SharePoint tehokas alusta projektinhallintaan

”Ryhmäprojektit valmistuvat vähemmällä turhautumisella, ja jokainen saa oman panoksensa projektin jokaiseen osa-alueeseen. Tämä ohjelma on tiimityön määritelmä.”

– SharePoint Review, Capterra.

SharePointin ja Office 365: n ominaisuudet ovat vertaansa vailla, Alustan räätälöinti -, yhteistyö-ja asiakirjanhallintaominaisuudet tekevät siitä go-to-ratkaisun 80%: lle Fortune 500-yrityksistä. SharePoint toimii hyvin projektinhallintatyökaluna; projektipäälliköt voivat luoda tehtävälistoja, joilla tehtävät voidaan hallita paremmin. Luo projektisuunnitelma ja Asiakirjakirjasto projektin dokumenttien tallentamiseksi projektisivulle. Tässä artikkelissa tarkastelemme SharePoint-ohjelman käyttötapauksia projektinhallinnassa ja komponentteja, jotka tekevät siitä tehokkaan projektinhallintatyökalun.

SharePoint Project Management Overview

projektin aloittamisesta projektin päättymiseen asti SharePoint toimii kaikissa yhteistyöprojektin viidessä vaiheessa.

projektin aloitus

SharePoint auttaa projektipäälliköitä rakentamaan tukevan pohjan tulevalle työlle. Tässä vaiheessa luot Projektisivuston SharePoint-sivustolle; sivusto voidaan jakaa sponsoreiden kanssa, mikä helpottaa hyväksynnän, sponsoroinnin tai resursoinnin saamista. Projektin sivustolla on natiivi SharePoint-toiminto, joten osapuolet voivat yhdessä määritellä projektin tavoitteen tai lähestymistavan. Sivuston avulla voit luoda projektin peruskirjan ja asettaa projektin kohteen, työn laajuuden ja aikajanan.

suunnittelu, perustaminen

nimetyn projektisivuston luomisen jälkeen tiimin jäsenet voivat käyttää SharePointia dokumenttivaraston luomiseen projektisivulle ja tehtäväluetteloiden luomiseen. Projektin edetessä voit päivittää tehtävät ja aikataulut. SharePoint-palvelun avulla voit myös tarkistaa projektisuunnitelman jakamalla sen tiimin jäsenille ja sponsoreille. Voit myös ilmoittaa tiimin jäsenille heidän velvollisuuksistaan ja ottaa käyttöön kuittausominaisuuden varmistaaksesi, että he ovat tietoisia annetusta roolistaan.

työskentely

projektipäällikkö voi näyttää tehtäväluettelon projektin kotisivulla, mikä lisää käsillä olevien tehtävien näkyvyyttä. Tiimin jäsenet voivat helposti löytää työnsä ja merkitä sen valmiiksi tehtävän päätyttyä. Voit myös luoda raportteja ja seurata projektin etenemistä.

seuranta ja uudelleensuunnittelu

SharePoint mahdollistaa projektin jatkuvan seurannan, jolloin projektipäälliköiden on helpompi suunnitella hanke uudelleen, jos hanke ei suju suunnitelman mukaisesti. Voit kiinnittää KPI: t projektin sivuston kotisivulle, jolloin kaikkien on helpompi tarkistaa ja ymmärtää projektin tila.

päättäminen

SharePoint yksinkertaistaa projektin päättämistä; projektipäälliköt voivat luoda luettelon, määrittää tulevien hankkeiden toimintatavat laatimalla post mortem-raportin. Projektipäälliköt voivat merkitä suoritetut tehtävät projektin sivustoille ja päivittää tarvittavat asiakirjat. Voit myös suorittaa projektin retrospektiivin ja lisätä oppimasi dokumentin sivustolle.

SharePoint komponentit, jotka tekevät siitä tehokkaan projektinhallintatyökalun

neljä keskeistä komponenttia, jotka tekevät SharePointista tehokkaan projektinhallintatyökalun, ovat seuraavat.

