What is an ERP Implementation?

uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto voi olla yksi suurimmista ajan, rahan ja resurssien investoinneista, joita yritys tulee tekemään. ERP-toteutusprosessi, vaiheet, Aikajana ja monimutkaisuus perustuvat pitkälti muuttujiin, kuten moduulien määrään, mukautuksiin, tietojen muuntamiseen ja projektinhallintaresursseihin. Katsotaanpa tarkemmin, mitä ERP-toteutus on ja vastata joihinkin usein kysyttyihin kysymyksiin prosessista ja eri menetelmistä.

tässä artikkelissa:

• ERP: n käyttöönottoprosessin yleiskatsaus
• ERP: n Toteutusvaiheet
• mikä on paras menetelmä
• kuinka kauan toteutus kestää?
• mitä odottaa Go-Live-vaiheessa
• ERP-toteutus Usein kysyttyjä kysymyksiä

ERP-täytäntöönpanoprosessin yleiskatsaus

ERP-täytäntöönpanoprosessi sisältää erilaisia vaiheita ja vaiheita, tyypillisimmin:

1. ERP-ohjelmiston asennus
2. Asetukset ja asetukset kokoonpano
3. Rahoitus-ja transaktiotietojen siirto vanhasta järjestelmästä (eli tiedonsiirrosta)
4. työntekijöiden (tai ”käyttäjien”) asettaminen, joilla on määritellyt roolit, järjestelmän käyttö ja suojausasetukset
5. ERP-ohjelmistokoulutus loppukäyttäjille

riippuen valitsemastasi toteutustavasta (lisää alla olevasta) ja liiketoimintaprosessien monimutkaisuudesta, ERP-ohjelmiston toteutus voi kestää mistä tahansa kahdesta kuukaudesta kahteen vuoteen … joskus enemmänkin.

toisin sanoen rahoituspalveluyrityksen aikataulu, joka toteuttaa keskeisiä laskentamoduuleja, kuten General Ledgerin, Tilivelat ja myyntisaamiset, tulee olemaan nopeampi ja yksinkertaisempi kuin valmistava yritys, joka tarvitsee myös myymäläkerroksia ja tuotantomoduuleja, inventaariota ja ostoja, tilausten käsittelyä ja kaikkia muita kokoonpanoja, työnkulkuprosesseja ja sen mukana tulevia tietoja.

aikataulusta riippumatta oikean TOIMINNANOHJAUSKUMPPANIN valinta, hyvin dokumentoidun hankesuunnitelman laatiminen ja resurssien asianmukainen kohdentaminen määrittävät, kuinka toimivaksi, toimivaksi ja onnistuneeksi toiminnanohjauksen toteutus osoittautuu.

mitkä ovat ERP: n Toteutusvaiheet?

ensimmäinen vaihe ERP: n toteuttamisessa on projektiryhmän mobilisointi. Asiakaspuolella on tyypillisesti executive sponsor, erilaiset liiketoimintaprosessien omistajat ja loppukäyttäjät. ERP partner puolella (tai” technology provider”), siellä on liiketoiminnan analyytikot, TEKNISET konsultit, ja projektipäällikkö.

projektinhallinta on ratkaisevan tärkeää ERP: n täytäntöönpanon edistymisestä tiedottamisen, asioiden nopean ja tehokkaan hallinnan sekä määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisen kannalta.

kun tiimi on valjastettu ja valmis, on aika määritellä ERP: n toteutusprosessi, joka usein sisältää:

• määrittelemällä toteutuksen laajuus, projektin välitavoitteet, tarvittavat muokkaukset, prosessikartat ja odotetut tulokset.
• liiketoiminnan vaatimusten analysointi, ohjelmiston asentaminen ”hiekkalaatikkoympäristöön” ja järjestelmän konfigurointi tarvittavan prosessin työnkulun mukaiseksi.
• tietojen siirtäminen ja kartoittaminen uuteen järjestelmään sekä todentamistarkastusten tekeminen.
• järjestelmän testaaminen kaikilla osastoilla ja jatkuva testaus ja lainaus-rahaan-sykli.
• loppukäyttäjien kouluttaminen omalla toiminta-alueellaan roolien ja lupien perusteella. ”Train the trainer” – lähestymistapaa käytetään laajalti, jolloin valikoituja käyttäjiä koulutetaan järjestelmässä ja sitten he toimivat sisäisinä kouluttajina.
• ohjelmistojen käyttöönotto tuotantoympäristöön, josta käytetään usein nimitystä ” go-live.”Tämä vaatii lisää miesvoimaa prosessin seuraamiseen ja sujuvan siirtymisen varmistamiseen.
• Post go-live support and project review.

kattava suunnittelu ja tiukka testaus ovat ERP-toteutusprosessin kaksi tärkeintä näkökohtaa, joilla varmistetaan järjestelmän siirtyminen konseptista elävään ympäristöön.

mikä on paras toteutustapa?

kaksi suosituinta menetelmää ovat big bang ERP-toteutus vs. vaiheittainen lähestymistapa.

