana on projektin etenemissuunnitelman tärkein osa. Siinä ei määritellä ainoastaan hankkeen kestoa, vaan myös sitä, miten se kehittyy, milloin välitavoitteet saavutetaan ja miten yksittäiset työvaiheet kootaan yhteen hankkeen aikataulujen mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

aloita määrittelemällä tarvittavat työvaiheet ja resurssit, joita tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi, sillä ne määräävät hankkeen keston ja keskeisten virstanpylväiden asettamisen ajankohdan. Aikajanalla pitäisi tunnistaa aika se vie loppuun tavoitteesi ja millä hinnalla. Se, kuinka pitkälle tulevaisuuteen katsotte viestiessänne näistä aikatauluista ja kustannuksista, riippuu teistä ja riippuu hankkeen laajuudesta ja siihen liittyvästä työn tasosta.

Alla olemme koonneet esimerkin projektin etenemissuunnitelmasta, joten saat selkeän käsityksen siitä, miltä aikajanasi pitäisi näyttää.

Vaihe 3: arvioi kunkin projektitehtävän arvo ja riskit

joillakin tehtävillä on suurempi painoarvo ja vastuu kuin toisilla, joten sinun on varmistettava, että ne delegoidaan oikeille ihmisille. Arvioi jokainen tehtävä sen mukaan, kuinka kriittinen se on projektin onnistumisen kannalta, ja anna sen mukaisesti sopivalle tiimin jäsenelle tai osastolle.

Vaihe 4: tarkastellaan kustannuksia ja resursseja

jokaista työvirtaa on arvioitava huolellisesti tarvittavien kustannusten ja resurssien arvioimiseksi. Sidosryhmät haluavat nähdä, kuinka paljon aikaa, rahaa ja resursseja sijoitetaan tiettyihin tehtäviin, joten sisällyttää nämä tiedot työvirtaan.

Vaihe 5: Delegoi tehokkaasti

kun olet saanut käsityksen kustannuksista ja resursseista, voit alkaa delegoida projektitoimintaa yksittäisille osastoille ja tiimin jäsenille. Delegointi edellyttää huolellista tasapainoa kustannusten ja toteutettavuuden välillä; ei ole mitään järkeä antaa henkilölle pääomistajan työvirtaa kustannussäästötoimenpiteenä, jos on epäilyksiä siitä, pystyvätkö he saavuttamaan tavoitteensa. Ole realistinen ja harkitse hankkeen pitkän aikavälin elinkelpoisuutta lyhyen aikavälin kustannusleikkausten sijaan.

Tip – a project roadmap on pikaratkaisu, joten sinun ei tarvitse kertoa kaikkia yksityiskohtia siitä, miten tavoitteet saavutetaan. Workstreams on keino viestiä korkean tason projektitehtävien omistajuudesta, mutta tätä rakeisemmaksi ei pitäisi mennä.

yksittäisten tiimin jäsenten aktiivisuus voi muodostaa suuren osan laajemmasta työvirtaa, joten tätä ei tarvitse sisällyttää Tiekarttaan. Tämä pitää asiat joustavammin, jolloin voit siirtää vastuuta ja luoda varautumissuunnitelman perustelematta kaikkia muutoksia sidosryhmille.

Vaihe 6: saavutettavissa olevat virstanpylväät

yksittäisten työohjelmien pitäisi auttaa korostamaan hankkeen kehitystä, ja välitavoitteet ovat yksinkertainen tapa tiedottaa vaiheittaisesta edistymisestä sidosryhmille. Työohjelmien laatimisessa välitavoitteiden avulla on helppo nähdä, miten yksittäinen toiminta auttaa tavoitteiden saavuttamisessa ja varmistaa, että hankkeen jokainen osa-alue etenee etenemissuunnitelman ennusteiden mukaisesti.

valmius – ja riskinhallinta

kun laadit aikataulua ja alat lisätä määriteltyjä työaikatauluja, sinun on otettava huomioon riskialttiit alueet ja toteutettava varotoimenpiteitä, jotka ohjaavat hanketta kohti menestystä, jos jokin menee vikaan.

riskinhallinta on ratkaisevan tärkeää hankkeen tiekartoituksessa, ja keskeiset sidosryhmät haluavat nähdä, että kaikki mahdollisuudet on otettu huomioon. Varoitetaan erityisestä riskialttiista toiminnasta asianmukaisella merkinnällä, kuten ”rajalliset resurssit”, ”ulkoisten viivästysten mahdollisuus” tai ”rahoituskysymys”, jotta sidosryhmät ovat alusta alkaen tietoisia riskialttiista alueista. Tämä ei ainoastaan hallitse odotuksia, vaan voi auttaa sinua ratkaisemaan ongelmia, esimerkiksi Jos hyväksyt lisärahoitusta tai resursseja, joilla tuetaan yksittäisten työohjelmien ja projektitavoitteiden sujuvaa toteuttamista.

hankkeen etenemissuunnitelman täydentämiseksi laaditaan valmiusasiakirja, josta käy ilmi, mihin toimiin ryhdytään, jos jokin työohjelmista ei saavuta tavoitettaan. Tässä olisi hahmoteltava tehokkaasti hankkeen toteuttamista koskeva suunnitelma B, jossa otetaan huomioon riskinhallinnan analyysi ja varautumistoimenpiteet.

Key takeaways

Tässä muutamia keskeisiä takeaways-kohteita ja asioita, jotka kannattaa muistaa omaa projektisuunnitelmaa luotaessa:

• hankkeen etenemissuunnitelman pitäisi olla järkevä kaikille, jotka lukevat sen, antaa ytimekäs erittely tavoitteet, strategia ja toiminta yhdellä silmäyksellä. Yritä välttää liian yksityiskohtien sisällyttämistä; tämä voidaan sisällyttää pidempään strategia-tai suunnitteluasiakirjaan.
• hankkeen etenemissuunnitelman tulisi sisältää kaksi keskeistä osaa: selkeä luettelo määritellyistä tavoitteista ja suorituksista sekä niihin liittyvä aikajana, jossa esitetään yksityiskohtaisesti työvaiheet, jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi.
• ole realistinen laatiessasi projektin aikajanaa ja mieti tarkkaan, kenelle delegoit tiettyjä tehtäviä.
• älä ylikuormita työpisteitä rakeisella toiminnalla ja prosesseilla, vaan sisällytä vain korkean tason tietoa, jotta projektin työpisteet pysyvät joustavina.
• pyydä kollegaa tarkistamaan etenemissuunnitelmasi ennen sen jakamista sidosryhmille. Jos he eivät voi ymmärtää jotain tai on epävarmuutta sen saavutettavuus, saatat joutua tekemään joitakin muutoksia.

Klikkaa tästä saadaksesi viimeisimmät uutiset ja ominaisuudet Gazprom Marketing & Tradingistä tai Vieraile kotisivuillamme saadaksesi tietoa uusimmista uramahdollisuuksistamme.

tässä artikkelissa esitetyt näkemykset, mielipiteet ja kannanotot ovat yksinomaan kolmansien osapuolten sisällöntuottajien näkemyksiä eivätkä edusta Gazprom Marketingin & Tradingin näkemyksiä. Tässä artiklassa esitettyjen lausumien paikkansapitävyyttä, täydellisyyttä ja pätevyyttä ei taata. Gazprom Marketing & Trading ei ota vastuuta virheistä, laiminlyönneistä tai väitteistä.