SharePoint-listat

projektipäälliköiden on pysyttävä mukana kaikissa projektin osatekijöissä tehokkaan projektinhallinnan varmistamiseksi. SharePoint tarjoaa kätevän tavan hallita projekteja; käyttäjät voivat luoda erilaisia luetteloita käsillä olevista tehtävistä. Joka kerta kun lisäät listan, lisäät Projektinhallintaprosessin SharePoint-sivustoosi. Nämä luettelot voivat sisältää;

• tehtäväluettelot, joissa on kyky järjestää työnjaon rakenne, siirtää, sekoittaa ja sisentää tai ulkoistaa tehtäviä.
• Document library with native SharePoint-ominaisuudet, mukaan lukien co-authoring, document versionhallinta, check-in, check-out jne.
• muita luetteloita, joita projektipäälliköt voivat luoda tehokasta projektinhallintaa varten, ovat projektien selvitykset, projektiriskit, projektikysymykset jne.

Web-osat

SharePoint-listat ovat kätevä tapa seurata prosessia ja syöttää projektipäivityksiä. Toisaalta SharePoint – verkko-osien avulla käyttäjät voivat seurata projektinsa edistymistä, jolloin on mahdollisuus raportoida edistymisestä suoraan luettelossa. Web-osien avulla on helpompi seurata ja raportoida listalla olevien prosessien etenemistä mittariston avulla.

voit käyttää web osia varten.

• Liikennevalomerkit
• avoimet asiat
• Tilannekartat
• viivästyneet työt
• KPI jne.

SharePoint-sivustot

SharePoint-sivustot tarjoavat keskitetyn palvelupisteen kokoamalla yhteen kaikki SharePoint-projektinhallintatyökalujen osat, mukaan lukien kirjastot, web-osat, luettelot. Jokaisella projektillasi voi olla oma projektisivu, josta voit helposti käyttää raportointityökaluja (web-osa) ja päivittää tai seurata työtäsi (luettelot). Nämä projektisivustot ovat yhteistyöhaluisia, jotta projektin jäsenet voivat työskennellä yhdessä heille annettujen roolien mukaisesti.

SharePoint-hakutoiminnon avulla on helpompi löytää asiakirja ilman, että menettää aikaa tekemällä manuaalisia hakuja useissa kansioissa tai verkoissa. Projektisivulla on kaikki SharePoint-sivuston keskeiset ominaisuudet, mukaan lukien mallit, käyttöoikeudet ja navigointi.

SharePoint Site Collection

kuten nimestä voi päätellä, SharePoint site collection on kokoelma SharePoint-projektin sivustoja. Projektinhallinnassa SharePoint – sivustokokoelma toimii portfoliona, jossa eri lähteistä peräisin olevat tiedot tallennetaan yhteen paikkaan. Tämä ominaisuus on kätevä, varsinkin jos jokaisella organisaatiosi liiketoimintayksiköllä on omat ainutlaatuiset projektivaatimukset.

johtopäätös

SharePoint projektinhallinnan työkaluna tuo paljon pöytään; se tarjoaa keskeisen paikan hallita, tehdä yhteistyötä ja seurata projektin etenemistä.

rakennusliikkeen omistaja Jessie Bell W. on käyttänyt SharePointia yli kaksi vuotta. Hän sanoo, että SharePoint auttaa tiimin jäseniä pysymään järjestäytyneinä, pitää etäryhmän yhteydessä ja pitää projektitiedostot dokumentoituna. Hän toteaa myös, että SharePoint auttaa pitämään projektipäälliköt ja ylläpitäjät vastuullisina. Suuri osa hänen tiiminsä jäsenistä työskentelee syrjäseuduilla, mutta mobiiliyhteyden ansiosta he pystyivät ylläpitämään asiakirjavirtaa.