RFP process and steps: The ultimate guide to streamline your process

6 essential RFP process steps

by definition, RFP process provide a lot of critical information to allow a business to make a informed and strategic decision. Tämän tavoitteen saavuttaminen vaatii huomattavaa valmistautumista, tutkimusta ja taitavaa toteuttamista.

vaikka se saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, RFP-prosessi on melko suoraviivainen jaoteltuna olennaisiin kuuteen vaiheeseen.

1. Gathing RFP requirements
2. Crafting your RFP
3. Conducting the initial evaluation
4. Following up with shortlisted vendors
5. Making your final selection
6. Creating and completing the contract

Gathering business vaatimukset

onnistunut RFP johtaa kumppanuuteen. Tavoitteena löytää paras kumppani mielessä, on tärkeää tarjota myyjille tausta ja konteksti ymmärtää liiketoiminnan tarpeisiin. Näin varmistetaan, että myyjät kehittävät ymmärrystä ja heillä on valtuudet vastata asianmukaisesti.

markkinavalvontaviranomaisen olisi ilmoitettava myyjille ongelmista, joihin liikkeeseenlaskija toivoo puuttuvansa. On varmasti liikkeeseenlaskijan edun mukaista tehdä tästä asiakirjasta mahdollisimman selkeä. Mitä enemmän tietoa annetaan, sitä tarkempia ja hyödyllisempiä ehdotukset ovat.

kerättäessä tietoa ja ratkaisutarpeita keskeisiltä sidosryhmiltä on huomioitava neljä ensisijaista aluetta. RFP olisi yksityiskohtaisesti kunkin näistä elementeistä, jotta myyjät voivat antaa tehokkaita vastauksia.

Stakeholder discovery considerations

Purpose

kysy ensin sidosryhmiltä tietoa tarpeesta. Mitä sinä etsit? Oletko kiinnostunut pitkäaikaisesta kumppanista tai kertaluonteisesta projektista? Mitä haastetta olet ratkaisemassa? Käytä näitä tietoja alueellisen kalastuksenhoitojärjestön tarkoituksen täsmentämiseen. Tämä asettaa odotukset aikaisin ja varmistaa, että saat ehdotuksia vain päteviltä toimittajilta.

tavoitteet

seuraavaksi, kertokaa tarkalleen, mitä yritys haluaa saavuttaa. Kysy sidosryhmiltä, miten he odottavat myyjän ratkaisevan haasteen. Kysy lisäksi, mikä rooli myyjällä on auttaa sinua menestymään? Miltä onnistunut lopputulos näyttäisi?

arviointikriteerit

keskustellaan sidosryhmien kanssa siitä, mitkä ovat ratkaisun tärkeimmät tekijät. Kun saat ehdotukset, miten pisteytät ne? Mikä on tärkein tieto, joka auttaa sinua tekemään päätöksen? Tämä on erilainen lähes jokaisessa RFP. Tärkein tekijä voi olla esimerkiksi hinta, saatavuus, ratkaisun nopeus, asiakaskokemus tai mikä tahansa muu määrä teknisiä tai aineettomia seikkoja.

lisäpyynnöt

kokoavat yhteen mahdolliset lisähuomautukset siitä, mitä ratkaisussa voisi olla mukava olla. Näiden ei välttämättä pitäisi olla vaatimuksia, vaan toivelista asioista, jotka saattavat parantaa näkemystäsi myyjän tarjonnasta. Näin myyjät voivat korostaa näitä kohteita, jos ne tarjoavat niitä, mutta eivät lannista vastauksia niiltä, jotka eivät.

2. RFP-asiakirjan laatiminen

jokaisella RFP: llä on kysymyksiä. Toisilla kysymyksiä on kymmenkunta, toisilla ehkä satoja. Arvioinnin yksinkertaistamiseksi on hyvä pitää RFP-kysymysten määrä mahdollisimman pienenä. Ei vain lyhyempiä RFPs tehdä valitsemalla oikea myyjä paljon yksinkertaisempaa, se myös lisää ajoissa loppuun ja estää hyödyllisiä myyjiä laskussa vastata.

aloita askartelukysymykset sidosryhmiltä keräämiesi tietojen avulla. Olennaisten vaatimusten osalta kyllä tai ei-muotoiset kysymykset voivat auttaa poistamaan nopeasti varauksettomat tai alikoulutetut toimittajat. Toisaalta, jos etsit kumppania, jolla on syvä ymmärrys toimialastasi ja tarpeistasi, avoimet tekstivastaukset voivat rohkaista toimittajia jakamaan luovuuttaan ja visiotaan.