big bang ERP: llä koko systeemi käynnistyy ja kaikki yhtiössämme siirtyvät samaan aikaan. Lyhyesti sanottuna, otat kaikki moduulit kaikkien osastojen läpi suorana kerralla. Tämä lähestymistapa voi lyhentää ERP: n toteutusaikataulua, mutta voi myös aiheuttaa enemmän häiriöitä päivittäiseen liiketoimintaan ja rasittaa työntekijöitä.

vaihtoehtoisesti toiminnanohjausjärjestelmä rullataan vaiheittain, usein moduuleittain tai toiminnallisen alueen mukaan. Tämä menetelmä, joka tunnetaan myös nimellä ”land and expand”, kestää kauemmin, kun osia uudesta ERP-ohjelmistosta otetaan vähitellen käyttöön mitatun ajanjakson aikana. Tämä menetelmä voi lievittää sisäisen henkilöstön riskejä ja ahdistusta.

molemmissa TOIMINNANOHJAUSMENETELMISSÄ on hyviä ja huonoja puolia. ERP-kumppanitiimisi voi auttaa sinua laatimaan tilanteeseesi parhaiten sopivan toteutussuunnitelman.

kuinka kauan ERP-toteutus kestää?

toiminnanohjauksen toteutuksessa ei ole sellaista asiaa kuin yksi koko-sopii kaikille. Yksi yritys voi vain tarvitse päivittää tilinpäätöksensä, kun taas toinen voi olla valmistaja tuhansia sus, useita varastoja, ja tuotteita, jotka aluksen ympäri maailmaa. Perusjärjestelmän toteuttaminen voisi kestää vain kaksi kuukautta, jolloin monimutkaisempi järjestelmä voisi kestää useita vuosia. Keskimääräinen Keskihintainen ERP-järjestelmän toteutus, kuten Sage tai Acumatica ERP, kestää kuitenkin noin neljästä kuuteen kuukautta.

on hyvä muistaa, että toiminnanohjaus ei yleensä ole suora tie, vaan tuulinen sellainen. Ihannetapauksessa, ohjelmisto täyttäisi kaikki toiminnalliset tarpeet heti Out-of-the-box. Mutta realistisemmin, on usein kolmannen osapuolen ohjelmisto integraatioita tai järjestelmän räätälöintejä tarvitaan täyttämään kaikki liiketoiminnan vaatimukset.

on myös tärkeää pitää mielessä, että ohjelmisto itsessään on vain osa yhtälöä onnistuneessa ERP-projektissa. Yhtä tärkeää on valita työskennellä kokeneen ERP-toteutuskumppanin kanssa, joka ymmärtää liiketoimintaasi, voi minimoida teknisten ongelmien vaikutukset, jotka väistämättä tulevat esiin, ja hyödyntää kokemustaan pitääkseen hankkeen soveltamisalan ja budjetin rajoissa.

Katso myös: mitä ERP tarkoittaa?

ERP-toteutus Go-Live and Beyond

kun ERP-toteutus on valmis ja järjestelmä on elävä, voit ottaa ansaitun uloshengityksen. Kaikki kädet ovat vielä kannella seuraavat useita viikkoja, kun työntekijät sopeutuvat uuteen järjestelmään ja prosesseihin, mutta kova työ on takana taustapeilissä ja uuden toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi pian alkaa maksaa osinkoja.

pölyn laskeuduttua kannattaa tarkastella ja mitata, miten projekti saavutti alussa esitetyt tavoitteet. Järjestelmän pitäisi vähentää manuaalisia prosesseja, parantaa tuottavuutta ja tuoda näkyvyyttä ja näkemystä kaikkiin liiketoimintayksiköihin ja koko toimintaasi.

täysin integroidun toiminnanohjausjärjestelmän toteuttaminen on laaja, yrityskohtainen prosessi, jolla on suuri vaikutus organisaatioon. Kun kaikki on sanottu ja tehty, ERP ohjelmistotoimittajan ja kumppanin pitäisi tuntea yrityksesi lähes yhtä hyvin kuin sinä. Koska eteenpäin, heidän roolinsa ei ole vain tukea ja ylläpitää järjestelmää, mutta myös neuvoa ja suositella muita ratkaisuja, jotka auttavat sinua edelleen saavuttaa kasvua ja taloudellisia tavoitteita.

liiketoimintaprosessien tarkastelun ja optimoinnin jatkaminen go-Liven jälkeen sekä lisäominaisuuksien ja toimintojen asteittainen sisällyttäminen auttaa laajentamaan ERP-järjestelmään tehtyjä investointeja. Tiivistettynä ERP-toteutus on vain yhtä hyvä kuin sen takana oleva tiimi. Vahvan suunnitelman kehittäminen, oikean toteutustavan valinta ja avoin viestintä koko prosessin ajan johtavat lopulta menestyksekkääseen päätökseen projektissa, joka on usein (hyvin) haastava.

usein kysytyt kysymykset