for lejere og lejere

for lejere og lejere er det helt sikkert muligt at spore dine lejemål med et regneark eller Google Sheets. Men jo flere lejemål du har, jo vanskeligere er det at holde trit med vigtige lejedatoer, dokumenter og data. Dette gælder især, hvis antallet af lejemål, du har, er i dobbelt eller tredobbelt cifre. Implementering af leasingstyringsprogrammer strømliner dine leasingadministrationsprocesser og forbedrer dine rapporterings -, forhandlings-og prognosefunktioner.

Lease management, undertiden kendt som lease tracking eller lease administration, er nødvendig, fordi hver kontrakt har sine egne nuancer og kompleksiteter. Styring af lejemål indebærer at dirigere en kontrakt til relevante afdelinger, oprette et leasingabstrakt, forberede aktivet til brug og endelig erhverve det. Nogen skal være ansvarlig for at udføre på vilkårene i lejekontrakten og tjene som en punktperson for interne interessenter. Lease management automatiserer mange af disse opgaver og gør de oplysninger, du har brug for Mest, mere tilgængelige.

sådan ved du, om du har brug for et program til sporing af leasing

hvis du har mere end ti leasingkontrakter, så har du sandsynligvis brug for leasingstyringsprogrammer. Dag-til-dag leasing administration opgaver kan indebære en hel del manuel indsats, hvis du ikke bruger programmer.

på dagen i en leasingchefs liv kan alle disse scenarier ske: den juridiske afdeling anmoder om kopier af kontrakter; feltledere beder om detaljer om besiddelsesdatoer og kontaktpunkter; og økonomiafdelingen har brug for rapporter for at hjælpe med at forudsige næste års budget. Hvis du vedligeholder dine dokumenter i filer på en lokal server, kan det nemt tage en betydelig del af din tid at svare på disse anmodninger. At udføre disse opgaver for kun en lejekontrakt kan være tidskrævende nok. Derfor bør virksomheder med mere end ti lejemål overveje et program for at spare tid og reducere fejl.

mange lease managers bruger lease managers til at holde trit med de vigtigste data i forbindelse med deres leasingkontrakter. Det kan spare tid, men kun så meget. Plus, det er fejlbehæftet. Du skal oprette regnearket og bestemme, hvilke data du vil fange. Når du har det på plads, har du stadig brug for en separat proces til opbevaring af leasingdokumenter. Når du skal oprette rapporter om leasingkontrakter, skal du hente de relevante oplysninger. Og du må håbe, at ingen har indtastet fejlagtige data i dit regneark, og dine formler er korrekte. Organisationer, der implementerer leasingstyringsprogrammer, er i stand til at konsolidere disse funktioner i et system og eliminere de menneskelige fejl, der følger med.

hvilke brancher har typisk brug for leasingprogrammer?

Leasing er en almindelig praksis på tværs af brancher, men der er visse sektorer, der praktiserer det tungere end andre. Detail -, olie-og gas -, sundheds -, fremstillings-og logistik-og transportvirksomheder lejer typisk en stor mængde aktiver. Vilkårene og de daglige krav til styring af lejekontrakter for fly, jord, medicinsk udstyr, bygninger eller en flåde af køretøjer kan være komplekse. Og virksomheder, der lejer specialudstyr eller aktiver, der er spredt geografisk, har især brug for systemer, der strømliner leasingsporing.

se vores lease accounting transition guides her.

valg af det bedste leasingstyringsprogram

der er ingen mangel på leasingstyringssystemer på markedet. Nogle er skræddersyet specielt til fast ejendom, udstyr eller leasingkontrakter. Du vil endda finde gratis og open source lease management program. Se efter følgende funktioner for at sikre dig, at du vælger et system, der virkelig sparer dig tid og beskytter sikkerheden i dine leasingdata.

undgå fejl med kritiske datoadvarsler

et af de mest udfordrende aspekter ved leasingadministration er at holde trit med vigtige datoer: besiddelse, påbegyndelse, opsigelser, fornyelser osv. Manglende en vigtig dato kan forårsage afbrydelser i erhvervslivet og føre til overbetalinger. Uden advarsler om vigtige datoer, Det er muligt at glemme, at en lejekontrakt indeholder huslejereduktion, undlader at forberede sig på forhandlinger inden fornyelse, eller gå glip af lejebestemmelser, der kan spare dig penge. Og hvis nogen af disse scenarier kommer til at ske, er det usandsynligt, at udlejeren vil advare dig om din fejltagelse. Et leasingstyringssystem fanger vigtige datoer og giver dig automatiserede advarsler, inden disse datoer ankommer for at spare tid, penge, og stress.