RFP: n keskeisiä kysymyksiä ovat:

Tarjoatko kokeilua?
maksuttomat kokeilut voivat antaa liikkeeseenlaskijoille selkeän kuvan siitä, mitä myyjällä on tarjottavana, ilman riskiä heidän organisaatiolleen.

ketkä ovat kilpailijoitasi?
tämän kysymyksen esittäminen voi auttaa liikkeeseenlaskijoita määrittämään myyjän rehellisyyden. Sen avulla liikkeeseenlaskijat tietävät, ovatko myyjät rehellisiä siitä, keitä heidän kilpailijansa ovat ja miksi he häviävät heille. Se voi myös auttaa liikkeeseenlaskijoita päättämään, onko muita vaihtoehtoja, joita heidän pitäisi tutkia.

millainen on toteutusprosessi?
kun hankitaan ohjelmistoja, niiden oikea asentaminen on ratkaisevan tärkeää niiden tehokkuuden maksimoimiseksi. RFP liikkeeseenlaskijoiden olisi määritettävä, kuinka kauan käyttöönottoprosessi kestää ja kuinka mukana myyjä on.

millaista koulutusta tarjoat?
mitä monimutkaisempi ratkaisu, sitä tärkeämpi tämä kysymys on. Varmasti, jos et ymmärrä, miten käyttää kaikkia ratkaisun ominaisuuksia ja toimintoja, saatat menettää keskeisiä etuja. Liikkeeseenlaskijoiden tulee tiedustella myyjän asiakasmenestystiimistä, myyjien tarjoaman koulutuksen laajuudesta sekä käytettävissä olevista formaateista. Tarjotaanko tukea esimerkiksi vain puhelimitse vai onko tarjolla myös verkossa toimiva itsepalvelu ja sähköposti?

miten hoidat asiakastuen?
lähes kaikki ohjelmiston käyttäjät kohtaavat ongelman jossain vaiheessa. Liikkeeseenlaskijoiden olisi määritettävä, kuinka kauan myyjiltä kestää vastata asiakastukipyyntöihin ja miten ne voivat esittää kyseiset pyynnöt.

voitko antaa viittauksia, arvosteluja ja tapaustutkimuksia?
kokeilun puuttuessa ei ole parempaa tapaa selvittää ratkaisun tehokkuutta kuin perehtymällä sitä jo käyttävien kokemuksiin. Pyydä puhumaan suoraan nykyiselle asiakkaalle. Jos mahdollista, pyydä saada puhua sellaisen kanssa, jolla on vastaava yritys-tai käyttötapaus.

muita huomioita kun RFP

lopuksi RFP: n liikkeeseenlaskijoiden tulee esittää toimialaansa liittyviä kysymyksiä. On tärkeää selvittää, ymmärtääkö myyjä liiketoiminnan haasteet ja pystyykö hän hyödyntämään kokemustaan menestyäkseen.

kun rakennat RFP: tä, saatat havaita hyödylliseksi tallentaa ne mallipohjiksi. Muista aina tarkistaa malleja ja poistaa tarpeettomia tai epäolennaisia kysymyksiä. RFP-ohjelmisto tekee tämän helpoksi dynaamisilla malleilla, jotka on jaettu osiin.

alkuarviointi, jolla valitaan hyväksytyt myyjät

sen jälkeen, kun myyjät ovat esittäneet ehdotuksensa, RFP: n liikkeeseenlaskija voi aloittaa alustavan arvioinnin. Tässä vaiheessa liikkeeseenlaskija tunnistaa alajoukon myyjistä, jotka ovat pätevimpiä vastaamaan tarpeisiinsa. Tämä osajoukko tunnetaan lyhytlistana.

3 askelta valitaksesi shortlistasi:

• vertaa kriittisiä tekijöitä toimittajan vahvuuksiin
• eliminoi myyjät, jotka eivät ole päteviä tai eivät pysty kilpailemaan
• tunnista eriytymistekijät perusteellista vertailua varten

kysymykset toimittajan ehdotusten arvioimiseksi

• tarjosivatko ne oikea-aikaisen ja tarkan ehdotuksen?
• kuinka kauan toimittaja on ollut toiminnassa?
• pystyykö toimittaja skaalaamaan liiketoimintasi kasvaessa? Pystyvätkö ne vastaamaan tarpeisiisi tulevaisuudessa?
• onko vertais-tai verkkoyhteys suositellut toimittajaa sinulle?
• onko myyjä luottamusjärjestön, ammattijärjestön tai valtion viraston sertifioima jäsen?
• onko heillä kokemusta kilpailijoidesi tai muiden vastaavan alan yritysten kanssa työskentelystä?

jatkotoimet lyhytlistalla olevien myyjien kanssa

kun RFP: n liikkeeseenlaskija on määrittänyt, mitkä myyjät pääsivät listalle, he voivat aloittaa perusteellisemman arvioinnin. Tämän prosessin pitäisi tunnistaa, mikä myyjä lopulta voittaa tarjouksen.

• sitouta ehdolla olevat myyjät
• Kysy jatkokysymyksiä, jotka keskittyvät kriittisiin tekijöihin
• Aseta painotetut pisteytysperusteet
• pyydä RFP-esitys tai demo finalisteilta

tässä vaiheessa liikkeeseenlaskijoiden on tärkeää tehdä ero muiden myyjien tarjontaan ja säilyttää samalla vipuvaikutus. Computerworldin mukaan:

”vielä harkinnassa olevia myyjiä voidaan kiittää heidän tähänastisista ponnisteluistaan hyvän tahdon eleenä. Mutta heille on myös kerrottava, että kilpailua on edelleen ja että heidän on teroitettava kynänsä. Asiakkaan keskeisiä tavoitteita tässä vaiheessa ovat joustavuuden ylläpitäminen, neuvotteluvoiman luominen ja vaihtoehtojen pitäminen avoimina. Harha-askel voi menettää etulyöntiaseman.”

myyjien pitäisi pystyä näyttämään, miten heidän tarjontansa eroaa muusta kilpailusta. Tässä vaiheessa liikkeeseenlaskijoiden tarpeiden ja huolenaiheiden olisi oltava selkeitä, mikä tarjoaisi mahdollisuuden kohdennettuun viestintään.

loppuarvioinnin loppuun saattaminen

tässä vaiheessa RFP: n liikkeeseenlaskijalla olisi oltava perusteellinen käsitys siitä, mitä kullakin myyjällä on tarjottavanaan. Nyt on aika päättää, mikä ratkaisu parhaiten vastaa heidän tarpeisiinsa.

arvioidakseen myyjiä asianmukaisesti liikkeeseenlaskijan on vertailtava kutakin myyjää rinnakkain. Tämä edellyttää usein strategista pisteytysprosessia, kuten painotettua pisteytystä — jossa tärkeimpinä pidettyjä osa-alueita tai yksittäisiä kysymyksiä arvostetaan eniten.

keskeisten sidosryhmien olisi osallistuttava finalistien arviointiin ja pisteytykseen. Varmasti, voit tarkistaa ja pisteet ryhmässä ympäristössä tai erikseen. Jos annetaan yksittäisiä pistemääriä, voidaan yksilöidä erimielisyydet, joihin voidaan tarvittaessa puuttua. Tämä parantaa sidosryhmien sisäänostoa ja varmistaa, että jokainen näkökulma otetaan huomioon.

joissakin tapauksissa pisteytykseen saatetaan tarvita muita sidosryhmiä. Esimerkiksi, jos ostaa ohjelmistoratkaisun, se on viisasta saada IT-osasto tarkistaa tekniset tiedot ja turvallisuus.

kun myyjät on pisteytetty, liikkeeseenlaskijoiden tulisi käydä sisäinen pisteytyksen tarkastelu, jossa ne tekevät lopullisen toimittajan valintansa. Jos pisteytysprosessi on tulokseton tai ryhmä ei päässyt yhteisymmärrykseen, voit halutessasi ajoittaa lisää haastatteluja tai seuranta demoja käsitellä viipyileviä kysymyksiä.

sopimuksen luominen, liikkeeseenlasku ja allekirjoittaminen

kun liikkeeseenlaskija valitsee myyjän, on aika dokumentoida päätös sekä etenemisprosessi. Tähän tulisi sisältyä:

• RFP: n tulosten toimittaminen oikeudelliselle yksikölle
• työtodistuksen laatiminen (SOW) saaduista vastauksista
• mukaan lukien suoritusmittarit ja sopimuksen tarkasteluprosessi

työselostusta koskevat neuvot

SOW: n olisi oltava mahdollisimman yksityiskohtainen, koska siinä määritellään, miten RFP: n antaja ja valittu myyjä teemme yhteistyötä. Siksi on tärkeää sisällyttää suorituskykymittarit ja arviointimenetelmä. Nämä keskeiset tekijät lopulta informoivat myyjää siitä, mitä heiltä odotetaan ja suojaavat RFP-liikkeeseenlaskijaa siinä tapauksessa, että sovitut odotukset eivät täyty.

huolellisen sopimuksen luomisen merkitys

minkä tahansa sopimuksen luominen ja allekirjoittaminen vaatii äärimmäistä huolellisuutta. Ne ovat todellakin ratkaisevan tärkeitä, jos oikeudenkäynti tulee tarpeelliseksi.

1. väärinkäsitysten ja sekaannusten poistaminen
2. molempien osapuolten sitoutumisen vahvistaminen
3. selkeiden taloudellisten odotusten antaminen
4. vastuun rajoittaminen ja määrittely
5. arvokkaana viiteasiakirjana

kun sopimuksesi on lopullinen ja täydellinen, RFP voidaan sulkea. Tässä vaiheessa on aika kertoa myyjille tuloksesta ja antaa palautetta päätöksesi syistä, jos mahdollista. Varmasti, he arvostavat tietoa ja ylläpitää myönteistä suhdetta toimittajien varmistaa, että seuraavan kerran kun sinulla on haaste, he ovat innokkaita auttamaan sinua löytämään ratkaisun.

kun etenette uuden kumppanuutenne kanssa, muistakaa ilmoittautua ja arvioida tulokset. On viisasta pysyä sitoutuneena säännöllisesti tarkastelemaan sijoitetun pääoman tuottoa ja tuloksia varmistaakseen, että odotukset ja tarpeet täyttyvät.

tutki, miten määrittää ohjelmiston ROI tässä ebook: Measuring the value of RFP software.