spor ethvert aktiv

selvom din virksomhed typisk lejer en type aktiv, er det en god ide at få et aktiv-agnostisk system, der kan vokse med dig, når dine behov ændres. Investering i udstyr lease management programmel kan virke som en god ide, når du kun lease tunge maskiner, for eksempel. Men hvad sker der, hvis du beslutter at ændre din forretningsmodel og leje feltkontorer for at sælge dine produkter? Køber du et ejendomsadministrationsprogram og sporer dine lejemål separat? Eller skifter du til et system, der kan styre begge dele? At starte med et aktiv-agnostisk system forhindrer dig i at skulle stå over for denne beslutning.

Centraliser leasingdokumenter

jo flere lejemål du har, jo sværere er det at holde trit med alle kontrakter, addendums, rapporter og notater for hver enkelt. Derfor er det vigtigt at have et leasingprogram, der giver dig mulighed for at uploade og gemme dine leasingoplysninger samt udføre en Hurtig søgning for at finde de oplysninger, du har brug for om en bestemt lejekontrakt. Det ideelle program giver dig også mulighed for at indstille kontrol over adgang til leasingdokumenter. Hvis du har kolleger, der har brug for at se dokumenter, men du ikke ønsker, at de skal kunne foretage ændringer, kan du give dem skrivebeskyttet adgang. Dit leasingstyringsprogram skal være en enkelt kilde til sandhed for alle dokumenter, og denne funktionalitet hjælper med at forhindre fejl.

forbedre din rapportering

brug af programmer, der er bygget specielt til leasingkontrakter, giver dig adgang til rapporteringsfunktioner, der gør det nemt at hente leasingdata. Det bedste leasingstyringsprogram giver dig mulighed for at generere rapporter baseret på firkantede optagelser, geografi, type lejekontrakt eller en hvilken som helst attribut, du vælger. Så når økonomiteamet beder om data for at hjælpe dem med at planlægge næste års budget, eller når vicepræsidenten for operationer ønsker at få en ide om, hvor mange aktiver du lejer i en bestemt stat, kan du hurtigt reagere og føle dig sikker på nøjagtigheden af din rapportering.

hvorfor lease tracking er vigtigere end nogensinde

i løbet af de sidste par år har regnskabsafdelinger haft travlt med at vedtage nye standarder for den måde, de rapporterer om leasing. På grund af denne nye vejledning undersøger virksomheder og investorer lejeaftaler mere omhyggeligt end før. Selvom de ikke er en del af regnskabsafdelingen, kan lease managers finde sig involveret i anmodninger om dokumenter og data om leasing.

forud for den nye vejledning til leasingregnskab havde mange virksomheder fragmenterede leasingdata, hvor forskellige interessenter hver havde deres egen brik i puslespillet. Nu er det bydende nødvendigt for virksomheder at spore alle økonomiske oplysninger, der er knyttet til deres lejemål til rapporterings-og revisionsformål. Selvom denne proces kan være tidskrævende, har den sine fordele.

med en komplet oversigt over dine leasingkontrakter fanget i et program, kan alle på tværs af organisationen få et mere komplet billede af dine leasingforpligtelser. Og for virksomheder, der endnu ikke har vedtaget de nye standarder, vil det spare dig for værdifuld tid at finde et leasingstyringsprogram, der let indføres i et leasingregnskabssystem. Du skal kun lagre dine lejemål en gang, og du har kun et system til at implementere.

Strømlin kommunikation på tværs af afdelinger

med det hurtige (og potentielt langvarige) skift til fjernarbejde er det blevet kompliceret at udføre samarbejdsopgaver. At have et skybaseret system til at få adgang til leasingdata er ikke kun en bekvemmelighed; det er en nødvendighed. Ressourcer er også begrænsede, og lease manager-Roller kan være blevet skåret eller kombineret med andre funktioner. Lease management giver interessenter på tværs af organisationen mulighed for selvbetjening, når de har brug for dokumenter og rapporter.

indpakning af det

mellem nye regnskabsregler og stigningen i fjernarbejde er det nu et godt tidspunkt at investere i leasingstyringsprogrammer. At have mulighed for at få adgang til al dokumentation på et sted, sammen med at modtage regelmæssige advarsler om vigtige datoer, og nem rapportering er blot nogle af biprodukterne i en omfattende løsning. Sørg for at huske disse fordele, når du læser anmeldelser og leder efter den bedste løsning til leasingstyring til din virksomhed.